公司档案室规章制度.doc

公司档案室规章制度 关于公司档案室规章制度应该要写呢?下面是应届毕业生小编为大家搜集整理出来的有关于公司档案室规章制度范文欢迎阅读 为提高公司的档案管理水平更有效地保护和利用档案根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、上海市城市建设档案管理暂行办法、上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定、上海档案条例、工程项目竣工后监理资料归档管理办法(暂行)的相关规定结合公司的实际情况制定本规章制度 第一条：档案接收制度 1、定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值经过整理立卷的不同载体的文件资料; 2、档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导; 3、接收归档的案卷必须保证质量应符合下列要求：=548; 应归档的文件材料齐全、完整; 文件应按公司档案管理的要求并结合工程实际情况合理整理、立卷;=548; 归档的文件材料应按照工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷案卷标题简明确切便于保管和利用; 4、接收档案的时间和手续=548; 工程项目竣工后一个月内监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案移交清单(一式两份)写明案卷标题、案卷数量及移交时间交所属工程部检查审核;=548; 工程部审核合格后在档案移交清单上签字同竣工资料一齐交总师室档案管理人员验收=548; 总师室档案管理人员验收合格后在档案移交清单上签字双方各留一份竣工资料留存公司库房 第二条档案的管理制度 1、按照档案形成的特点保持档案之间的连续性和完整性使归档的档案资料能的反映工程建设的全过程如实体现项目监理部的工作情况便于查阅和检查 2、对接收档案进一步系统化管理主要是：=548; 对所接收的档案进行严格检查包括各案卷是否完整分类是否清晰明确组卷是否合理编目工作是否齐全;=548; 对归档的档案进行电子信息化管理便于查询和调阅;=548; 定期对归档档案进行清理对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存对超过20年的项目监理资料在征得总师室领导同意后销毁 第三条档案保管制度 1、档案库房需保持适宜的温度并配备灭火器库房内严禁吸烟消除一切火灾隐患 2、对库房照明线路定期检查发现问题及时检修防止短路引起火灾 3、档案入库前要进行检查被虫咬蚀的档案不能入库库房内要定期投放防虫药并勤于检查 4、档案管理人员进出库房时要关灯锁好库房门 5、档案库要经常打扫保持清洁严禁将有害物质带入库房 6、档案资料以盒或卷为单位按同一项目资料统一存放的要求入库 7、库房柜要编制顺序号应有档案资料存放的示意图 第四条档案的统计制度 1、认真做好档案资料数量的统计以原始记录为依据做到准确可靠 第五条档案的保密制度 1、档案管理人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作非本部门人员未经同意不得进入库房 2、档案资料一般不准外借必要时可摘录必须复印时须经总师室同意并登记备案凡需复制保密档案材料须经总师室领导批准后方可复制 3、如遇所借档案丢失须及时通知总师室并写明情况以便及时处理 4、档案管理人员应维护档案完整、准确、系统、安全为准则做到不失密、不泄密 第六条档案的销毁制度 1、对已期满的档案材料列出档案销毁清单经公司及总师室领导确认后进行销毁 2、执行销毁时指定专人负责监督销毁并且销毁记录上至少有两人以上的签名 一、非档案管理人员未经许可不准擅自进入档案室并禁止操作玩耍电脑 二、查阅档案资料时必须经矿长、总工允许凭准阅证履行登记手续并在指定地点阅览阅览完毕立即归还 三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品 四、经常检查档案资料的保存情况如发现损坏、霉变、虫蛀立即采取治理修复措施 五、离开档案室时必须检查好门、窗加强防范措施妥善保管档案室钥匙同时把电源关掉以免把电脑、打印机、复印机损坏 六、档案室应保持清洁卫生通风干燥摆放物品整齐有序不得乱堆乱放 档案保管制度 一、为了充分发挥档案的利用率入档时必须做到材料齐全、字迹清晰装订结实、整齐、规范、排列有序 二、对属永久、长期保存的档案发现有破损做到反复修复保证档案的完好性 三、严格执行档案借阅、保密等制度防止人为散失、泄密和损缺确保档案的完整安全 四、为了便于查找和利用做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作文件资料要有目录、有索引以方便查找 五、落实各项措施切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作 档案借阅制度 一、凡查阅档案必须办理借阅登记手续(必须经矿长或总工及办公室主任批准)阅后直接面还保管人员 二、外单位借阅档案一律凭单位介绍信并办理登记手续在档案室查阅不得借出室外 三、查阅档案资料时不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷 四、档案材料原则上不借出室外如特殊需要经有关领导批准方可借阅复印档案材料 一、总则 1、为了规范公司档案管理特制定本制度 2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理 3、本制度最终解释权归公司办公室办公室负责本制度的修订完善 二、档案管理机构的设置及基本要求 (一)档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和现在在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录 2、公司设立档案室隶属于办公室办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作公司制定明确的档案管理职责档案管理员必须严格履行职责 3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级公司级档案应按标准规范进行分类有规范的档案编号和标签并建立电子与纸张分类目录 (二)各部门资料管理 1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员制定明确的资料管理员岗位职责规范部门档案管理实行部门档案与公司档案归口管理 2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法实行统一的标准分类管理 3、档案的借阅和移交、销毁必须按照公司管理规定执行 三、档案分类 (一)档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写字迹要工整清晰封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸破损的档案文件要进行修复处理 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点保持文件材料之间的联系区分不同的价值便于保管和利用 4、档案盒表面为档案目录档案盒内文件没有提名的由档案人员根据内容拟定标题 5、档案盒封面应注明立卷人审核人立卷时间 (二)立档 1、档案文件材料按照批复在前请示在后正件在前附件在后印件在前定稿在后重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后 2、跨年度的请示与批复有批复的在批复年立卷无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷 3、档案文件资料按时间顺序排列收交时公文处理用纸在前收文在后;内部制发文件发文正稿在前依次为公文处理用纸发文底稿 (三)分类 1、档案各级分类应赋予统一名称其名称应简明扼要以充分表示档案内容性质为原则并要一定范畴不能笼统含糊(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等) 2、公司档案大致分为以下几类： (1)证照类：营业执照及各类证照注册资料、年检资料、公司章程等; (2)文件类：分外来文件和内部文件; (3)制度类：管理制度汇编; (4)合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种 (5)计划总结类：分年度计划及总结等; (6)会议纪要类：办公例会纪要等 (五)档案编号 1、档案分类各级名称经确定后应编制档案登记目录表将所有分类各级名称及其代表数字编号用一定顺序依次排列以便查阅 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定不宜任意修改如确有修改必要应事先审查讨论并拟定新旧档案分类编号对照表以免混淆 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理按照档案登记目录表条款“对号入座”各部门要积极配合公司档案管理工作 四、归档及保存年限 (一)归档的文件资料应按自然形成保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档在一个卷内要按问题或者文件形成的时间系统的排列并填写卷内目录 (二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订保存期限分为定期和永久定期按文件材料的保持价值分为1年5年10年 1、永久保存： (1)公司章程、合同 (2)股东名册 (3)组织规程及办事细则 (4)财务报表 (5)政府机关核准文件 (6)不动产所有权及其他债权凭证 (7)工程设计图 (8)公司规章制度 (9)其他经核定须永久保存的文书 2、10年保存： (1)预算、决算书类 (2)会计凭证 (3)事业计划资料 (4)其他经核定须保存10年的文书 3、1年至5年保存： (1)期满或解除之合约 (2)其他经核定保存5年的文书 4、1年以下暂时保存： (1)结案后无长期保存必要者 (三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定 (四)归档的文件资料种类份数以及每份的页数均应齐全完整每份文件的正件与附件印件与定稿请示与批复转发文件与原件多种文字形成的同一文件均不得分开 五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表全部档案组成后要对档案做统一排列并编写档号 五、档案日常管理 (一)借阅 1、借阅手续： (1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅经办人必须在公司借阅登记表上签字 (2)办公室接到借阅条经核查后取出该项档案并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期以备及时催还 档案归还时经办公室核查无异后档案即归入档夹填写归还日期取消借阅记录 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案不得在文件上圈点、画线和涂改未经批准不得复印和摘抄档案 3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件需借阅部门负责人书面请示经办公室主任批准 5、借阅人应于规定期限内归还如有其他人借阅同一档案时应变更借阅登记不得私自授受 (二)销毁 1、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的档案销毁清单报公司负责人审核批准并指定其监销人后方可进行销毁档案销毁清单需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间 2、销前按照清册清点;销后在清册上签名盖章并将监销情况报告本单位负责人档案销毁清单需永久保管 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者应单独抽出立卷直到事项完结时为止 (三)移交 1、需要进行移交的档案需由档案员编制档案移交登记表报公司负责人审核批准并指定其监交人后方可进行移交档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因 2、移交前按照清册清点;移交后在清册上签字档案移交登记表一式两份移交方和接收方各一份并永久保管 (四)保密 1、档案室的