总务采购SOP.ppt

企划部總務采購,NWInGMH事業處,SOP,制作胡志云,目錄,一采購員能力要求與工作細節二自動化零組件采購三模治具采購四固定資產采購五庶務采購六TIPTOP系統操作(自動化模治具),采購員必備能力要求,在傳統思維里采購就是拿錢買東西其目的就是用最少的錢買到最好的東西。然而隨著市場經濟的發展采購已由單純的商品買賣發展成為一種職能一門專業一種可以為企業節約成本增加利潤獲取服務的資源。采購不僅是價格問題更多的是品質水平售后服務綜合實力等等。因此作為一名采購員從根本上看應該具備以下能力一成本意識與價值分析能力二預測能力三表達能力四良好的人際溝通與協調能力五專業知識,采購工作細節,一5R原則1適時(Righttime)2適質(Rightquality)3適量(Rightquantity)4適價(Rightprice)5適地(Rightplace)二與供應商來往應公正誠實三臨財不苟得四具備敬業精神五虛心與耐心,1.系統登錄2.料號查詢3.供應商查詢4.請購維護作業5.采購維護作業5.采購單列印6.統計報表輸出7.匯總結報,TIPTOP系統操作,Thanks!,Theend,自動化零組件采購-基本作業流程,當系統無所需料號或系統現有料號不能滿足當前使用要求時就需要新增料號。新增料號首先要進入系統3.10查詢此類產品的近期交易記錄能找到類似的產品則與使用單位溝通協調能否替代使用如不行則聯系經營此類料號的三家以上合格廠商報價便于比價議價尋找最優價格(獨家代理或生產的廠商除外)。接著填寫申請表與報價單一起呈上級主管及經管相應職能主管簽核。再就是將簽好的申請表及報價單掃描檔和申請表電子檔傳給總經辦具體操作方法由總經辦審核通過并建入系統中。最后便可按正常作業流程作業了。料號異動流程與新增料號基本相同如果是價格上調則還需要供應商提供証明材料如市場變化原材料價格上漲等。,自動化零組件采購-新增料號,新增料號申請表上傳,圖1,圖2,圖3,在LotusNotes中選擇總經辦資訊公告(圖1)進入圖2所示畫面,選擇料號日常維護點擊新增申請彈出圖3所示畫面,在此頁面中填寫申請人單位分機,選擇申請項目和申請廠區寫上申請料號個數并在備注欄附上申請表電子檔及簽核好的掃描檔。總經辦審核通過后會發電子郵件通知申請者這時就可以通知使用單位請購了。,TIPTOP系統操作-系統登錄,圖1,圖2,圖3,操作,開啟TIPTOP系統程序(圖1),輸入用戶名及密碼(圖2),選擇操作(圖3),注意1.不同的單位所使用的聯線主機不同選錯將無法登錄(我們的是10.150.4.20)2.輸入用戶名及密碼時不能修改如輸錯則回車再次輸入3.后退操作使用“F5”鍵,TIPTOP系統操作-料號查詢,作用根據所需的料號品名或規格查詢系統交易記錄從中可以了解到產品供應商價格等信息便于下單,操作登陸TiTop系統選擇3(料號管理)10(料件基本資料維護作業)Q(查詢)輸入“*品名簡稱*or*規格*”(前后*號表示模糊查詢所得信息不足時方便查找)按“Esc”鍵兩次搜尋到后用“N”或“P”鍵翻看,TIPTOP系統操作-供應商查詢,操作登陸TiTop系統2(供應商管理)1(供應商維護作業)Q(查詢)輸入“*廠商簡稱*”或“廠商編號”按“Esc”鍵兩次查詢(在輸廠商簡稱時一定要輸*號*號表示模糊查詢方便查找)。,可獲得的信息1.廠商目前的狀況是0(已核准)or2(不准交易)2.廠商的地址和聯系方式。,TIPTOP系統操作-請購維護作業,2.選擇“1”(供應商選擇)再按“Ctrl+P”,彈出供應商選擇對話框選擇供應商。,操作1.登陸TiTop系統(請購單管理)1(請購維護作業)按“Q”(查詢)鍵回車到單據編號處輸入請購單號按“Esc”鍵兩次。,3.選擇“S”(鎖定)然后按“Y”確認即可鎖定請購單。當且僅當鎖定狀態為“Y”時才能下采購單。,TIPTOP系統操作-采購維護作業,操作登陸TiTop系統7(采購管理)1(采購維護作業)A(輸入),輸入廠商代碼,輸入“2Nz”,送貨地址“GLN”,法人代碼“000012”,輸入“MZQZ15”,匯總確定后按“Y”,“Y”確認,上述作業完成后調整好列印機准備列印,注意類別料號為1,TIPTOP系統操作-采購單列印,采購單確認后調整好打印機依此選擇“O”(列印)1(采購單列印(A4)L(終端印表機(PN300),1(DOS標准列印)接著進行如圖1圖2圖3的設置,設定完成后按回車鍵列印,圖1,圖2,圖3,點擊檔案,設定GDI印表,選擇打印機及紙張類型(如圖2),字型參數設置(如圖3),TIPTOP系統操作-統計報表輸出,操作1.登錄系統選擇11(統計報表)28(採購狀況一覽表)顯示左圖畫面2.輸入請購部門代碼3.輸入采購部門代碼(MZQZ15)4.輸入采購人員編號5.輸入采購日期6.依需要確認其它參數7.最后按“Esc”鍵列表輸出,此項作業方便我們追蹤采購記錄便于匯總報表,總務采購工作執掌-匯總結報,匯總結報是將領用單送貨單請購單和采購單按項目分類依次整理在一起并確認四張單上的采購料號的品牌規格數量單價及總金額一致送貨單上公章是否正確并再次確認簽核權限確認無誤后呈主管審核結報。,模治具采購-發鴻准流程,接到請購單,發包鴻准,鴻准成交確認,采購議價,結報,簽核權限是否足夠,YES,NO,先制做后議價,OK,模治具采購-發外包流程,報價(與廠商議價確認交期),采購單,領用單,請購單,結報,簽核權限是否足夠,NO,OK,四單齊全,OK,YES,四單請購單采購單送貨單領用單,交期跟催,模治具采購-議價過程,1查找歷史單價若個別工件歷史單價過高重新商談若無歷史單價核對圖紙重新議價2議價完畢采購主管審核返回鴻准鴻准復印一份報價單采購留底3外包一般三家比價議價,模治具采購注意事項1-請購單,模件號單價一定與報價單一致,采購代碼MZQZ15,模治具采購注意事項2-采購單,模治具打類別料號,廠商代碼與報價單一致,采購單主管簽完之后傳真與廠商開始制做工件黃聯交給生產單位讓其留底以備后繼打領用單,模治具發包不但要細心,還要利落首先一定要檢查圖紙是否清晰。其次要注意圖紙上面的材質不同材質價格相差很多以防品質過剩最后注意與生產單位和廠商溝通,模治具采購-發包總結,固定資產采購-固定資產的定義,大于等于人民幣2000元/台幣60000元具有獨立功能且能使用兩年以上的設備。,固定資產采購-操作流程,固定資產請購單,系統維護作業,法務系統立合同(10.153.24.133),富頂(10.134.7.23),鴻海(10.134.7.111),BU采購備案,申請管制編號,廠區采購核價,存檔結報,關務備案,廠區采購核價,固定資產采購-操作注意事項1,1.很多設備廠商有多種交易幣別故代碼也不一樣因此在選擇廠商時必須注意該廠商此次的交易幣別而選擇正確的代碼。例如,台幣,日幣,2.結報時人民幣5000元以上的國產設備須提供國產証明及零配件明細表且明細表的產地必須小到“城市”。例如產地廣東省深圳市我們應該填“深圳”而不是籠統的填“廣東”,3.注意審核請購單的品名及型號是否與實物一致特別是鴻海需報關的系統資料必須與報關單內容完全一致(可參考設備銘牌)否則無法結報。因此系統資料必須做到准確無誤。,以上同樣是群寶企業同樣處于核准狀態但交易幣別不同VENDORCODE也不同須特別留意。,4.由于固定資產結案周期較長且結報附件較多因此要求我們必須注意工作的時效性及資料保存的完整性且每一份固定資產必須非常清楚其工作進度。,固定資產采購-操作注意事項2,5.各階段結報所需附件上國內固定資產結報附件(一次性付款)a.請購單(正本)b.合同(需求單)c.資產標簽d.送貨單e.驗收單f.發票g.圖片國產証明及零配件明細表(5000元人民幣以上需提供此項)h.營業執照復印件(加蓋公章)海外固定資產結報附件(一次性付款)a.請購單(正本)b.合同(需求單)c.資產標簽d.送貨單e.發票/INVOICEf.PACKINGLISTg.進口報關單h.出口報關單或提單j.驗收單,固定資產采購-操作注意事項3,簽約款結報所需附件a.固定資產請購單(正本)b.合同(正本)c.發標/INVOICE貨到款結報所需附件a.固定資產請購單(復印件)b.合同(復印件)c.進口報關單d.資產標簽f.發票/INVOICE尾款結報所需附件a.固定資產請購單(復印件)b.合同(復印件)c.進口報關單d.資產標簽e.驗收單f.發票/INVOICE,固定資產采購-操作注意事項4,BU需求申請,BU部門請購,BU作業提交,總務確認,下采購單,退貨,交貨驗收,供應商處理,下定單,匯總采購單,部門收貨,倉庫發貨,倉庫管理,倉庫收貨,預結報匯總,拋轉結報,NO,OK,NO,OK,庶務采購基本流程,1)首先登陸“中央總務采購網”(如下頁)庶務采購主要分為統購類請購(如印刷品&生活用品&電器設備&辦公文具等)和非統購類請購(如辦公家具&勞保用品&環衛用品等)兩大類上述物品如系統里有建料號的在查詢請購物品一欄里輸入品名點查詢就可帶出所需物品相關的單價廠商品牌交期等.2)請購物品在系統里除了大部分有建料號還有一些是沒建料號的所以非統購類請購又分非統購和無料號兩種請購形式如要請購無料號的物品就需通過廠區總務采購另找合格廠商詢價議價后再按正常流程即可請購。