秘书的职能范畴.ppt

第三章秘书的职能范畴,教学目标：掌握秘书具备的职能，熟悉秘书活动的任务、职责、作用，了解秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。教学重点、难点：辅助政务和处理事务时应遵循的原则、方法和技巧的掌握。教学时数：课时,第一节辅助决策,一、秘书辅佐决策的职能基础1.秘书为决策提供有效的依据2.秘书加速决策实施的进程3.秘书促进决策的优化,.,二、秘书辅佐决策的特点1.全面系统和随机辅佐相结合。2.决策辅佐与实施辅佐相结合。3.超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。,.,三、秘书辅佐决策的方式1.决策前服务式辅佐。2.决策形成中协助式辅佐。3.决策执行中协调式辅佐。4.决策效果评估中鉴诫式辅佐。,第二节督促检查,一、秘书检查督办的职能基础1、全面理解决策指令2、及时准确地反馈检查督办的情况,.,二、秘书检查督办的特点1、目的的明确性。2、内容的系统性。3、态度的谦和性。,.,秘书检查督办的要领根据检查督办的目的和要求，在实际工作中，秘书应注意以下方面：1、切忌浮光掠影，不求甚解2、切忌孤军深入，脱离群众3、切忌先入为主，主观片面,.第三节协调关系,一、协调的概念从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的种管理职能。,.,二、协调的范围、内容和程序1.协调的范围1）内向协调2）纵向协调3）横向协调,.,2.协调的内容1)项目协调2)政策协调3)工作计划协调4)公文协调5)会议协调,.,3.协调的程序：受托审理核查协商处理,.,3.协调的原则和方法1）协调的原则从属原则分层负责原则政策原则调查研究原则沟通原则灵活适度原则2）协调的方法行政方法经济方法法律方法疏导方法交谈法冷处理法求同存异法信息沟通法场景变换法,.,5、协调的艺术1）沟通的艺术善于观察；巧用幽默；私下交往。2）应变的艺术一鼓作气；迂回前进；变通执行。3)驾驭的艺术捕捉时机；把握环境；留有余地。,.,三、秘书的沟通协商沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。（一）、秘书沟通协调的职能基础1.信息枢纽具有沟通协调优势2.综合部门具有沟通协调的便利条件3.办公部门蕴藏着沟通协调的能量,.,（二）、秘书沟通协调的特点1、非权力支配性2、非职责限定性3、非确定地位性4、认同疏导性,.,（三）、秘书沟通协调的方法1、沟通化解矛盾2、变通淡化矛盾3、融合缓解矛盾,第四节保守秘密,一、一组案例：泄密的代价许攸泄情报袁绍败曹操在东汉末年，曹操“挟天子以令诸侯”，与袁绍形成沿黄河下游南北对峙的局面。当时，袁绍的兵力远远胜过曹操，自然不甘屈居于曹操之下，他决心同曹操决一雌雄。建安四年（199年）六月，袁绍带十余万精兵南下围攻许昌。于是，历史上著名的官渡之战拉开了序幕。曹操在袁绍夺取许昌的必经之地官渡建了营垒死守。但曹军只有两万人马且粮草匮乏，与袁绍相比，在人力、财力上都处于劣势。就在袁曹长时间紧张对峙之时，袁绍的谋士许攸临阵倒戈，将袁军存贮粮草的地点告诉了曹操。于是，战局就完全扭转了。许攸建议曹操率一支轻兵奇袭袁军粮草所在地乌巢，烧其辎重。曹操立即付诸实行，亲自率领五千人马，每人带上一束柴草趁夜走小路偷袭乌巢，到达后立即围攻放火。就这样，曹操一举烧掉了袁军粮草。乌巢粮草被烧的消息传到袁军前线，袁军军心动摇，内部分裂。曹军乘势出击，大败袁军。袁绍带八百骑仓惶逃回河北，曹军先后歼灭和坑杀袁军7万余人，官渡之战就这样以曹胜袁败而告结束。在这一以少胜多的著名战役中我们可以看到，许攸泄露重要情报，对袁军的破坏是毁灭性的。类似这样因泄露军机而导致战事急转直下的例子还有很多。这些例子无不提醒了我们，保密工作在战争中的作用是多么重要。,.,祸从口出秦始皇杀尽随从始皇三十五年（公元前212年）某天，秦始皇到梁山宫，在山上看见丞相李斯出行的车队过分煊赫，就说了几句表示不满的话。当时随侍的宦官中，有人出于好心，就给李斯通风报信，要他不要过分张扬。李斯以后出行果真轻车简从。秦始皇第二次看见李斯出行的车队后，顿觉是有人提醒了李斯，发怒说：“这是宫中人泄露了我的话！”秦始皇便下令调查，但无人敢招认。最后，秦始皇把当时在场的宦官全部处死。秦始皇如此杀人，其目的只有一个，那就是“惩后”，企图用恐怖政策来保证绝对的信息安全。把人都杀了显然是一种滥用刑罚的表现，但也提醒了我们谨防祸从口出。,.,二.秘书人员保密工作（一).保守秘密的含义：保守秘密就是人们把不让外界知悉的秘密加以保守和保护，使之不外泄的行为。(二).保守秘密的特点：封闭性相对性排他性利益性群众性,.,(三).保密工作的方针与国家秘密的范围1、保密工作的方针1）.积极防范2）.重点突出3）.既确保国家秘密，又便利各项工作2、国家保密的范围、等级及保密纪律,.,三.实例(实例一）某厂党委开会，研究科室领导班子问题。当议到刘某时，厂长表示反对意见。会议结束后，刘某好友、办公室郭秘书便连夜将会议情况告诉刘某。刘某第二天当厂长到车间时，寻衅殴打厂长，严重影响了生产。原委查清后，郭秘书被革职到车间劳动。郭秘书为何被革职?我们从这个案例中应当吸取的教训是什么?如果刘某得知消息并无不满情绪，也没有殴打厂长的错误行为，那么郭秘书是否还算犯有错误?为什么?（分析）郭秘书是因为泄密被革职。本案例中厂长认为刘某不宜入选科室班子，这是会议秘密，泄露就可能影响干群关系，影响团结。如果刘某得知后并无不当言行，郭秘书仍算犯有泄密错误，因为保守秘密是秘书活动的一条重要原则和纪律。,.,(实例二）1989年初，某单位党总支书记在疗养所用移动电话与本单位办公室主任李某通电话，问及近来学习情况，办公室主任在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点(机密级)中的部分内容。李某这样做是否算泄露国家机密?为什么?（评析）案例中李某的做法算泄露国家机密。从职务上讲，李某是下级，按常理应该向党总支书记汇报，但应运用保密的方式，例如可运用专程汇报的方式。秘书应当遵守的保密守则规定，不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。李某的做法正是违反了这一条。即使没有造成负面后果，仍然算泄露国家机密的行为。,第五节秘书的职能环境.,一、秘书的职能环境一）、秘书职能环境的纵向层次1.秘书机构内部环境2.组织内环境3.组织外环境,.,二）、横向要素1.社会经济环境2.社会政治环境3.社会文化环境4.科学技术环境,.,三）、职能环境关系1.与纵向层次机构的关系2.与横向部门机构的关系3.与社会公众的关系4.秘书与人际关系,.,二、秘书工作与领导工作关系案例:小任大学毕业后到某局办公室当秘书，巧的是他和唐局长是同乡。平时一有机会，他就用家乡话与唐局长拉拉家常。办公室主任提醒他：“秘书不要太亲近某一领导，这样做会把自己孤立起来。”小任如梦初醒，以后不敢再去亲近这位局长，见了面也不再讲家乡话了。局长觉得奇怪：“小任，你最近是怎么啦，好像有意躲着我？”这件事让办公室主任知道后，主任又告诫他说：“你也不必有意疏远局长。”小任感到很茫然，不知如何是好。假设你是小任，应该怎样做？分析原来小任与唐局长的亲疏处理与办公室主任的告戒有直接关系。其实小任没必要这么极端化，顺其自然的处理倒更恰当。与领导处理好人际关系，还是很有必要的，不论是个人的升迁、进步都有一定的帮助。但要注意的是，在与领导接触的同时，也要处理好与其他同事的关系，不要高高在上，要谦逊温和，融洽共处才好。这样，才能有效地减少别人的嫉妒和轻蔑。因为人在单位生存，并不只和领导接触，更多的是和其他同