第六、七章会计凭证和会计账簿

基础会计学山西财经大学会计学院,第六章会计凭证,会计凭证：简称凭证，是用来记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。,填制和审核会计凭证，有利于保证会计信息的真实性质量的要求。填制和审核会计凭证以利于加强经营管理上的责任制。填制和审核会计凭证，便于有效的发挥会计的监督作用。,会计凭证的重要意义,会计凭证的种类,会计凭证,原始凭证,记账凭证,填制程序和用途,原始凭证是在经济业务事项发生或完成时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况，明确经济责任，并作为记账原始依据的一种会计凭证。如发票、收据、银行结算凭证、领料单等。,原始凭证,经济业务,填制程序：经济业务发生时取得或填制,主要用途：进行会计核算的原始资料和主要依据,主要内容：证明经济业务的具体内容和完成情况,记账凭证,原始凭证,1.来源不同,一次凭证,累计凭证,汇总原始凭证,2.填制手续不同,外来原始凭证,原始凭证,一次凭证,自制原始凭证,原始凭证的分类,广东省增值税专用发票开票日期：2008年8月4日NO688457,第二联发票联购货方记账,工行海珠办12879542,开户银行及账号,海珠路9号32587590,地址、电话,400205424358976,纳税人登记号,广州友谊公司,名称,销货单位,仟佰拾万壹仟壹佰柒拾零元零角零分￥:1170.00,价税合计（大写）,0,0,0,7,1,￥,0,0,0,0,0,1,￥,合计,0,0,0,7,1,￥,17,0,0,0,0,0,1,￥,5,20,千克,油漆,分,角,元,十,百,千,万,十,百,分,角,元,十,百,千,万,十,百,税额,税率,金额,单价,数量,计量单位,货物或应税劳务名称,工行白云办78495035,开户银行及账号,广州大道3号68382844,地址、电话,440105455371187,纳税人登记号,广州六合公司,名称,购货单位,开票人：王成开票单位：广州友谊公司财务专用章,外来原始凭证,一次凭证,自制原始凭证,一次填制完成；登记一项经济业务或同时反映若干项同类性质的经济业务,自制原始凭证,累计凭证,经多次填制完成；登记累计连续发生的多笔相同经济业务,自制原始凭证,汇总原始凭证,根据一定时期的若干张记录同类业务的原始凭证（一次凭证或累计凭证）加以汇总而填制,原始凭证的基本内容,原始凭证的名称原始凭证的填制日期和编号填制单位名称或填制人的姓名接受凭证的单位名称经济业务的详细内容，包括数量、计量单位、单价和金额等填制单位及有关人员的签章,广东省增值税专用发票,原始凭证的基本内容,原始凭证填制要求,原始凭证所填制内容和数字，必须真实、可靠和及时；内容要完整、项目要齐全，手续要完备；经办单位和经办人员均须签名或盖章以明确经济责任；文字、数字的填写应工整、规范、清晰，易于辨认；从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章；大写与小写金额必须相符；一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证；凭证不得任意涂改、刮擦、挖补；各种原始凭证应分类连续编号；填制和传递应及时。,合法性合理性完整性正确性,原始凭证的审核,实质性,形式上,记账凭证也称传票，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类整理，并确定会计分录而填制、作为登记账簿直接依据的凭证。,原始凭证,经济业务,记账凭证,记账凭证,记账凭证的种类与填制方法,复式凭证,单式凭证,转账凭证,收款凭证,付款凭证,记账凭证,通用记账凭证,专用记账凭证,按反映的经济业务内容,按填制方式,关于现金与银行存款之间相互划转业务记账凭证的填制,例：2012年8月9日，广州六合公司出售给红海公司吹风机10台，单价500元，计5000元，增值税850元，银行转账收讫。,收款凭证借方科目：银行存款2012年8月9日收字第1号,会计主管：张鹰记账：王蒙出纳：孔花审核：吴用制证：孔花,附件张,2,专用记账凭证,收款凭证,用来记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证根据库存现金或银行存款收款业务的原始凭证填制,付款凭证贷方科目：银行存款2012年8月4日付字第1号,例：2012年8月4日，广州六合公司用银行存款1170元从友谊公司购买生产使用的油漆20千克，价款1000元，税款170元。,会计主管：张鹰记账：王蒙出纳：孔花审核：吴用制证：孔花,专用记账凭证,付款凭证,用来记录与库存现金、银行存款的收付业务无关的转账业务的记账凭证根据有关转账业务的原始凭证填制,附件张,2,例：2012年8月10日，从友谊公司购买油漆50千克3000元，木料5立方米12500元，共计15500元，货款未付。不考虑增值税。,转账凭证2012年8月10日转字第1号,会计主管：张鹰记账：王蒙审核：吴用制证：孔花,附件张,2,专用记账凭证,转账凭证,用来记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证根据库存现金或银行存款的付款业务的原始凭证填制,记账凭证2012年8月日记字第1号,会计主管：张鹰记账：王蒙出纳：孔花审核：吴用制证：孔花,通用记账凭证,记账凭证,以一种格式记录全部经济业务根据记录所发生的各项经济业务，包括收、付款业务及转账业务。,附件张,2,记账凭证2012年8月4日记字第2号,会计主管：张鹰记账：王蒙出纳：孔花审核：吴用制证：孔花,通用记账凭证,记账凭证,附件张,2,记账凭证2012年8月10日记字第3号,会计主管：张鹰记账：王蒙出纳：审核：吴用制证：孔花,通用记账凭证,记账凭证,附件张,2,复式记账凭证：是将一项经济业务所涉及的应借、应贷的各个会计科目，都集中填列在一张记账凭证上的凭证。,单式记账凭证：是将一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制两张或两张以上的凭证。,记账凭证的名称；填制凭证的日期和编号；经济业务的内容摘要；应借应贷账户的名称及其金额；过账备注：所附原始凭证的张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。,记账凭证的基本内容,记账凭证的填制要求,以审核无误的原始凭证为依据记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据若干张反映同类业务的原始凭证填制，还可以根据原始凭证汇总表填制，但不得将反映不同业务内容的原始凭证填列在一张记账凭证上通常编制记账凭证必须附有原始凭证，若一张原始凭证的内容涉及到几张记账凭证，可在其他记账凭证上注明附有该原始凭证记账凭证编号，或者附上该原始凭证的复印件正确填写会计科目名称及方向,记账凭证的填制要求,以审核无误的原始凭证为依据记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据若干张反映同类业务的原始凭证填制，还可以根据原始凭证汇总表填制，但不得将反映不同业务内容的原始凭证填列在一张记账凭证上通常编制记账凭证必须附有原始凭证，若一张原始凭证的内容涉及到几张记账凭证，可在其他记账凭证上注明附有该原始凭证记账凭证编号，或者附上该原始凭证的复印件正确填写会计科目名称及方向,逐项填写、内容完整记账凭证内容应完整，包括日期、编号、所附凭证件数、有关人员签章等记账凭证应按行次逐笔填写，不得跳行或留有空行；若金额栏的最后一笔数字下面出现空行，应当划线注销记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符，阿拉伯数字应书写规范，并填至分位,符合数字书写规定，角分位不留空格。合计金额的第一位数字前要填写币种符号，如人民币符号“￥”填制记账凭证应选择钢笔或碳素笔,记账凭证的填制要求,连续编号：记账凭证应按业务发生顺序，按不同种类的记账凭证连续编号。编号的方法有两种：顺序编号法，即将全部记账凭证作为一类统一编号，每月从第一号记账凭证起，按经济业务发生的顺序，依次编号；分类编号法，即按经济业务的内容加以分类，采用收字、付字、转字三类编号或采用现收字、现付字、银收字、银付字、转字五类编号。若一笔经济业务事项需要填制两张或两张以上记账凭证的，应编写分号，即在原编记账凭证号码后面用分数的形式表示。例如某企业采用三类编号的记账凭证，X月X日发生一笔转账业务，需要填制三张记账凭证，凭证的顺序号为3时，则这笔经济业务所编凭证的编号应分别是：转字3013、转字3023、转字3033。,记账凭证的填制要求,记账凭证的审核,合规性审核记账凭证所确定的会计分录是否合规、合法，是否与记账凭证所附原始凭证的经济内容一致，是否符合会计规范的要求完整性根据记账凭证的要素，逐项审核记账凭证的内容是否按规定要求填写齐全，并按规定手续办理技术性根据记账凭证的填制要求，审核记账凭证的摘要、应借、应贷会计科目及金额的账户对应关系是否清晰、完整，核算内容是否符合国家统一会计制度的要求,记账凭证填制有误的处理,错误的记账凭证尚未登记入账重新编制一张正确的记账凭证错误的记账凭证已经登记入账应用红字更正法或补充登记法更正,会计凭证的传递：是指从会计凭证的填制或取得到归档保管为止，在有关业务部门和人员之间按照规定的时间、路线进行传递和处理的程序。,会计凭证的传递和保管,在制定会计凭证的传递程序时，应注意：合理规定会计凭证的联数与传递环节合理确定会计凭证的传递时间完善会计凭证传递中的衔接手续,会计凭证的保管：是指会计凭证的装订、编号、存档和按规定办理调阅手续及到期销毁的全过程。会计凭证是一种有法律效力的重要经济档案，入账后要妥善保管，以便日后随时利用查阅。会计凭证的保管期限为15年。,会计凭证的传递和保管,保管要求：定期整理、装订成册装订的范围：原始凭证、记账凭证、科目汇总表、银行对账单、转账凭证清单等。整理凭证，即对凭证进行排序、粘贴和折叠装订凭证加具封面专人保管、期满归档保管期满、按规销毁,每月记账完毕，要将本月的记账凭证按编号顺序整理，加具封面和封底，装订成册。,本章小结本章对原始凭证、记账凭证的种类、基本内容、填制要求以及审核内容进行了详细的介绍。通过本章的学习，同学们应全面了解和掌握填制和审核凭证这一会计核算的基本方法，并明确会计凭证与会计账簿之间的关系。,第七章会计账簿,会计账簿：是由一定格式的账页组成的，按照会计科目设置户头，以会计凭证为依据，用来序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。,记载、储存会计信息分类、汇总会计信息检查、校正会计信息编制会计报表，输出会计信息,会计账簿的作用,按用途分类,按形式分类,序时账簿,分类账簿,备查账簿,活页式,卡片式,订本式,按账页格式分类,三栏式账簿,数量金额式账簿,多栏式账簿,会计账簿的种类,日记账,明细账,总账,如：代销商品登记簿,日记账,总账,明细账,序时账簿,也称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。,普通日记账,特种日记账,普通日记账：用来登记全部经济业务发生情况的日记账。,特种日记账：用来专门登记某一类经济业务发生情况的日记账,分类账簿,也称分类账，是对经济业务进行分类登记，提供分类核算指标的账簿。,总分类账簿,明细分类账簿,联合账簿：指兼有序时账簿和分类账簿两种用途的账簿。这种账簿对每项经济业务既进行序时登记，又进行分类登记。例如，日记总账就是兼有日记账和总分类账作用的联合账簿,备查账簿：也称辅助账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载的经济业务进行补充登记的账薄。如代销商品登记簿。属于辅助性账簿，通常在编制会计报表时并不需要该类账簿。,订本式账簿：也称订本账，是在启用之前将格式相同的若干账页装订成册，并连续编号的账簿。优点：能够有效防止账页丢失和人为抽换缺点：使用欠灵活，不便于分工，容易浪费账页适用于：总账、现金日记账、银行存款日记账等,活页式账簿：也称活页账，是在启用前不存在固定编号，在使用过程中将各张账页放在活页夹内，或临时捆扎成册，年终时再装订成册的账簿。优点：可随时增加账页，方便登记，便于分工缺点：容易造成账页丢失和被人为抽换,卡片式账簿：也称卡片账，是用卡片作为账页存放在专门的卡片箱中，账页可以根据实际需要随时增添的账簿。优点：使用灵活，可在较长时期内连续使用适用于：材料和固定资产明细账等,三栏式账簿：账页上只设置“借方”、“贷方”和“余额”三栏。它适用于总分类账、日记账，也适用于只需要进行金额核算而不需要数量核算的债权、债务结算账户的明细分类账，如应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款、应交税金等。,三栏式账页活页式,数量金额式账簿：账页在“借方”、“贷方”、和“余额”栏下分设“数量”、“单价”、“金额”等小栏目。适用于既需要核算金额，又需要核算数量的各种财产物资明细账，如原材料、库存商品等账户的明细分类核算。,数量金额式账页活页式,多栏式账簿：账页在“借方”或“贷方”的某一方或者两方下面分设若干栏目，详细核算借、贷方发生额的组成情况。适用于核算项目较多，且管理上要求提供核算项目和详细内容的账簿，如物资采购、生产成本、制造费用、销售费用、管理费用、财务费用、应交税费应交增值税、主营业务收入等账户的明细分类账。,多栏式账页活页式,会计账簿的组成内容,账页的基本内容,账户的名称，即会计科目（总账科目、明细科目）登账的日期会计凭证的种类和编号摘要借方、贷方金额栏和余额栏账页页次和其他相关项目,封面,扉页,科目索引,账簿使用登记表（账簿启用及交接表）,三栏式明细账一级或总账科目：短期借款二级或明细科目：工商银行第页,一、日记账的设置和登记普通日记账的设置和登记特种日记账的设置和登记二、总分类账的设置和登记三、明细分类账的设置和登记三栏式明细账的设置和登记数量金额式明细账的设置和登记多栏式明细账的设置和登记四、总分类账和明细分类账平行登记五、备查账簿的设置和登记,账簿的设置与登记,普通日记账,又称为分录账，序时地登记全部经济业务。设置普通日记账的单位，一般不再使用记账凭证，而是在经济业务发生后，根据原始凭证或汇总原始凭证，登记普通日记账。,特种日记账的设置和登记,现金日记账：记录和反映现金收付业务的一种特种日记账。一般采用订本账簿，其格式有两种，一种是三栏式，另一种是多栏式。银行存款日记账：记录和反映银行存款收付业务的一种特种日记账。按存款种类分别设置，格式可采用三栏式或多栏式账页，具体格式与现金日记账基本相同。,例，2012年8月15日，广州六合公司从银行提取现金6000元，准备发放职工的工资。,付款凭证贷方科目：银行存款2012年8月15日付字第2号,会计主管：张鹰记账：王蒙出纳：孔花审核：吴用制证：孔花,三栏式特种日记账的登记举例,付款凭证贷方科目：库存现金2012年8月15日付字第3号,会计主管：张鹰记账：王蒙出纳：孔花审核：吴用制证：孔花,例，2012年8月15日，广州六合公司用现金6000元发放职工工资。,三栏式特种日记账的登记举例,例，将付字2号、付字3号记账凭证，登记三栏式现金日记账。,库存现金日记账币种：人民币第页,三栏式特种日记账的登记举例,例，将收字1号、付字1号、付字2号记账凭证，登记三栏式银行存款日记账。,银行存款日记账账号：78495035第页,三栏式特种日记账的登记举例,现金收入日记账,现金支出日记账,多栏式特种日记账,现金日记账由出纳人员根据审核无误的现金收款、付款凭证，逐日逐笔按照经济业务的时间顺序进行登记。具体方法是：日期栏，登记现金实际收付日期。凭证号数栏，登记收付凭证的种类和编号。摘要栏，登记经济业务的简要说明。对方科目栏，登记现金收入的来源科目或付出的用途科目。收入、付出栏，登记现金实际收付金额。结余栏，登记现金结余金额。,特种日记账的登记,总分类账科目名称：原材料第页,例，收字1号、付字1号、转字1号、付字2号、付字3号记账凭证，登记三栏式总分类账。,总账是按总分类账户（一级会计科目）分类设置，并登记全部经济业务。总账设置一般是按照总账会计科目的编码顺序分别开设账户。总账一般都采用订本式账簿。,总分类账如何登记取决于会计核算形式,总分类账科目名称：银行存款第页,“主营业务收入”、“应交税费”、“应付账款”、“应付职工薪酬”、“库存现金”等账户的登记略,例，转字1号记账凭证中“应付账款友谊公司”明细科目，登记三栏式明细分类账。,明细分类账一级或总账科目：应付账款二级或明细账户：友谊公司第页,适用于只要求进行金额核算而不要求进行数量核算的账户，如“应收账款”、“短期借款”等往来类、借款类、所有者权益类账户的明细核算。,例，将付字1号、转字1号记账凭证“原材料”明细科目，登记式数量金额明细分类账。,明细分类账一级或总账科目：原材料二级或明细账户：油漆计量单位：千克第页,主要适用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的各种实物资产的明细账，如“原材料”、“库存商品”等存货类账户的明细核算。,明细分类账一级或总账科目：原材料二级或明细账户：木材计量单位：千克第页,借方多栏式明细账它适用于借方需设置多个明细项目的成本、费用类账户的明细分类核算。如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”、“销售费用”、“物资采购”等明细账。,制造费用明细分类账第页,贷方多栏式明细账它适用于贷方需设多个明细项目的收入、资本类账户的明细分类核算。如“主营业务收入”、“其他业务收入”、“营业外收入”等明细账。例：将收字1号记账凭证“主营业务收入”明细科目，登记式贷方多栏式明细分类账。,主营业务收入明细分类账第页,借贷方多栏式明细账（特种明细账）它适用于借、贷方均需要设置多个不同栏目进行登记的账户，如“应交税金应交增值税”、“利润分配”、“本年利润”明细账（主营业务利润部分）等明细账。,应交税费应交增值税明细分类账第页,总分类账与明细分类账的平行登记总账提供的是综合性信息，对所属明细账起统驭作用，明细账是对总账的补充，对总账起补充说明的作用。平行登记的要点为：（1）同时登记。（2）方向相同。（3）金额相等。,应付账款原材料原材料油漆1000100015500155003000原材料木材12500,复式记账,平行登记,例：在上例中，转字1号凭证登记原材料总分类账、明细分类账如下：,备查账簿简称备查账，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的经济事项进行补充登记的账簿，又称辅助账簿。如租入固定资产登记簿、代销商品登记簿、受托加工材料登记簿等。,租入固定资产登记簿第页,账簿的启用规则一般规则：在启用新账簿时，应在账簿的封里或扉页上详细登记。启用订本式账薄，应当从第一页到最后一页顺序编写页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。会计人员的交接规则：会计人员进行交接时，在“账簿使用登记表”中“交接记录栏”内填写交接日期、交接人员和监交人员姓名，并由交接双方签字、盖章。一般会计人员交接由会计机构负责人监交。会计机构负责人交接由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人监交。,账簿的启用与登记规则,.书写要留有空,账簿的登记规则,2.账页连续登记,账簿的登记规则,总分类账科目名称：库存现金第页,3.注明余额方向,账簿的登记规则,4.账页结转说明,账簿的登记规则,李炳先,总分类账科目名称：银行存款第页,例，记账人员在根据记账凭证记账时，将5000元误记为5850元。,1.划线更正法,错账的更正规则,也称红线更正法。适用于结转前发现账簿记录有错误，而记账凭证是正确的，即纯属记账时笔误或计算错误。可用划线更正法予以更正。,也称赤字冲账法、红字冲销法。适用于：（1）记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷科目有错误（不管应借、应贷的金额是否正确），应采用红字更正法予以更正。例，用银行存款1800元购买生产使用的油漆30千克，已经入库。已登记入账。会计分录：借：原材料油漆1800贷：库存现金1800,2.红字更正法,错账的更正规则,银行存款,期初余额8000,1800,A，用红字编分录并记账，冲销错账。借：原材料油漆1800贷：库存现金1800,B，编制正确的分录，并记账。借：原材料油漆1800贷：银行存款1800,1800,1800,1800,（2）在记账以后，发现记账凭证应借、应贷科目并无错误，只是记账凭证和账簿中的所记金额大于应记金额，也应采用红字更正法予以更正。例，出售吹风机2台，单价500元，计1000元，会计人员做账时误作为单价600元，其会计分录如下，并已登记入账。假定不考虑增值税。借：银行存款1200贷：主营业务收入吹风机1200,2.红字更正法,错账的更正规则,用红字编分录并记账，冲销错账。（差额为：200）借：银行存