文秘工作实务.ppt

1,文秘工作实务,巨野公司石昌运,2,3,1.什么叫文秘文秘包含着了文书与秘书的概念。文秘当中的“文”，就是指“文书”，也称“文员”。在字典当中，“文书”定义为机关或部队中从事公文、书信工作的人员。文秘当中的“秘”，就是指“秘书”。在字典当中，“秘书”的定义是掌管文书并协助机关或部门处理日常工作的人员。后来，人们把“秘书”和“文书”（文员）都被统称为“文秘人员”、“文秘工作”，辅助领导在综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着作用。,一、文秘工作的职业定位,4,一、文秘工作的职业定位,2.基本工作笼统地讲，大体上有以下八项基本工作。（1）收发转呈，处理文件。（2）上传下达，督导督察。（3）整理资料，归档保存。（4）迎来送往，树立形象。（5）对外公关，协调关系。（6）筹备会议，组织活动。（7）起草公文，审核把关。（8）后勤服务，提供便利。,5,3.工作性质与特点（1）辅助性（2）综合性（3）机密性（4）服务性认清以上的性质或职业特点，有利于文秘人员摆正自己的位置，摆正自己的角色地位，主动而不被动、认真而不任性、上进而不冒进、稳妥而不失当地开展各项工作。,一、文秘工作的职业定位,6,一、文秘工作的职业定位,4.文秘人员的作用总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用：（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用总之，文秘人员的作用，是不容置疑的。作为文秘人员，应该有一种职业自豪感和责任感。有人说：秘书是未来的领导，“组织部、团中央，外加一个秘书帮”。是有一定道理的。,二、文秘人员的基本素质,大学的文秘专业，一般有如下课程：马克思主义哲学、邓小平理论、政治经济学、法学概论、社会学、管理学、心理学、逻辑学、现代秘书学、公文写作、档案管理学、中外文学、公共关系学、商务谈判、计算机、外语等。其实，这些课程是基于培养一个优秀的文秘人员而设置的。那么，文秘人员应该具备哪些素质呢？或者说，单位对于文秘人员的要求是什么呢？,8,二、文秘人员的基本素质,1.优良的思想政治素质（1）爱国爱党，立场坚定。（2）明辨是非，追求上进。（3）遵规守纪，严以自律。以上三条，这看起来是很虚，但没有一个单位和领导，愿意把文秘工作交给一个政治不合格、思想不健康、行为不端正的人手里。文秘人员的思想政治素质概括为一句话：懂政治、知荣辱、要上进。,9,二、文秘人员的基本素质,2.良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，文秘工作也是如此。（1）热爱事业，忠诚企业。（2）忠实执行，甘于奉献。（3）主动积极，求真务实。（4）谦虚谨慎，与人为善。（5）严守秘密，把住口风。,10,二、文秘人员的基本素质,3.健康的心理素质文秘人员要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。关键在于，要清楚自己的角色定位。（1）辅佐领导并不是替代领导（2）单位资源并不是个人资源（3）没有赞扬并不是无功无劳,11,二、文秘人员的基本素质,4.扎实的专业素养文秘人员的专业能力，主要包括：分析能力、文字能力、组织协调能力、社交能力等。（1）政策把握能力。“不谋万世者,不足谋一时；不谋全局者,不足谋一域。”特别是我们的文字秘书，要想使自己的文章立意更高，必须了解党和国家的政策，了解宏观的经济社会形势。对于文秘人员来，要做到“四个了解”：了解宏观（包含社会），了解政策，了解行业，了解企业。,二、文秘人员的基本素质,（2）认识事物能力。文秘人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，这就需要有较强的认识和识别能力。第一，要善于观察。要有高度的敏感性，善于捕捉一切有价值的信息，变被动服务为主动服务。第二，要辨别是非。用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。第三，要分析综合。要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。第四，要随机应变。秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。,13,二、文秘人员的基本素质,（3）文字写作能力文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。文秘人员从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。第一，要广泛阅读。第二，要善于学习。第三，要多写多练。,山东山水水泥集团有限公司档案室,14,二、文秘人员的基本素质,（4）组织协调能力组织协调能力，体现在对内和对外两个方面。对内重在组织，对外重在协调。需要文秘人员具有良好的表述（把意图表达清楚）、统筹（把事情安排周密）、社交（把资源用足用好）、办事（把任务完成圆满）等能力。第一，树立“三个意识”。对上协调，要树立全局意识。横向协调，要树立商量意识。对下协调，要树立服务意识。第二，做到“四个统一”。一是原则性与灵活性的统一，二是事务性与思想性的统一，三是统筹性与参与性的统一，四是预见性和主动性的统一。,15,三、文秘写作概述,写作能力，这是文秘人员应该具备的一项重要能力。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。,16,（一）文秘写作的特点与基本要求1特点（1）写作主体的双重性。一要站在单位和领导的角度思考问题；还要时刻牢记自己的职责，摆正领导与被领导的关系。（2）写作受体的特定性。一是限定在单位内部；二是存在阅读顺序；三是凡是受体范围之内的人，必须认真阅读。（3）写作载体的规范性。一是鲜明的书面性；二是句式上多用陈述句、祈使句；三是表达方式比较规范，极少用描写和抒情。四是在修辞手法上多用排比、对偶、递进、反复；五是结构和样式比较规范，有规定的格式。,三、文秘写作概述,17,（一）文秘写作的特点与基本要求2基本要求（1）符合党和国家的路线方针政策和法律法现（2）符合单位或领导指示要求（3）客观准确反映实际情况（4）提出的政策、措施切实可行（5）文字简练，表述严密（6）文种使用得当，格式符合规范,三、文秘写作概述,18,（二）文秘写作的语言与文风1语体特点（1）确切性：准确、贴切，不产生歧义。（2）严密性：严谨、周密，不留下漏洞。（3）简明性：简洁、明了，不拖泥带水。（4）程式性：使用专用语、惯用语。,三、文秘写作概述,19,2文风文风有四个弊端：第一弊病叫“摆长蛇阵”。第二弊病叫“作假失真”。夸大成绩，掩盖不足。第三弊病叫“虚张声势”。第四弊病叫“南辕北辙”。由以上弊端，我们可以得出公文写作的正确的文风应该是：第一，不讲废话，少说套话；第二，有话求短，无话则免。第三，只讲实话，拒绝虚言。第四，词要达意，严格推敲。,三、文秘写作概述,（一）公文写作1.公文我们一般所说的“公文”，通常党和国家规定的正式和主要文种。国务院国家行政机关公文处理办法（2000年8月24日）规定了13种，中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3日）规定了14种。其中：两者共有的9种。合计：18种。,四、文秘应用文写作,四、文秘应用文写作,几种相近文种的区分：请示与报告请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。行文目的、用途不同。呈报时间不同。主送机关不同。受文机关处理方式不同。涉及内容不同。写作重点不同。文面结构形式不同。,四、文秘应用文写作,批示与批复被批注意见的来文文种不同。行文方式不同。通知与通报通知侧重于直提要求、明确界限，必须对下一步工作提出意见与要求。通报则是陈述性的公文，即可以提出下一步意见和和要求，也可以不提。决定与决议形成的方式不同。行文用语不同。,四、文秘应用文写作,2.公文格式公文由三部分组成：眉首主体版记。（1）眉首六要素（红色反线以上）：公文份数序号；密级等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人。格式规范（2）主体（反红线以下部分，版记以上部分）主体七要素：公文标题；主送机关；正文；附件；成文时间；生效标识：印章、特殊情况说明；附注。格式规范（3）版记版记三要素：主题词；抄送：印发机关和印发时间。格式规范,24,四、文秘应用文写作,3.写作技巧（1）决定决定正文通常由决定原由和决定事项两部分构成：决定原由指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。（2）报告报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头：主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。主体：这是报告的核心部分，用来说明报告事项。一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。结语：一般采用程式化用语，另起段来写，如：“特此报告”、“请审阅”等。,四、文秘应用文写作,(3)请示请示的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头：主要交代请示的缘由。主体：主要说明请求事项。结语：习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”等。(4)会议纪要会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。首部。这部分的主要项目是标题。正文。公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。尾部。包括署名和成文时间两项内容。,四、文秘应用文写作,(5)意见它的结构一般分为三部分：缘由（或背景）：交代某项工作的必要性和重要性。主体：既有见解，又有处理办法。一般采取分条的方法。结语：上报的意见，一般标注“以上意见，如无不妥，请批转执行”。下行的意见，一般是要提出明确具体要求，以“望各单位遵照执行”等字样。,四、文秘应用文写作,（二）其他应用文写作1.领导讲话稿(1)领导讲话稿的主要特点：一是权威性。二是思想性。三是鼓动性。（2）如何撰写领导讲话:一要要切实吃透上级精神。二要准确领会领导意图。三要大量搜集写作素材。四要要认真细致地构思谋篇。,四、文秘应用文写作,2经验总结（1）先进经验的