秘书实务之会见会谈与签字仪式.ppt

商务活动,会见会谈签字仪式庆典活动开放参观活动（6月19日7月2日）新闻发布会,学习目的,1、了解会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的内容；2、熟悉会见会谈、签字仪式、庆典活动、开放参观活动、新闻发布会的准备与服务工作；3、掌握会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的操作程序。,教学重点与难点,1、教学重点会见会谈的准备与操作；签字仪式的准备与操作；庆典活动的准备与操作；开放参观活动的安排与方案。新闻发布会的筹划与操作。2、教学难点签字仪式的准备；庆典活动的准备；开放参观活动方案的拟订；新闻发布会的筹划；项目训练。,1、会见会谈,案例导入：广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就“中韩合作本科预科课程项目”经过充分的协商，双方合作意向明确。为了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6月20日在广东白云学院举行会谈仪式。项目任务：请代替学院国际合作中心为这次的会谈提供方案，并模拟会谈过程。,会见的概念,会见，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。其具体概念如下。,会见的具体概念,会见,接见或召见,晋见,谒见或觐见,尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者,卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者,拜见或拜会,在君主制国家,在外交上,会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些。,会见的种类,会谈,会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。,会见、会谈的区别,1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。,会见与会谈的基本程序,会见与会谈准备1、收集对方的相关资料对方求见的目的对方的求见对象对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征对方参加会见的人数、姓名、职务等。主要求见人的详细资料,2、通知主方参加会见和会谈的人员通知主方接见人通知主方陪同人员通知主谈人通知其他会谈人员,3、了解会见与会谈的地点和时间（1）会见的地点和时间会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。（2）会谈的地点和时间会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。,4、通知对方会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。,5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,（2）会见与会谈的座次安排会见会谈的座次安排会见会谈时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：,译员,双边（方）会谈的座次安排双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧，或进门后的左侧，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。,（一）,（二）,三方（边）会谈时方形会谈桌的安排,三方会谈时方形会谈桌的安排情况如下,三方会谈时方形会谈桌的安排,多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排,多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排情况如下。,多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排,空间,空间,空间,合影图,6,1-主人2-主宾3-第二主宾4-客方人员（或主客插排）5-主方人员6-摄影师,会见会谈技能训练项目,广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就“中韩合作本科预科课程项目”经过充分的协商，双方合作意向明确。为了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6月20日在广东白云学院举行会谈仪式。请代替学院国际合作中心为这次的会谈提供方案，并模拟会谈过程。,2签字仪式,2.1签字仪式的准备1文本的准备(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。,(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，文本一经签字便具有法定效力。,2商定参加人员(1)签字人。签字人员要符合以下条件：具有法定资格。规格相等。(2)领导人。签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。(3)致辞人。一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。(4)主持人。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。,(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。(6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。,3布置签字厅(1)签字厅的选择。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。,(2)签字桌椅。双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。签字桌上可放置各方签字人的席卡。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。,(3)准备签字用具。包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。(4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。(5)参加人员位置。按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。(6)讲台。在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。(7)会标。由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式”织成。(8)香槟酒。事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。,签字现场,大门,1.2签字仪式的程序,2庆典活动开业庆典1.准备工作1）、做好宣传工作2）、拟定邀请宾客的名单3）、拟定议程表4）、拟好致辞和答辞5）、布置场地6）、安排接待工作7）、准备贵宾留言册8）、准备馈赠礼品,2、仪式过程,1）、签到2）、接待3）、剪彩4）、致辞5）、节目6）、参观、座谈或聚会7）、赠送纪念品,3、开业庆典活动程序,庆典场景,案例导入：2010年校园开放日公告,各位考生、家长：应广大考生和家长的要求，我校定于2010年6月19日7月2日（每天上午9:00-13:00）举行校园开放活动。一、活动内容1.高考填报志愿指导会；2.介绍学校办学特色、招生专业、毕业生就业等情况；3.举办学生作品展；4.开放图书馆、体育馆、学生宿舍、实验实训大楼等场（室）。二、来校交通1.校园开放活动期间，每天早上9：30，安排校车在广州市解放北路以太广场接送学生和家长来校；参观结束后（下午1：00），安排校车送学生和家长返回以太广场。2.自行驾车的学生和家长可以从不同线路-进入广清高速公路-江高出口-即可到达学院门口。三、为做好接待准备工作，请有意来校参观的家长和学生通过广州招考网（热忱欢迎学生、家长和社会各界人士来校参观、交流。广东白云学院2010年6月3日（广东白云学院校园网2010年6月9日）,开放参观活动,一、拟订订开放参观活动的方案开放参观活动的方案1、确定开放参观活动的主题开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。常见的开放参观活动议题有：（1）扩大组织的知名度，提高美誉度；（2）促进组织的业务拓展；（3）和谐组织与社区的关系；（4）增强员工或家属的自豪感。,2、安排开放参观的内容，参观的内容一般包括：（1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。（2）现场观摩，让参观者参观现场。如：生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织的科技开发（实验）中心；组织服务、娱乐、福利、卫生等设施。（3）参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑至参观者的需要和兴趣。,3、选择开放参观的时机最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。4、确定邀请对象一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。5、选择参观路线参观路线的选择要求做到：（1）能引起参观者的兴趣；（2）能保证参观者的安全；（3）对组织正常工作干扰小。以上三点要综合考虑。,2、准备与接待工作,1、确定开放参观的项目(1)组织的展览室；(2)生产设备和工艺流程；(3)厂区环境；(4)员工的教育与培训设施；(5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施,2、开放参观活动的操作流程,3、秘书的职责(1)准备内容：准备与寄发请柬；为来宾准备休息服务处；准备介绍材料；准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；准备茶水饮料；准备赠送的礼品和纪念品。,(2)接待服务与要求：来宾到达后热情引导接待；放映视听资料时认真解说；参观过程中为来宾做向导；做好招待来宾的餐饮服务；耐心解答来宾提出的各种问题；做好欢送工作。,3开放参观活动,3.2拟订活动方案1确定主题常见的主题有：(1)扩大组织的知名度，提高美誉度；(2)促进组织的业务拓展；(3)和谐组织与社区的关系；(4)增强员工或家属的自豪感。,2安排开放参观的内容参观的内容一般包括：(1)情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。(2)现场观摩，让参观者参观现场。(3)实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。,3选择开放参观的时机最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。4确定邀请对象一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。,5选择参观路线参观路线的选择要求做到：(1)能引起参观者的兴趣；(2)能保证参观者的安全；(3)对组织正常工作干扰小。以上三点要综合考虑。6策划宣传工作参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。,7做好解说及接待准备(1)挑选并培训导游或解说人员；(2)制作并寄发请柬；(3)设立接待服务处；(4)准备特殊的参观用品；(5)准备礼品或纪念品。,项目任务：为2010年校园开放日提供开放参观方案及模拟活动过程,各位考生、家长：应广大考生和家长的要求，我校定于2010年6月19日7月2日（每天上午9:00-13:00）举行校园开放活动。一、活动内容1.高考填报志愿指导会；2.介绍学校办学特色、招生专业、毕业生就业等情况；3.举办学生作品展；4.开放图书馆、体育馆、学生宿舍、实验实训大楼等场（室）。二、来校交通1.校园开放活动期间，每天早上9：30，安排校车在广州市解放北路以太广场接送学生和家长来校；参观结束后（下午1：00），安排校车送学生和家长返回以太广场。2.自行驾车的学生和家长可以从不同线路-进入广清高速公路-江高出口-即可到达学院门口。三、为做好接待准备工作，请有意来校参观的家长和学生通过广州招考网（热忱欢迎学生、家长和社会各界人士来校参观、交流。广东白云学院2010年6月3日（广东白云学院校园网2010年6月9日）,4新闻发布会,4.1新闻发布会的准备工作新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其准备工作包括如下：,1、确定被邀请记者的范周该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。2、确定时间和场所确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社会活动。记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。3、确定主持人和发言人记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。,4、准备发言材料和布置会场资料包括会议程序、领导人的发