管理信息系统教程管理信息系统的系统分析

欢迎观看,【非常欢迎观看本文档】,2,管理信息系统,3,第六章管理信息系统的系统分析,本章重点系统分析的任务、可行分析的任务和内容管理业务流程图及数据流程图的绘制数据字典的编制决策表及决策树的绘制数据属性分析,4,详细设计,提出要求,可行性研究,系统评价,系统维护,验收,编程调试,系统转换,详细调查,初步调查,逻辑设计,开发方案选择,审批,审查,审查,总体设计,系统规划,系统分析,系统设计,系统实施,系统运行和维护,5,系统分析是开发管理信息系统过程中最重要、也是最困难的阶段。同系统设计一道是整个MIS开发工作的核心部分，系统分析工作的好坏，在很大程度上决定了系统的成败。错误的用户需求分析必然导致错误的系统结构输入是垃圾，输出必然是垃圾,6,管理信息系统分析的任务：在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计，或称逻辑模型设计。逻辑方案不同于物理方案，前者解决“做什么”的问题，是系统分析的任务（既系统要完成什么样的功能，提供什么样的信息）；后者解决“怎样做”的问题，是系统设计的任务（既系统的各项功能是如何实现的，用什么样的具体方法产生和提供信息）。,7,系统分析的步骤,8,系统分析的基本原则,1.坚持系统思想、运用系统方法将问题作为一个系统来识别是非常好的方法，尤其是对不熟悉的问题，更应如此。一旦将问题当作一个系统，就可以根据系统的定义和特征，根据要解决的问题、要达到的目标，从确定系统的组成要素入手，确定与待解决问题相关的要素属性，以及结构和功能，就可以在较短的时间内熟知问题以及其关键所在。采用“自顶向下”和“自底向上”开发策略相结合是重要的系统方法。,9,2.内部条件与外部环境相结合3.协调性原则要保证子系统之间、系统与环境之间相协调，使系统达到总体特性最佳。4.基于原系统、高于原系统原则要求系统分析工作既不脱离实际，凭空想象，又要对现行系统中不合理的管理体制、管理模式、思想观念、工作方法以及传统习惯等进行大胆的改革和正确的引导，从而充分发挥信息技术的能力，提高工作效率，提高管理水平。,10,5.用户参与原则系统分析员熟悉信息技术，但对用户应用领域的知识缺乏了解；用户精通自己的业务，却不了解信息系统能为他做些什么，他们处于两个完全不同的认知世界只有用户最了解自己的需求,11,第一节可行性分析和详细调查概述,一、可行性分析的任务和内容可行性分析的任务：明确应用项目开发的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性：MIS的开发是来自合作伙伴的需要、竞争对手的挑战，或者是其它行业管理信息系统发展水平等雪中送炭OR锦上添花,12,必要的应用项目未必都是可以实现的，可行性指的是实现应用系统的资源和条件约束。可行性分析需建立在初步调查的基础上（了解原系统存在的问题，用户对新系统的要求等）,13,可行性分析的内容：管理上的可行性：管理人员对开发的态度和管理方面的条件（如私企财务中的“一支笔”现象）技术上的可行性：论证现有技术对系统所提出目标的支持程度，开发人员的水平，如果缺乏足够的技术力量，或者单纯依靠外部力量进行开发，是很难成功的（系统最终得由企业自己负责维护）经济上的可行性：主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。,14,可行性分析的步骤,15,二、可行性分析的报告,可行性分析的结果是产生可行性分析报告。分析报告的重点内容是：（可以参考相关的文献）系统简述项目目标所需资源，预算和期望效益对项目可行性的结论,16,可行性分析报告的内容,可行性分析报告的结论只有两个：可行OR不可行,17,可行性分析的结论：（有问题！）1、可以立即开发（可行）2、改进原系统（不可行）3、目前不可行，或者需推迟到某些条件具备以后再进行（不可行）可行性分析报告要尽量取得有关管理人员的一致认识，并经过主管领导批准，才可付之实施，进入对系统进行详细调查的阶段。,18,三、详细调查的目的、原则,可行性研究的结果得到肯定以后，就进行系统的详细调查。现行系统的详细调查是集中时间和人力，通过各种途径做全面、充分和详细的调查，弄清现行系统的边界、组织机构、人员分工、业务流程、各种计划、单据和报表的格式、种类及处理过程、企业资源及约束情况等，为系统开发做好原始资料的准备工作。,19,现行系统（包括手工系统和已采用计算机的管理信息系统）,对象,目的,掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备,20,原则,用户参与原则,共同参加,21,详细调查的准备,主要包括以下活动：熟悉业务拟订调查提纲确定部门负责人员和业务配合人员动员和人员培训确定调查路线,22,1、熟悉业务,展开对与业务工作相关管理理论、方法、实务、发展动向和趋势等的学习，对相关业务工作重点、难点的学习。了解国内外其他企业在该类运作与管理的信息系统应用的水平、深度和广度，这样对新系统设计的实用性、先进性就有一个大体的把握，便于调查工作的开展。根据调查范围，分配各系统分析员的调查对象。不同人员对不同的部门进行调查和分析工作。,23,2、拟订调查提纲,你的工作岗位是什么？你的工作任务是什么？哪些任务是重点、难点？你的工作性质、地位是什么？你的工作有哪些考核指标？工作目标有哪些？你的工作中用到哪些单据、台账、统计报表、工作文件、工作标准、管理标准？哪些单据、台账、统计报表、工作文件、工作标准、管理标准可能会修改？你的工作中有哪些流程，是怎样的？与其他工作（部门、人员或岗位）之间有什么关系？你的工作经常需要向什么领导提供哪些统计数据？你的工作存在哪些问题?在最近有哪些变革？你认为应该如何改进？为做好你的工作、其他相关工作，你认为应该收集哪些企业外部信息？,24,3、确定部门负责人员和业务配合人员,为了使系统开发工作有序、有效地工作，应该确定企业高层领导中的负责人、各部门负责人员以及业务配合人员，他们是新系统的用户。,25,4、动员和人员培训,动员：使企业员工了解国内外使用信息技术的情况，对企业带来的效益，开发新信息系统工作的重要性、必要性和紧迫性，使他们能积极支持这项工作的开展。培训：使相关的业务人员了解计算机能做什么，并根据拟订的调查提纲，培训他们如何积极主动地参与、配合、协助调查工作乃至系统分析阶段的工作。,26,5、确定调查路线,27,详细调查的内容,28,29,发调查表,访问,召开调查会,观察和参加业务实践,详细调查方法,方法,30,1、问卷调查,固定式问卷（CEQ：Closed-endedquestion）：要求进行简单而明确回答的问题。（有限制问题）你所在企业的会计凭证每月大约有多少份？如下表给出的问卷，用户根据提示，选择19,31,自由式问卷（OEQ：Open-endedquestion）：要求对问题进行讨论而不是必须对问题做出简短的回答。（无限制问题）你认为所在部门现在使用的信息系统存在的问题采取什么方案来解决最好？,32,2、面谈,面谈指系统分析员通过口头提问的方式收集现行系统的有关资料。注意用户的一些用词：“一般不发生”、“很少发生”、“不这样，就一定不会那样”、“大多数”、“一般情况下”、“差不多”、“几乎”等词，因为对于系统来说，即使是发生概率很低的活动、流程，都可能是系统将要具备的功能。系统详细调查时，我们应当怀疑一切，并提出这样的问题，诸如“所有的事务都按相同的办法处理？”、“有什么人可以不按标准价格收费吗？”,33,3、收集各种工作规程和有关资料,与各部门业务工作相关的标准、规范各种计划与文件规章制度、流程规定历史资料工作总结，如厂志、年终工作总结等上述资料具有规范性、权威性、准确性，为我们了解现行系统提供了素材。,34,4、观察和参加业务实践,“百闻不如一见”观察和参加业务实践既能使系统分析员亲身体会工作实际，又能使自己去发现问题。例如，分析员观察柜台开票过程，了解销售员每一个动作和决策过程，便可以了解销售员是如何确定物资价格的，是如何确定销售数量的，每联发货票是怎样流转的等等。因此，如果有条件或可能，系统分析员应该实地考察，甚至亲自参与，以获得第一手资料。,35,第二节管理业务调查,一、组织结构调查,二、管理功能调查,三、管理业务流程调查,36,为什么要进行管理业务调查？,37,1、MIS建设=组织结构的重新设计,新信息系统的设计=对组织有目的的改造,组织结构设计进行组织结构设计，确定合理的组织形式，确定公司合理的集权、分权原则、设计有效的管理体制。按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门、生产部门。,38,阅读材料：逾淮之橘,为什么联想、海尔的信息化建设会取得很大成功，而有人却感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP（企业资源计划）的概率几乎等于0？这不禁使人想起春秋时期晏子说过一句话，“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳，叶徒相似，其实味不同。所以然者何？水土异也”。那么，“水土异也”，异在哪些方面呢？由于旧有的管理体制和经营理念的约束，使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰，建设成果收效甚微。难怪联想公司表示今后在如何输出咨询能力及信息化技术的时候，未来所选择的客户是要挑拣的，计划经济烙印太深的企业，联想不会去碰。,39,海尔集团董事局主席、首席执行官张瑞敏也指出，如果企业没有进行企业组织结构重组，只是在现有的基础上进行了微调，这种管理信息化不做也罢。,40,管理系统,IS,2、管理系统是信息系统的环境,I,o,41,一、组织结构调查组织结构：指的是一个组织的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织结构图来表示。将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上，作为后续分析和设计的参考（它会成为最终划分功能子系统的依据）。下图为重庆长安铃木汽车有限公司的组织结构图。,42,43,组织结构调查内容弄清组织内部的部门划分各部门之间的领导与被领导关系信息资料的传递关系物资流动关系与资金流动关系了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在问题以及对新系统的要求等。,44,二、管理功能调查(系统功能的划分和描述)管理功能调查是把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来，它是今后进行数据流程分析、建立新系统的逻辑模型以及系统设计的基础，通常用功能层次图来描述。为了使MIS具有更好的环境适应能力，现代MIS的设计和开发一般都不会按企业的组织结构来开发，而是按企业的功能结构来开发MIS系统。因此，管理功能调查的重要性大于组织结构的调查。,45,图6.2为重庆长安铃木汽车销售管理系统的功能结构图。,46,三、管理业务流程的调查1、业务流程调查的任务调查系统中各环节的业务活动，掌握业务的内容、作用、及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法及过程等。它是掌握现行系统状况，确立系统逻辑模型不可缺少的环节。2、业务流程调查的方法调查业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行。,47,业务流程调查可以帮助我们了解业务的处理过程，发现和处理业务中的错误和疏漏，在新系统基础上优化业务处理流程。描述管理业务流程的图表有两种：一是管理业务流程图，一是表格分配图。（一）管理业务流程图管理业务流程图的定义：是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中不合理的流向。,48,（1）绘制业务流程图的基本符号业务流程图的基本图形符号：用圆圈表示业务处理单位或个人；缺角的框表示输出信息；有向边表示业务的信息传递过程（规范性要求）,49,（2）业务流程图的绘制车间填写领料单到仓库领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的退回车间。库工收到已批准的领料单后，首先查阅库存账，若有货，则通知车间前来领取所需物料，并登记用料流水账；否则将缺货通知采购人员。采购人员根据缺料通知，查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请求，否则就临时申请补充订货。供货单位发出货物后，立即向订货单位发出提货通知单。采购人员收到提货通知单后，就可办理入库手续。接着是库工验收入库，并通知车间领料。此外，仓库库工还要依据库存账和用料流水账定期生成库存的报表，呈送有关部门。,50,图6.4某物资管理的业务流程图,书上的图有错,51,业务流程图的绘制（案例）,顾客向导购员提交订单，导购员查询库存台账和客户资料，如果满足销售条件，则开具销售单给顾客和库管员，库管员根据销售单进行发货，同时修改库存台账。顾客若发现所购货物的质量问题，则填写退货单，向主管申请，同意后办理销售退单给库管员，由库管员修改库存台账；如果主管不同意退货，则向顾客发出不退货说明单。备注：红色字体表示业务处理过程中的单位或个人蓝色字体表示业务处理过程中传递的单据,52,顾客,订单,导购员,库存台账,客户资料,销售单,销售单,库管员,退货单,销售退单,不退货说明单,主管,53,盘点管理业务流程案例分析如下图所示，在盘点管理业务流程中，库管员首先编制盘存报表并提交给仓库主管，仓库主管查询库存清单和盘点流水账，然后根据盘点规定进行审核，如果合格则提交合格盘存报表递交给库管员，由库管员更新库存清单和盘点流水账。如果不合格则由仓库主任返回不合格盘存报表给库管员重新查询数据进行盘点。,库管员,盘存报表,仓库主管,盘点规定,库存清单,盘点流水帐,合格盘点报表,不合格盘点报表,54,业务流程图的作用业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据（流程重组）业务流程是系统分析员，管理人员相互交流思想的工具（简洁）系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算机要处理部分（人机界面）利用业务流程图分析业务流程是否合理,55,（二）表格分配图这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。采购单一式四份，第一张交给卖方；第二张交到收货部门，用来登记收货清单；第三张交给财会部门，登记应付账；第四张存档。到货时，收货部门按待收货清单校对货物后填写收货单四张，其中第一张交财务部门，通知付款；第二张通知采购部门取货；第三张存档；第四张交给卖方。,56,准备采购单,采购部门,财会部门,收货部门,货到了！,57,第三节数据流程调查,数据流程图（DataFlowDiagram）的定义：数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图等虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素(如货物、产品、人员等，而这些都是计算机所不能处理的)。,58,数据流程图屏蔽了业务流程中的物理背景而抽象出数据的特征，描述了企业或机构中整体的或部门的数据、数据流向、数据加工、数据存储及数据的来源和去向，是业务流程图的数据抽象。【数据流程调查是今后建立数据库系统和设计功能模块过程的基础，也是系统分析的主体内容】,59,数据流程调查过程中收集的资料包括：（以借款和冲账为例）（1）原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质的典型格式（是设计数据表的基础，如借款单、报销单）（2）原系统各环节所采用的处理方法和计算方法（处理过程，如账目台账的增减）（3）在上述各种单据、报表、账本的典型样品上注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度、发生的高峰时间及发生量等（数据描述，如借款单的格式等）（4）在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型、长度、取值范围（定义数据项，如借款单中借款人姓名、借款金额、借款日期等数据项的定义）,60,数据流程图的基本符号:P112,数据存储和数据流都是数据，仅仅是所处的状态不同。数据存储是处于静止状态的数据，数据流是处于运动中的数据。,61,绘制数据流程图的基本思想是采取自顶向下逐层分解的办法。首先画出顶层(第一层)数据流程图。顶层数据流程图只有一张，说明系统总的输入（I）、输出（O）和处理功能（P）。然后再对顶层数据流程图中的处理功能进行逐层分解，形成多级数据流程图。,62,2层,63,举例,某财务系统数据流程绘制：,64,P0（账务处理）的数据流程图：,65,图6.8是某厂销售子系统的顶层数据处理流程图。销售科根据用户送来的订货单进行销售处理后向用户发货。图中仅有发货单而没有货物，说明物质要素(货物)已被舍去，有关货物的信息已反映在发货单中。,66,下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将“销售处理”P1分解为更多的“处理”。图6.8是销售处理被分解后的第二层数据流程图，图中包含三个“子处理”：1、判定订货处理方式P2.1：根据用户信用情况、库存情况和购货金额将订货单按以下三种情况分别处理：可以赊物：立即发货，修改库存账，输出数据流D1；等有货后再发货，输出数据流D2（库存不够）；要求先付款，输出数据流D3（信用等级不够，必须先款后货）2、开发货单处理P2.2：发货单一式四份，分发仓库、用户、财务科和存档，财务科按此记应收账3、开付款通知单处理P2.3：通知用户付款。,67,书上的图有错,68,数据流程图分多少层应视实际情况而定，对于一个复杂的大系统，有时可分至七八层之多。逐层扩展目的是把一个复杂的功能逐步分解为若干较为简单的功能，在逐层扩展时应注意保持系统的完整性和一致性。,69,业务流程图到数据流程图的转换规则（重点）,业务流程图中的外部实体直接转换为数据流程图中的外部实体业务流程图传递中的单据转换为数据流程图中的数据流业务流程图中用于查询与修改的单据转换为数据流程图中的数据存储业务流程图中涉及的人或部门转换为数据流程图中该人或部门所完成的处理功能。,70,图6.3某物资管理的业务流程图,71,车间,领料单,审核处理,用料计划,计划数据,未批准领料单,已批准领料单,出库处理,库存账,用料流水账,库存数据,领料通知单,出库数据,出库数据,统计处理,库存数据,流水账数据,有关部门,库存报表,采购处理,缺料通知单,订货合同,订货数据,供货单位,催货单,补充订货单,收货处理,提货通知单,入库处理,入库单,订货数据,入库数据,图6.3-1某物资管理的数据流程图,72,客户资料,销售处理,顾客,库存台账,订单,销售单,客户数据,库存数据,出库处理,入库处理,退货处理,销售单,出库数据,退货单,不退货说明单,销售退单,入库数据,73,P1.4.3,盘点处理,P1.4.1,盘存审核,P1.4.2,对账处理,S10盘点规定,S6盘点流水账,S1库存清单,盘点报表,不合格盘点报表,合格盘点报表,盘点标准,流水帐数据,盘点数据,盘点数据,F4库存数据,74,检查数据流程图正确性的方法：1、数据守恒：即输入数据要与输出数据相匹配。数据不会莫名其妙的产生，当然也不会莫名其妙的消失；对于过程之间的数据应遵循两个规则：流入过程的所有数据必须流出该过程或用于产生流出该过程的数据（不能有黑洞）流出过程的所有数据必须曾流入过该过程或是由流入该过程的数据产生（不能有奇迹）,75,带有不必要输入数据的过程（黑洞）,计算X,过程详述,数据元素A、B、C流入了过程但没有流出。A用来决定用什么样的公式计算X的值，所以它是必须输入的，而B、C则在过程的输出上没有起作用，因此它们应该排除在输入元素之外。我们称这种过程为“黑洞”（数据输入了但没有再出去）。,76,带有不可能数据输出的过程（奇迹）,计算Y,过程详述,数据元素A、B、Y从该过程流出，且A流入该过程，Y的值是根据A的值按照算法计算出来的，但B没有流入该过程且没有通过内部处理逻辑计算出来，所以这表明或者B是输出数据流的一个错误（B应该排除），或者在内部处理逻辑忽略了该元素。我们称这种过程为“奇迹”（没有明显的来源奇迹地出现了）。,77,2、在绘制数据流程图时，应注意处理框与数据存储之间数据流的方向。一个处理过程要读文件，数据流的箭头应指向处理框，若是写文件则箭头指向数据存储；3、父图中某一处理框的输入、输出数据流必须出现在相应的分层子图中（数据的一致性）,库存台账,修改台账,读取台账,78,79,3.1,E,D,3.3,3.2,对过程3细化的子图：,缺少输入数据流C,80,4、数据流是指处理的输入或输出，任何一个数据流至少一端是处理框。（重点）,每个过程至少有一个输入数据流和一个输出数据流。,计算成绩,出生日期,最终成绩,此过程没有输出，被称为黑洞过程,此过程没有输入，被称为自然发生过程（奇迹）,此过程有一个输入，但显然这个输入不能产生所示的输出，因此被称为灰洞过程（奇迹）,81,所有数据流必须起源于一个处理过程，或者终止于一个处理过程,工资,欠款,应付账款,不正确,订单,正确,82,不正确,课程,学生,选课信息,正确,83,练习题4、指出以下补充定货系统数据流图的错误所在，并指明如何纠正。,84,（1）D1应去掉（2）图1.3符号错误，应为：,补充定货报告,采购部门,（3）加工2数据流有进无出。应为：,（4）整个定货系统缺少一个外部项，应在加工2右边加上.,85,习题6.2教材P130,某工厂成品库管理的业务过程如下：成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库，并发货，同时填写三份出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台账，出库单的另外两联分别送到销售科和会计科。试按以上业务过程画出业务流程图。答案下页,86,答案习题6.2教材P130,保管员,车间,入库单,发货员,销售科,发货通知单,出库单,库存台账,出库单,出库单,会计科,87,习题6.3教材P130,某银行存储所存（取）款过程如下：储户将填好的存（取）单及存折送交分类处理处。分类处理处按三种不同情况分别处理。如果存折不符或存（取）单不合格，则将存折及存（取）单直接退还储户重新填写；如果是存款，则将存折及存款单送交存款处处理。存款处理处取出底帐登记后，将存折退还给储户；如果是取款，则将存折及取款单送交取款处理处，该服务台取出底帐及现金，记帐后将存折与现金退给储户。从而完成存（取）款处理过程。试按此画出数据流程图。,88,习题6.3答案教材P130,储户,存取单,存折,合格存折、取款单,合格存折存款单,存折,存折,不合格存取单、存折,某银行存储所存（取）款数据流程图,89,第四节数据字典,数据流程图描述了系统的分解，仅表示了相关的系统用“什么数据”去“做什么”，即表示了系统中信息的传递，但是却没有说明所用数据的具体内容。为了对数据流程图中的各个元素作出详细的说明，有必要建立数据字典。,90,数据流程图描述了系统的分解，即描述了系统由哪几个部分组成、各个部分之间的联系等等，但是还没有说明系统中各个成分的含义。数据字典对数据流图的各种成分起注释、说明的作用，对数据流程图的重要补充。,既然已经用数据流程图描述了系统，为什么还要编制数据字典？,91,数据字典的内容,对数据流程图中的六个方面进行具体的定义。,数据项,数据结构,数据流,处理逻辑,数据存储,外部实体,92,数据字典的含义,数据字典是在新系统数据流程图的基础上，进一步给出新系统中相关要素的统一定义和描述，包括对一切动态数据（数据流）和静态数据（数据存储）的数据结构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理的重要工具。,93,在系统分析和系统设计阶段给人提供关于数据的描述信息；在数据字典中建立的一组严密一致的定义有助于改进系统分析员和用户之间的通信，从而消除它们之间的许多误解；有助于改进在不同的开发人员或不同的开发小组之间的通信，加快系统开发的进度。如果要求所有开发人员都根据公共的数据字典描述的数据来设计模块，则能避免许多数据不一致而造成的麻烦，比如模块间的接口问题。数据字典是开发数据库的第一步，而且是很有价值的一步。,数据字典的作用,94,数据流程图和数据字典共同构成系统的逻辑模型。没有数据字典，数据流程图就不严格；没有数据流程图，数据字典也难于发挥作用。只有数据流程图和对数据流程图中每个元素的精确定义放在一起，才能共同构成系统的规格说明。,与数据流程图的关系,95,数据字典是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。,数据字典的内容,96,一、数据项的定义数据项是数据的最小单位。在数据字典中，只定义数据的静态特性，包括：(1)数据项的名称、编号、别名和简述；(2)数据项的长度；(3)数据项的取值范围。,97,二、数据结构的定义数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。表中用DS(DataStructure)表示数据结构，用I表示数据项。数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：(1)数据结构的名称和编号；(2)简述；(3)数据结构的组成。,98,三、数据流的定义（它是一种数据结构）数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。（盘点数据流程图中F4的定义）数据流编号：F4数据流名称：F4库存信息数据流简述：在储运科中存储车辆产品的各种信息数据流组成：材料编号+材料名称+库存数量数据流来源：库存台账S1数据流去向：盘存审核处理P1.4.1数据流量：约15条/月高峰流量：约20条/月,99,四、处理逻辑的定义处理逻辑的描述是对数据流程图中每一个不能再分解的基本处理的精确说明。简言之，仅仅是对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。而对数据流程图中的其他非基本处理则不必说明。处理逻辑描述包括处理逻辑编号、名称、简述、输入及输出数据流、处理频率以及对处理的解释。,100,（盘点数据流程图中P1.4.1的定义）处理逻辑编号：P1.4.1处理逻辑名称：盘存审核处理处理逻辑简述：储运课进行在库物品和帐目的盘点处理输入的数据流：F4库存信息、F25盘存报表、F26盘存标准、F28流水账信息处理描述：仓库主管根据盘存标准和库存信息及流水账，对库管员送来的盘存报表进行审核，编制合格盘存报表输出的数据流：F29合格盘存报表、F30不合格盘存报表处理频率：30次/月,101,五、数据存储的定义（就是存储文件的定义）数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。通常情况下，数据存储给出某个文件的定义，并列出文件中记录的组成数据项。数据存储描述的内容有：数据存储编号、名称、简述、组成、相关联的处理等。,102,六、外部实体的定义外部实体是数据的来源或去向。在数据字典中主要说明外部实体产生的数据流和传给该外部实体的数据流，以及该外部实体的组成。外部实体定义的内容有：外部实体编号、名称、简述、组成及有关数据流的输入和输出。外部实体编号：E1外部实体名称：用户简述：购买商品的用户外部实体组成：用户编码+单位全称+简称+地址+联系人+电话+帐号输入的数据流：发货单，付款通知单输出的数据流：订货单,103,对数据流图上各种成分的定义必须明确，易理解，惟一。命令、编号与数据流图一致，必要时可增加编码，方便查询、检索、维护和统计报表。符合一致性与完整性的要求，对数据流图上的成分定义与说明无遗漏项。格式规范，风格统一，文字精练，数字与符号正确。,编写数据字典的基本要求有,104,数据词典的格式是根据各类条目的内容以及编写、维护、使用方便来设计的。这里介绍的是一种图表式格式。这种格式有利于数据词典各条目的内容描述清晰、明确、规范。,105,106,107,108,109,110,数据字典的编写方法,一、手工编写手工编写的主要工具是笔和卡片，当然可以辅以计算机文字处理手段。这时计算机只是作为手工书写工具来使用，没有对数据字典的结构、内容和格式的处理功能。二、计算机辅助编写计算机辅助编写是指在计算机辅助绘制数据流图的同时，随着数据流图的逐层分解，计算机系统生成数据词典的某些条目，人工进行修改和补充。,111,第五节描述处理逻辑的工具,当需要对处理逻辑说明时，常常遇到对复杂的组合条件的判定，这时要用数据字典来定义就比较困难了（只是一种简单的文字说明）。即使勉强为之，对问题的描述也不能做到清晰、易理解，因此有必要运用一些描述处理逻辑的工具来加以说明。常用的描述逻辑判断功能的工具有：决策树决策表结构化英语法,112,一、判断树构造一棵判断树时，应首先从文字材料中分清哪些是判定的条件，那些是判定的结论，根据文字材料中的连接词找出判定条件之间的从属关系、并列关系、选择关系，再根据它们构造出判断树。,113,1、年交易额在5万或5万以下，则不给予折扣；2、对于年交易额在5万以上时：如果无欠款，则给予15%的折扣如果有欠款，而且与本公司的交易关系在20年以上，则折扣为10%如果有欠款，而且与本公司交易关系在20年以下，则折扣为5%,订货折扣政策如下：,示例,114,判断树比较直观，容易理解，但当处理逻辑中涉及的条件很多时，不容易清楚地表达出整个判别过程。,115,二、判断表(又称决策表)决策表：以表格的方式来描述处理逻辑。决策表的绘制步骤：先根据条件的组合画出原始决策表再对原始决策表中的组合进行优化，得到优化后的决策表,116,条件语句,行动语句,条件项,行动项,117,118,决策表的优化规则：如果一组条件组合中有几个条件的值相同，而另外几个条件无论值为“Y”或“N”，最后采取的决策行动都是一样，则这几个条件组合可以合并为一个。,决策表的优化,119,120,Y,Y,Y,N,Y,N,N,Y,N,121,例题：某航空公司规定，乘客可以免费托运重量不超过30公斤的行李。当行李重量超过30公斤时，对头等舱的国内乘客超重部分每公斤收费4元，对其他舱的国内乘客超重部分每公斤收费6元，对外国乘客超重部分每公斤收费比国内乘客多一倍。试绘出决策树，以及优化后的决策表。,122,123,三、结构英语表示法这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。它使用了由“IF”、“THEN”、“ELSE”等词组成的规范化语言。其优点是：比较容易转换为程序设计语句。,124,第六节系统化分析,在原系统详细调查的基础上进行系统化分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤。通过对原有系统的调查和分析，找出业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统信息处理的方案。系统化分析的主要内容：分析系统目标、分析业务流程、分析数据流程、功能分析和划分子系统、数据属性分析、数据存储分析、数据查询要求分析、数据的输入输出分析、绘制新系统的数据流程图、确定新系统的数据处理方式。,125,一、分析系统目标根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目的可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标（确定新系统的最终目标，新系统的初始目标由可行性分析报告提出）,126,二、分析业务流程（业务流程的重组）分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进。因此，需要在对现有业务流程分析的基础上进行业务流程重组，产生新的更为合理的业务流程。例如，过去仓库由管理人员凭印象确定订货量，新系统改为根据库存量和订货点来确定订货量。业务流程分析过程：（如P104案例4.1）1、原有流程的分析：分析原有的业务流程是否具有存在的价值，哪些过程可以删除或合并，哪些过程不尽合理，可以进行改进或优化（各种单据的人工传递就是既不高效、又不合理的工作）,127,2、业务流程的优化：原有流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以进行优化，流程的优化可以带来什么好处（利用网络技术和共享数据库技术来代替原有的手工传递过程，同时减轻用户的负担）3、确定新的业务流程：画出新系统的业务流程图4、新系统的人机界面：新的业务流程中人与机器的分工，即哪些工作可由计算机自动完成，哪些必须有人的参与（如单据的传递由计算机网络完成；而产品样品的送检必须由人工完成）,128,三、数据的汇总和分析重点掌握数据的属性分析我们用属性来描述事物某方面的特征，一个事物有多方面的特征，需要用多个属性来描述（如学生的属性）数据属性分析包括静态特性分析和动态特性分析两部分：（一）数据的静态特性指分析数据的类型、数据的长度、取值范围和发生的业务量,129,（二）数据的动态特性：数据属性按动态特性可分为：1、固定值属性：指数据的属性值是固定不变的。例如：职工的性别、血型等属性2、固定个体变动属性：这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。例如，职工工资中电费扣款一项，扣款人员变动不大，但每人所扣电费则每月都在变化3、随机变动属性：这种数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的。例如职工工资中的病事假扣款,130,数据属性分析的目的是为系统设计阶段中的文件设计提供依据。通常把具有固定属性的数据存放在主文件中，把具有固定个体变动属性的数据放在周转文件中，把随机变动同性的数据放在处理文件中。主文件上的数据一般很少变动，它一般存储在磁盘等外存储介质上；而处理文件中的数据是经常变动的数据，它一般放在内存中，以加快数据处理的速度。,131,例题：某学生管理系统中有这样一个有关学生信息的表格（注：每个学生的学号在学生管理系统中不变）请问按数据的动态特性分析，数据的属性分为哪几类？表中的学号、平均成绩、期末加减分、期末综合成绩分别属于哪一类？,132,四、分析数据流程（数据流程的重组）原系统业务流程的不合理必然反映到数据流程的不合理，数据流程就是业务流程的计算机化：1、原有数据流程的分析：分析原有的数据流程是否具有存在的价值，哪些可以删除或合并，哪些过程不尽合理，可以改进或优化；2、数据流程的优化：原有数据流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以进行优化，流程的优化有什么好处；3、确定新的数据流程：画出新的数据流程图；4、新系统的人机界面：新的数据流程图中，哪些工作可由计算机自动完成，哪些必须有人的参与。,133,五、功能分析和划分子系统,为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能，目标可看作是系统，功能可看作是子系统，再下面就是各项更具体的功能。功能分析和划分子系统是以管理业务调查中的管理功能调查为基础进行的。到目前为止，关于划分子系统还没有形成一套世人公认的方法。在实际工作中，划分方案往往受到个人经验、企业原有业务处理关系以及是否便于分阶段实施等多种因素的影响。科学的划分方法（特别是大系统），可以采用系统规划法（BSP）中U/C矩阵来解决。,134,135,六、数据存储分析数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作，其内容首先是分析用户要求，也就是调查清楚用户希望从MIS中得到哪些有用信息，然后通过综合抽象，用适当的工具进行描述。因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。1、数据库概念模型设计方法：（在第七章具体讲解）E-R方法3NF关系群方法,136,七、数据查询要求分析通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或绘出查询方式示意图（既系统的查询设计，查询是系统最重要的功能之一，通过查询设计，清楚系统需要哪些基本数据）如重庆长安铃木汽车销售管理系统数据查询需求分析如下：1、能对部门基本信息进行增加、修改和保存；2、能对员工基本信息进行增加、修改和保存；3、能对系统用户信息进行增加、修改和保存；4、能对省份和单位信息进行增加、修改和保存；5、能对客户基本信息进行增加、修改和保存；6、能对进货、订货、销售、退货等单据信息进行增加、修改、保存、审核、查询、统计等功能，且单据号和发票号自动生成。单据一经生成不能删除只能作废。,137,八、数据的输入输出分析分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。例如，输入的数据是否都得到了有效的利用，哪些数据的输入是多余的或者是不符合实际需要的，现在的数据输入方式是否能满足要求等。（如数据的批量输入、扫描输入等）除明确数据查询要求外