财经文员岗位实训实训5会务工作.ppt

实训5会务工作,任务5.0,填写会议记录表，并记录老师上课的内容，即关于“通知”写法，完成后上交，个人完成。参考范文。,实训5会务工作,1.会议及会议的构成要素,会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议的要素即会议的组成因素，它可分为基本要素和其他要素两大类。会议基本要素是所有会议必有的，包括：会议目的、时间、地点、主持者、组织者、与会者、会议议题、议程。会议其他要素是指可供选择的、并非为所有会议所共有的要素，包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。,2.公司常见会议的种类,(1)经理例会：是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。由于是例行会议，通常在固定的周期举行，与会者和会议地点都相对固定。(2)部门员工例会：是指企业中某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。(3)公司年会：公司年会的目的是各部门汇报总结一年来的工作业绩，制定下一年的工作计划。公司年会通常在年终举行，既有总结表彰，还会开展一系列的庆祝活动。本实训中的会务工作，就是围绕天地公司的年会进行，张经理和初薇、方正共同筹备召开了天地公司5周年的年会。,2.公司常见会议的种类,(4)客户咨询会：主要参会人是企业的客户代表、合作单位的代表，主要听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。(5)产品展销定货会：通常由企业销售部门负责人操办，此类会议需要进行展位布置，对企业的产品和文化进行宣传，也是企业经营中经常使用的一种有效手段。,3.会前准备工作的内容,会前准备工作的内容包括：安排会议议题、确定与会人员确定会议时间、确定会议方式、确定会议场所、确定会议议程、确定会议日程、制发会议通知、准备会议必需品、布置会场、准备会议文件资料。,4.会议通知,会议通知是会议召集单位或个人的书面通知。会议通知的拟定，通常要求用简明扼要的语言阐述：开会的原因、目的、意义、会议的召集者、会议内容、开会时间、开会地点、参会者、其他须知事项(规定报到时间、回执等)。,5.会议日程,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。日程的安排包括：时间、内容、地点。会议日程通常采用表格形式。,6.会议简讯,会议简讯是对会议情况的报道。由编写者综合会议情况，选取有价值部分，用消息报道的形式反映。会议简讯要求快、实、短，“快”就是指时效性，“实”要求反映的情况真实准确，“短”是指简明扼要、短小精悍。,_,_,一、通知的含义、分类,4、任免人员,1、批转下级机关的公文,2、转发上级机关和不相隶属机关的公文,通知是最常用的一种公文，适用于：,_,3、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项,_,批转通知,转发通知,传达通知,印发通知,要求下级办理或知晓的通知,会议通知,任免通知,发文通知,批转通知,各市、县（区）人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：现将国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知（国办发明电199728号）转发给你们，请认真遵照执行。,粤府办1996100号,广东省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知,转发通知,传达通知,任免通知,机关内部文书“通知”。虽然不是法定公文，却起到正式公文的功效。可直接张贴或写在告示牌上。,会议通知定于3月12日9（星期二）上午10时30分，在市政府1号楼315会议室，副市长主持召开会议，研究垃圾焚烧炉的建设和使用问题。请各有关单位派一名负责同志依时参加。此致市经委、市建委、市环卫局、市集团公司二OO二年三月十一日,1、功能的多样性布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部。2、运用的广泛性上至国家机关，下至各企事业单位和基层组织，都可以使用。3、一定的指导性一般都要求受文单位认真执行办理学习。4、较强的时效性。一般有比较明确的时间限制，受文单位不得延误。,二、通知的特点,标题主送单位正文结尾生效标识,三、通知的写法,通知结构,（一）标题的写作,（1）发文机关事由文种,1、标题的写作格式,（2)事由文种,关于发布中外合作办学暂行规定的通知,深圳职业技术学院关于召开第五届师生交流会的通知,关于做好预防禽流感工作的紧急通知,XXXXXXXXXXXXX:,深府2003130号,XXXXXXXXXXXXXXXXXXX,深圳市人民政府文件,深圳市人民政府关于废止市政府批转深圳市委组织部、深圳市人事局、劳动局关于执行十类工资区的实施方案的通知等130件规范性文件的通知,Whatswrongwiththistitle?,思考练习1,XXXXXXXXXXXXX:,深府2003130号,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,深圳市人民政府文件,深圳市人民政府关于废止部分规范性文件的通知,存在问题：,1.事由概括不够简练2.回行未做到词义完整3.标点符号使用不规范,（二）标题写作需注意的几个方面：,1、标题事由应当简明、确切地概括通知的主要内容。,2、标题位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,3、公文标题中除名称加书名号外,一般不用标点符号,法律、法规、规章,几个不恰当的标题,不明确：,不简炼：,不规范：,关于组织学生活动的通知,县人民政府在经济工作会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的通知根据本县情况提出措施计划及增产指标的通知,深圳市公安局关于办理2003年度暂住证有关问题的详细通知,（三）注意几个相关词的区别,思考练习3,1、深圳市人民政府批转深圳市工商行政管理局关于做好中华人民共和国合同法贯彻实施工作意见的通知,2、深圳市人民政府转发广东省人民政府关于选派优秀专业技术人员出国培训的通知,3、深圳市人民政府转发中共中央国务院关于实施素质教育的决定的通知,4、深圳市人民政府批转南山区人民政府关于做好民工子女上学问题若干意见的通知,你能从下列标题中总结出“批转”和“转发”的异同吗？,批转,转发,“批转”指对下级机关的来文进行转发；“转发”可以用于上级机关、平级或不相隶属机关的来文。,“批转”和“转发”都用于转发其他单位的来文。,批转和转发的异同：,“批”是职权的反映。,（三）注意几个相关词的区别,印发,发布,颁发,“印发”，指本机关制定的非规章类文书以及计划、总结、领导讲话等,“颁发”或“颁布”，指省人大、省政府制定的重要法规或规章，发给下级机关执行的发文。,“发布”，指领导机关制定的法规、规章公布，要下级机关执行的发文。,关于印发深圳职业技术学院2005年度工作计划的通知,教育部关于颁布学生伤害事故处理办法的通知,国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,在标题下空一行处，3号仿宋字，顶格写全称或者规范化简称、统称按性质、级别或惯例依次排列，同类型、相并列的单位之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的单位之间用逗号，最后用冒号。,（二）主送机关的写作,各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,人事部文件,人发200323号,关于开展国家公务员培训的通知,1、通知缘由,2、通知事项,3、通知结语,交代有关背景、根据及目的、意义等。,是通知的主体部分，应交代清楚有关事项。,特此通知/希周知请遵照执行/请认真贯彻执行/请研究贯彻,（三）通知正文的写作,通知正文的基本结构,通知缘由：交代有关背景、根据及目的、意义等。通知事项：公文的主体部分。执行要求：要求受理单位贯彻执行的意见。,（三）通知正文的写作,正文尽量简短,多用固定的套语作结尾。常用结尾语：特此通知希周知请按此执行请贯彻执行篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。,（四）通知结尾的写法,单一机关行文不用落款，盖印章生效。公章盖在成文日期上。成文时间一般以领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准，联合发文机关都要加盖公章。成文日期要写明年、月、日，用小写汉字书写，位于正文下方偏右。,（五）通知生效标识部分的写法,各分公司、分厂、各车间党支部、公司直属各部门：为贯彻上级精神，总公司董事会研究决定在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动，现在把会议需要知道的事情通知给你们：一、会议时间：10月813日。二、会议地点：总公司招待所。三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门的老板、工会主席等。四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限5000字。并请与会人员于10月8日前来报到。广东省石化总公司2003年9月23日,关于召开布置开展增产节约、劳动竞赛会议的通知,主要问题,1、标题事由概括不当；使用了标点符号。标题可改为：关于召开增产节约劳动竞赛会议的通知2、主送单位违反了党政分开的原则；不同类型单位之间应用逗号间隔。3、通知缘由缺少了会议目的、名称和内容，用了口语。宜改为：为落实总公司董事会关于在全公司范围内开展增产节约、劳动竞赛活动的决定，总公司将于总部召开增产节约劳动竞赛会议，部署该项活动的具体事宜。现将会议有关事项通知如下4、与会人员的表述不清，应改为：各分公司、分厂主管生产的负责同志和工会主席，总公司直属各部门负责同志。5、经验材料是在活动实践中总结出来的，劳动竞赛活动尚未开展，还没有经验材料。6、报到时间的写法有歧义。7、最好加上通知结束语，如“特此通知”。,课堂练习通知开头的写作,请看例文：省人民政府办公厅关于精简省政府文件规范文书处理工作有关问题的通知各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位：为进一步规范省政府的文书处理工作，精简省政府（含省政府办公厅）文件，充分发挥省政府各部门的职能作用，改进领导作风和工作作风，克服官僚主义、形式主义、文牍主义，提高政府行政效能和办事效率，经省政府同意，现将有关问题通知如下：,正确写法各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位：为充分发挥省政府各部门的职能作用，改进领导作风和工作作风，克服官僚主义、形式主义、文牍主义，提高政府行政效能和办事效率，经省政府同意，现决定进一步精简省政府文件（含省政府办公厅文件），规范省政府的文书处理工作。具体问题通知如下：,会议通知,帮忙改改,正式行文才能出门,重要会议请君出席全体职工同志们：啊，今天的会议极其极其重要！大家一定要群情振奋，踊跃参加！地点就在宽敞明亮，让人赏心悦目的二楼大礼堂。时间是午睡后精力充沛、神清气朗的三点整。欲知会议内容多重要，开会以后自见分晓。2004.3.28,会议通知一般应包括如下内容：会议的目的；会议的名称；会议的内容和主要程序；会议的时间、地点；对与会人员身份的要求；对与会人员会前准备工作的要求；报到时间、地点及联络人。,为认真贯彻第三次全国教育工作会议和中共中央、国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定精神，研讨并确定今后高职高专教育教学改革与建设的工作思路和主要任务，启动各项教学改革与建设项目，经研究，我部决定于1999年11月8日至10日在北京召开第一次全国高职高专教学工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容学习、贯彻第三次全教会精神，研究、确定今后一段时期高职高专教育教学工作的思路和主要任务，部署加强高职高专教育教学的有关工作。二、会议参加人员各省、自治区、直辖市教委、教育厅(高教厅)主管高职、高专和成人高等教育工作的主任(厅长)1人、处长