三级秘书考证(二).ppt

秘书考证（三级）,胡祥鸿,六、请批、批答函,（一）函的适用范围：函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。A.平级机关、不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，告知事项一律用函。B.向有关主管部门请求批准事宜，主管部门批准平级、不相隶属机关的请求事宜，用函。,六、请批、批答函,（二）请批、批答函的概念请批、批答函是请批与批答函的名称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。（三）请批、批答函的类型：1.请批函。是向有关主管部门请求批准的函。2.批答函。是有关主管部门批答请批事项的函。（四）请批、批答函的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期,实务操作题9：请批、批答函的写作,以下是市卫生局就有关事项向市人事局的行文，请根据其内容写一份复函。市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函市人事局：根据市委组织部、市人事局关于2001年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知精神，我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、审查。经研究，拟录用高校硕士毕业生4人。当否，请审批。附件：录用审批材料市卫生局二OO一年三月二十日,实务操作题9,市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函市卫生局：你局关于拟录用高校硕士毕业生的函（卫函200115号）收悉。根据市委组织部、市人事局关于2001年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知规定，批准录用等4名高校硕士毕业生到你局机关工作。特此函复。附件：录用人员名单市人事局二OO一年四月二日,思考题,“函”的主送机关适用的范围不包括（D）A.无隶属关系的需要请求事项的主管机关B.无隶属关系的需要商洽公务的机关C.同一系统的需要商洽公务的同级机关D.本系统的直接下级机关下列文书采用引述式开头的有（CD）A.商洽函B.请批函C.答复函D.批复注：引述式开头指引述对方来文、来电的标题与发文字号作为开头的方式，大多应用于函、批复等回复性公文。,七、计划,（一）什么是计划？计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟订目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书（二）计划的特点1.针对性2.预见性,（三）计划的类型,1.按内容分：有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、科研计划、销售计划等。2.按范围分：有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等。3.按时间分：有长期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等。4.按性质和作用分：有综合性计划、专题性计划、指令性计划、指导性计划等。,（四）计划的结构,计划的结构有两种：1.文章式结构：标题+正文+尾部2.表格式结构：整个计划以表格的形式表述，适用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划,思考题,通常的工作计划中都指明一段时间预先决定（ABCD）等具体问题A.做什么B.怎么做C.何时做D.由谁做计划是一种（D）A.叙述性文书B.承诺性文书C.履约性文书D.事务性文书,思考题,在制订计划时，对每一项任务都要在（ABCD）等方面有明确的要求A.具体目标B.数量、质量C.所需资源D.负责的部门或个人在制订计划表时，应明确工作进展的情况和出现的问题（AC），以确保计划的顺利实施A.何时报告B.采取何措施C.向谁报告D.变更何计划,八、总结,（一）总结的概念总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的知识，用以指导今后工作的事务性文书（二）总结的类型：1.按内容分，有学习总结、工作总结、生产总结等。2.按范围分，有单位总结、个人总结等。3.按时间分，有年度总结、季度总结。4.按性质和作用分，有综合性总结、专题性总结等,八、总结,（三）总结的结构是：标题+正文+尾部（四）写作总结的注意事项：1.树立正确的指导思想2.坚持实事求是3.总结出规律性的东西4.分清主次、突出重点5.语言简明、准确,思考题,写总结应该（B）A.分清主次，面面俱到B.分清主次，突出重点C.突出重点，以偏概全D.面面俱到，不漏细节总结的特点有（AD）A.内容的自我性B.法定的强制性C.语言的果断性D.显著的目的性“集团公司2000年度财务工作总结”，从总结的性质看，该总结的类型应属于（B）A.综合性总结B.专题性总结C.部门总结D.年度总结,思考题,拟写单位总结需努力做到（ACD）A.重点性B.通俗性C.科学性D.可信性,九、述职报告,（一）述职报告的概念述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告,九、述职报告,（二）述职报告的特点：1.个人性；2.真实性；3.通俗性。（三）述职报告的结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期（四）撰写述职报告的注意事项：1.实事求是；2.突出特点；3.语言简洁。,思考题,1.对述职报告表述准确的是（B）A.述职报告主要是述职者对本单位情况的总结B.述职报告主要是述职者对自己履行岗位职责情况的总结C.述职报告成功与否，主要取决于述职报告本身的写作D.写述职报告首先要做大量的社会调查2.下列不可以作为述职报告称谓的是（C）A.各位领导B.董事会C.各位来宾D.组织人事部,思考题,3.关于述职报告文种表述准确的是（ABC）A.述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价B.述职报告的语言应通俗易懂，富有口语化C.述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据D.述职报告应下发与会者讨论通过,十、讲话稿,（一）讲话稿的概念讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿（二）讲话稿的特点1.内容针对性强2.语言平易通俗3.交流具有互动性,（三）讲话稿的分类,1.按场合分：集体讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话2.按讲话者的身份：领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等3.按讲话的目的：有鼓动性的、说服性的、祝贺性的、凭吊性的讲话等4.按讲话的内容分：有政治的、军事的、经济的、文化的、学术的、礼节的讲话等,（四）讲话稿的结构,讲话稿包括三部分：开头+主体+结尾。（五）注意事项：1.口齿清晰、吐字准确、注意语调的抑扬顿挫，是讲话者应具有的基本条件2.讲话稿的内容要有针对性3.观点鲜明，主题明确4.语言要通俗、生动,思考题,1.“语言平易、通俗，交流具有互动性”，这是（C）的特点A.批答函B.总结C.讲话稿D.市场调查报告,十一、市场调查报告,（一）概念：市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告（二）市场调查报告的特点：1.针对性2.真实性3.典型性4.时效性,（三）市场调查报告的分类,1.按调查范围、调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告。2.按目的、作用、内容分，有情况调查报告、事件调查报告和问题调查报告。（四）市场调查报告的结构是：标题+前言+正文+尾部（五）撰写市场调查报告的注意事项:1.深入调查，充分占有材料。2.实事求是,思考题,1.写好市场调查报告的前提和基础是（D）A.实事求是，态度端正B.与客户做好协调和沟通工作C.与各部门做好协调和沟通工作D.做好深入的市场调查2.市场调查报告的内容包括（AC）A.合理化建议B.抨击不正当竞争C.预见可能出现的问题D.回避调查机构名称,思考题,3.“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在（C）部分A.情况B.回顾C.建议D.预测4.市场调查报告的典型性主要体现在（CD）A.要对未来的市场发展作出精确的预测B.要及时准确地反映市场情况C.要对调查来的材料进行科学分析使之能反映市场变化的规律D.结论要准确可靠，结论须切实可行，有广泛的适应性和可操作性,十二、招标书,（一）概念：招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明（二）招标书的特点：具有明确性、竞争性、具体性和规范性,（三）招标书的类型,按性质和内容分，招标书有多种类型，如工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等（四）招标书的结构是：标题+正文+尾部,思考,招标书的正文结构包括（ACD）A.前言B.基本情况C.主体D.结尾,实务题10,便条高叶：华荣公司拟建面积54000平方米、楼高22层的贸易商厦大楼，建筑地点在北京天地桥东1000米。公司准备招标。请你以华荣公司名义，拟写一份工程设计招标书。报名日期：2009年6月8日。投标期限：2009年6月15日起至2009年6月25日止。联系人：华荣公司办公室高叶。行政经理：李明2009年3月21日,参考答案,华荣公司贸易商厦建筑招标书华荣公司贸易商厦是经上级和有关部门批准兴建的一项工程。工程招标条件完备。为了提高工程质量、降低成本，特公开招标。项目名称：华荣公司贸易商厦建筑面积：54000平方米，高22层建筑地点：北京天地桥东1000米项目要求：工程内容、范围、技术要求、材料档次、验收标准等，见附表报名地点、日期：华荣公司总部办公室，2009年6月8日招标期限：2009年6月15日起至2009年7月15日止,参考答案,开标地点、时间：华荣公司总部会议室，2009年7月25日开标过程将得到公证机构的公正。届时各投标人应派代表出席评标结束时间：2009年8月15日建设单位：华荣公司地点：北京市路号联系人：华荣公司办公室秘书高叶电话（传真）：施工图纸、勘探、设计资料和设计说明书（略）二九年三月二十四日评分标准：1.本题满分10分。2.标题、落款、招标书主要内容每点1分，共10分。招标书格式不对扣2分。3.若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过10分。,十三、投标书,（）概念：投标书也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本（二）投标书特点：针对性、求实性和合约性（三）投标书的结构是：标题+正文+尾部（四）撰写投标书的注意事项：1.明确招标要求2.实事求是，不可弄虚作假3.语言简洁，语气谦和,思考,实行公开招标采购方式的顺序是（D）A.投标、招标、开标B.投标、招标、评标C.招标、投标、开标D.招标、投标、评标投标书的特点是（ACD）A.针对性B.明确性C.求实性D.合约性,综合练习,1.信息反馈的形式有（AB）A.前反馈B.后反馈C.水平反馈D.垂直反馈注：信息反馈的形式有：正反馈和负反馈、纵向反馈和横向反馈、前反馈和后反馈2.以下属于收文处理环节的是（AC）A.拟办B.审核C.催办D.签发,综合练习,3.下列公文标题表述不准确的是（ABC）A.医院关于要求改变拨款方式的报告B.省财政厅关于同意大学新建教学楼的批示C.大学关于举行春季运动会决定的通知D.市人民政府关于开展财务大检查的通知4.下列表述准确的是（ABC）A.意向书主体部分的写作与合同相似B.商品说明书讲究一定的装帧C.商品说明书要尽量少用专业术语D.订货单和订货合同是一回事,综合练习,5.档案人员依据一定的题目，根据保存档案综合而成的档案加工品是（B）A.档案加工资料B.档案参考资料C.档案专题资料D.档案报道资料6.将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再传递的过程是（C）A.信息获取B.信息利用C.信息反馈D.信息开发,综合练习,7.档案参考资料包括（CD）A.全宗介绍B.文件汇编C.会议简介D.组织沿革8.发文处理程序中的审核是指对草拟的文稿进行（BC）A.校对B.审查C.修改D.核对,综合练习,9.文书承办工作的内容包括（CD）A.督促检查B.决策部署C.撰文答复D.办理具体事宜10.述职报告的特点是（BCD）A.主观性B.个人性C.真实性D.通俗性11.网络沟通中的主体包括（AB）A.技术载体环境B.企业文化环境C.技术信息D.资源信息,综合练习,12.秘书可以根据工作的需要编写（BC）A.因果型信息B.经验型信息C.建议型信息D.反映型信息13.信息利用服务的意义在于（ABC）A.实现信息价值B.发挥信息作用C.利于信息增值D.便于信息查找,综合练习,14.文稿审核中发现的（ABCD）可以直接修改A.错字B.漏字C.不对的符号D.不对的标点15.电子档案的特点包括（BCD）A.人工识读性B.信息的可变性C.信息的可共享性D.对电子技术的依赖性（注：另外还有，非人工识读性；信息与载体的可分离性；多种信息载体的集成性）,综合练习,16.在公文写作中使用数字表述时，不应使用汉字的是（AB）A.成文时间B.发文字号C.惯用语D.缩略语,综合练习,73.具有决策性和制约性的公文是（A）A.决定B.批复C.通告D.通报74.联合行文成文日期的标准是（D）A.第一个机关拟稿日期B.最后一个机关拟稿日期C.第一个机关签字日期D.最后一个机关签字日期,中篇会议管理,会议管理，包括会前管理、会中服务、会后落实3个部分，在学习的过程中要结合其在工作过程中的前后关系，帮助理解学习。三级秘书介绍了会议筹备阶段的会议筹备方案和应急方案的拟定，检查和审核会议的各项准备工作，与领导进行沟通；会中工作重点是对会议进展的控制，对会议经费使用的监督、对突发事件的处理；会后会议总结的内容与要求，会议评价的标准等本章内容在选择、情景录像和工作实务题中都会出现，其中在理论知识试卷中，本章占20%；技能操作试卷中，本章占30%,思考,会议报到处的秘书应对与会者（ABD）A.发放餐券B.安排住宿C.表示欢迎D.稍作简单介绍注：这个题目是五级秘书掌握的内容。出现在2012年5月的三级秘书考试中了。五级秘书复习内容中这样表述：“会议接待人员将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员。必要时，引到与会者去其住宿的房间，并简要介绍周围的情况和开会的要求。”,思考,对会议进行现场检查时，一般应先(D)16页A.向领导汇报B.通知被检查的部门C.下发检查评估表D.确定检查的路线和确认检查重点,不定项选择,远程会议对于企业具有(AC)的优点(A)节省时间(B)节省人力(C)节省金钱(D)保密性强注意：远程会议的优点是(ABCD)(A)节省时间(B)节省金钱(C)会议音像资料可永久保留(D)会议交流更直接、简短,思考,检查会场布置的情况应注意的方面是（ABC）13页A.会标是否端庄醒目B.领导者名签是否安排妥当C.鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体D.投票设施是否完善,不定项选择,安排会议的议程，应重点确定(AD)2页(A)大会的发言人和演讲者(B)会议中某些仪式(揭幕、剪彩、表彰)的顺序(C)会议的分组(D)会议结束时做总结报告的人会议的收尾工作包括(ABC)A.将会议记录归档保存B.整理会议室C.办理设备的归还手续D.迎接与会人员,不定项选择,评价会议效率和质量应考虑的因素是（ABCD）A.会议目标是否实现B.会议时间是否合理C.与会人员是否有收获D.会议服务是否到位评估会议应注意（ABCD）A.侧重对主持人的评估B.会议效果评估表所设问题有针对性C.避免与会人员反感D.评估形式与话题导向,单选题,评估会议结果应考虑的因素有（A）A.是否实现预期目标B.是否有公众关注的焦点新闻C.是否令主持人满意D.是否有备选的会址确定会议的主题与议题应不包括（B）A.有切实的依据B.考虑社会热点问题C.结合本单位的实际D.有明确的目的视频会议的特点不包括（C）A.实现声音和图像同时传送B.节省时间、费用C.形成广泛的间接沟通D.打破了空间的限制,技能操作题11,背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是总经理需要你完成的任务。高叶：公司定于2006年12月25日举行公司年会暨总结表彰会，会期两天。为了把这次会议开好，我正在拟写这次会议的筹备方案，想请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步准备分成宣传策划组、会务组和秘书组来准备，请你帮我将三个组的分工制成表格。行政经理年月日,答：,一、会议筹备方案的内容包括：1.会议的目的与宗旨、会议的内容、形式（会议名称）2.会议主题和议题3.会议议程和日程4.时间和地点5.参会人员组成6.确定会议所需的设备和工具7.会议文件的范围及印制和复制8.会议经费预算9.会议住宿和餐饮安排10.会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间）,答：二、会议筹备小组的分工团队负责人职责总指挥（或秘书长）整个活动的总负责、总协调副总指挥（或副秘书长）协助总指挥负责常务工作宣传策划组策划会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编会议机构的分工要明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报。,评分说明：,1.本题满分15分。2.第一大点“会议筹备方案的内容”，每一小点1分，共8分，答出8个小点即给满分。3.第二大点“会议筹备小组的分工”的表格，分项加列表共2分，每一行1分，共5分。其他每行1分，列出五项共5分。4.若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。5.在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。,技能操作题12,便条高叶:公司为了了解客户对新产品YG的使用情况，决定于下月初举办一次客户座谈会，并以远程会议形式进行。请你向我说明：1.远程会议有哪些优势？2.如何开好此次会议？谢谢！行政经理年月日,答：,1.远程会议的优势包括：（1）节省时间；（2）节省经费；（3）能使用录音带做永久记录；（4）交流更直接、简短。2.为了开好此次会议，须注意以下几个方面：（1）了解提供电信会议服务公司的服务业务；（2）提前向客户发邀请并确认；（3）会议相关材料（如会议程序、议程等）应尽早寄给与会者，以便他们准备；（4）至少提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将会议日期、会议起止时间、,答：,会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等内容告知电信会议服务公司；（5）检查会议设备齐全、正常、摆放是否符合要求；（6）设备数目相当、需要放置合理；（7）会议主持人应做好会议进程的引导工作，提高座谈会的效率。评分标准：1.本题满分10分。2.缺少一小点扣1分。3.在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。,技能操作题13,备忘录至：秘书高叶自：行政经理苏明主题：公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，无决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。行政经理苏明年月日,参考答案：,备忘录至：行政经理自：高叶主题：远程会议筹备方案特点和做好会务筹备情况检查的方法日期：年月日内容：1.远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。,参考答案：,（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。2.做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报A.听取汇报的领导要加强前期调查，深入一线，发现问题，解决问题。B.会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。C.选择合适的汇报时间。D.对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。,（2）会前现场检查,A.检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。B.注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。C.设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。D.佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩徽章或名牌。E.准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。F.安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。G.远程会议要加强对设备的检查。,技能操作题14,备忘录至：秘书高叶自：行政经理苏明主题：新产品展销订货会安全检查公司定于2008年2月8日在市会议中心举行新产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展整顿。现在要求你接手这项工作，并请就检查的主要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。行政经理年月日,参考答案及评分说明,备忘录至：行政经理自：高叶主题：会务筹备情况检查的主要内容日期：年月日内容：一、会务筹备情况检查的主要内容1.准备是否充分必须逐项检查2.会议期间能否排除各种干扰3.环境条件与用品准备4.文件材料准备5.会场布置情况的检查检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排,参考答案及评分说明,6.保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7.检查的其他内容二、应注意的问题（或原则）1.全面周到，注重细节，逐项落实。2.眼见为实，实地检验。评分标准：1本题满分15分。2第一大点会务筹备情况检查的主要内容，其中第一小点2分；其他各小点（27）每点1分，答出5点即可得满分，共10分。3第二大点注意的问题共5分。第一小点2分，第二小点3分。4备忘录格式正确3分。5若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分但最多不超过2分。,思考：,在会议文件审核修改之后，要由(B)进行终审A.秘书B.办公室主管领导C.文件起草者D.办公室其他文员,思考,提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要（1）18页1.进行会商2.广泛征求意见3.由各部门分别提出意见4.只由牵头部门提出意见,不定项选择,在会议管理中，除了(C)，都是应该受关注的到会人员(A)主要发言人(B)关键代表(C)会务人员(D)重要嘉宾,不定项选择,在远程会议中，花费最少的是(B)3页(A)视频会议(B)电话会议(C)电视会议(D)卫星会议,不定项选择,主席台的座次安排一般遵循(AD)的原则(A)职务最高者居中(B)其余人按姓氏笔画排列(C)主持人居中(D)其余人按职务高低先左后右排列,不定项选择,单位举办开业典礼，常邀请(D)等人士出席(A)外宾、上级领导、员工家属、社会名流(B)上级领导、员工家属、社会名流、新闻记者（C)外宾、员工家属、新闻记者、同行业代表（D)上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表,二、监督会议经费的使用,（一）会议经费的类型：（1）与会人员交费，包括：会员及非会员的交费；陪同人员的交费。（2）参展商交费；（3）联合主办者交费；（4）广告、赞助和捐助（5）公司分配；（6）其他收入项目包括：录音、录像带和出版物；旅行、餐饮,不定项选择,会议经费的来源渠道不包括(D)34页(A)与会人员的缴费(B)参展商交费(C)广告、赞助和捐助(D)会议组织人员的办公经费,（二）会议经费使用的10个方面：,1.文件资料费；2.邮电通讯费用；3.会议设备和用品费；4.会议场所租用费；5.会议办公费；6.会议宣传交际费；7.会议住宿补贴费；8.会议伙食补贴；9.会议交通费；10.其他开支（三）会议经费使用的程序申请经费主管领导审批财务部审批财务人员提取现金或填写支票经费支出审核会议经费支出,三、处理会中突发事件,（一）会中突发事件的类型：1.人员问题；2.健康与安全问题；3.行为问题。（二）处理会中突发事件的方法（1）处理人员问题（2）处理健康与安全问题（3）处理行为问题（三）处理会中突发事件的工作程序向领导报告启动会议应急方案必要时向公共应急机构请求支援善后工作（向受害者及家属进行安抚、与媒体沟通）。,第三节会后落实,一、会议总结工作1.会议总结的目的？（1）检查会议目标的实现情况。（2）检查各个小组的分工执行情况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并妥善解决会议的遣留问题,2.会议总结的内容？,2.会议总结的工作程序？对会议征询意见，拟就工作总结稿向领导报告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员进行总结,二、会议评估工作的内容和要求,1.会议评估工作的内容？（1）构成有效会议的要素：清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排等。（2）影响会议效率的主要原因：会议的必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分工。,2.会议评估的标准,（1）是否达到目标。（2）会议时间评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项,3.会议评估工作的方法和要求,会议评估工作的方法A.在会议结束时以意见调查的方式进行。B.告知与会人员有义务一同提高会议质量。,不定项选择,1.担任会议主持工作的秘书，要促成会议形成决议，就应（B）A.多提封闭式的问题B.限制具有威胁性和挑衅性的行为C.及时打断固执已见的人员发言D.多向他人提出积极有益的批评和建议,不定项选择,2.对会议筹备方案进行全面审核，审核的内容应包括（ABCD）A.审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内B.审核主持人的条件是否与会议要求相符C.审核是否已有专人负责对特殊情况作紧急处理D.审核是否有专人负责会议决议整理与处理,不定项选择,3.秘书拟写公司年会筹备方案时，可根据(AB)来确定会议主题(A)公司五年规划(B)总经理的工作报告(C)公司员工的培训计划(D)财务总监的预算报告,不定项选择,4.中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出(AC)(A)会议的发言人(B)会议主席团(C)会议的绝对中心(D)会议民主平等的气氛,不定项选择,5.推进会议进程应遵循的原则不包括()31页(A)认真倾听(B)消除交流障碍(C)强调问题(D)充分尊重别人,不定项选择,6.在进行会议综合协调时，要协调好(ABCD)(A)场地(B)设备(C)水电(D)交通,不定项选择,7.在会议经费有限的情况下，应重点压缩(BC)的费用(A)文件资料(B)会议设备(C)场地租用(D)邮电通讯,不定项选择,8.下面导致会议成效不高的因素有(ACD)(A)程序安排不当(B)少数与会者缺席(C)会议记录不准确(D)会议组织不当，讨论跑题,不定项选择,9.天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和记者人数达1000多人，因人数大大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你应考虑(BD)(A)控制对媒体接待的数量(B)加派人员协助停车场管理人员疏导车辆(C)取消签到程序，让与会者直接入场(D)临时增设另一签到处,不定项选择,10.要根据(ABCD)确定会场的整体格局(A)会议的规格(B)会议的规模(C)会议的性质(D)会议的形式,不定项选择,11.在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括(ABD)(A)住会人员总数(B)住会人员的食宿标准(C)会议人员的分组情况(D)住会人员的性别统计数,不定项选择,12.小型会场一般采用的布局是(BCD)(A)方形(B)方拱形(C)回字形(D)椭圆形,不定项选择,13.会议的议题根据实际情况一般可以(ABCD)(A)合并议题(B)撤消议题(C)精简议题(D)临时改变议题,不定项选择,14.会议如有分组讨论，事先一定要明确(C)(A)分组的原则(B)分组的名单(C)讨论的范围(D)记录的人员15.会议接待组工作的重点应放在(AD)(A)会议生活服务(B)收费结算(C)宣传娱乐(D)医疗交通,不定项选择,16.涉及三方以上代表的谈判，会场一般采用(AD)(A)方拱型(B)圆型(C)正方型(D)马蹄型,不定项选择,17.在会议进行中间，秘书应做好的工作包括(ABCD)(A)签到登记(B)会议记录(C)录音录像(D)会议保密,不定项选择,18.作为与会者，如自己的意见遇到了其他人的批评，应采取的回应发言是(CD)(A)“我认为你的批评毫无道理，我以为”(B)“我不明白你在说些什么”(C)“也许你说的有一定道理，不过我需要再考虑一下”(D)“你的话对我很有启示，我会不断完善自己的意见”,不定项选择,19.秘书在会议上发言应注意(ABCD)。(A)发言的时机(B)发言的仪态(C)发言的时限(D)发言的指向,不定项选择,20.会议总结可采取(AD)相结合(A)员工自我总结(B)员工背靠背评议(C)小组总结(D)集体总结,不定项选择,21.会议组织者在组织会议时应把握(ABC)(A)准时开会和散会(B)给每位与会者以平等的发言机会(C)将复杂问题分解成若干易处理的小问题(D)鼓励不同意见进行争论,不定项选择,22.会议主题的确定应做到(ABD)。(A)有切实依据(B)能结合本单位实际(C)主题尽量细化(D)有明确目的注意：确定会议主题的主要原则包括(ABC)(A)要有切实依据(B)必须结合本单位实际(C)目的要明确(D)要考虑下级的要求,不定项选择,23.大型会议筹备机构中的会务组负责(BD)(A)拟写会议方案(B)会场布置(C)生活服务(D)会议接待签到,不定项选择,24.会场的整体格局要以(AB)作为安排依据(A)会议的性质(B)会议形式(C)上司的指示(D)与会者人数25.秘书人员根据会议筹备方案的内容，做好会前的(ABD)(A)分工协作(B)统筹协调(C)统一汇报(D)综合检查,不定项选择,26.会议主持人在会议进行过程中应(CD)(A)多提封闭式问题(B)自己多发言(C)鼓励别人积极发言(D)控制会议进程,不定项选择,27.秘书协助会议主持人引导会议适时结束时，可采用的方法有(BC)(A)向与会者提示会议结束(B)时机成熟时，建议适时终止讨论，及时确认结论形成决议(C)建议限定讨论的议题(D)提议将有争议内容的议题放在会议的后半部分进行,不定项选择,28.会议绩效考评标准(ABCD)(A)是指对会议工作人员绩效数量进行评价的准则(B)是指对会议工作人员绩效质量进行评价的准则(C)具有完整性(D)具有协调性,不定项选择,30.会议召开之前，应根据会议筹备方案，加强会前的(ACD)(A)综合检查(B)请示汇报(C)统筹协调(D)资源调配,不定项选择,31.为了加强会议的管理，保证会议的顺利进行，秘书通常需要准备的会议管理文件有(BD)(A)大会贺词(B)会议签到表(C)会议主题报告(D)会议须知,不定项选择,32.提高会议效率，压缩会议经费开支可以采取的方法有(AC)(A)缩短会议时间(B)一律由参会者自己负担交通费(C)尽量租用会议所需的设备(D)减少伙食补贴33.举行电视会议时，会前应注意(BCD)(A)提前一个月发出通知(B)提前将会议的议程和资源寄给参会人员(C)选择服务好的电信公司(D)准备多台摄像机,不定项选择,34.会议的效果与(ACD)有关(A)会议的准备工作(B)会场的大小(C)主持人的水平(D)参会者的态度35.需经上司审阅签字生效的会议文件有(AD)(A)会议简报(B)会议记录(C)会议纪要(D)会议议程,不定项选择,36.秘书安排大会典型发言时，要充分考虑到各方面的因素，特别是(ABCD)(A)部门间的平衡(B)上下级间的平衡(C)先进单位和一般单位间的平衡(D)各议题间的平衡,不定项选择,37.在确定重要会议与会人员的范围时，需考虑(AB)(A)符合法定程序(B)各单位名额要平衡(C)会场的规模(D)列席代表的数量,不定项选择,38.秘书人员在编制会议费中的设备租用费用时，需考虑设备的(ABCD)(A)使用期限(B)型号(C)功能(D)租用费,不定项选择,39.召开组织内部小型会议恰当的时间为(BD)。(A)刚上班的时间(B)上午9点至11点(C)快下班的时间(D)下午3点至4点注意：小型会议参会者不超过（百）人。中型会议不超过（千）人。,不定项选择,40.会议主持人的主要职责包括(BC)(A)做出精彩的演讲(B)有效地推进会议进程(C)控制好发言秩序(D)为与会者做相互介绍,不定项选择,41.与普通会议相比，电视会议更需要(ACD)(A)主持人控制好会议的节奏(B)与会者踊跃发言(C)分会场协调严格遵守议程的时间(D)与会者准备好与议题相关的资料,不定项选择,42.秘书在新闻发布会中接受记者采访时，应(BC)(A)尽量全面回答问题(B)尽量简短回答问题(C)尽量使用专业术语，以保证内容的严谨(D)采取模糊语言回答记者的追问,实务题15,便条高叶：为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。行政经理年月日答：新闻发布会准备工作的要点如下1.确定会议的主题、议题、名称2.确定会议议程3.会议的时间和地点4.确定会议主持人，新闻发言人5.确定会议设备和工具，文件资料准备的范围和印制，如公司简介，产品介绍，新闻发言提纲，答记者问提纲6.与会代表的组成，提前向记者发出邀请7.经费预算8.安排好给记者的礼品、餐饮活动9.确定新闻发布会的筹备人员,不定项选择,43.要做好大型会议的组织和协调工作，就应(AC)(A)建立统一的信息系统(B)做好工作人员的培训(C)将工作人员明确分工(D)发扬团队精神,不定项选择,44.(BD)的决议内容须以会议纪要的形式下发A.座谈会B.公司年会C.董事会D.职代会45.在召开远程会议时，应首先考虑（A）A.技术要求、保密要求B.省时、省力C.交通不便D.互动性强,不定项选择,46.作为团队会议的主持者，当会议成员发生激烈的争论时，应当(C)(A)明确支持正确的一方(B)静观其变(C)提醒争论双方注意倾听对方的意见(D)注意维护会议民主和开放的氛围,不定项选择,47.会议的目标失控或跑题的主要原因是(B)(A)会议被少数强势发言者所控制(B)主持人失职(C)与会部门较多(D)与会者的态度不积极,不定项选择,48.多议题会议中，应将需集中大家智慧拿出创意见解的议题排列在(C)(A)会议最后(B)会议中间(C)会议前半部分(D)会议间歇休息后,不定项选择,49.评价会议成功与否，首先要（A）A.分析确定影响会议效果的主要因素B.设计会议效果评估表C.汇总评估结果D.对会议工作人员的表现进行评估注：此题未在书上找到原题，根据分析，答案宜为A,不定项选择,50.会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等。会议的内容比较正式，而且有较强的（C）A.礼仪性B.理论性C.专题性D.实操性51.会议效果与（D）决定会议效率。A.会议报道B.会议人力资源成本C.会议物品支出D.会议成本,实务题16,背景：天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会务工作，本次大会预计将有数十个国外公司前来洽谈。除了组织来宾参加正式的商务洽谈之外，会议还将有如下活动：迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴、组织观看音乐或地方戏剧、组织来宾浏览地方名胜景区、参观经济开发区。便条高叶：这次招商引资大会的秘书处希望我们提供以下资料：1.拟定商务活动的礼宾次序方案；2.提供参加会议活动的着装建议；3.提供会议应急方案主要内容。请你尽快把这三种资料准备好，于本月10日之前交给我。谢谢！,答：,1.礼宾次序：（1）首先按来宾或代表团团长的身份、职务排列；（2）身份相同者再按国家或地区名称的拉丁字母顺序排列；（3）名称的第一个字母相同者，可再按告知东道主参会的时间先后次序排列。2.着装建议：（1）白天正式场合（迎送来宾、开幕式、闭幕式、商务洽谈）：男士：深色西服套装、浅色衬衫、颜色素雅的领带、黑色皮鞋、深色袜子。女士：西服套装、配色协调的衬衫或内衣、半高跟皮鞋、丝袜、淡妆。（2）晚上正式场合（晚宴、音乐会等）：男士：深色西服套装、白色衬衫、与白天不同的更漂亮的领带、黑色皮鞋、深色袜子。女士：晚礼服（旗袍；中式短袄加长裙；单色连衣裙或色彩典雅、华丽的单色套装）。（3）参观开发区：男士：职业便装：T恤衫配长裤；毛衣、夹克衫配长裤；休闲风格的皮鞋；女士：职业便装：衬衫、夹克衫配长裤；略带休闲风格的套裙；休闲式鞋子。（4）休闲场合（游览景区）：无论男女均可以：运动装、牛仔服、旅游鞋或运动鞋。3.会议应急方案的内容：（1）会议举行过程中可能出现的问题；（2）人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题；（3）负责解决以上问题的工作人员。,实务题17,便条高叶：我公司近日将与HNG公司举行技术贸易洽谈，王玲已为此次洽谈准备好了待签合同文本，共18页，用黄色信纸打印而成，并使用订书器简单装订，封面以白色复印纸打印。这种做法是否正确？请你向我说明准备待签文本的要求。另外，下周一双方将要举行签字仪式，请将你对签字时座次安排的考虑意见一并向我说明。谢谢。行政经理苏明年月日,参考答案：,1.王玲的做法不正确。待签文本的准备要求是：（1）依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由我方负责待签文本的准备。（2）与HNG公司协商并指定专人，共同负责合同的校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印等。（3）按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。（4）合同应用精美的白纸印制而成（王玲却用了黄色信纸），按大八开的规格装订成册（王玲却用装订器简单装订），并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面（王玲却用了白色复印纸）2.关于座次安排：（1）应请HNG公司的代表在签字桌右侧（或面向门的一侧）就座，我方代表则应同时就座于签字桌左侧（或背门一侧）（2）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。（3）双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高低，依次自左至右（HNG方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。（4）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行或三行。（5）原则上双方随员人数大体相当。,事务管理重点内容,事务管理，从秘书日常工作“办文、办事、办会”中的“办事”角度出发，比较全面的阐述了秘书日常办公室事务工作的相关内容。要求对接待工作、办公环境管理工作、办公室日常事务管理工作、办公用品管理工作以及信息管理工作能有比较系统的掌握。本章内容在三级考试中所占分值较多，其中在理论知识试卷中占25%，侧重考核考生对相关知识和注意事项内容的了解；在技能操作试卷中，占40%，检验考生对办公室事务的管理程序、方法和内容的掌握程度。,一、涉外接待的原则,1.不卑不亢2.依法办事3.内外有别4.尊重个人5.女士优先6.入乡随俗,二、礼宾次序,商务交往中，礼宾次序有5种常见的排列方法：(1)依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。(2)依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、商务、科技、学术、军事交住。(3)依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。适用于：1.当各国大使同时参加派驻国的某项活动时;2.在非正式的涉外活动中亦可采用法。(4)依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。(5)不排列。上述方法难以应用时，便采用此法。,思考,礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾（B）、平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题A.尊重个人B.尊卑有序C.各国平等D.以右为尊,三、涉外迎送仪式的要求,(1)发出邀请：一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。(2)准备工作：在外宾抵达前应做好充分的准备工作：1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况;2.了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料;3.拟订来宾访问日程;4.安排食宿。(3)善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。,四、着装要求与迎送步骤,参加涉外迎送仪式的所有人员的着装要求：着装要郑重其事，着正装涉外迎送仪仗式的工作步骤：1.确定迎候人员；2.准备迎宾的物品；3.见面讲究礼节；4.送行前的拜访；5.安排送行仪式,五、涉外会见会谈的要求,会见会谈的要求：(1)秘书要充分了解对方的情况。(2)准备工作要落实到位。（3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后续工作。,六、涉外宴请的原则、西餐礼仪,涉外宴请的原则：(1)宴请环境十分重要，应选雅致、安静的地方，(2)点菜时不仅要考虑外宾因宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习惯的差别。(3)菜肴要有地方特色，可以精致、丰盛，但不必豪华、奢侈。(4)参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白天的工作装参加晚宴西餐礼仪：我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应了解基本的西餐礼仪：(1)西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。(2)衣着要整齐。(3)赴宴的第二天，要向主人表示感谢,七、选择礼品的注意事项,选择礼品需考虑的因素：1.与受礼者的关系；2.明确送礼的原因；3.了解受礼者的特点；4.经济方面的限定注意：礼仪要求，重在考核对日本的礼仪（包括礼物购买）,思考,在涉外商务活动中，选择的礼品应该（B）A.印上送礼单位的名称B.包装讲究C.贵重D.初次见面就送上,八、办公模式的种类及导致办公模式变化的原因,办公模式的种类：在家工作；远程工作；虚拟办公室；临时办公桌；弹性时间；兼职工作；合同工作；交叉工作；项目团队导致办公模式变化原因1.办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益。2.城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。3.高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。4.企业自身的发展更加需求灵活地聘