秘书职责.doc

秘书技巧心得：办文工作要提高把握细节的能力一、从细节上体悟上级意图，切实增强政治敏感性和政策准确性 二、用深入细致的调研掌握实情，切实增强办文工作的针对性与实践性。 三、以精雕细刻为标准，切实增强文稿质量和可操作性 秘书的技巧心得：找总裁的电话每天都会接到很多找总裁的电话，不自报家门，直接就说要找总裁。当然，我也总是告诉对方总裁在忙，不方便接听我不知道他们是不是了解一个公开的秘密：大公司的总裁通常都不会接听没有预约的电话。 “是关于一个机密项目的，必须跟总裁本人谈。”对方口气坚决。 “我是他朋友，有点私事。”也有人会说。 其实，所谓私事、机密最后多半都是些推销电话，推广某个会议、推销某件产品之类。真正有底气的人自然会报上名字、说出事情，不怕总裁不回电，甚至秘书可能会去把总裁从某个会议上拉出来，立刻接听。 如果了解大公司的运作，完全不需要左一次右一次地浪费时间打电话给总裁去做推销。只需礼貌地把情况向秘书说明，再把会议材料传过去，秘书自然会答复总裁是否会参加，或者根据情况决定是否需要转给有关部门的同事。至于推销产品，如果是文具，应该去找行政部；拉广告找赞助，联系公关部门就好；培训课程，找人力资源部又直接，又有效。 不过，也有例外。有一个大学生来电话，声音非常好听，不卑不亢，很有礼貌地说明自己在一次校园活动中听过总裁的演讲，印象很深刻，也对我们公司仰慕已久，非常希望能和总裁通话，表达自己想来我们公司工作的愿望。本来这种电话是要转给人力资源部的，或者直接请他把简历寄过来。可是，那位学生说他要过两天再打来试试运气。他真的再打来，每次的表达都很真诚、很有教养，说话很有分寸，表达很有条理，还有，英语很棒。来第五个电话的时候，碰巧当时总裁不忙，就问他可不可以接这个电话。结果呢？他们聊得很好。之后，总裁请人力资源部约那位学生过来面试。再后来，他成了我的同事。秘书国考情景录象题解答实例：情景录象二1、 宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X） 2、宴请选择的地点合适，安静。（V） 3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V） 4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。（X） 5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V） 6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X） 7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。（V） 8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。（X） 9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。（X） 10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。（X） 11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。（X） 12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。（V） 13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。（V） 14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。 15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V） 编辑推荐：把秘书站加入收藏夹秘书国考情景录象题解答实例：情景录象一1、 不应在办公室补装（X） 2、电话应接及时，语言规范。（V） 3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。（V） 4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。（V） 5、在向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。（X） 6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。（X） 7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。（X） 8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。（X） 9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。（X） 10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X） 11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。（X） 12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。（X） 13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。（X） 14、能够正确敬茶，姿势规范。（V） 15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。（X） 16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。（V）怎样用word制作标准格式公文小窍门特殊情况说明（一）如果标注按照以上操作步骤标注完成文日期以后，成文日期位于双页码的页面上，而且成文日期下面的空间不足以标注版记要素，应采用缩小正文行距的方式，创造出标注版记的空间；（二）如果标注按照以上操作步骤标注完成文日期以后，成文日期位于单页码的页面上，而且成文日期下面的空间不足以标注版记要素，可将版记单独标注在公文的最后一个双页码页面即成文日期所在页面的反面上。小窍门在一般机关和企事业单位的实际公文制作中，按照这种步骤去制作公文的情况并不多，原因就在于一般的单位都买不起价格昂贵的彩色打印机和彩色复印机，而标准的公文又要求在公文首页采用红色的发文机关标识和红色的间隔线，怎么办呢？由于一个单位的公文中，发文机关标识和红色间隔线不外乎上行文件格式、下行文件格式、信函格式、会议纪要格式这么四类，所以，大家通常的做法都是先把公文首页的发文机关标识和红色反线设计好，找印刷厂大量印制出来，然后再在自己单位的电脑上排出公文首页其他的要素，直接使用带有红头的纸张打印，这样，双色套印的红头文件就很低成本地制作出来了。比如，在本例中，我们可以先按照前4个步骤（第三个步骤只留位置，不输入内容）把发文机关标识和红色反线设计好，找印刷厂大量印制出来备用。然后，在制作某一个具体的公文时，按照下列步骤操作：（一）同实例操作步骤（一）；（二）把实例操作步骤（二）中输入“发文机关标识内容”改为输入相同大小的回车符；（三）同实例操作步骤（三）；（四）把实例操作步骤（四）中插入红色反线的操作省略，其他操作不变；（五）依次实例操作步骤（五）（十二）；（六）打印出来首页没有红头的公文样稿，先在复印机上使用备用红头纸批量复印公文的第1页，然后在红头纸的背面批量复印公文的第2页，接着使用普通A4纸批量复印公文的其他页面，最后按照页码顺序装订起来，盖上公章，红头文件就印制完成了。秘书常识：会议常识（一） 主持人的礼仪会议的主持人，一般由具一定职位或威望的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。1主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅。2走上主席台应步带稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。3入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。4主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。5主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。6主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。（二） 会议发言人的礼仪会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。（三） 会议参加者礼仪会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。无论你做什么聚会，集会的主持人，首先要对参加该会的名人及准备讲话的要人的名字了如指掌，其次才是会议的程序、目的、安排等事务，别担心要说什么，只要你能轻松自如地把说话人和听众相会在一起，并制造出友好融洽的气氛，在他们彼此之间建立起兴趣的桥梁，你的任务就算完成了。因 此没有什么比你对演讲或说话人的介绍更重要的。换言之，你得通过自己的语言把演讲者推销给听众、同时也要把他们演讲的内容推销给听众，而且理应在最短的时间里把这些事情做完、做好，如果你能明白这些，那么很快你就会成力大家争相邀请的节目或聚会主持人了。、彻底准备好自己要说的话作为主持人，可供你说的时间非常短，几乎不超过一分钟，如果你不知道搜集事实：包括讲话人的题目，他讲这个题目的资格，以及他的名字这三方面的内容，那又如何会引 起听众的特别兴趣呢！当我们看电影时，就希望是自己熟知且喜爱的明星的影片，诸如巩俐、刘晓庆、周润发。当我们看小品时，就希望是赵本山、黄宏、陈佩斯。当我们听相声，就喜欢冯巩、牛群等。总之我们要确知下面的内容是否吸引人，而主持人就是要把这方面的讯息反馈给听众。“我们大家都以兴奋无比的期待等候李德先生的光临，我们从他人著作里似乎已经象个老朋友般地认识他了。事实上我想我并不夸张，他的大名在本城已经家喻户晓，我个人非常荣幸地邀请到他，到这个会上来跟大家见面”做主持人最大的毛病就是说得大长，搞得听众烦燥不安，有些人则纵情于雄辩的幻想中，想使听众深深记住自己。还有些人的错误，则是喜欢扯些笑话，有时品味并不怎么高，有心想使自己的日才发挥效力，却反而适得其反。所以一定要记住，你不是中心，你只是配角或绿叶。你的任务是突出别人、衬托别人。、热诚且真心真意介绍程序及讲演人时，态度和讲辞同等重要，你应该尽量友善，不必说自己多高兴，只要在介绍时表现出真心的愉快。另外，当你宣布演讲者的名字时，请切勿转身向他，而应展目望向听众，至最后一个音节说出为止，然后才转向演说人；这样顺势把听众的视线带到表演者的身上，然后悄然退下。人类心灵最深挚的渴望是要求认可。我们都想一生与人和睦相处，我们郡想受人称赞、推崇。所以别人的推荐，哪怕是很短的一句话，内心都会很敏感，很关注，如果主持人能真心真意地推介一个人，我想一定会给予他莫大的鼓舞和力量，同时也给予他一定的信心。“你的电话怎会接错？为什么你从西安打至广州的电话反而比在同一城市从一个单位打到另一个单位还来的快？我们的演讲人知道答案，以及其他一切有关电话问题的答案，二十年来，他一直从事这种工作，并对电话服务这个工作感情浓厚，倘若其中有被电话这一间题困扰过的人，就请听一下这位发言人的发言吧！”以上的那位将发言的发言人或许只是默默无闻的普通人，在他对自己的讲话充满畏惧心和缺乏信心的时候，这位主持人却巧妙把他推上讲台。我想无论是听众还是他本人在听了主持人刚才一番真切地介绍之后，难道会没有兴趣和信心把这方面问题讲明白，听明白？此没有什么比你对演讲或说话人的介绍更重要的。换言之，你 得通过自己的语言把演讲者推销给听众、同时也要把他们演讲的内容推销给听众，而且理应在最短的时间里把这些事情做完、做好，如果你能明白这些，那么很快你就会成为大家争相邀请的节目或聚会主持人了。办公室固定资产及办公用品管理制度一、为加强办公室固定资产及办公用品的管理，控制用品规格及节约经费开支，所有办公设备、设施及用品实行统一限量规范购买。 二、根据办公用品库存情况及以往消耗水平，确实购买数量，进行定期购买。既要保证正常储备，又要防止积压。办公用品库存不多或有特殊需求的情况下，按照成本最小原则，报学校采购部门批准后可单独购买。三、购置 1.购置财产根据批准的年度预算执行，年初无预算而临时急需的财产，应作追加预算报学校审批后方可购买。2.属专控商品必须办理控办审批手续后方可购置。3.办公室负责财产购置工作，购置固定资产原则上应有两人以上，购买时要货比三家，保证质量。4.购置财产必须由保管人员验收，并根据发票填写“入库单”一式二联，第一联由保管员留存入库账，第二联及发票送会计报销登账。四、办公用品购置后由专人进行分类存放，填写物品清单，并进行定期整理，妥善保管。 五、 分类管理 1. 固定资产：凡一般设备单价在500元以上，专用设备单价在800元以上，且使用年限在一年以上的为固定资产。对单价虽不足500元，但使用年限在一年以上的大批同类财产，应按固定资产管理。对非购置、自制、接受捐赠和调拨的财产，凡符合上述条件的应列为固定资产。 2. 低值易耗品：单价在固定资产起点以下、耐用时间在一年以上或单价在固定资产起点以上、耐用时间在一年以下的作为低值易耗品管理。 六、各办公室根据需要领取办公用品。领取办公用品时须在物品领取登记簿上填写物品名称、数量、时间及领取人姓名，特殊物品领取须写明用途。 七、按固定资产管理的办公用品报废时，要做好登记，并在学校固定资产管理部门办理相应手续。八、纪念品、礼品等交际应酬用的物品，领取时要经书记授权批准。 九、使用原则1.全体工作人员要本着节约的原则使用办公用品，杜绝浪费现象。 2.要爱护公共财产，对应管理不善或失职而造成的财产丢失和损坏，应负赔偿责任。3.财产内部调拨、赠送、变卖、报废、报损等必须履行严格报批手续。由财产管理部门书面申报，填制有关表格，经审核按规定报领导审批后方可处理。 4.年终要进行盘点工作。对财务盈亏情况作相应记录，报批领导审批后进行处理。 十、所有财产均由办公室指定专人负责和管理，任何人不得随意侵占、挪用公共财产秘书常识：酒店会议常识1会议的性质： 为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。2会议的市场规模：根据国际大会和会议协会（ICCA）统计：以国际会议为例：每年全世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个，其市场价值超过2800亿美圆。3中国会议市场现状：1）与国际发达的会议市场相比， 中国的会议旅游业尚在起步阶段。表现在：a)专业办会的组织或公司很少。 b)缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。2）会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场。3）全国三星级以上的饭店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的的会议市场发展的基础。4有必要了解酒店会议的基本常识： 1）酒店是接待会展的核心接待部门。2）目前大部分的会议市场是以酒店会议占大部分。5酒店接会议的好处：1）利润高。因会议旅游者不仅经费来源可靠。消费水平较高。一般会议旅游者的平均消费是普通旅游者的三倍。2）有利于扩大酒店的影响，提高酒店的知名度。3）可调节酒店的淡季市场。6接好酒店会议需注意的要点：1）会议团到前作好准备。2）第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。3）作好会议的沟通协调工作。 4）每天对清帐目。5）随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。6）注意会议价格的保密性。7）熟知酒店接待设施的基本情况。8）监督和落实会议的各项安排。9）会议结束后给相应的酒店部门给予评价。10）总结会议接待中的问题及好的经验。7会议室常见的摆台：1)戏院式 2)课桌式 3）U型 4）回型 5）椭圆型 6）长方行 7）会见式 8）圆桌式 9）鸡尾酒式 10）舞台式 11） T型台8 会议常见的设施及工具 1） 屏幕 2）投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）3）录像机 4）VCD 5）音响 6）话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）7）镭射笔 8）幻灯机 9）讲台 10）舞台 11）夹纸板 12） 大白板 13）签到台 14）名片钵 15）马克笔 16）铅笔17）信签 18）会议桌椅 19）插线板 20）彩电 21）横幅 22）指示牌 23）告示牌24）桌卡 25）主席台 26）盆景 27）鲜花 28）背景板 30）隔板 31）灯光照明32）同声翻译系统。9会议常见的用餐形式：1）圆桌式 2）自助式 3）鸡尾酒会 3）零点 4）外卖秘书常识：座谈会设备要求及操作流程设备环境要求： 会议室：会议桌为一圆桌，方便主持人和被访者交流。圆桌上铺有台布，保持干净清洁。 监听室：备有电视机/录象机/录音机/扩音设备/双面镜 保证杂音少，图象清晰。 座谈会前期工作 按照座谈会条件，联系联络员发条件。 严格按照甄别问卷进行甄别，对配额要进行严格控制。（同组会不出现互相认识的被访者） 在会议开始前二天要记得联系笔录员做会议记录（包括现场和会后整理）。 购买座谈会食品，如果开会时间正碰上吃饭时间，需准备一些面包糕点给被访者。 将已确认好的被访者名单，输入到座谈会坐次表中，以便开会前半小时对被访者入会名单进行筛选。 开会前检查录音/录象设备是否正常。 在开会前一天晚上要对被访者进行第二次电话复核，询问对开会地址、时间、路线是否清楚。 在座谈会前二小时要布置会场，如碰到座谈会安排在早上开，那么布置会场，最好安排在前晚准备。 会议室： 台卡、台卡纸（事先测试大小），数量为被访者人数+1个主持人 食品（4种）避免一些声音较响的食品。 抽面纸（放在食品中间） 水彩笔（事先检查是否能写的出），放在台卡后 杯子（盛满水），放在台卡的右侧 桶装水（新鲜水），放在会议室内靠门口 白板笔（事先检查是否写的出），准备2支（黑/蓝） 黑板擦 垃圾桶 客户室：监听设备应保证杂音少，图象清晰。设备包括电视机、录象机、录音机等。 食品（4种）餐巾纸杯子白纸、笔（统一式样）大纲（按照客户人数复印）桶装水（新鲜水） 饮料（听装、大瓶装） 垃圾桶 座谈会期间工作 接待被访者，填写被访者登记表。 笔录员要在会前准备好磁带、录像带、记录纸和笔，检查监听设备。 对被访者填写的资料与甄别资料进行核对，并筛选最适合的、善于表达自己的被访者入座开会，打印座位登记表，复印后交给监听室内的客户及笔录员，检查录音、录像是否运作正常。 领被访者进入会议室，开始会议。 开会时，应随时保持与主持人或客户的联系，处理各种问题。(注意：在开会过程注意会场周围人员不要大声喧哗，在会场门口安排一名人员确保与客户及时沟通，同时也避免与会议不相干人随意进出会场) 座谈会结束时，将礼金信封交主持人发放给被访者，注意与被访者合影，并将被访者送至门口。 座谈会后期工作 会议结束，将录音带交给笔录员，应在第二天上午（即隔一天）递交（mail）。交回的笔录，督导要按照笔录格式核对记录和整理质量是否符合要求。 收齐录音带、录像带邮寄至我公司。录音带、录象带要贴上标签（打印）。一、为什么要写工作计划 1、计划是提高工作效率的有效手段 工作有两种形式： 一、消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理） 二、积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误） 写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点。让自己做到清清楚楚、明明白白。计划是我们走向积极式工作的起点。2、计划能力是各级干部管理水平的体现 个人的发展要讲长远的职业规划，对于一个不断发展壮大，人员不断增加的企业和组织来说，计划显得尤为迫切。企业小的时候，还可以不用写计划。因为企业的问题并不多，沟通与协调起来也比较简单，只需要少数几个领导人就把发现的问题解决了。但是企业大了，人员多了，部门多了，问题也多了，沟通也更困难了，领导精力这时也显得有限。计划的重要性就体现出来了。 记得当时，总经理在中高层干部的例会上问大家：“有谁了解就业部的工作”，现场顿时鸦雀无声，没有人回答。几秒钟后，才有位片区负责人举起手来，然后又有一位部门负责人迟疑的举了一下手；总经理接着又问大家：“又有谁了解咨询部的工作”，这一次没有人回答；接连再问了几个部门，还是没有人回答。现场陷入了沉默，大家都在思考：为什么企业会出现那么多的问题。 这时，总经理说话了：“为什么我们的工作会出现那么多问题，为什么我们会抱怨其他部门，为什么我们对领导有意见，停顿片刻”，“因为我们的工作是无形的，谁都不知道对方在做什么，平级之间不知道，上下级之间也不知道，领导也不知道，这样能把工作做好吗？能没有问题吗？显然不可能。问题是必然会发生的。所以我们需要把我们的工作化无形为有形，如何化，工作计划就是一种很好的工具！”。参加了这次例会的人，听了这番话没有不深深被触动的。 3、通过工作计划变被动等事做变为自动自发式的做事（个人驱动系统驱动） 有了工作计划，我们不需要再等主管或领导的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示主管或领导就可以了。我们可以做到整体的统筹安排，个人的工作效率自然也就提高了。通过工作计划变个人驱动的为系统驱动的管理模式，这是企业成长的必经之路。 二、怎样写好工作计划 首先要申明一点：工作计划不是写出来的，而是做出来的。计划的内容远比形式来的重要。我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。 如何才能做出一分良好的工作呢？总结当时会议上大家的发言和后来的一些说话，主要是要做到写出工作计划的四个要素。 工作计划的四大要素： (1)工作内容（做什么：WHAT） (2)工作方法 （怎么做：HOW） (3)工作分工 （谁来做：WHO） (4)工作进度 （什么做完：WHEN） 缺少其中任何一个要素，那么这个工作计划就是不完整的、不可操作的，不可检查的的。最后就会走入形式主义，陷入“为了写计划而写计划，丧失写计划的目的”。在企业里难免就会出现“没什么必要写计划的声音”，我们改变自己的努力就可能会走入失败。 三、如何保证工作计划得到执行 工作计划写出来，目的就是要执行。执行可不是人们通常所认为的“我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。出了问题也是执行人员自身的水平问题”。执行不力，或者无法执行跟方案其实有很大关系，如果一开始，我们不了解现实情况，没有去做足够的调查和了解。那么这个方案先天就会给其后的执行埋下隐患。同样的道理，我们的计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。 首先，要调查实际情况，根据本部门结合企业现实情况，做出的计划才会被很好执行。 其次，各部门每月的工作计划应该拿到例会上进行公开讨论。目的有两个：其一、是通过每个人的智慧检查方案的可行性；其二、每个部门的工作难免会涉及到其他部门，通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作。 另外，工作计划应该是可以调整的。当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。 还有，在工作计划的执行过程中，部门主管要经常跟踪检查执行情况和进度。发现问题时，就地解决并继续前进。因为中层干部既是管理人员，同时还是一个执行人员。不应该仅仅只是做所谓的方向和原则的管理而不深入问题和现场。 最后，修订后的工作计划应该有企业领导审核与签字，并负责跟踪执行和检 做秘书工作已有三年多了,心得体会不少,发现了这个培训手册,给一些新加入工作的姐妹一些提示吧!1、 秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务：打字接受口授传真接听电话处理信件 与主管商谈档案管理准备当天的业务及下班前的业务处理拟稿及制作信件2、 秘书业务可分为四类：资讯管理业务事务业务公关业务综合业务兹就秘书的功能与业务分述如下： 秘书业务由前述可知分为四类：1、 资读管理业务2、 事务业务3、 公关业务4、 综合业务兹分别说明如下：1、 资讯管理业务资讯管理业务，即是利用电脑来处理及管理一般业务。秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安排机票、安排看牙医等，这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面，资讯管理所处理之业务。在钜观方面，资讯管理可处理之业务有文书及情报方面。文书：包括文件及书信之制作等。以往皆用打字机或手写，但由于资讯业务之发达，各种文书之制作皆已电脑化，以增加功能与效率。在文书方面，资讯管理所能处理之业务有整理书信、写信、中英文打字、速记、档案管理、约会安排等。尤其在书信写作方面，由于有电脑软件之运用，可节省构思之时间及文件制作的精力。现代的文书业务尤需要资讯管理的配合以提高效率。文书与资讯是息息相关了。情报：情报业务是资讯管理所处理的主要业务之一。情报业务包括资料情报的搜集、提供、整理、管理、活用与交换。资料情报的输出和输入都要经过秘书这个孔道，当主管将情报交给秘书传达下去时，首先秘书就要根据情报的质和量，按其重要性、机密性、紧急性来安排传送的优先顺序。这时，秘书对于资讯情报之处理、筛选、分类与传遁就可利用资管理业务，以增进处理情报业务的效率。事务业务秘书的事务业务，源自其处理例行事务和功能。秘书的事务业务，为秘书在办公室所处理的例行业务，包括接听电话、拆寄信件、发传真、档案管理、更新办公室用具、收集资料、准备定期报告、安排主管之行程、约会及会议等。虽然有些项目是多种业务的综合，但在此则偏重事务性的。以上的业务可归类如下：通讯方面：接听电话、拆寄信函、发电传等。办公室方面：档案管理、更换用具等。会议方面：收集资料、准备定期报告等。安排方面：安排行程、约会、会议等。公关业务：秘书的公共关系是需要创意的功能来作其基础的。创作的工作，即要有“先见”。在处理人与人间的关系时，要能有洞察的能力，要能见微知著，要能以对方的立场来看，必能广获人缘，使业务畅通。秘书的职务，接触面很广，为了要使业务能顺利进行，必须扮演着润滑剂的功能，在公司机构的里里外外，必须兼顾到各个层面的人物，能考虑到各种状况，能预见各类该办之事，妥善处理人际关系，圆满达成任务。一般而言，公共关系的业务包括接待，与相关业务人员的沟通联络，消息的发布，宣传品的出版、杂志、年报的出刊、摄影、幻灯片、影片的制作、展览、市场情报的搜集，贸易商展等等。一般业务的推动，皆以人为主。人由于人际关系而形成自己的围体，围体与围体的互动关系，就形成了公共关系。秘书的业务需要顾及公司机构的上上下下、里里外外的业务，所以必须有良好的公共关系，才能使全盘业务进行顺利。综合业务：综合业务来自协调的功能。直辖市即是要与各单位沟通以达圆满处理业务。由于时代的进步与科技的发达，业务牵涉范围愈来愈广，并非单项业务所能包含。这时，就要靠秘书来作综合业务协调。可见秘书的综合业务尤其重要，因它含括资讯管理业务、事务业务与公关业务等。其秘书要办妥任何单项业务，必须综合协凋其他相关业务。这样，才能融会贯通，发挥最大的秘书业务功能。例如以接待业务来看，必须配合资讯管理以获得情报，得知何人、何时、由何地来访，来宾的背景明细，来访的目的，并做出行程表；必须配合事务业务以安排接待人员、车辆，骸安排饭店住宿等；必须配合公共关系业务，以发布消息，并安排参观与商谈等。所以接待业务，是个整体性的工作。由以上例子可看出，秘书的业务中，最重要的是要使各项业务综合协调，才能使任务完满成功。1、 专业的知识与技能关于秘书专门的知识与技能，可分三项目来讨论：秘书专业知识；实务方面的技能；专门行业业务知识。分述如下：(1) 秘书的专业知识：一般机构或公司在雇用秘书时，大都希望秘书能受过专业训练。这种训练可来自机构公司自己办理凤及学校或民间秘书专业训练中心提供等。训练课程包括企事业管理、会计学、心理学、国际贸易实务、国际汇兑、人事管理、礼仪、公共关系、秘书实务、电脑、打字、英语会话及商用英文等。这些专业知识的训练很重要，因为现在有许多机构的秘书，并未受过专业的训练，因此担任秘书工作，往往不了解自己该做什么工作，如果主管亦不能发挥指导的责任，则往往要花费许多的时间和精力，自己工作中去摸索这方面的知识。可见，如果秘书人员，在就职前，先接受秘书专业知识课程的训练，必能对其担任的工作有所助益。(2) 实务方面的技能：实务方面的技能为处理秘书业务所需要的技术与能力。一般而言，实务方面的技能包括速记、电脑操作、打字技术、档案管理、电话礼仪、应对能力、语言能力，及其他事务机器的操作等。早期的秘书实务中，打字技术占相当重要的角色。近年来，由于科技的发展与运用，电脑技术广被需求，所以打字技术与电脑技术同为不可或缺的实务技能。目前各机构已推行行政电脑化、组织电脑化、人事电脑化、会计预算电脑化、生产管理电脑化等等。尤其是企业界，要求秘书必须接受电脑训练，以便能应付电脑化的一切秘书业务。专门行业业务知识：各行各业的秘书，都应通晓其专业业务的知识。国贸秘书必须能熟悉国际贸易实务与流程。法律秘书必须擅长法律知识。财务秘书必须精通会计、税务、财政及商事法等。由此可知，在每一行业中，都有其专门的业务知识。秘书在决定从事那一行业前，可先修习相关的课程，或阅读相关的书籍以增加专门业务知识，才能符合实务业务的需要。2、 经验专门知识与技能，虽然非常重要，但理论需要配合实务。实务上经验尤其珍贵。对于秘书业务。是否能顺利进行，尤其需依赖经验。例如，文书之处理，光凭理论尚嫌不够，因必须考虑到各种文件之性质，文件之内容，及文件之时效性，然后订处理之优先顺序。这些判断需要以经验作为依据。有经验的秘书，不必主管交待，就能以其经验，正确的判断力，冷静而审慎的处理事务，以其积极、主动、随机应变的能力，圆滑的推动其工作，若加上其纯熟的技能，就是一位非常优秀而受欢迎的秘书了。3、 人际关系的技巧人际关系的技巧，即是公共关系的能力。秘书的人际关系可分为对内与对外。对内的人际关系对象为上司、同事及属下等。对外则需面对顾客及业务相关的单位。秘书必须能运用灵巧的人际关系技巧，才能替上司主管建立起良好的人际关系网路，使其具有良好的形象。对于同事，秘书要建立融洽相处的人际关系，业务才能顺利推展；对于属下者，也需要好的人际关系，才能使上下人脉和谐，必能在对外处理业务时，和气待人，考虑周到，圆满达成任务。(1) 认明秘书并非具“特别身分”秘书比其他部门的同事，更容易接受情报或听到机密事项，这也是造成秘书微妙立场的主因。有时，在会议室里倒茶时，就会得知人事调动的消息；或听到董事长的出差是为了洽谈与对方业务合作的话题等，诸如此类的情报，所以，常给其他部门的人，有种特殊身份的印象。即使，秘书也以“特殊”为荣，就很难在公司里博得人缘。(2) 博得人们的信任秘书对于传遁上司的讯息、指示、或普通职员的心声，都应明确传达，以完成疏通管道的任务。这些表现，久而久之就能取得公司机构里里外外、上上下下所有人的信任。另外，关于秘书人际关系的技巧，可分对内对外两方面，现分别列举如下：对内：与上司的人际关系：熟悉上司的个性及家庭熟悉上司的交际圈勿拘泥于前任上司的处事习惯对秘书同事间的人际关系：不该有优越感互相保持和谐的关系在业务上互相帮助多注意上司的业务内容与人际关系，以便增进沟通对属下的人际关系：多照顾属下多伸出援助之手传达属下的心声对待客户及业务相关的单位：诚实无欺努力维持长久的人际关系秘书受客户私人缴请时，不论是否接受邀约，都应事前向上属报告，以尊重上司。4、 资质秘书的资质，可决定秘书工作的品质。一位主管，当然需要一位开朗、负责、可靠的秘书。虽然资质意为“天生之才能”；但秘书的资质则要求对天生之才能再加以训练。换句话说，秘书的资质，并非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要长时期的训练与培养的。秘书需要不断地反省自己，找出缺点，并予以更正，以臻完美。秘书的资质可分下列十项，由T形图来表示，分成左右两边各五项，左边代表对事，右边代表对人。此T形图可列表如下：秘书十大特质A对事：准确性好判断力工作效率机智性主动性 B对人考虑周到圆滑性谨慎性责任感客观性现依对事与对人两方面，分别说明如下：(1) 对事方面：在研究这些资质特点之前，应知道这些资质特点皆需费时，非一蹴可几。新进秘书往往渴望自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。秘书对时间及速度的重视是可理解的，但如果不具备以下五项的资质，经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面，增加主管之困扰。对事方面的资质有五项：准确性；好判断力；工作效率；机智性；主动性。现分别说明如下：准确性准确性在此五项中，排行最前，可见其重要性。秘书每天的工作，都可能会有错。每打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的秘书每天都做准确的工作。没有准确性，秘书的工作毫无意义。事实上，不准确的工作比不做还糟，因它所带来的麻烦，可能要花更多的时间去清理。但要如何才能算是准确性呢？即是每件细节都很精确。这是需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤，就能做出准确的工作：小心完成每件工作。小心核对每个细节小心改正所有错误小心检查修正过的细节在制作文件，如果需要列出价格时，秘书要小心地打字，小心地检查价格是否正确，小心修正任何错误，然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑，如果没发现任何错误，而一再检查，是否很费时。不，绝不。如果检查十次，还未发现任何错误，但在第十一次才发现错误，所花的时间还是值得的。准确性，即是小心地检查过，小心地改正过，小心地再检查过的小心的工作。好判断力：每位主管都要求秘书有好的判断力。如果秘书总是道歉说：“对不起，这件事我未想到”，那么，就必须培养此特质。幸运地，这是可以培养训练的。这了要有好的判断力，可遵循下列四个步骤：第一步骤：想想看你正在做什么现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是训练好判断力的绝对要素。第二步骤：看看是否该采取行动。如果能集中思考，便知是否该采取行动。例如，是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到，找主管去。不错过任何采取行动的机会。第三步骤：研析各种因素。当你需要采取行动时，研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素，值得再斟酌。第四步骤：当机采取行动依各种因素，衡量该采取的行动。然后，在适当的时机，采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。情况一主管交待秘书去写一封信。当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后，再去请示主管，原来主管弄错了。秘书的正确判断，省下很多麻烦，也获得主管的赞许。情况二主管感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。秘书判断分析，觉得良机不可失，况且主管只是感冒而已。所以，秘书决定去电告知主管，但首先准备客户的齐全资料，以备主管询问。最后，主管称赞秘书的好的判断力。工作效率：工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时，有些秘书能处理好很多件任务；有些秘书则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话，那差别就在于做事有无工作效率。有效率的秘书在收集资料做报告时，会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤：把整个资料分成许多单元把每单元资料分别写在纸条上把每单元依其来源来分类把纸条依系统排列把相关的单元归类成档用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如，主管出差，他希望秘书作电话记录。秘书则必须能筛选电话，并把每通电话的重点记在便条纸上，以便主管回来，即可一目了然，这就是工作效率。机智性机智性来自“再升”（rise again）之意。对于一个秘书，机智意即：在传统因袭的方式进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。主管有时会指派难以完成的任务。秘书，甚至在心里颓丧时，必须保持乐观的态度。在遇困难时，不放弃，而试着找其他可行之道，再尝试，直到成功。有位主管想找一份资料，但在档案里，遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长，就决定去找这位会长，但即发现电话簿没登记。所以秘书打电话到他家，间接得知他办公室的电话号码，再打给他的秘书，而获得那份资料。其实秘书早就可以放弃了，但没有。机智是设法找出不同的解决办法，直到成功为止。主动性主动性即是能预见该做的事。没有指使，便主动地去做。所有秘书工作皆需要主动性去完成：指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。主动性可分为二种方式：为主管的方便。（服务性）为主管分忧解劳。（业务性）第一方式：有位秘书把客户来信给主管看时，通常把先前相关的通信资料附上，以利主管参考。主管可能没时间看它，但他喜欢这样，以利得知来龙去脉，并做出最佳之决定与指定。第二方式：秘书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长。秘书把报导剪下并附上自己先拟的祝贺函，一起呈给主管。不管主喜不喜欢这封祝贺函，他一定会感激秘书的主动性的。呵呵,前几天有些事情,放心,我会把它贴完的(2) 对人方面：考虑周到：秘书要能体谅、帮助、同情别人。考虑周到即是在为自己着想前，先考虑别人。如果一个人不能考虑别人，便仅仅只会依本性来做，因为人总是先考虑到自己。所以，考虑周到的资质是需要训练与培养的。努力、纪律现训练将有助于修正思想模式。当秘书能自然表达出先考虑别人时，必能获得真正的满足。以下的例子，显示出如何恰当地表现考虑周到：如果认为主管可能会急需要你的帮助时，就留在自己的位置上。（考虑周到）在主管处于山穷水尽时，提供他有效的策略；当他感头疼时，帮他倒一杯凉水。（同情心）主管不在办公室时，才打私人电话。（以主管方便为主）总而言之，一位考虑周到的人，先考虑别人。圆滑性圆滑性使秘书建立并维持和谐的工作关系。使用考虑周到的词句及体贴的举止，秘书可使人不感窘困与难过。相同地，其他人也会喜欢她（他），因为她（他）的圆滑性。由下列的原则，可以练习圆滑性的技巧：小心选用字：不妥：你什么时候可完成那工作？（语气强）佳：你在中午前可完成那工作吗？（委婉）不妥：现在帮我打字。（命令式）佳：你介意现在帮我打字吗？（客气）不妥：你明天要来上班。（命令式）佳：你明天打算来上班吗？（尊重对方）圆滑性就是承担责骂：秘书在打好信后，发现有个错误，是主管的疏忽所致。秘书马上承担是自己的错，并立即修正。很微妙地，秘书的承担错误及承受责骂，使得此错误的情况，很完满的解决了。圆滑性就是避免批评：少说“我早就告诉你！”也不要说“我知道我是对的！”就是你很肯定，也不要说这些话，以免伤了对方的自尊心。当主管有错时，避免批评，才能维持良好的人际关系。圆滑性就是装聋作哑：听到有人批评，或听到主管与他太太谈到私人的事情时，一位圆滑的秘书就必装聋作哑，才能保持镇定，不受干扰，正常处理业务。谨慎性：对于有经验的秘书，谨慎性意味着把公司里所有业务保密。对于初任的秘书，谨慎性则意味着只把机密性的业务保密。一般秘书都通晓公司业务，但有经验的秘书，知道这一切都是公司的机密。公司主管也是希望秘书能谨慎地保密，不希望秘书谈论他的工作或他的私生活。谨慎性即是谨守业务机密，少谈论他人之私务。责任感：主管通常把责任感列为秘书条件之首。有责任感的秘书是非常敬业的。忠于职守，做事有条有理，有始有终。把主管所赋予的任务，当作一种挑战，全力以赴凤求完满达成。责任感亦是一种使命感，一种使命去承担完满达成主管所托付的任务。由秘书的业务来探讨，秘书的责任感可归纳为四方面：努力达成主管上司交待的任务。尽力去执行秘书的例行业务。努力去完成主管上司未交待但必须做的任务。发挥协调的功能并以本身工作态度作为其他职员之表率一不迟到、不早退、坦诚待人、尽忠职守。客观性：客观性是以超然的、无私的态度，来看整体性的情况后，才做出反应。并即，置身事外，以理智而不带感情、不带私心的态度来分析一件事。秘书是需要有客观性的。有时候，工作受到批评，文件要重打；或建议被拒绝了。秘书可能会显出沮丧、失望与泄气。然而，主管即希望秘书能退一步，以全盘、客观的方式来看此事。想一想，主管为了避免再度犯错，才做批评。这是个良性的建议。文件必须重打，则是因主管做了很多变更，已改得面目全非了。另外，秘书的建议虽然有很多优点，但因牵涉高成本，所以暂被拒绝了。尔后，秘书对于提出计划或建议，反而更有成本概念了。客观性可使秘书在采取任何反应前，心平气和的研析情境。5、 健康秘书的业务包罗万象。公司机构的里外上下业务，都需要照顾。可见其责任之重大，任务之深远。因此，秘书人才必须要有健康的身体。有健康的身体，才能有健全的身心，开朗的心胸，乐观活泼的个性，以面对任何困难，化解任何困局，创造崭新的情势，以利公司机构业务之腾远发展。健康是事业之基本，没有健康的身体，万念俱灰