基层干部的职责、角色、认知及作法.ppt

基層幹部的職責、角色、認知及作法,講師：王子才健峰企業管理顧問股份有限公司,一、P-D-C-A管理循環,(一)何謂管理設定計劃，並為達成此計劃的一切活動的過程-Dr.Juran管理循環-整個管理活動可以PDCA循環表示，如下圖：,再發防止,工作實施,應急措施,檢查原因,決定的目標,決定達成目標的方法,教育、訓練,定期以結果來檢討,A,P,C,D,計劃,實施,調查,處置,(二)對管理的誤解,將管理當成理論性、抽象性、精神性將管理當成管制、限制、控制將管理當成高階層或某些階層的事，並非全員參加欠缺全員教育沒有重視管理項目或目標不明確將管理侷限於打拚才會贏，不重視方法完全用KKD，不重視QC手法將管理著重於人治，本位主義強,(三)管理活動的分類,1.管理活動-維持、改善2.維持是遵照標準從事工作，並針對結果的異常狀態，採取措施使其恢復正常(安定)狀態，使實力能穩定地發揮出來，此為管理活動的基本，若是異常現象不斷地發生，幹部整天忙著處理，是不太可能有什麼大改善的,3.改善是打破現狀、改變做法、提高實力，將目標放在較現在水準高的地方4.不管是維持活動或改善活動，皆須轉動PDCA管理循環，而且能自主性地轉動PDCA，從穩定中求發展，如此單位的Q.C.D.M.S的實力才能不斷地提高，管理能力也能不斷地進步,P,D,A,C,維持.,改善,維持,P,D,A,C,改善,時間,QCDMS,期望目標,設定目標,現況成效,(四)P-D-C-A管理循環,1.擬定計劃(Plan)P1：明確目的、目標掌握顧客要求預測未來趨勢或條件的變化,考量公司現狀、技術水準、製程能力明確方針、目的、目標值及管理基準值,P2：決定達成目標的方法究明因果關係，彙總、分析、判斷、掌握主要要因依重要要因，採多元決策或思考達成目標的方案多角度評估各方案，選定最適者擬訂計劃，以5W2H予以整合，並對如何做訂定相關標準訂計劃須讓相關人員參與,2.實施（Do）D1：教育訓練,主管有教育部屬之責任避免命令、要求等強制性手段知其然、也知其所以然之宣導，以策動具責任及自發性動機以5W2H方式系統化教育，並使具了解計劃的整體及實施作業的相關標準,D2：工作執行貫徹實施意志的傳達確實依標準實施作業的決心，實施有困難或有更好的方法，鼓勵提出命令下達一次完成且要明確適當授權收集有關數據,3.調查（check）C1：查核調查是否遵照計劃的方法或標準進行作業管理者經常巡視現場，若過程與計劃有差異，應迅速追查原因最好以具體表格來查檢過程原因C2：定期評估結果以數據與目標值（或管理基準值）來比較應用統計分析，發掘潛在問題及真因見樹見林,4.處置措施（Action）A1：應急措施針對結果以調整、應變方式改正結果，除去不良現象治標，經常很忙，但結果仍不穩定，無法做好品質保證須掌握時效A2：再發防止措施除去真因，使同一原因，不發生第二次治本，橫向作水平展開，縱向作源流管理與標準化、愚巧法結合處置措施是否有效要加以確認,5.徹底轉動P-D-C-A使技術儲蓄使標準書內容更趨完整與符合實際每轉動一次，不良就愈少，管理水準也愈高做好全面品質管理的基礎，所有制度體系才能活性化，而避免形式化6.PDCA需在有品質意識，問題意識及改善意識的基礎上運轉始能踏實有效,二、基層幹部應有的認識,(一)重新檢討每天的工作應有的認識工作要一項一項的處理要有工作是一定要先經過計劃，而後開始做的觀念不僅僅是作業時間的制造時間作業速度的判斷標準時間可以減低作業日報表的活用作業的查核方法安全管理的查核表,凡事都說沒有辦法的人，才是真正無藥可救的人,設備發生故障，致使生產停擺客戶之交期緊急插單生產客戶抱怨處理重大品質異常處理,制度之革新計劃之研擬個人及部屬管理技能之提升問題之調查與追蹤公關之促進,有些電話(客戶、供應商)有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂之請託,有些交際應酬有些文件之處理處理部屬職務內之事自我干擾(如作白日夢、工作前抽支煙、清理辦公桌、看報),急迫的事,不急迫的事,重要的事,不重要的事,制作期間的結構,本制程,前制程,后制程,搬運,等待加工(制程等待),停滯時間,準備,加工,收拾整理,等待搬運(制程等待),停滯時間,作業時間,加工時間,平均每一批,1制程的制作時間(日程),(二)為了要善於處理工作應有的認識應該了解制造的流程明確訂出工作的程序日程管理的高明作法突發性緊急趕工作業要如何處理依工作項目分配表決定工作的分擔沒有目標就無法工程標準時間是作業管理的基礎事務性作業要以基準日程表來管理,要追趕工作，不要被工作追趕,(三)對工作改善應有的認識消除找東西時間的浪費觀測工作的方法作業動作要考慮經濟性研究出可以舒適工作的作業環境以制程分析找出浪費以ABC分析推動有效的管理有沒有無謂的物品搬運,錯誤的方法，看起來好像始終都是有道理,(四)以圖表作為研究工作的工具工作場所的績效應以圖表來管理以魚刺圖分析原因用圖解來發現問題並解決問題要活用數據正確掌握問題的七種工具,正確地掌握住問題點，就等於問題解決了一大半,(五)使自己更充實成長應有的認識編訂自己的職務說明書培養有彈性的思考能力九。九型與九。一型的管理者阿諛奉承不如鍛鍊腦力讓部下也成長的管理者本身之自我啟發成為指使人的管理者，不如成為有理解的領導者管理者的主要業務是例外管理要自願承擔不易對付的工作,進步是與反省的嚴肅性成正比的,(1,9型)人際型,(9,9型)團隊型,(1,1型)放任型,(9,1型)任務型,(5,5型)平衡型,123456789,低對業績、績效的關心度高,高對部屬的關心度低,管理方格,(六)對激發部屬工作意願的應有認識先要具備能受部屬仰慕的能力不要辜負部屬的工作意願利誘與懲罰的管理是行不通的使部屬親身体驗到工作的意義要引導部屬產生興趣訴諸於視聽的有效教導,率先示範比說明更能強烈迅速地銘記在心,(七)創造良好的工作場所應有的認識管理者要先打招呼想要告訴他的話，以及不能說的話看什麼樣的場合怎樣責備要注意非正式組織的領導者部屬會有三次危險期(來廠7天、3月、2年6月)人事考核的進行方法公正評定部屬的應有認識,萬人異心，則無一人可用,三、如何教導部屬(一)、教導的精神：學習者沒有學會，是因為教導者沒有教好。(二)、教導的技巧：使能做對(正確)，做好(精密)，做快(有效)，做完(完成)1.妥善準備：教材、教具、實物、圖案、場所、時間等之準備2.創造學習氣氛：和諧、融洽、輕鬆不放鬆、互動3.激發學者意願：教導主題的明確、工作之基本要求、對其工作的重要性可獲得智能或技能、可提升工作效率及熟練工作技巧、升遷之必備條件4.示範說明作業：將主要步驟一步一步地講給他聽、寫給他看、做給他看，不要超過他的理解力語氣及肢體動作要適合、示範動作的段落要清楚、勿賣弄儘量一時提一事，一開始就要教導正確，第二次再做給他看，並強調每一步驟的重要,5.試作：讓他試作，有錯誤時加以改正請他一面試作，一面說出主要步驟讓他再做一遍，同時請他說出每一要點，並確認是否都已了解？引導學習者判斷錯誤，並加強印象、運用聯想力試作過程，適時加以稱讚，並鼓勵他培養自動自發去做6.考驗成效：請他開始工作指定協助他的人常常檢查，並鼓勵發問逐漸減少指導，由其自行完成熟練度、標準度、品質度的考核,(三)工作教導之四大原則1.創造氣氛和諧、融洽、輕鬆不放鬆、輕便不隨便2.給予動機需求層次的提升紅蘿蔔與鞭子3.成就感需求層次的提升4.實習與反覆練習因材施教實例施教,(一)如何接受命令攜帶隨身手冊專注聆聽、目光集中不要打斷上司的話留意工作目的、方法及完成期限詢問疑點後簡述重點確定以了解命令的內容,四、接受命令的要點,(二)如何執行命令確定命令的目的擬定最有效的執行方式應付命令執行時所產生的不良影響遭遇困難時應即時回報追蹤執行進度與完成期限檢討執行成果,(三)如何表示意見恭敬、率直而不謙卑以本職立場，公正客觀的提出簡潔扼要的敘述分析利弊得失旁徵博引、統計數據更具說服力選擇適宜的時、地，再進行溝通,(四)無法接受命令婉約、中肯而不失和氣必須具備強有力的理由後果無法承擔屬於他人權屬範圍要事在身時，說明實情，在等待指示不隱含有情緒與利益因素,領導的鑰匙影響力嘗試利用問題(未來、現在、過去)，尋找線索與答案成功領導人的四項特質：1.引起他人注意的特質2.十分清楚了解自我的特質3.言行一致的特質4.高瞻遠矚，開創未來的特質,能力結構與管理行為關係圖,態度,智能,性格,氣質情緒,管理行為,來自組織的期待,來自部屬、成員的期待,來自顧客的期待,(派任行為),領導的門檻個人魅力理性與感性吸引力，不可成為致命的吸引力你和他(主管)在一起時的每一分鐘，都能感受到他渾身散發出來的光與熱，我之所以賣命努力，乃是因為他本身一股強大的魅力，深深吸引我所致激發部屬的工作動機跟我來請牢牢記住：權力並不會自動點燃你的魅力，有權力也並不意謂你有某種程度的魅力可以掌握人心,成功企業員工的感受及心聲：(主管魅力)1.我覺得我的主管不能沒有我，因為他相當重視我，我願意為他賣命。2.我的主管讓我感到我很重要。3.他讓我覺得在團體裡有歸屬感4.他願意負起百分之百的成敗責任5.他比別人更關懷、更愛我6.他讓我很明確知道我如何可以成功7.他言出必行，值得信賴8.主管眼光前瞻，看得實際9.他告訴我目標和航向，並說服我一起同舟共濟,培養和增進領導魅力的方法與技巧：1.揚善於公堂，規過於暗室真誠的讚美適當的批評(三明治策略)2.做一個前後一致的人公私分明、嚴以律己、不輕易許諾、用人不疑、3.注意他人，也讓別人注意你走動管理我常在你(妳)左右有位企業家說：不要常常把員工喚到你辦公室來，這會嚇壞他們的。相反的，你要常親自到他們的工作場所看他們。這種方式可以使公司的人看到你。,領導的奧秘激勵領導的最高境界，在於讓被領導者瞭解團隊的目標，並且激發他們的工作熱忱，而自動自發、無怨無悔，共同達成任務大多數的領導人終其一生，只運用了約10%的激勵才華要先激勵別人前，先激勵自己知識+動機=力量動機=能力*努力能力：能不能做？努力：願不願做？需求理論可產生互動力(1+12)過度的壓力可以讓天才變白癡，適度的激勵，卻可以讓白癡變天才,恐懼激勵法懲戒責罵、恐嚇降級、降薪革職削權冰凍不重用,誘因激勵法加薪獎金紅利特別津貼獎勵性福利分紅入股,人性激勵法成就感被肯定興趣責任與權力挑戰性的環境榮譽,依照馬斯洛需求層次理論：現代人們最需要領導者給他們的激勵是豐富的人性激勵，足夠的誘因激勵及最少的恐懼激勵,領導的法寶溝通與說服人一生當中，無法停止而持續動作的就是溝通從事領導，你必須反覆告訴自己二件事：管理實務中沒有不可能的事一有機會，就不厭其煩的增進你的溝通能力一位成功的領導者，每天平均約用70%的時間在溝通(上司、部屬、同事、客戶、供應商、政府單位、朋友、親人)溝通可充分運用群體智慧，作出最佳決策溝通可使團隊關係、合作關係、顧客關係、人際關係更能夠生根、成長、開花、結果,溝通五點最基本的觀念1.溝通永無止境2.溝通要有充分的時間3.溝通之前必須做好準備4.展現你想建立信賴關係的言談舉止5.做一位好聽眾洗耳恭聽後，再能言善道先聽其言、再觀其行、而後言已之意英國首相邱吉爾的一句金玉良言：站起來發言需要勇氣，而坐下來傾聽，需要的也是勇氣。,說服四大策略1.投其所好找出對方的興趣，才有可能一拍即合2.動之以情使之有相同的價值觀沒有你的協助與支援，是無法完成的拖他下水談智慧可