秘书工作(2).ppt

第六章秘书工作（三）,第一节、会议组织一、会议概述（一）、会议的含义与作用1含义：三个人以上，聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。,2会议类别：按内容、性质：代表大会、工作会议、学术会议、联席会议按会议形式：座谈会、报告会按与会人员：党委会、董事会、记者招待会等按人数、规模：大型会议、中型会议、小型会议按召开的规律、日期：定期例会、临时会议。3会议作用,（二）会议要素1与会者2主持人3议题4名称5时间6地点二、会前准备（一）、会议计划和成本预算1会议计划2成本预算,（二）、文件准备1开幕词2工作报告3发言稿4当地会议文书、资料5会议文件的准备程序:,秘书起草,领导签发,领导审阅,修书秘改,领导授意,打印制作,（三）、会场准备1会场布置（含横幅、饮水）2主席台席位3会场设施,（四）、会议议程、程序的拟定1、议程某公司职工代表大会议程表(1)、审议2005年工作总结(2)、讨论2006年工作计划(3)、审议并通过2005年财政决算及2006年财政预算(4)、增选职工代表,2、程序宣布会议开始/奏乐/致开幕词/小组讨论/发言/致闭幕词/宣布会议结束3、日程表及作息时间表,(五)、会议通知的发放(六)、后勤准备工作接送、就餐、住宿、医护人员、新闻媒体、保密、参观游览、纪念品、会议文具等。,三、会间工作1报到与签到2材料发放3会场服务4会场临时调度5会议信息的编发6会议文件的起草（闭幕词、决定、会议纪要、会议总结）,四、会后工作1、会场清理及善后服务2、会议文件立卷、归档3、会后总结4、会议精神传达5、会议催办,第二节信访工作一、信访工作的作用1参政议政作用2监督控制作用3信息反馈作用4化解作用5公关形象作用,二、信访工作的原则1办理原则2处理原则三、信访工作的要求1必须遵守信访工作的制度2努力做到事事落实3坚持原则，秉公办事4应具有新观念和敏感性5领导重视、亲自动手,四、信访工作的程序和方法1受理2登记3立案、呈批4承办、交办、转办5调查、处理6催办、回告7审查、结案8复信、督查9总结、综合研究10立卷,第三节沟通与协调一、沟通（一）沟通的含义、作用、特点1含义：沟通的原意是指两处水域中间阻隔，互不相通，在其间控掘一渠，使之流通。从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。,2.沟通的层次和作用信息沟通认识沟通感情沟通3沟通的特点社会性选择性互助性创造性,（二）沟通的类型和方法1沟通的类型单向沟通双向沟通多向沟通2沟通的主要方法直接沟通间接沟通明示沟通暗示沟通,（三）沟通的障碍和克服方法1沟通的障碍技术性障碍。因沟通者技术能力或技术条件不足造成的沟通障碍。知识性沟通。因沟通者对沟通对象的事业、现状、政治、历史、地理、社会背景等缺乏认识或知识造成的沟通障碍。体制性障碍信息障碍心理障碍认识障碍,2、克服沟通障碍、提高沟通效率的方法提高技术能力，改善技术条件。加强学习，扩充并更新知识。加快体制改革。大力提高信息工作的质量。提高心理素质。认识沟通的重要性。,二、协调（一）协调的含义协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异乃至矛盾的各方消除隔阂，彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。法约尔工业管理与一般管理体制：“协调意味着联合、统一和调节所有的活动和努力。协调就是让事情和行动都有合适的比例，就是方法适合于目的。”,（二）、协调的作用1、缓解矛盾2、清除误会3、积极平衡4、融洽关系（三）、协调的特点1、广泛性2、目的性3、层次性4、灵活性5、相对性,（四）、协调的原则1、政策指导原则2、公正无私原则3、平等尊重原则4、统筹兼顾原则5、随机应变原则,三、协调的内容、步骤、方式（一）协调的内容1、政策协调2、地区关系协调3、部门关系协调4、工作关系协调5、会议协调6、领导关系协调7、人际关系协调8、股东关系协调9、职工关系协调,（二）协调的步聚1、摸清情况2、找出症结3、提拟方案4、反复磋商5、督促落实6、检查反馈,（三）协调的方式、方法和策略方式有：1、个别协调2、信息协调3