企业信息的管理程序和方法.ppt

第7章企业信息的管理程序和方法,7.1企业信息的管理程序7.2信息采集的方法7.3信息存储的方法,Qiyexinxidiguanlichengxuhefangfa,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集1信息采集的要求,（1）“真”，包括：真实、准确、完整。（2）“快”，及时。（3）“多”，信息量大，内容系统、连续。（4）“准”，相关、适用，有使用价值。,信息采集的要求,1“真”,（1）真实：是真正发生或可能发生的信息。（2）准确：对真实信息的表述是准确无误的。（3）完整：准确表述的真实信息的内容完整无缺。,保证真实、准确、完整的方法：信源真实可靠，以求真实。.,采集时不带任何框框，以求完整。尽量减少各种干扰，以求真实。提高表达能力，以求准确。（时间、地点、人物、过程、原因、结果）剔除不真实的信息，核实模糊性信息。,信息采集的要求,1“真”,2“快”,（1）信息自发生到被采集的时间，越短谓之越快（2）急需某信息到被采集的时间，越短谓之越快（3）采集某任务所需全部信息的时间，越少谓之越快,3“多”,（1）信息量大（相对于信息需求和采集时间而言）（2）内容系统、连续（含：信息内容、采集工作）,4“准”,（1）适用（直接满足信息需求）（2）相关（采集时只能以此为标准）,保证信息采集“快”字要求的方法：积极主动，密切注视事态的发展变化行动迅速，发现苗头立即捕捉所需信息采集方法要科学采集手段要先进,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集1信息采集的要求,2信息采集的准备,（1）采集目的的准备,这是指在采集前明确信息采集的目的和需求。（1）显性需求的准备：,明确即可,（2）潜性需求的准备：,这是管理者事先没有意识到、实际上对管理工作有用的那些需求。如：杨谷对P3序列码信息的需求,思想上的准备,当一个事先没有准备采集的信息引起了你的注意，似乎有用，就很可能是一种潜性需求，应立即抓住不放，予以分析，再决定去留。,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集1信息采集的要求,2信息采集的准备,（1）采集目的的准备,（2）采集范围的准备,内容范围时间范围地域范围,信息的内容信息发生的时间跨度信息发生的地点,本体内容范围与事件本身相关性的内容范围环境内容范围处于事件周边、与事件相关的内容范围。如：企业要上ERP项目本体范围（1）ERP本身（2）企业的条件等环境范围（1）同类企业的做法（2）上下左右的态度注意：不要忽略环境内容范围的信息,时间范围过大，采集工作量就大时间范围过小，不足以满足需求,主要是指国别。注意：不能忽视了本单位的信息,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集1信息采集的要求,2信息采集的准备,（1）采集目的的准备,（2）采集范围的准备,（3）信息源的准备,文献型信息源口头型信息源电子型信息源实物型信息源,（4）采集方法的准备,直接观察法社会调查法文献阅读法（详见本章第2节）,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,（1）系统性,一是内容相关，集中一处二是集中排序，前后连贯三是明确相关信息之间的内在关系（注意：这里的系统性是相对于采集到的信息而言的）,（2）准确性用语规范、标准、简洁、准确、明白,（3）及时性,一是采集之后，立即加工二是决策需要，马上提供,1信息加工的要求,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,1信息加工的要求,2信息加工的程序,（1）鉴别,鉴别的含义,鉴别是对信息内容的可靠性予以认定的工作过程,鉴别的程序,第一步，内容鉴别第二步，方法鉴别一是对源信息方法作鉴别二是对加工方法进行鉴别第三步，存疑,鉴别的方法,查证法、核对法比较法、佐证法逻辑法、信源法作者法,鉴别的方法,查证法：利用工具书和报刊鉴别性文章鉴别本信息的方法,核对法：用可靠的标准对所采集的信息进行核对的方法,与原始文献和原始材料核对用源信息的方法和步骤进行核算深入实际调查核实（长谷川信息力）,比较法：用已知正确的同类信息与本信息进行比较的方法,佐证法：通过间接证据来鉴别本信息的方法,信源法：根据信源的可信度来推定本信息的可靠性,作者法：根据作者过去所发信息的可信度来鉴别本次信息,逻辑法：对信息本身进行逻辑分析来鉴别本信息的方法,在一般情况下政府发言人专家、学者权威性报刊学术团体国家出版物专利文献等信源较可靠私人出版物广告宣传品科普文章等信源需再查证如：南极洲的最低温度：88,下面的话就存在逻辑错误：华罗庚、钱学森、苏步青、爱因斯坦等许多著名科学家在大学读书时都没有学过科技写作，可是他们一样成果卓著，写得一手好文章。所以，理工科大学里没有必要开设科技写作课。,大前提：大学里不开科技写作课，学生毕业后可以写好学术论文小前提：现在大学不开科技写作课结论：现在大学生毕业后也一样可以写好学术论文,演绎推理的过程是正确的但是大前提不正确是由不完全归纳获得的所以，结论是错误的,工具书：辞海、辞源、百科全书等报刊鉴别性文章：牛顿苹果碰头的故事伽利略比萨斜塔自由落体实验的故事,鉴别的方法,查证法：利用工具书和报刊鉴别性文章鉴别本信息的方法,核对法：用可靠的标准对所采集的信息进行核对的方法,比较法：用已知正确的同类信息与本信息进行比较的方法,佐证法：通过间接证据来鉴别本信息的方法,信源法：根据信源的可信度来推定本信息的可靠性,作者法：根据作者过去所发信息的可信度来鉴别本次信息,逻辑法：对信息本身进行逻辑分析来鉴别本信息的方法,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,1信息加工的要求,2信息加工的程序,（1）鉴别,（2）筛选,筛选的含义,筛选对鉴别后的信息作出弃取决定的工作过程。,筛选与鉴别的关系,鉴别：解决可靠性问题标准是信息的客观事实筛选：解决适用性问题依据是管理者的主观需求,筛选的程序和方法,第一步，真实性筛选在所有信息中剔除不真实信息保留：真实/存疑信息,第二步，适用性筛选在真实信息中剔除不适用信息保留：真实/适用信息第三步，精约性筛选在适用信息中剔除繁琐信息保留：真实/有用/精约信息第四步，先进性筛选在精约信息中剔除落后信息保留：真实/有用/精约/先进信息,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,1信息加工的要求,2信息加工的程序,（1）鉴别,（2）筛选,（3）排序,对筛选后保留下来的信息进行整序,（4）初步激活,对筛选后保留的信息进行开发、分析和转换，实现信息的活化，以便使用。,（5）编写（是信息加工过程的产出环节，是把经过加工后获得的新信息编写成新的信息资料）,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,1信息存储的含义,包括两层含义：一是将加工后的信息记录在载体上二是将这些载体进行科学有序的排放和保管,2信息存储的内容,（1）归档（2）登录（3）编目（4）编码（5）排架（详见本章第3节）,3信息存储的要求,（1）准确有序（2）信息安全（3）节约空间（4）使用方便（5）便于更新,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,1企业类信息传播的特点,7.1.4信息传播,（1）目的具体（2）控制严密（3）时效强烈,大众传播：宏观层次上评价传播目的实现的程度；目的实现不好，传播者没有直接责任企业信息传播：受传者必须按所传信息去行为或不为；目的实现不好，传播者负有直接责任，会立即造成传播者的损失,大众传播：提高传播信号的质量分析受传者心理按受传者需求编码等企业信息传播：提高传播信号的质量分析受传者心理按受传者需求编码直接控制受传者的行为保证传播目的的实现,大众传播：强调时效；丧失时效，传播者信誉度受影响企业信息传播：传播不及时会直接造成企业的重大损失,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,1企业类信息传播的特点,7.1.4信息传播,2信息传播的有效性,（1）传播主体的干扰,从个人利益出发的故意歪曲基于主体理解偏差的无意失真基于主体传播技术生疏的无意失真基于多次传播造成的信息畸变,（2）传播渠道的干扰,机构层次繁多传播系统不健全分工不明,（3）客观传播障碍的存在自然语言障碍、技术知识障碍、传播技术障碍,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,7.1.4信息传播,7.1.5信息利用,信息利用的本质：按照一定的思路建立信息之间的联系因为信息之间的联系不同所表现的功能就不同,信息联系与信息的社会功能之间的关系,7.1企业信息的管理程序,功能决定于与大脑中哪些信息相联系,功能决定于大脑中原来有哪些信息,功能决定于采集到哪些信息,正在思考的信息本身并没有变化，只不过是按照不同的思路给它们建立不同的联系而已。所以，信息资源开发就是要寻找最佳的思路。,X新+Xa,A功能,案例：瑞典绝对牌伏特加酒的广告创意,ABSOLUT酒瓶的形状,清澈完美羡慕,绝对清澈绝对完美绝对羡慕,城市特征,X新+Xb,B1功能,绝对北京绝对米兰绝对伦敦绝对布鲁塞尔,B2功能,B3功能,B4功能,总是相同又总不相同,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,7.1.4信息传播,7.1.5信息利用,在信息利用中，一般可有以下4种不同的思路：,1先开发，后利用,这说的是信息开发和信息利用的先后顺序问题。信息利用，究其本质也是信息的内涵开发，但是二者之间在服务对象上有范围大小的区别。内涵开发，往往面比较广，并无具体服务对象。信息利用，是针对具体的服务对象的开发。,如：某产品行情看涨的信息信息利用：本企业生产该产品就利用本企业不生产就不利用内涵开发：思考该产品畅销原因会连带到那些产品发展趋势如何是否需要改进竞争对手状况如何等其他与该产品有关的方面,本企业不生产，不等于该信息就没用，如果该产品会连带到某产品是本企业的产品，那么该信息就仍旧对本企业有用。所以信息利用应该在信息内涵开发之后进行。,如：国家卫生部宣布，禁止含有PPA成分的药品销售信息利用：本企业有，就不再生产本企业没有，就与己无关内涵开发：本企业有不含PPA的同类药（如：免费调换）（如：广告本品不含PPA）本企业可生产不含PPA的药本企业可抢占空出的市场,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,7.1.4信息传播,7.1.5信息利用,1先开发，后利用,2从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息,因为信息之间的联系是普遍的、多样的，相互交叉和融为一体的，所以开发信息时应在与已知信息具有广泛普遍联系的范围里寻找可以利用的新信息。如：哈默的铅笔厂。,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,7.1.4信息传播,7.1.5信息利用,1先开发，后利用,2从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息,3从发展的角度出发寻找可利用的信息,根据信息发展变化的规律或趋势，从已知信息推测可能出现的、有用的新信息。如：因果、关联和辐射推导的案例（亚默尔食品厂）,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,7.1.4信息传播,7.1.5信息利用,1先开发，后利用,2从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息,3从发展的角度出发寻找可利用的信息,4从否定之否定的角度出发寻找可利用的信息,事物在一定条件下会向反面转化，因此利用信息可以在与已知信息相反的方向来寻找对自己有用的信息。,优秀科普文章的成语反用标题：高枕岂能无忧.,不触即发的引信弄斧就要到班门杞人忧天的高明钻木何能取火既知是牛，何必弹琴兔子已死，守株者为何不检,史记货殖列传中记载，范蠡的老师计然说：“贵上极则反贱，贱下极则反贵。”,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,7.1.4信息传播,7.1.5信息利用,7.1.6信息反馈,1信息反馈的含义,信息反馈是将利用某信息后得到的结果（即反馈信息）与利用该信息前对结果的预测相比较，以期获得该信息利用效果的结论，借以指导下次信息利用的过程。,2信息反馈的作用,（1）信息反馈是不断提高企业信息管理水平的保证（2）信息反馈是优化企业管理者决策的条件（3）信息反馈是企业实施有效控制的前提,7.1企业信息的管理程序,7.1.1信息采集,7.1.2信息加工,7.1.3信息存储,7.1.4信息传播,7.1.5信息利用,7.1.6信息反馈,1信息反馈的含义,2信息反馈的作用,3信息反馈的要求,（1）反馈信息真实准确是准确表述、准确传递的、真的反馈信息,（3）控制措施适当有效,（2）信息传递迅速及时反馈信息传递越快，控制效果越好，工作损失越小,信息反馈的控制措施是由管理者做出的没有前两条，肯定不会有很好的管理控制满足前两条，并不一定就会有很好的管理控制三条都具备才可能是很好的管理控制,7.2信息采集的方法,7.2.1直接观察法,直接观察法指的是在信息源现场，信息采集者对客观对象不加任何干预，不向被调查对象提问，只是凭视觉、听觉、感觉和基于上述感知的思维，以及借助于录音机、摄像机客观地记录信息源所生信息的行为过程。,1直接观察法的种类(P286)（1）无控制参与观察（2）无控制非参与观察（3）有控制观察,2科学观察的方法（1）科学观察必须是客观观察（2）科学观察必须是反复观察（3）科学观察必须有伴随着观察的积极思维（4）科学观察必须要客观、及时地记录,7.2信息采集的方法,7.2.1直接观察法,7.2.2社会调查法,1社会调查的方式（1）普遍调查（2）典型调查（3）抽样调查,2社会调查的分类及其方法,（1）访谈调查,从共同了解的人或事谈起，让调查顺利开始提一两句话可回答的问题，让调查能够继续只提由对方才能回答的问题，让调查以心交心避免诱导式提问，让调查获得真实信息,（2）开会调查,与会人员以五六人为妥防止会议走题主持人要口问手写，参与讨论,（3）通讯调查,调查人要公开身份与意图调查内容简单明了，易回答做好电话录音或调查纪录对调查获得的信息进行核实,（4）问卷调查,调查问卷的设计调查问卷的回收,调查问卷的设计,第一，问卷的类型：,开放型封闭型混合型,第二，问卷的内容结构：,1问卷标题,问卷必须要有标题，写明本次调查的主题比如：中国公众科学素养现状调查问卷渝安集团公司洗衣机用户调查问卷只写“调查问卷”四个字，不妥,2卷首语,卷首语的内容包括：本次调查的目的、意义、委托单位、调查主题、对被调查者的要求，回信的地址、邮政编码、电话、E-mail落款和公章,调查问卷的设计,第一，问卷的类型：,第二，问卷的内容结构：,1问卷标题,2卷首语,3问卷题条,（1）被调查者简况题条（2）需要通过调查了解的问题题条,被调查者的性别、年龄段、职称、职务、文化程度、毕业学校、所学学科、所获学位、配偶情况和居住地区等。,设计方法：罗列问题分类或分组按内容逻辑顺序先后排列每个题条只提一个问题题条体系应该是由浅入深题条文字表述要通俗易懂行文不带任何感情色彩不作任何诱导式表述答卷时间以20分钟为宜,4解答指导语,5答案,下面专门介绍答案的设计,6编码,调查问卷的设计,第一，问卷的类型：,第二，问卷的内容结构：,第三，问卷答案的设计（五种模式）：,选择式在所列出的答案项中选择一个或选择指定的个数。例1：问：你明白什么是银行“按揭”吗？（在下面的答案中选择一个，并在方框里打“”）答：明白知道，但不明白不知道无所谓,选择式例2：问：贵企业为减轻对环境的影响做了那些事？（可复选）答：废水处理控制气体排放量对废料进行分类改用无毒无害原料生产运用新技术废物利用,排序式将答案选项排序，并标明序号例3：问：贵企业近年来的主要成就是哪几项？（请按重要性排序，在选项边标以序号1、2、3，1表示最重要）答：需求增长利润率上升技术革新管理创新环境影响减小其他（请写明）,排序式例4：问：根据你的看法，将下列牙膏商品按知名度重新进行排序（请在选项边标以序号1、2、3，1表示知名度最高）。答：田七牙膏两面针牙膏黑妹牙膏冷酸灵牙膏芳草牙膏中华牙膏,等级式给答案选项标示等级或打分。例5：问：你对你柜台上销售的下列品牌的化妆品的满意度如何？（1最满意、2基本满意、3一般、4不太满意、5最不满意，请将您的答案标在答案选项前的方框里）答：大宝飘柔花城奥尼小护士丝路花宝,等级式例6：问：请根据下面的打分法对下列品牌的摩托车打分？-5-4-3-2-1012345最差最好答：嘉陵长安隆鑫北方建设宗申轻骑木兰,连线式用线条将答案选项连接起来例7：问：你认为下列同志最适合担任什么职务？（请用线条将姓名和你认为最适合他的职务连接起来）答：张以平厂长王大宝生产副厂长李刚技术副厂长胡纯厂工会主席,矩阵式例8：问：你购买的电热水器在最近三年中主要出现过那些故障？（请在下面答案前的方框里打“”）答：水温不高水温调节不灵水量调节不灵漏电1997年1998年1999年2000年,7.2信息采集的方法,7.2.1直接观察法,7.2.2社会调查法,7.2.3文献阅读法,1获取阅读材料的途径,（1）购买（2）索取（3）交换（4）委托复制（5）网上下载（6）文献检索,2文献检索的思路,文献检索是通过计算机和其他检索工具查找文献信息的方法。它是一个专门的学问，可找专门介绍文献检索的书籍来学习，下面主要介绍一下文献检索的思路。,2.文献检索的思路,文献检索中存在的思路通病,（1）想找参考书，不知哪里有，捧着书名目录翻（2）随手抄一个目录盒，从头到尾地去翻（3）抄了一大把索书单，只借到一两本书（4）不知道怎样去找期刊论文，在期刊架上一份期刊一份期刊地翻,应该查分类目录,应该按书名首字笔划、笔顺查,应该注意登录号,F224.1经济信息与管理85黄学忠著。北京：人民出版社，1985.5.358页，大32开，定价：2.30元12184191218422,应该查馆藏期刊目录,寻找专业对口的报刊,在院资料室、校图书馆期刊阅览室、过刊阅览室，根据刊名的相关性，查馆藏期刊目录，寻找对口的期刊。优点：方便，可以获得文献的全文缺点：漏检的可能性比较大查中文核心期刊要目总览优点：可以获得较全的相关期刊刊名缺点：尚无文献线索，仍可能漏检（刊名判断失误）,寻找相关的论文,已知论文发表的期刊刊名、刊期只知论文题名，不知发表期刊刊名只知论文作者名，不知论文题名和发表刊名只有课题要求，没有具体论文线索,2.文献检索的思路,下载论文,查中国期刊网全文数据库输入刊名、题名、作者或主题词,寻找相关的论文,下载论文,查万方数据库期刊子系统根据期刊类别查找,查国家科技图书文献中心或国家图书馆期刊库输入刊名、题名、作者或主题词,得一批论文的刊名和刊期,借阅或复印论文,有,向期刊编辑部邮购,无,网络搜索,查学校或市图书馆现刊阅览室、过刊阅览室馆藏期刊目录,向国家科技图书文献中心邮购,查新华文摘的各期目录或年度总目录,寻找相关的论文,书面搜索,复印论文,查新华文摘的各期目录或年度总目录,寻找相关的论文,复印论文,查中国人民大学复印报刊资料根据学科类别查相关分册,查全国报刊索引的分类目录或作者索引,得一批论文的刊名和刊期,借阅或复印论文,有,向期刊编辑部邮购,无,书面搜索,全国报刊索引（社会科学版）C93管理学；C931管理技术与方法F06经济学；F23会计F27企业经济；F8财政、金融全国报刊索引（自然科学版）TP3计算机；TP317应用软件例如：020912419课堂教学中语言信息差的补正/司有和，黄竹英中国大学教学，2002（2-3）-45-50,查学校或市图书馆现刊阅览室、过刊阅览室馆藏期刊目录,寻找专业对口的报刊,寻找相关的论文,寻找相关的图书,已知图书书名只知作者名，不知书名只有课题要求，没有具体线索,查书名目录,查作者目录,查分类目录,2.文献检索的思路,借阅图书,查郑州大学图书馆网站输入书名、作者名或主题词,寻找相关的图书,借阅图书,查其他高校图书馆网站输入书名、作者名或主题词,有,去北京国家图书馆借阅,网络搜索,查国家图书馆网站书库输入书名、作者或主题词,无,去北京版本图书馆借阅,得一批图书的书名、作者、和出版社名,向该书出版社邮购,借阅图书,查郑州大学图书馆书名目录、作者目录、分类书架,寻找相关的图书,借阅图书,查郑州市图书馆书名目录、作者目录、分类目录,查全国新书目全国总书目的分类目录,得一批图书的书名、作者、和出版社名,借阅图书,有,向出版社邮购,无,书面搜索,查学校或市图书馆书名目录、作者目录或分类目录,7.3信息存储的方法,企业信息存储工作的内容包括：归档、登录、编目、编码、排架等环节。,7.3.1归档,1归档的含义,归档是指企业将在生产、经营活动中不断产生的文献信息，在活动结束后由相关业务部门整理立案，定期移交给企业档案室集中保存的活动过程。归档，不只是指文书档案、人事档案。还有企业在研究开发中形成的科研技术档案、专利档案，生产活动中形成的产品标准、操作规程等管理档案，经营活动中形成的客户档案、营销点档案。,7.3信息存储的方法,7.3.1归档,1归档的含义,2归档制度的内容,（1）归档范围（2）归档时间（3）归档案卷的内容质量和结构质量（4）归档手续,7.3信息存储的方法,7.3.1归档,7.3.2登录,1登录的含义,这是建立账目对加工后的信息进行登记的工作。,（1）总括登录，又称形式登录（2）个别登录，又称内容登录,2登录的类型,7.3信息存储的方法,7.3.1归档,7.3.2登录,7.3.3编目,1案卷编目,（1）卷内文件目录（2）卷内备考表（3）案卷封皮,（1）封面和扉页（2）目次（3）序言或说明（4）简称对照表（5）案卷目录表（6）备考表,2编制案卷目录,7.3信息存储的方法,7.3.1归档,7.3.2登录,7.3.3编目,7.3