秘书_事务管理之办公用品管理.ppt

事务管理办公用品管理,事务管理复习指导要点,办公用品与设备的使用与管理1.知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。2.技能要点学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。,事务管理命题思路,四级技能复习指导重点1.制定接待工作计划；2.安排迎送来访团体；3.安排来访者食宿、交通、行程；4.安排来访者的参观、娱乐活动；5.布置办公室；6.检查办公室环境的安全状态；7.提出办公室安全隐患的处理意见；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用现金及报销工作；11.办理上司临时交办事项；12.做好文字记录工作；13.编制工作时间表，管理工作日志；14.订购、接收、管理办公用品；15.使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；16.对信息进行收集、筛选、分类、传递和保管。,1、秘书记录库存卡的目的：A、可以准确地估价库存办公用品金额B、可以监督员工使用办公用品的情况C、可以减少资金被不必要的库存占用D、可以保证库存物品充足，保证供应2、秘书常用的装订类办公用品有A、收件日期戳B、打孔机C、标签纸D、磁盘盒3、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（）A、柜顶上面B上层隔板上C下层隔板上D前面地上4、秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息与（）相对照。A、入库单B、订货单C交货单D估价单,ABCDBCABC,事务管理试题解析,事务管理试题解析,办公用品与设备的使用与管理单项选择题示例2“工作程序”或“操作步骤”模块制定采购预算方案首先要（）。（A）确定采购产品的种类及型号价格（B）编写预算方案（C）确定预算的核算基数（D）征求意见，完善方案,c,实务操作题公司拟任命小张兼管办公用品的发放和管理工作，请您告诉小张下面两个问题：1、办公设备和办公用品的进货手续2、办公设备的办公用品的库存管理方法。,ABCDBC,1、进货手续1）核对订货单，无误后付款2）将进货数输入库存卡，更新库存余额3）按规定存放设备及用品4）订立发放制度，确定发放人2、库存管理办法1）柜子上锁2）分类摆放，贴上标签3）先进先出，按序摆放，避免过期4）大而重的放下层，小而轻的放上层5）通风、干燥、明亮6）进货卡、出货卡、库存卡一致,认识办公用品,如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。,思考,1、纸簿类2、笔尺类3、装订类4、归档用品5、办公设备耗材6、设备类,思考为什么要设置办公用品库存,办公用品库存控制作用,1、保证大量的资金不被不必要的库存占用2、保证空间不被用来存储不必要的货物3、监督个人和部门对物品的使用4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作5、监督任何偷窃和破坏造成的损失6、可利用准确的库存进行估价。,核算基数就是要确定采购费用总额传统预算法零基预算法,如何确定预算的核算基数？,获得办公用品使用权的方式,购买租用,直接购买电话订购传真订购网上订购,办公用品采购流程,申请,审批,招标,签合同,入库,付款,选择供应商,订货单交货单入库单,申购表,订货单,交货单,1、价格、费用2、质量、交货3、服务、位置,办公用品的申请和订货,1、由需要购买货物的人填写公司内部的采购申请单，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员2、由采购人员通过办公用品订购单向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。,3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。5、财务部收到发票后，对照交货单、入库单和订单，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总经理批准后付款。6、接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项目中。7、接收后，要及时更新库存余额。8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好9、订立物品发放制度，确定物品发放人。,办公用品的入库,第三节办公用品管理与发放,1、保证资金不被不必要的库存占用2、尽可能节省库存空间3、监督个人和部门的使用情况4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价6、监督任务偷窃和破坏造成的损失,进行库存管理有什么作用？,思考：如何更好对办公用品进行管理？,1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先出的原则。3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取物时发生事故的危险5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领用。6、储藏间要通风良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。,办公用品的库存管理,办公用品入库清单,制表人:,制表时间:,入库时间：,要学会填写库存记录卡（一）,再定货量日用量*运送时间+最小库存量,最大库存量：费用、存储空间、保存期限最小库存量：再订货量：提醒购买者库存需要重新订购的标准。由物品的平均使用量、物品交货时间的长短决定进货卡、出货卡和库存卡数字一致,再订购量日用量*运送时间+最小库存量,实战演练,1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？A，12B，56C，30D，402、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员应该订购多少包？A：30B：12C：40D：28,实战演练（接上页）,库存监督工作说明1、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，并采用各种不同的库存监督行动2、监督中发现的库存问题，需缩短监督时间间隔，保证库存符合企业要求。3、每月核查一次入库、出库和库存情况，了解物品使用情况，防止物品过度使用。4、定期检查库存记录卡，并随时调整库存情况，减少浪费,领用流程填写领用申请表发放用品更新库存记录,办公用品的领用,1、领用办公用品时，要填写办公用品领用登记表，由领用人详细填写领用物品的名称、数量、用途、领用时间等项目，