秘书理论与实务讲义.ppt

秘书理论与实务,学院老师,第一章绪论,第一节秘书的涵义一、古代的“秘书”1.宫中秘藏的各种图书典籍（或朝廷的机要文件）。2.谶纬图箓一类的文图资料。3.官职、机构名称。公元二世纪，东汉汉桓帝设秘书监。物人,二、西方的秘书国际职业秘书协会所下的定义是：,具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。各国对秘书定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。但要求与权限有何不同。,三、现代秘书定义分析四角号码词典“秘书是掌管文书和机要的干部。”商务印书馆1988年修订版新华词典，秘书：管理文书并协助领导人处理工作的人员；上海辞书出版社1989年版缩印本辞海，秘书：协助领导人综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等的工作人员；袁维国主编秘书学(1990年9月出版)，秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文告、管理文书、接待来访、管理会议、调查研究、处理信息、办理事物、参谋咨询、联络协调等工作。,考虑：1.定义的方法。列举法还是种差+邻近的属？2.秘书是职业、职位还是职务？3.对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构的工作人员？4、秘书的本质特征是什么？核心认识：秘书活动的主要对象是领导者；秘书活动的根本职能是辅助管理；,第二节秘书学,一、什么是秘书学秘书学是一门研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用学科。二、秘书学的学科对象.代表性观点介绍：秘书工作居主导地位。秘书、秘书机构、秘书工作。辅助领导说。秘书活动说。秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为,三、秘书学的研究领域（一）秘书史：通史/国别史/断代史/专项秘书史（二）秘书理论：基础秘书理论/应用秘书理论/交叉秘书理论（三）秘书业务：文字、文书、信息、协调、督查、信访、接待、会议、值班等（四）秘书技术：秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能，与秘书业务相比，有更强的实践性、可操作性。,四、秘书学与相关学科的关系1、秘书学与管理学2、秘书学与应用写作学3、秘书学与文书学4、秘书学与档案管理学5、秘书学与公共关系学,五、学习和研究方法事实积累法经验分析法案例研究法试验证实法,第二章秘书工作的起源与沿革,研究对象：1.历代各级各类秘书机构的设置、职能、地位、作用和演进过程。特别是中央秘书机构。2.秘书人员的选拔、培养、考核和素质要求。3.各项秘书业制度。4.历代公文文体。,秘书工作范围界定：1、记录帝王、长官言行与政事，拟制处理文书，保管档案。2、在宫庭、中央政权、地方官署为了解下情，传达命令，起上通下达的作用。3、在宫庭、官署内应诏答对咨询，起参谋作用。4、协助官署主持者处理官署内日常行政事务和交办事项。,第一节秘书工作的起源一、秘书工作产生的社会基础1.社会组织领导部门的出现，是秘书工作产生的基本前提2.文字和公务文书的产生，是秘书工作产生的基本条件,二、秘书工作产生的标志（一）关于秘书人员史官：司马迁的史记和班固的汉书都认为仓吉是黄帝的史官，执掌记录言行，是左史。明陶宗义书史会要又载“沮诵是黄帝的史官。”纳言：尚书孔氏传“喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下。”（二）关于文书据传黄帝时期已有文书并被汇编。后汉书祭祀志载：自五帝始有书契。,（三）关于秘书工作后汉书淮南子记载尧设进善旌、舜设敢谏之鼓。尚书收录起自尧典，说明当时已有言行记录。三、秘书工作起源的时间起源于部落联盟昌盛时期，即黄帝禹的时期或距今四千五百年至四千一百年之间。,第二节古代秘书工作,一、夏商周三代的秘书工作夏：国家秘书工作由此开始。商：1.浓厚的迷信色彩，进一步分工（占卜史官、祭祀史官、记事史官、作册史官）2.出现了第一个中央秘书机构太史寮,西周：1.太史寮的完善，“五史”各司其职。“五史”：太史、小史、内史、外史、御史2.社会调查制度的推行。春秋战国：1.秘书人员的变革：史官地们的衰落新的秘书官职的产生士充实秘书队伍2.秘书职业道德的深化。,注意：（一）文书载体甲骨文书：体例由叙辞；命辞；占辞；验辞组成。金文文书：其功能从歌功颂德转为颁录法典和记载史实为主。简牍文书：已有大量出土。尚书、论语等书都是根据简牍文书整理。缣帛文书：春秋时代最早使用，工艺复杂、产量有限。石刻文书：春秋初出现，属于记事文书文字体式为籀文。,（二）公文文种誓、诰、命、檄、书、典誓动员部下，讨伐敌方的文书。诰勉励下属的文书。命代表国家发布的命令性文书。檄征召、晓谕、声讨。书臣下向天子或国君陈述自己政见的文书。典颁布制度、法令的文书,二、秦汉时期的秘书工作确立,（一）机构和人员1.秦建立以丞相府为首、御史大夫寺为辅的国家最高行政辅助机构。2.皇宫辅助人员：尚书，负责皇帝的文书收发事务，负责保管未供皇帝查阅的重要档案。博士，学识渊博之士，源于战国的游士。3.地方政府的秘书机构和人员：主簿典领文书和处理日常事务。记室令史文书的起草、保管、收发。,4.汉代尚书台取代丞相府验证了中央辅助机构“膨胀回位”的发展规律。5.宦官秘书：中常侍、侍中（二）秘书工作制度1.统一行文标准文字。2.统一文书体制。3.规定公文特殊用语和书写程式。4.确定公文转运行传递制度。,（三）秘书官员的选拔途径和要求察举：皇帝诏命大臣，依照标准推荐。征召：皇帝慕其才名，礼聘文人名士。辟除：三公九卿、刺史等高级官员有权自行聘用幕僚。（四）官文书种类1.诏令文书：策书、制书、诏书、诫敕策书主要用于封、免及诔事项。制书主要用于向全国颁布赦令；任免九卿或京师近臣。,诏书皇帝以单方面意志下达的命令文书。更主要的是皇帝批示臣民的奏书形成的。诫敕对象是刺史、太守及三边营官，最大的特点督责敦促的特征。2.章奏文书：章、奏、表、议章用于向皇帝谢恩陈事；奏陈请；举劾；谏诤，多用于国家政典大事。表陈述。用语和体式，起首：臣某言，尾：臣某诚惶诚恐顿首死罪死罪；议是臣民执奏异议之事的文书。,三、魏晋南北朝时期的秘书工作发展,（一）初步形成三省制1.设立中书省曹操设秘书令，为名符其实的秘书官职。曹丕设中书令、中书监中书省的主要秘书官员：中书舍人黄门郎通事郎2.设门下省分散中书省之权，晋时期，由皇宫中的官员组成，出纳诏命，主官为侍中。3.初步形成相互牵制的三省，为制约中书门下两省，将尚书台升格为尚书省。成为中央政府执行政务的总机构。,（二）公文理论研究取得重大成果如刘勰文心雕龙，曹丕典论论文，陆机文赋等文心雕龙对公文的研究：第一部系统研究公文性质、特点、起源、发展及写作规律的著作。探究了公文的起源。对公文比较科学的分类。对公文写作要求和规律的概括。,（三）秘书工作制度1.改革公文书写材料。东晋末年，桓玄下令革除竹、木、帛、纸混用旧习，规定公文一律用毛笔在纸上书写，由此蔚然成风。2.确立文书签押与官印移交制度，并将泥封加印法改为在公文末盖“朱色水印”法。,四、唐宋时期的秘书工作成熟,（一）唐1、机构和人员（1）三省制的成熟职能：“中书出令，门下审议，尚书执行”主要官员：A、中书省中书令（主管）中书舍人旧唐书职官制其职掌：“侍奉进奏，参议表章”凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则署而行之“凡大朝会诸方起居，则受其表状而奏之”凡册命大臣于朝，则使持节读册命之，凡将帅有功及有大宾客皆使劳向之。,B、门下省：侍中（长官）给事中、典议C、尚书省：尚书仆射（2）翰林学士翰林待诏，协助中书省批答四方章表疏义，起草制诏敕，无官署、无官阶。（3）匦使院职责为“申天下之冤滞，达万人之情状”，开辟了一条使民间下情直达中央政府的畅通渠道，是最早的中央信访机构。（4）地方政府的秘书机构掌书记、孔目、主簿,2.文书工作律令和制度（1）据唐律疏议分析，秘书工作的法制化明显。如：文书拟制方面：遗忘避讳、应题而不题文、写错公文、内容失实、他人代署代制。（2）文书工作制度四禁制度：用纸制度：一文一事制：贴黄制：公文折叠制：,3.公文文种（1）皇命文书（下行）：册书、制书、发敕、敕谍、论事敕书册书立皇后、皇太子、封诸王制书大赏罚、大赦囚犯、任免重要官职慰劳制书嘉奖功勋发敕废置州县、增减官吏论事敕书用于告戒臣下应遵守的行为规范用的。敕谍凡皇帝命令臣下对某事可依据旧典施行的文书。,（2）臣下上行除表、状、议等外，还有：疏臣属论谏政事提出建议的文书。榜子翰林院向皇帝奏事时用的文体。（二）宋1.机构和人员（1）中央辅助机构政事堂三省制枢密院：承旨司承宣旨命、通领院务。,中书省：主事房、点检房、催驱房、班簿房、制敕库房门下省：通进司、银台司、封驳房、进奏院尚书省,（2）鼓院、谏院中央信访机构的发展（与唐比较）宋代的中央信访机构分为两个各自独立，层次不同的部门：鼓院为初级，检院为高级。匦使院设置目的是为了打击政敌为主，宋代两院设置目的是为皇帝了解下情。匦使院隶属中书省，两院隶属门下省，后者更亲近于皇帝。2.文书工作制度引黄制度公文摘由,五、秘书工作的融合期辽金元,金创设快速传递官方文书的急递铺制度元1.机构中书省内设参议府，相当于办公厅，处理省内日常事务。承发司负责文书收发管勾司出纳四方文移检校司文牍稽失照磨所文书照刷、磨勘时政科记注皇帝言行,2.秘书工作制度的新发展照刷、磨勘用来监督公文处理，“明察曰照，寻究曰刷，复核曰磨，检点曰勘”公文传递制度，（1）设立各类驿站（2）急递铺制度3.秘书人员选拔首论行止，次取吏能，又计日月多者为优。,六、明清时期的秘书工作完备,（一）明1、机构与人员（1）内阁内阁的形成内阁的职责：献可替否/奉陈规海/点检题奏/票拟批答/起草诏令/议政（2）通政司掌握内外章疏，敷奏封驳之事，充分发挥沟通上下的作用，是呈文皇帝的咽喉之处。,（3）六科皇帝与六部之间的联系机构侍从规谏/补缺拾遗/驳正御旨违失/科参/稽查弹劾（4）司礼监乘笔太监（代替皇帝的朱笔批阅奏章称批红）传宣帝命/批阅章奏/草拟诏旨（5）地方秘书机构或人员布政司经历司府、州经历县主簿、典吏,2.公文类别明代公文分为五大类三十二种，每种公文都确定了应用范围。皇帝的下行文诏、诰、册文、谕、书、令等，其中谕可为总称。臣僚上奏文题、奏、揭贴官府上行文咨呈、呈状、申状、牒呈官府下行文照会、札、下帖官府平行文平咨、平关、平牒,3.秘书工作制度（1）明确上下行文程序、衔接、配合相当系统化。例：上行文：通进司内阁转呈或直呈皇帝皇帝、司礼监批答文书房内阁拟旨六科抄发。（2）票拟：用纸拟出初步处理意见，贴于原奏章上，进呈皇帝，类似于拟办。（3）贴黄：命内阁制制作统一的贴黄格式，令进呈章疏的官员将文书中的内容以一百字以下字数概括起来，贴于文尾，提高公文处理。宋代引黄制度的继承。,4、禁繁文。洪武六年，降诏禁止表笺公文使用骈俪文，开始建立禁繁文制度。例：茹太素受责。5、检查催办制度：沿用元代公文照刷磨勘制度；机构落实，由六科负责检查督促对口部的公文办理情况。,（二）清1、机构和人员（1）内阁内阁的演变内阁的职责：掌议政事/办理本章/承办朝廷大典/管理档案/组织修书内设机构：典籍房/满本房/汉本房/蒙古房/满票签处/汉票签处/诰敕房/稽察房/收发红本处/副本库/批本处,（2）军机处特征：被皇帝严格控制机构精简、人员精干拟旨迅捷、工作过程快节奏高度保密服务对象的单一性（3）其他辅助机构通政使司奏事处中书科南书房翰林院,（4）清代幕友绍兴师爷刑名师爷征比师爷钱谷师爷折奏师爷书启师爷挂号师爷,非官非吏，亦宾亦友尽心尽言，不合则去立品洁身，成官之美2.制度题本的处理程序密奏制度,第三节近现代秘书工作,一、清代末年的秘书工作我国近代史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构二、辛亥革命时期的秘书工作1、秘书机构总统府中设秘书处和秘书长。各部设承政厅，各置秘书长一名。,2、文书制度的变革废除了沿袭几千年的旧公文体制，颁发了新公文程式，规定政府公文为令、谕、咨、呈、示、公布、状五类七种。对公文程式也进行了改革。三、国民政府的秘书工作1.建立健全从中央到地方的秘书工作机构。中央政府成立秘书局，设秘书长一名，秘书、科员、书记官若干，中央各部也立了秘书机构。各省政府设秘书处，设置秘书长、秘书。县政府设秘书室，各乡政府设书记官一人。,2.改进和加强文书工作（1）1928年以后，国民政府先后颁发过三次公文程式条例，从而建立起一整套公文体制。（2）1933年在部分省市试行“文书档案连锁法”。简化公文处理手续。（3）1940年推行“三联制大纲”，提高行政工作效率。（4）1947年，文书处理竞赛3.规定秘书人员的任职条件,四、新民主主义时期的秘书工作1.建党初期的秘书工作2、第二次国内革命战争时期的秘书工作3.抗日战争时期党的秘书工作4.解放战争时期党的秘书工作,第三章秘书机构和秘书工作,第一节秘书机构一、秘书机构的名称秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。秘书机构有广义和狭义之分。狭义：是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要等业务部门。广义：是指具有参谋助手、沟通协调、督促协调等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。狭义秘书机构的服务对象是领导工作，广义秘书机构的服务对象是领导工作和机关工作。,二、秘书机构的性质和特征1、秘书机构的性质辅助性2.秘书机构的特点辅助功能的综合性。其全面性和全局是其它职能部门和咨询机构所不具备的。所处位置的中枢性。所谓中枢机关，就是在决策管理系统中起主导作用的机关，秘书机构是最贴近中枢机关的办事部门。组织关系的封闭性。只接受本级机关的领导，直接对本级领导机关负责。3.秘书部门与职能部门的区分,秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表,表1-2秘书部门与职能部门的区别,三、秘书机构的设置根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。,各级政府机构设置,国务院办公厅,秘书一局秘书二局秘书三局国务院应急管理办公室（国务院总值班室）督查室电子政务办公室。人事司行政司财务室,浙江省政府办公厅,秘书处综合处信息处督查室农业处工业处财经处发展处涉外处科教处人事处行政处保卫处,绍兴市人民政府办公室,秘书处综合处城交处科教处工业处商旅社保处涉外处农业政法处信息处督查处调研处政治处接待办政报室行政处法规处行政复议处应急办,绍兴县人民政府办公室,秘书科综合科调研科信息科督查科工业科农经科城交科流通涉外科科教文卫科政工科县政府法制办公室县委、县府接待处,公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。董事会（董事长）总经理工厂部总工程师副总经理总经济师总会计师生产部开发部行政部销售部财务部质检部人事部采购部货仓部计划部技术部,公司企业的秘书部门的种类,续表,临时性秘书机构临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。,四、秘书机构的地位和职能,（一）地位,（二）秘书机构的职能1.参谋助手职能基本职能参谋职能表现在：（1）有意识地为领导收集、整理信息。（2）随时为领导提供参谋性服务。2.督促检查3.综合协调职能,五、秘书机构的建设,（一）秘书队伍的建设优化秘书队伍，提高综合素质。第一、智能结构合理，能发挥互补功能。第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。第三、性别结构合理，能提高整体效能。,二、加强目标管理目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效地进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。三、强化秘书工作制度的建设,第二节秘书工作,一、秘书工作的任务1951年，我国政务院召开全国第一次秘书长会议，发布决定，对各级政府机关秘书长或办公厅主任的工作任务作出了具体规定。共包括7项：1、协助首长综合情况，研究对策，推行工作；2、协助首长密切各方面的工作关系；3、协助首长掌管机关内部的统一战线工作；4、协助首长掌管保密工作；5、掌管机要工作；6、主持日常行政事务；7、掌管机关事务工作。参与政务，掌管事务,调研工作；信息工作；协调工作；督查工作；文书工作；档案工作；会议工作；信访工作；保密工作；事务管理工作。秘书理论与实务,秘书/助理的工作职掌与权责,秘书/助理的工作职掌与权责,秘书/助理的工作职掌与权责,秘书/助理的工作职掌与权责,秘书/助理的工作职掌与权责,学院曾对市的100家中小型企业（其中国营企业15家，外资企业18家，合资企业30家，乡镇企业27家，私营企业10家）开展过问卷调查，调查者列举了23项工作，秘书从业人员是否认可和是否承担承担该项工作的统计数据如下：(1)撰写各种文字材料，认可度100%、实际承担100%；（2）处理商务文书，认可度75%、实际承担100%；(3)搜集信息，备领导咨询，协助领导作出正确的经营决策，认可度82%、实际承担65%；(4)管好档案、资料，认可度70%、实际承担85%。(5)有效组织会议，做好会务工作，认可度100%、实际承担100%,二、秘书工作的性质辅助性1、通过考察秘书工作产生、发展的过程，我们发现，秘书工作是出现领导机关和领导人出现之后，才应运而生的。2、考察秘书工作的具体内容，可以发现，秘书从事调研、收集信息、处理文书、督促查办等工作，最终指向是为领导服务。3、秘书部门在组织机构中的中介地位，也决定了秘书工作的辅助性。,辅助性的特征：辅助的直接性；辅助的全面性；辅助的非独立性。三、秘书工作的特点秘书工作的基本职能和它所处的特殊位置，形成了一系列对立统一的矛盾，构成了其特点。（一）被动性和主动性的对立统一（二）综合性与专业性的对立统一（三）常规性与随机性的对立统一（四）思想性与事务性的对立统一（五）机密性与沟通性的对立统一,四、秘书工作的基本规律“双线规律”李欣提出：“如果把领导的要求和需要作为一条线，即要求线或需求线；那么另一条线就是工作人员为满足领导需求尽可能贴近这条线所构成的追逐线。”思考：“双线规律”的合理性,五、新时期的秘书工作1.秘书工作的指导思想三服务2.秘书工作的工作方法四转变,第四章秘书素质论,国际专业秘书协会章程，对于秘书的基本素质提出如下要求：1、象心理学家一样善于观察和理解他人2、象政治家一样有灵敏的头脑3、象外交家一样有潇洒的风度4、有调查各种棘手问题的丰富经验5、有良好的速记能力及文字功夫6、熟悉各种商业往来中的法律关系7、能熟练地使用各种办公自动化机器8、具有担当全面金融和税务方面的知识9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。,第一节秘书的分类一、从秘书服务对象的社会属性分类从服务对象的社会属性看，我国秘书可以分为公务秘书和私人秘书（有的称为民间秘书）两大类。二、从秘书工作内容分类-横向角度分类1）行政秘书2）机要秘书3）文字秘书4）事务秘书另外还有外事秘书，科研秘书，生活秘书，教学秘书，新闻秘书，人事秘书等等。,三、根据秘书职业资格鉴定等级纵向分类二级五级秘书职业资格证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书。证书适用范围从事办公室工作、日常事务性工作、协助上司处理工作、为上司决策及实施提供服务的从业人员。秘书资格证书全国统一鉴定由劳动和社会保障部管理，是国内唯一的秘书从业人员资格证书。全国统一教材、试卷、考试时间，证书全国通用。,获取秘书资格证书的申报条件：五级秘书（具备以下条件之一者）：（1）经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）在本职业连续见习工作2年以上。四级秘书（具备以下条件之一者）：（1）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上。（3）连续从事本职业工作4年以上。（4）取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业（专业）毕业证书。,三级秘书（具备以下条件之一者）：（1）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。（3）取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。二级秘书（具备以下条件之一者）：（1）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上。（3）取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。,培训教材及教授内容：（一）秘书职业考核的内容以秘书国家职业标准和秘书国家职业资格培训教程为依据。（二）秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。（三）涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估范围。,第二节秘书职业道德,（一）秘书的职业道德在秘书职业活动中所必须遵循的，与秘书这特定职业相适应的行为规范，是社会道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期实践的产物。在秘书素质体系中，职业道德是最根本、最重要的的构成因素，是知识、能力、心理等其他构成因素的核心和灵魂。,（二）秘书职业道德规范1、忠诚：忠诚的内涵比较丰富，忠诚于秘书岗位、事业，忠诚领导，忠诚于国家、人民。2、廉洁清廉是秘书人员的立身之本。特别对公务秘书尤为重要。3、谦和是秘书人员在职业活动中处理人际关系的基本原则。4、谨慎秘书工作须细致谨慎，这是秘书工作性质，内容所决定的。5、守密是秘书人员应加强守密的道德意识，培养成良好的保密习惯,（三）加强秘书职业道德修养职业道德修养是一个长期磨练和实践的过程，注意：1、强化职业意识强烈的职业意识为秘书自我修养树立了目标，使秘书的职业道德修养成为自己完成社会角色的自觉行为。2、道德学习和实践注意获取道德知识，加强对道德的历史、范畴、规范、要求等道德理论的理解，把职业道德意识变为自觉的职业习惯。3、提高个性心理品质。,陈布雷，名训恩，字畏垒。浙江慈溪人。1890年生。1911年毕业于杭州浙江高等学校，1926年在江西加入国民党，先后任国民党中央宣传部副部长、蒋的侍从室主任、中央政治会议秘书长等职。抗日战争爆发后，任国民政府军事委员会副秘书长，有蒋介石的“文胆”之称。,田家英，四川成都人。1936年在成都参加抗日救亡工作。1938年入陕北公学学习。同年加入中国共产党。1942年1月8日，田家英在解放日报发表的杂文从侯方域说起，受到毛泽东的好评。1948年，经过胡乔木的推荐，田家英到毛泽东身边当秘书，直至1966年。,第三节秘书的智能结构,（一）秘书的知识结构知识结构是知识在每个人头脑中的内化状况，包括各种知识间的比例，联系和相互作用，各人兴趣不同，知识结构各有差异，而知识结构能决定一个人的发展方向。,第一层基础知识第二层专业知识1.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。2.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。第三层相关知识,三、秘书的基本能力（一）表达能力1、文字表达能力，2、口头表达能力（二）调研能力（三）办事能力（四）人际关系能力（五）操作能力,上司挨骂之后这家规模公司不大，总经理办公室只有3个秘书，主任老刘、经验丰富的小张和小王。这天上午，小张外出有事。十点左右，企划部有人来电话让小王过去取份材料，她刚走，总经理就来电话，让主任把去年的工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻怎么也找不到去年的工作总结，于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任沮丧地只好等小王回来。小王刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄：“托您的福，总经理给了好果子吃！你干什么去了？！”小王想说明，但主任没有给她说话的余地：“废物！饭桶！”小王怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷姻。这时，小张回来了。,面对这种情况，现在小张应该怎么办？,现在小张有这么几种选择：,a、“小王经常犯这种毛病，存完文件不说一声，我都说过她好几次了！”b、赶紧找出文件递给上司。c、赶紧找出文件给老板送去。d、“老板这些天也真像吃错药了！”e、“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。”,对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析,第四节秘书的心理素质,一、秘书应具备良好的心理素质心理素质与其他素质是有双向作用，具有指向、激励，维持强化等多方面功能。秘书活动的紧张性，快节奏和高压力等特点，对秘书心理品质提出了越来越高的要求。,二、优秀秘书的心理品质动机和兴趣1、动机是促使秘书行动的原因，是秘书心理活动中的重要机能。秘书应注意使自己具备高尚的职业动机，缺乏动机和动机不正的人，是不可能胜任秘书工作的。2、兴趣是秘书积极探究某种事物或某项活动的意识倾向，兴趣会引起持久的注意力，从而不断获得新知识，秘书的兴趣应注意广泛兴趣和中心兴趣的结合。,情感和意志1、情感：是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验，在秘书活动中，情感既可起到正面的推动作用，也可能起到反向的减力作用。2、意志：是秘书自觉地确定目标，支配行动，克服困难，实现预定目标的心理过程。秘书意志的自觉性，秘书意志的果断性，秘书意志的自制性。气质和性格1、气质：气质是指一个秘书较稳定的心理活动加动力特征，气质的划分只是相对的，秘书人员应该根据职业特点和自身状况，自觉重视和加强气质修养，克服不良的气质倾向，培养良好的品格。2、性格：它是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。秘书要求有良好的性格品质，它包括：自信自制稳健谦虚敏捷等。,三、秘书的心理健康影响秘书的心理健康的因素有：负担过重舆论压力人际关系心理健康获得：要树立正确的人生观要确定适度的抱负水准，避免抱负水平过高而导致的挫折体验。创造良好的人际环境。及时调整不良心理，不良心理的表现：自卑自傲急躁厌烦多疑嫉妒。要参加各种有益的活动。,第五节秘书与领导的关系,一、秘书与领导关系的认识1、人格地位上的平等关系2、实现工作目标的同事关系3、工作职能上的上下级关系4、工作过程的主从关系5、工作沟通的双向交流关系6、工作绩效上的一体关系,二、正确处理与领导者的关系（一）尊重而不阿谀奉承。（二）主动而不越位脱轨。（三）服从而不盲目附和。（四）诚实而不作假弄权。（五）沟通而不封闭堵塞。（六）挡驾而不阻拦干涉。,三、了解各类上司的特征,领导忌用的秘书：轻易越级报告经常转换工作的阴一套阳一套的脚踩两只船嚼舌头的吹牛的锋芒太露的得意忘形的经常迟到的沉迷玩乐的我行我素的玩笑过头的,第五章调查研究,调查：收集资料的一种方式研究：做出分析的一种方式调查研究：收集资料后进行分析得出结论的方法和过程,分析方法：定量、定性,调查研究是人们在实践中有意识地通过对客观实际的考察、分析和研究，认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。调查和研究是互相联系的。,调查研究在秘书工作中的地位和作用（一）调查研究是秘书和秘书部门的重要职责（二）调查研究是秘书和秘书部门做好各项工作的基础（三）调查研究是秘书和秘书部门辅助领导科学决策的首要前提（四）调查研究是秘书获得信息的重要途径（五）调查研究是锻炼、提高秘书工作能力的必由之路,第一节调查研究的基本程序,一、确定课题秘书调查研究的课题，是单位领导层在决策、管理、推行工作中需要掌握的信息资料主题或必须解决的问题。课题必须既是“必要的”，又是“可行的”。,二、确立调查的对象、类型和方式接受课题以后，首先应考虑课题的性质和要求，确定调查的范围大小，对象的多少，应该找哪些单位、部门、人员，才能确定用何种类型、何种方式去调查和研究。三、拟定调查项目和题型课题是调查研究的总体内容和要求。在实施调查时，秘书人员应将课题分解成大小、粗细不等的项目，即要求被调查者回答的问题和提供的具体内容。同时还应考虑设计适当的题型，即题目形式。,例如，研究一个城市的社区服务问题，经过探索性研究之后，把调查的目的具体化为：社区的老年人服务，残疾人员服务，优抚服务，便民利民服务，文化教育服务，公共卫生服务，劳动就业服务，社会治安和民事调解服务。,四、规定调查的时间和地点五、制订调查研究计划调查的目的要求调研的对象、范围调查的方式方法4调查的时间和步骤5确定调查的组织和分工,北京大学赴四川省平昌县社会实践团计划书一调查团指导思想：为了进一步实践“三个代表”重要思想，为了响应温家宝总理要当代大学习“到基层去，到西部去，到祖国人民最需要的地方去”之号召，同时遵循学生必须读万卷书，行万里路的古训。经过各方面努力，由北京大学光华管理学院，社会学系等八位同学组成“北京大学赴四川省平昌县社会实践团”远赴国家级贫困县四川省巴中市平昌县。本次调查活动旨在深入平昌县农村基层，对平昌人民负责的态度，不怕吃苦，运用科学方法，发挥各自所长，调查研究平昌经济发展的一些情况，学习平昌发展成功之处，管窥发展瓶颈，运用所学知识为平昌的经济发展献计献策，我们希望用我们的热情和知识为平昌的建设与发展事业带来一些实际而有益的建议，并让更多的首都大学生了解和认识平昌。,二调查团具体任务：1调查农村社会现状，知晓农村教育的状况。2搞清楚典型区域发展的经验。3明白县城发展的趋势和经验。三调查团具体行程：626：到达广元火车站，6：00到平昌，晚上开小组会议；627：上午在平昌县高中做一场报告，下午参观县城，考察城市建设（商业活跃程度，城市规划，环境状况）；628：参观小角楼酒厂，城市居民访谈；629-7.4：走访7-8个村庄，40户农民（家庭支出，医疗保障，教育，扶贫政策）；（白衣乡白色食品工业园，泻巴乡星光村绿色食品工业园，希望可以到最好的与最差的镇）7.4晚：回县城，晚上开会；7.5上午：与县委有关人员座谈；7.6：离开平昌,四调查团人员构成及特点：张晓楠女北京大学光华管理学院本科03级学生江西省高考状元马伟茗男北京大学社会学系本科03级学生曾经考察、调研过中国13个省五实践方法：1运用经济学、社会学等各种知识进行全方面调查。2在实际操作过程中，我们会采用问卷、访谈、观察等方法进行综合调研。4对农村社会进行深入调查，采用人类学的田野调查方法，吃在农村，住在农村，并且在农村和农民同劳动，以便了解农民、知晓农村、掌握农业一手资料。5对城市采用问卷和观察方法，进行指导性研究。,八调查团经费：1队员自负部分开销2团委学术实践部提供部分经费资助，其中团委资助约占团队总经费的1/6到1/8。北京大学赴四川省平昌县社会实践团2005年4月25日,六、组织调查研究实施七、研究调查资料调查所得的各种信息资料先要经过整理，如核实、筛选、誊清、分类，然后进行研究。秘书进行研究时，要注意资料的全面性与考虑资料的重点性并重。八、撰写调查研究报告,确定课题,确立调查的对象、类型和方式,拟定调查项目和题型,规定调查的时间和地点,制订调查研究计划,组织调查研究实施,研究调查资料,撰写调查研究报告,调研流程,第二节调查的类型,一、普遍调查对调查对象总体内所有单位作无例外的普遍调查，工程浩大。优点：调查资料的全面性和准确性，误差小。局限性：只适用于对有关全局性的基本情况进行调查，组织较复杂。,二、典型调查1、什么是典型调查：是从调查对象中有意识地选择个别或若干具有代表性的单位或个人进行深入的调查，从中找出具有普遍意义的规律。2、典型种类及其选择典型的原则种类：A先进典型，以总结经验为主要目的，选择一些先进单位人物进行分析、总结、探索事物发展的规律。B后进典型，以总结教训为主要的目的，分析其落后原因，提出建议。C一般性典型，以了解一般情况为主要目的，选择反映同类事物的一般水平的单位为典型。D全面性典型，以了解某类的主要特征与发展过程为主要目的，选择发展形态较为完整的单位。,原则：A准确性原则。B代表性原则。3、典型调查特点：调查点具有意识选择的节省人力、物力主要依靠调查者深入基层对调查点直接剖析获取资料。,三、抽样调查1、什么是抽样调查？从所要调查的总体中根据机会均等的原则，抽取一定数量的部分单位（样本）进行调查，并以其结果推断总体的一般情况。理论依据为概率论的大数定律2、总体与样本总体（N）是具有同一性质的许多单位的集合体，是指所要认识对象的全部。总体可分为有限总体和无限总体。样本（n）即子样，从总体中抽取取来调查观察的一部分单位。抽样比并无定规，一般说：总体100个020%（抽样比）（越大）1000个510%（越小）10000个13%,3、抽样误差抽样误差：子样得到的指标数值与全及总体的指标数之间存在一些误差。误差原因调查误差（工作误差）A调查方案设计有缺点，目的要求不明确。B遗漏或重复调查单位。C被调查人理解回答问题有错误、出入。D被调查人单位提供情况材料不真实。E调查人员了解情况不深入，不准确。F调查人员或单位有意弄虚作假、虚报、瞒报。G测量、测量工具不准确。H登记、计算、汇总、抄写有错误。,代表性误差A抽取单位数目多少(反比)B抽样误差大小和总体内容单位之间的差异程度成正比关系。C抽样方法不同，所获得样本代表性也不同。,4、抽样方法概率抽样的方法A简单随机抽样（抽签抽样或纯随机抽样）。对总体单位不加任何分类、排队，如果不用抽签，也、可用事先编好的随机数字表抽取。B等距抽样：把全及总体的所有单位按一定顺序排列，然后按相等间隔或距离抽取必要的单位数目的抽样方式。KN/n，第一个数可以在K距离内随意抽取，也可以抽取中心或邻近中心的单位来替代1到K的随机次序。,C类型抽样（分层抽样）将总体单位按其属性特征为若干型或层，然后在各类型或层中随机抽取样本，而不是从总体中直接抽取。例1某年级学生共180人分为四个班，其中甲班N1=40人，乙班，N2=50人，丙班N3=45，丁班N4=45人，现要抽取20%作为样本，则每班应抽取的样本单位数按如下步骤算出：（1）确定样本单位数n=N20%=18020%=36人；（2）每班的样本单位数分别为：n1=(36/180)40=8,n2=(36/180)50=10,n3=(36/180)45=9,n4=(36/180)45=9,样本容量：n=n1+n2+n3+n4=8+10+9+9=36,D整群抽样：在全及总体中抽取调查单位时，成群成组地抽选，然后对被抽选的各群单位无一例外地进行调查整群的抽选可以随机，也可以等距，还可分一阶段，而所取多阶段抽样。（2）非概率抽样在不能实行概率抽样的情况下，采用非概率抽样法。A有目的、有判断的抽样少数研究应当在理解总体与个体的基础上抽样，或以研究目的为基础抽样，尤其是开始设计问卷的时候。研究者可能选择一些观点差异悬殊的人，来检验问题的设计是否恰当。虽然这种调查结果不能代表任何有意义的总体，但会有效地发现问卷设计中的缺失。,B随意抽样法随意抽样法是指研究者按自己的意愿或可能，去抽取最接近、最有可能进行研究的对象作为样本的抽样方法，它是一种非概率抽样的方法。C定额抽样法定额抽样从对总体性质的了解开始，在某一总体中考虑具有某种属性的人数所占的比例，然后从具有此种属性的人中搜集数据，并按各类人在总体中的比例赋予它适当的比重,简单廉价,四、个案调查个案调查是对一个具体单位（如个人、家庭、组织、社区或事件)进行全面、深入了解的调查方式。1调查单位的确定是在对总体没有全面了解的情况下进行的。2调查对象具有个别特征。3是一种深度调查。4基本上属于定性研究，,第三节调查研究的主要方式,一、问卷法问卷调查，是采用一种事先设计好的结构化、标准化的问卷作为资料收集工具的一种调查方式。（一）类型1.从问卷设计角度划分开放式问卷和封闭式问卷优缺点分析：封闭式问卷优势在于：（1）指向非常明确，便于受访者回答，提高完成率，且不会获得不相干的信息；（2）简单易行，不会耽误受访者太多时间，容易为受访者接受；（3）方便计算机输入，提高统计分析的质量。,不足在于：（1）答案具有明显的指向性，可能影响受访者的思考；（2）提供的答案并不充分，无法函盖方方面面的可能，使受访者无法选择最符合自己情况的答案；（3）答案较概括和抽象，不能充分反映出受访者的个体差异。思考：开放式的优缺点。2、从发放途径划分,问卷调查主要方式,（二）问卷的结构1、前言部分每一份问卷的开头，必须有一段简短的前言，说明研究的目的，指导受试者如何回答，并做出某些必要说明，以解除受试者的思想顾虑。（我是谁？调查什么？为什么调查？）2、个人特征资料部分3、事实性问题部分事实性问题是指调查了解客观存在或已经发生的行为事实，它包括存在性事实和行为性事实两个方面。(1)存在性事实问题是用于调查“是否有”和“有多少”这方面的事实。(2)行为性事实问题是用于调查曾经发生过的行为，包括发生行为的时间、地点、行为方式等多方面内容。,亲爱的家长：您好：首先请原谅打扰了您的工作和休息！儿童是祖国的未来，儿童的成长和教育是家长们十分关心的问题。为了探索儿童成长和教育的规律，我们在北京、湖南、安徽、甘肃等地开展了这项调查，希望得到家长们的支持和帮助。本调查表不用填写姓名和工作单位，各种答案没有正确、错误之分。家长们只需按自己的实际情况在合适的答案上打，或者在中填上适当内容。请您在百忙之中抽出一点时间填写这份调查表。为了表示对您的谢意，我们为您的孩子准备了一份小小的礼物，作为这项调查活动的纪念。祝您的孩子健康成长祝您全家生活幸福北京大学社会学系“儿童发展研究”课题组,4、态度性问题部分态度是人对某种现象的相对稳定的心理倾向。两个态度指标：（1）态度的方向性：既喜欢或不喜欢、肯定或否定的正负方向。（2）态度的强度：既喜欢或厌恶，肯定或否定的程度。,前言,个人特征资料,事实性问题,态度性问题,存在性事实,评价性意见,行为性事实,情感性意见,认同性意见,认识性意见,表述问题语句的基本要求是：（1）用词要通俗、易懂、准确、简短，不要使用那些被试者陌生的，过于专业化的术语。（2）不要使用那些摸棱两可、含混不清或容易产生歧义的词或概念。（3）不要使用诱导性或倾向性的用词，避免被调查者在这些词语的诱惑下产生趋同心理，违背真实意见而做附和的回答。（4）问题要具体，不要提出那些抽象的、笼统的或定义不明确的抽象问题。（5）对于那些敏感性强、威胁性大的问题，应在文字表述上减轻敏感程度和威胁程度，使被调查者敢于坦率做出自己真实的回答。,问题的顺序1、容易回答的问题放在前面。敏感性和开放性问题放在后面。2、处理好相倚问题。即回答者根据前一问题的情况作答。处理方法：文字说明、箭头式、带框式。3、有转入效果的问题谨慎排序。相关的问题尽量排在一起。,1.你有孩子吗?A.有B.没有2.请问你的婚姻情况未婚（请跳过问题28，直接从问题9回答）已婚离婚丧偶,你最大的孩子上学了吗?,请问你有几个孩子?,他在上哪级学校?1.小学2中学3大学,问卷的提问与回答方式,答案的形式：1.填入式。把回答者直接以数字或特定的文字填入空格即可。例：请问您家有几口人?2.二项选择式。即问题的答案只有是和不是(或其他肯定形式和否定形式)例：您是共青团员吗?是口不是口3.多项单选式。即给出的答案至少在两个以上，回答者根据自己的情况选择其一作为回答。这是各种社会调查问卷中采用得最多的一种问题形式。类型选择。例：你了解国内外新闻的途径是：A电视B收音机C报纸D杂志E口传F其它意见态度选择。例：非常同意/同意/中立/不同意/非常不同意,4.排列式：把问题按一定标准排列。要回答者按问题的重要性或时间排列。例：请您依次将下列种类的图书按您的兴趣予以排列5.尺度式。把答案描述成两个极端，要求回答者认为合适的地方打勾画圈即可。例：你认为学生应该在多大程度上决定课程设置学生决定校方决定6.对比选择。例：在下列左边和右边不同类型的饮料中，您喜欢哪一种？果汁型可乐型含酒精型不含酒精型即饮型浓缩型瓶装型罐装型液体型固体型,例您生育孩子的主要动机是什么?(请从下列答案中选择三项在括号内打)传宗接代()完善人生()增加夫妻感情()养儿防老()扩大家族势力(）体验做父母的乐趣(）增加劳动力(）没考虑过(）其他(请写明)(,7.矩阵式。即一种将同一类型的若干问题集中在一起，构成一个问题的表达方式。例如，您认为下列环境问题在您居住的城市里是否严重(在每一行的适当方框中划“”)很严重比较严重不太严重不严重不知道噪音烟尘污水垃圾有害气体这种短阵形式的优点是节省问卷的篇幅，同时由于同类问题集中在一起，回答方式也相同，因此也节省了回答者阅读和填写的时间。,答案设计要注意：互斥性：例：您的职业是什么?(请在合适答案号码上打)工人农民干部商业人员医生售货员专业人员教师其他概括性：例：您最喜欢看哪类电视节目(请在合适的答案号码上打新闻节目体育节目电视剧教学节目您的婚姻状况：未婚已婚离婚丧偶,（三）问卷调查的优缺点优点：1、调查人数不受严格限制。2、节省开支。3、回答环境自由。4、容易量化。缺点：1、问卷内容控制在一定范围内。2、不能用于文化程度教低的人。3、如果设计出问题，较难补救。4、回复率较低。,（四）影响邮寄问卷的因素1、主办者及调查对象的性质。2、问卷的长度及版式的吸引性。3、填写回复的方便及回复诱导。4、问卷内容的相关性.,问卷调查课题：关于在校大学生爱情观的问卷调查关于在校大学生消费观（水平）的问卷调查关于毕业论文问题的问卷调查关于在校大学生勤工俭学问题的问卷调查关于本校大学生课余生活的问卷调查,二、访谈法（一）访谈法的涵义和分类访问法是调查者通过对调查对象的访问交谈来了解情况，收集材料的方法。访问的对象可以是个体，也可能是群体（通常以召开座谈会的方式）。访问的个体对象通常是当事人或知情人，群体对象则往往是知情人或能做分析、议论、评估的人者对观察对象的分析、理解，访问法可以通过与对象的交流、讨论，了解更深层的内容。根据提问的直接和明确程度分为有结构式访问、无结构式访问。根据访问对象多少分为个别访问和集体访问。：,1附记被访家区编号被访家庭地址访问日期：访问时间：访问意见：(1