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采购管理 王邦华/文走进箱厂的采购部，总有一个感觉，那就是采购部的业务员特别得忙。键盘不停地响着，他们在绘制各种表格、单据；电话铃不时地响着，传来市场和生产变动的消息，他们忙于协调和处理；计算器不停的响着，对繁星般的表格数据，他们进行不厌其烦地计算和修改；桌上的单据在不断地增加着，他们要赶紧核对和传送；供应商断断续续地拜访着，他们要忙于应酬。年复一年，他们疲惫地奔忙着。但即使再怎样卖力，似乎还是跟不上客观环境的变化。 提高效率 增进效益如果实施了MRP主计划，通过产品结构和物料清单，定义了每类物料的期量标准，把企业主要业务信息集成起来，生产计划和采购计划将会一次同步生成。如果需求有了变化，上千种物料的计划能够在半个小时内得到重新编排。这样，采购计划员将从忙忙碌碌的事务性工作中得到解放。MRP系统不仅能够提高响应效率，更重要的是能够增进效益。降低成本是企业增加利润的重要途径。而产品成本中外购材料及配件费用往往要占到60%以上。采购成本同时影响材料费和库存价值，根据有关专家分析，如果材料费和库存值下降5%，企业的销售利润率将增加28%，资本收益率（ROI）将增加30%。材料及配件的采购归根到底由产品设计开发定基调。因此，要见效益，首先要改变研发和采购观念，规范采购管理。例如，集装箱公司通过MRP系统的物料分类查询，发现有2.9mm、3.0mm、3.1mm、3.2mm几种规格十分相近的SPAH钢板，有的需求批量很小，这无疑会增加采购、运输、仓库保管、外协的费用，增加信息共享的难度和信息利用的难度，影响成材率。如果企业没有采用成组技术，标准化工作不力，设计工程师信息不沟通，这类现象是极其普遍的。所以，为了降低采购成本，采购人员必须同设计人员和工艺人员一起，按照价值工程的原理和同步工程的方法采用最低成本方案。降低采购成本MRP/ERP系统通过业务处理流程规范化，对降低采购成本，起到一系列保证作用，如： 通过物料标准化工作，对每一类物料，按需用的频度，规定优选原则，以简化采购物料的品种规格，保持一定批量，争取优惠。 周密计划。MRP/ERP的计划可以延续到未来某个任意日期，这样就可以保证足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。 设置目标成本（标准成本）。每一个会计年度，企业通过运行MRP系统的模拟成本，确定标准成本，即必须严格控制的成本限额；市场模拟，成本否决就是通过MRP/ERP系统，根据市场可能接受的价格，在保证一定的利润前提下，确定标准产品成本。 控制采购权限。要严格控制成本，首先要控制资金流出。MRP/ERP系统要设置每一个采购员的采购物料范围和支付权限，同时规定超过限额的审批层次和权限，以规范采购管理。 控制库存量。系统对每一种物料规定最大储存量和最长储存期限。超过最大值时，系统会发出提示，以便管理人员采取纠正措施。 供应商认证。产品的质量首先取决于原材料的质量。对供应商进行认证是质量保证体系的必要条件。根据ISO 9000的要求，为了保证产品质量，各种物料的供应商都必须经过认证，建立供应商主文件。向没有建立主文件的供应商采购，系统将拒绝执行。同时，在电子商务迅猛发展的今天，供应商是供应链的源头，供应商信息是企业的延伸资源，优化采购必须做好供应商的认证和管理工作。跟踪采购定单。系统可以提供多种查询途径，跟踪采购合同执行情况，跟踪物料配送情况，掌握在途物料状况。 严格控制付款程序。付款前，系统将自动进行一系列的验证，完全相符才执行付款程序，严格控制不良资金流出。 重组同供应商的业务流程传统采购管理往往倾向于一种物料有多个供应商。而现代管理的趋势是减少供应商，并建立互信、互利、互助的长期稳定合作伙伴关系。这样做的好处是：可以简化采购计划及调配；形成经济采购批量，争取优惠；减少供方的专用工艺装备费用；简化运输管理；减少库存，从而有利于控制质量，降低成本。建立合作伙伴关系后的业务流程环节减少，降低了采购成本，提高了响应速度。 当前企业之间的竞争，已从企业对企业发展为企业供应链之间的竞争。同供应商建立长期稳定的合作伙伴关系，把各个供应商看成是企业供应链的环节，形成一种虚拟的企业或动态联盟，减少重复的中间环节，这符合21世纪制造业的“敏捷制造精神”（用最短的时间将新产品打入市场）。通过信息技术的应用，增加企业需求信息的透明度，有助于提高供应商对物料供应的预见性，是当前竞争形势下的明智抉择。 随着全球化程度的日益加大，我国大而全小而全的企业模式逐步向虚拟企业、动态联盟和协作方向发展，采购管理在制造业中的重要性将会日益突出。 采购管理的变化MRP/ERP系统给日常采购管理工作带来质的变化，对采购部门的员工提出了更高的素质要求。采购人员的主要精力将放在同企业内部人员和供应商一起研究如何降低成本上。他们的工作主要包括： 同设计和工艺部门一起，参与零部件设计的价值分析，争取以最低成本满足功能需求； 统一管理零部件工序外协和外包业务，提高成材率，控制企业资金支出； 从降低成本和保证质量出发，参与确定零部件自制还是外购；利用系统提供的物料与资金信息集成功能，编制和审定采购预算和采购权限； 确定每个采购件的合理批量、安全库存量，控制库存资金占用； 同计划部门和供应商一起，研究缩短采购提前期的措施，提高响应变化的灵敏度； 会同技术部门指导供应商改进外购件的性能质量，研究降低成本的措施； 根据系统提供的供应商业绩报告加以筛选，选择正确的供应商； 运用信息集成系统，根据市场需求和企业计划，提高采购供应工作的预见性； 通过Internet /Intranet，跟踪采购订单进度，共同协调运输，保证及时供应。 MRP/ERP系统对采购管理提供了一系列的规范化流程，这将使在采购作业中的商业贿赂、收受回扣、以次充好、照顾亲朋好友、损公肥私等造成企业经营亏损的黑暗现象失去藏身之地。 MRP/ERP是从企业整体利益出发的管理信息系统。我们看到，一些外国