秘书职务40问.doc

岗位职务说明书秘书在工作时，永远要以领导和公司的角度去思考和处理问题。衡量秘书工作好坏的唯一标准：是否节约了领导的时间。任职资格：1 品质优良，诚实豁达，吃苦耐劳，乐于奉献。2 对事物的理解、判断力要出众，悟性高，学习能力强。3 具有热情饱满的工作激情，工作作风踏实稳重，能严守工作纪律。4 书面表达能力强，口头表达流畅，能熟练操作电脑。5 外表形象健康、大方，行为举止端庄得体。工作内容：1 命令指示的传达（书面、口头、电话）2 公司部门协调3 会议记录4 重要工作的追踪5 简单文件的起草或录入6 信息的收集、汇总、分类、反馈。7 大客户的维护8 领导事务的提醒及行程安排9 协同领导进项商务活动工作要积累各种好的工作经验，要培养良好的工作习惯：良好的习惯需要简单的重复再重复，培养好习惯是需付出努力的，保持好习惯需要付出更多的努力，甚至痛苦，但经历过后，这就是人生一笔最大的财富。1、领导与之见面的陌生人，都要及时将对方的联系方式记下。2、当得便条向领导传递信息原则上不超过50个字。3、当领导手机呼叫转移时，要将重要电话或信息及时以传呼形式或短信形式反馈。4、尽量能用书面传递信息来代替口头传递，纸条传递内容要求越简炼越好，且不需抬头和署名。（目的：节约领导时间）5、随领导出差时，必须携带照相机，并给领导摄影留念。55 领导单独出差，回来时秘书要去接车。6、办公室开会时，如果公司人员，在会议室放两壶开水即可，外来客人则需1520分钟进去添一次水。7、发传真时，一定要与主致人亲自通话确认对方收到。（或邮件）8、代领导向别人传话时，一定要说“特”“请”“您”等字。9、起草传真时，要进行换位思考，替对方着想：站在对方角度考虑（是否能理解和接受传真内容）。10、当接受领导电话指示时掉线时，应马上打过去。11、当有客人来访，而领导不在时，应请客人将联系方式留下，并告改天另约时间。12、向领导汇报工作时，言语要条理，先说提纲（“三件事，一，二，三”），待领导指示后再做详细汇报。（因为有可能有的信息领导已知晓）13、当有外部人员找领导时，如何应付？答案一：领导忙，没时间。答案二：领导不在，您可以留下联系方式， 回头再与您联系。答案三：很报歉，领导不在，我能帮您做些什么吗？第三种回最为适宜。14 电话汇报工作时，一定要分清：告知？协调？请示？求助？15 沟通技巧：例一：“你认为我对你的工作有哪些不满意的地方？”例二：“我认为你的工作有以下几个不足之处”比较：前者沟通平和，后者沟通武断； 前者沟通亲和力强，后者沟通亲和力弱； 前者沟通是让对方说，后者沟通是自己说； 前者沟通易让人接受；后者沟通不易让人接受。16 参加会议时要将手机调成无声或震动。17 打或接公司电话时的第一句话要自报身份。18 工作之外事情不能占用公司电话或处理私务。19 领导手稿传真上的“跟催人及内容”不需要输入电脑。20 开会时，不论来什么客人都要及时告知领导。21 每月对新进人员的工资是否到位进行询问。22秘书什么时候要为领导及客人开车门？ （1） 出席欢迎仪式；（2） 宴请；（3） 领导不方便时23领导的手机呼叫转移时，要及时迅速将重点电话内容以短消息形式或传呼形式反馈领导。24每月底要将各副总的周报粘贴在一个文档中。25每日手稿要在晚21：00前输入电脑，并发送领导信箱。26随身要携带小笔记本，用于临时记录领导安排的工作要点，以示提醒。27 案例：2001年11月5日，随同领导在普特开会，会议期间领导起草了几封给总经理的信，并要求要将原稿送到总经理手中，（但工作又要求不能离开）。处理此项工作的方法有以下几种：（1） 等有时间再亲自去送；（2） 先电话将信函内容念于乔总，随后再送；（3） 叫董办司机过来取信再给乔总送去；（4） 让领导司机送过去；（5） 让普特派人送给乔总；（6） 让总部办派人来取；（7） 让乔总秘书来取；（8） 让出租车送去。反思：可能还有别的方法，但当时的想法是：自己没时间送，让董办司机来取。完全没有进行全面的思考，没有为一件事寻找各种解决方法来进行选择。要培养自己全面考虑问题的思维习惯。28 随行送客人，下车时要检查客人是否有遗留物品。29 在传达董事长手稿或传真内容要点时，不能以自已的主观臆断的理解去说服对方。（案例：2001年12月3日星期一上午，董事长给乔总的一份手稿中提到“建议由你来签此合同”，当乔总说由董事长签更合适时，根据自己的理解去说服乔总“此合同最好还是由您来签”。分析：这样做易曲解董事长的意思；易造成接受信息方的曲解；从而造成信息传达的高成本，影响工作效率。）30 在没有听明白董事长所安排工作内容时，一定要反问清楚，然后再复述以求证实。 分析：董事长身边没小事，可能一个小小的误差，会造成更大的错误，所以不能怕董事长不高兴，也不能怕影响自己在董事长心中的印象，也不能害羞不敢问。一切以工作为重心。31 处理任何工作、事件，都记住一个原则：留有改变的余地。例：预订机票，在最大可能的情况下不轻易取消或出票。不轻易取消预留机票是为了防止原订出行计划取消后又重新执行时，没有了机票；不轻易出票是为了防止行程突然改变而节约退票费。32 关于董事长的手提电脑的管理：（1） 要及时打开桌面上“马上就发”文件夹，查看需要下发的传真和命令；（2） 每一份会议纪要都要复制两份，一份存“总文档”中的“会议纪要”中，一份存“各部门工作”中各部门的“会议纪要”中。（3） 每日要将电子信箱中的下载文件转存在领导电脑中。33 当别人询问某些自己拿不准或不宜外传的事情，在请示董事长之前，要以“不太清楚、不知道”来婉辞对方。例：2002年6月长江财务总监询问有关借款事宜，在没有请示下就将自己所了解情况全数告诉对方。33 秘书应随身携带物品：（1）稿纸；（2）笔；（3）相机；（4）录音笔；（5）1千元以上的现金；（6）便携式记事本；（7）笔记本；（8）速溶咖啡；（9）中性笔；（10）面巾纸；（11）药品（领导服用的）34 领导安排工作指示在口头或电话传达完之后，一定要起草好书面文字及时让领导签发。35 为公司外部人员提供服务时，要切记两点：一是他们并不是你的领导，必需时应推开或婉辞；二是要及时和相关人员沟通或请示领导。案例：2002年7月17日，中行电话让准备公司的名称变更后的章程和所有变更手续的复印件，银行需保存备档（公司与其有贷款业务往来）。在没有与财务部门领导沟通请示的情况下就将章程提供给了对方。造成银行对公司产生疑问，使得财务部门浪费更大的成本去解释和说明。36 重要传真文件必须复印备份。（以防领导转交别人或意外丢失。）37 案例：2002年12月25日星期三，晚上领导在办公室会见客人，没有想到准备公司的礼品。分析 ：办公室必须保证公司礼品XX台，XX个，XX本。办公室秘书要保持一周检查一次常用物品，以保证以上错误不再重犯。38 在没有领导的同意下不能随意翻看领导的手机短信内容。