秘书学作业.doc

秘书学作业一一、选择题（每小题有1-2个正确答案，请将正确答案的序号填在括号内 ）1.我国古代秘书活动的条件是：（ BD ）A.国家的出现 B.社会管理组织的出现 C.社会分工的形成 D.文字和公文的出现2.我国最早的秘书机构产生于：（ A ）A.商朝 B.战国 C.秦朝 D.汉朝3.秘书学科的特征：（ BC ）A.知识的单一性 B.理论的应用性 C.学科的群体性 D.理论的专一性4.秘书学与管理学的相关点是：（ A ）A.管理过程理论 B.决策方法 C.控制理论 D.档案理论5.秘书活动的受动性：（ BD ）A.一切按领导的意图办 B.以领导活动为中心 C.领导的参谋助手 D.受动中求主动二、名词解释1.秘书活动：是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。2.秘书人员：泛指从事秘书工作的各类专门人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专门秘书人员。3.秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序的总称。4.秘书业务：是指秘书人员或秘书部门的专业工作。5.秘书技术：是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。二、简答题1.秘书活动的本质属性是什么？秘书活动的本质属性是辅助性。（答案见书本第6页。）2.秘书活动的重要特征有哪些？（答案见书本第7-8页。）答：受辅助性的规定，秘书活动还是具有以下重要特征： （1）文牍性。秘书辅助行为的首要内容就是掌管文书，包括撰制文书、传递文书、办理文书和保管文书； （2）秘密性。秘书工作就是机要工作，秘书人员就是是机要人员，秘书活动的诸多内容不为人知，秘书人员经常接触并经管秘密事项，他们不仅知道早，知道多，还知密深； （3）事务性。秘书活动的主要任务就是处理繁杂而琐碎的事务，也是秘书活动的重要特征。 （4）受动性。秘书活动的辅助性，决定了秘书活动的受动性，即秘书活动必须以领导活动为中心； （5）随机性。秘书要经常处理非常规性事务、突发性事件和领导者临时交办办的事务； （6）补偿性。秘书活动对于领导活动，就其功用而言，就是拾遗补缺，辅其不足，充当领导者的左右手；有知识方面和能力方面，经验和精力方面的。 （7）潜隐性。秘书活动始终融于领导活动与组织活动之中，具有潜在的和隐蔽的特征。 秘书活动的上述特征，都是由秘书活动的辅助性派生出来的，并从不同的侧面体现出秘书活动的辅助性。3、论述秘书工作的受意方法？（答案见书本第165页。）答：4、试述一个合格的秘书应具备哪些基本能力？答：第一、多元化的能力。一名合格的高管秘书应懂得两国甚至三国语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。第二、组织能力。秘书应当是一个很好的组织者，既要为各种会议和活动做计划，又要安排落实，使计划顺利实施。第三、沟通能力。秘书要善于和老板、同事以及客户打交道，善于协调企业内外部关系。第四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别在办公技术方面，要跟上计算机应用的发展步伐。第五、团队合作的能力。秘书要积极参加到实际项目中去，需要收集信息、督促团队努力工作。从秘书行业状况来看，人才市场对高管秘书的需求很大，但符合以上条件的人才又很少。这就需要秘书人员充实自己，提高自己的能力。5、秘书活动产生的条件有哪些？答：（1）社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件； （2）文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。四、论述题1.试述新时期秘书工作的内涵和发展趋势。（答案见书本第60页，第6971页）2.我国秘书机构的组织模式有哪几种？各有哪些优点和不足？（答案见书本第82-85页。）电大秘书学平时作业二及答案一、选择题（每小题有1-2个正确答案，请将正确答案的序号填在括号内 ）1.秘书活动辅助性的特点：（ AD ）A.辅助的全面性 B.辅助的独立性 C.辅助的时效性 D.辅助的非独立性2.秘书活动的重要特征有：（ AB ）A.文牍性 B.受动性 C.随意性 D.独立性3.秘书工作的作用有：（AD ）（答案见书本第63页。）A.沟通协调 B.监督审查 C.总管 D.督促检查4.秘书活动的补偿性：（ AC ）A.知识与能力的补偿 B.积极性与创造性的补偿C.经验与精力的补偿 D.文化与快乐的补偿5.秘书业务包括的内容有：（AB ）（答案见书本第64页。）A.文字工作 B.文书工作 C.后勤工作 D.保卫工作二、名词解释1.秘书（广义）：指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。2.秘书工作（广义）：是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务，而在一定范围内的劳动。3.秘书制度：是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。此外，还有中枢机关、管理、管理职能、组织、机构、制度等。4.秘书机构（广义）：是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。5.秘书职能：是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。三、简答题1.秘书机构的作用有哪些？秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用；二是枢纽作用；三是过滤作用。（答案见书本第79-80页。）2.如何进行秘书队伍的建设？（答案见书本第86页。）3.简述辅助决策的过程。（答案见书本第92-93页。）4.简述保密工作的纪律。（答案见书本第127页。共10条纪律）四、论述题1.新时期秘书工作在工作方式上、工作内容上、管理模式上、办公手段上有哪些发展？答：（1）新时期秘书工作的指导思想是：围绕党的基本路线，搞好“三个服务”，即围绕“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。（2）新时期秘书工作在工作方式上出现了“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。（3）新时期秘书工作的内涵加深，秘书工作的外延拓宽，秘书工作的内容有了新发展：即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。（4）新时期秘书工作在管理模式上的发展是秘书工作的“三化”。即规范化、制度化和科学化。各项工作都要符合规定的标准；各项工作都要共同遵守明确的规定；各项工作都要按照客观规律办事。（5）新时期秘书工作在办公手段上的发展，集中表现在办公手段的现代化，就是把计算机技术、现代通讯技术、系统科学和行为科学知识应用于办公室的工作，使办公室的业务处理实现电子化、机械化和自动化。2.为什么秘书必须具备良好的心理素质？（答案见书本第145页。）电大秘书学平时作业三及答案一、名词解释1.会议：是指有组织、有领导地召集人们商议事情的行为过程。2.会议预案：是会议的筹备方案。3.谈判议程：是指谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。4.信访工作：是有关组织或部门对来信来访进行分析研究、调查核实、恰当处理的一系列活动。5.礼仪：是指人们在长期生活实践中约定俗成的一种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。6接待规格：即对来宾的礼遇规格。接待规格的高低，反映了接待者对来访宾客的重视程度。7辅助决策：就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。8典型调查法：是根据调查目的和要求，在对调查对象进行初步分析的基础上，有意识的选取少数具有代表性的典型单位进行深入细致的调查研究，借以认识同类事物的发展变化规律及本质的一种非全面调查。二、简答题1.良好的会议组织工作可以实现哪些功能?（1）决策功能；（2）执行功能；（3）沟通功能；（4）协调功能；（5）监督功能。2.秘书人员应如何拟定接待方案？接待方案的主要内容有：接待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待经费、生活安排等。3.简述文书工作的基本原则？答：文书工作的基本原则实际上就是文书工作的总体要求，它是党和国家统一规定的文书工作的准则。（一）准确及时及时是对文书工作的效率要求。随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工作也必须提高自身的适应性。首先必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”；最后，要采用现代化的手段，以加快办文速度。 （二）准确 准确是对文书工作的质量要求。所谓准确，就是要求不出任何差错。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次，在文书办理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，要建立健全各项文书工作的活动原则，合理地设计文书工作程序，改进文书工作人员的工作作风。 （三）安全安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。首先要保证文书内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守中华人民共和国保守国家秘密法的有关规定，建立完善文书的拟制、办理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，特别应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全，要最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害。如防止潮湿、霉蛀，选用合适的书写材料等。 （四）统一统一是对文书工作管理上的要求。包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上的统一。 所谓权责上的统一指的是各级行政机关的办公厅（室）都应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度。如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等；标准上的统一，是指文书工作应按统一的标准和规范来进行。如文件名称、格式的统一等等，以此来适应现代化发展技术的要求。在机关文书工作中，只有认真遵循文书工作的基本原则，才能真正做好本机关的文书工作。电大秘书学平时作业四及答案一、名词解释1.值班：是指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作，是秘书事务处理的重要方式之一，也是一个较大组织不可缺少的经常性工作。2.会谈：是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。3.庆典仪式：是指庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。4.企业：是指从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获得盈利，进行自主经营、自负盈亏、实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。5.私人秘书：是指为私营企业、民办结构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。6.秘书职业：是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者处理日常事物，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。7.政务：是指行政管理中涉及全局性、长远性的高层次公务活动，如行政决策、行政指挥、行政监督、行政立法等。8.事务：是指行政管理中除政务以外的、具体的、一般的日常公务活动，如办文、办会、值班、接待、印信管理等。二、简答题1.交谈的礼仪要求有哪些?（1）态度要真诚；（2）表情要自然；（3）语调要适中；（4）体态要得当；（5）工作要认真。2.值班工作制度有哪些?（1）岗位责