秘书的素养(2).ppt

秘书的素养,主要内容,1、秘书的气质与性格2、秘书的知识素养3、秘书工作的悟性,一则招聘信息,1、秘书的气质与性格,气质是指人的心理活动动力方面比较稳定的心理特征。（知觉的速度、思维的灵活程度、注意集中时间的长短、情绪的强弱、意志努力的程度等）一般地说，“性情”、“脾气”是气质的通俗说法。,巴甫洛夫高级神经活动类型学说,气质与遗传有关，是先天具有的气质无好坏之分，具有中性的特点。气质影响工作效率，但不能决定一个人的智力发展水平和成就大小。不同气质类型的人组成团体，可以产生互补作用。气质可以改变和控制。,以多血质、胆汁质类型为主的人更适合当秘书VS以黏液质、抑郁质类型为主的人更适合当秘书,下次课辩论安排,抽签选择辩论方和观点小组共同收集资料和论据辩论程序：1）双方陈述自己的观点（各3分钟）2）互辨（15分钟）3）其他同学提问（3分钟）4）总结观点（各3分钟）,性格,性格是指个人对现实稳定的态度以及与之相适应的习惯化了的行为方式。性格往往用一些伦理道德的评价词语来形容。,秘书的性格要求,豁达开朗、意志坚强敏捷应变、幽默风趣友爱合作、遇事冷静虚心作文、诚恳做人爱岗敬业、淡泊名利头脑灵敏、办事利落克服嫉妒、焦虑、厌烦等心理障碍,小贴士：出生先后顺序与性格,长子女性格：在做事情的时候，通常会考虑是否给他人带来妨害。有时放弃自己想得到的东西。有什么事情会毫不客气地请求或者推给别人。不太喜欢说话，大多情况听别人说话。经常和父母顶嘴。在玩的时候，如果不得不放弃，即使很想玩也一定会放弃。,中间孩子性格,如果感到有什么不满，马上就会默不作声。有时候还没仔细想就开始做一件事情，因此常会遭遇失败。有耐性，做事情十分努力。,幼子性格,喜欢在父母面前搬弄事非。被人表扬，马上就得意忘形了。说起话来喋喋不休。善于模仿别人。有时会做出一副无所不知的样子。即使很勉强也一定要坚持自己的想法。在吃东西方面比较挑剔，有很多喜欢吃或者不喜欢吃的东西。做事情稍微遇到一点困难就想求助于别人。,2、秘书的知识素养,基础知识,专业知识,相关知识,案例导入,李颖是中信集团下属宏发塑料制品公司的一个极为努力工作的秘书。虽然进公司多年仍没有得到提升的机会，但她从无怨言，始终坚持待人和善、努力学习的立身准则。在获得英语六级资格证后，她又挤出时间学习日语和口语课程。上个月，日本东京渡边塑料株式会社的山本先生来宏发公司，商讨合资建厂的事。一开始山本非常高傲，说这个不行，那个不够。几天下来，谈判进展不是很大。经理在私下交流时说：山本先生之所以如此砍价，与山本先生的为人相当刻板和高傲有关。,这天中午吃饭的时候，李颖用日语问山本先生：“您的老家是不是东京的？”山本睁大眼睛很惊讶的反问李颖是怎么知道的。李颖说她是从他说话的口音猜的。她说她在大学时日语老师是东京人，而工作以后又进修了日语口语，老师是横滨人，日语口音的差别他们都介绍过，说完便惟妙惟肖的模仿起来。听李颖这么一说，五十来岁的山本先生马上显示出“老乡见老乡，两眼泪汪汪”似的激动，称赞李颖的日语真是太地道了，说得李颖连说了几次不好意思。下午，笼罩在谈判桌上的沉闷一扫而空，山本先生当场同意了宏发公司的全部条件，说立即向总公司汇报。这种180度的转变，连李颖的老板也感动非常意外。,演讲安排：,通过前程无忧、南方人才网等各大招聘网站，搜集有关秘书的招聘信息。整理搜集到的资料，分析、总结目前社会对秘书的知识、能力、性格等方面有何要求。选择一位你心中最欣赏和敬佩的秘书，分析其具备的知识、能力、性格等素养。,要求,做成PPT，文图并茂（招聘信息截图、秘书人物照片等），有动画，也可有视频、音频。PPT内容包括：招聘信息总结、人物简介、人物分析。,3、秘书工作的悟性,秘书工作的悟性是指秘书在工作过程中体现出来的能充分领悟工作事理，充分发挥自己的才能，能把事情办的既遵守章法又使领导满意，使大家认同的一种良好的内在素质。是一种分析理解能力,3.1秘书悟性能力的要求,秘书在工作中有意识的进行信息捕捉的能力。,观察能力,测测你的观察力：,秘书悟性能力的要求,秘书听懂、理解和记忆他人说话的能力。,认知能力,理解能力,女人如果没有了男人就恐慌了,记忆力测验,用5分钟时间尽量把表1上列的20个姓名记住。5分钟后，停止，再看表2，凭记忆填上这20个人的原来姓氏。填写时间原则上不做限制。,许若群古绪样叶运勤屈建军张永红华仲伟王大敏杨素芳彭玉清吴忠胜李英乎韦宏蓓沈逢义吕根友何长顺刘志毅孔院生姚残龙郑淑嫒夏传良,大敏英乎运勤建军永红院生若群残龙淑嫒传良绪样宏蓓逢义根友长顺志毅仲伟素芳玉清忠胜,测试结果,秘书悟性能力的要求,包括口头表达能力和语言表达能力。,表达能力,见67页案例1,3.2提高秘书工作的悟性,了解领导的工作内容了解领导的性格与工作习惯了解领导的交往范围和一些家庭私事,熟悉领导,3.2提高秘书工作的悟性,理解决策的真实意图听出指示的弦外之音多找领导身上的优点适应领导的工作习惯,理解领导,3.2提高秘书工作的悟性,把握辅助工作的权限尊重维护领导的权威,辅助领导,尽量缓和其情绪，避免事端扩大避免其他人员收到牵连避免自己的情绪受到感染让主管静一静让主管转移阵地让主管重新思考给主管添茶换水，缓和气氛提供更好的信息或方案,秘书如何面对非理性的主管,秘书如何面对非理性的客户,一天，有一个客户前来投诉，说中信集团的某产品具有安全隐患，时常出现故障。另一个客户也前来投诉，说公司售后服务部门的某员工服务态度差等，坚决要求更换员工，否则将撤销合同。角色：两人扮客户，1人扮秘书。,秘书如何面对非理性的客户,耐心听完客户的抱怨无论对错都说抱歉做好详细记录邀请相关部门的人来旁听报告主管请求支持将客户带离办公现场告诉客户会诚心帮其解决告诉客户何时才能解决（如可则立即解决）可以提供补偿方案供其参考,秘书如何面对非理性的同事,避免进入是非圈避免办公室的桃色纠纷避免接受同事无谓的请托避免情绪问题造成心结避免打小报告避免发号施令真心关心别人,情景模拟,公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮汹涌，进入一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈；一会儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿研发部经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于人事调动的内幕消息，想事先从她这儿打听一些消息，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。,中午在餐厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。寒暄了几句，就话锋一转问道：“小张，咱们平时关系不错，我就不拐弯抹角了，能跟我透点消息吗?这次我们销售部的人事是怎么变动的?咱们总经理很信任你，有机会的话，帮我在总经理面前多说几旬好话。”角色：1人扮