秘书工作的.ppt

第一章绪论,学习目标,本章小结,思考练习,主要内容,了解和掌握秘书的含义、秘书工作的主要内容、基本属性和秘书工作的主要特征；了解我国秘书和秘书机构的历史沿革；了解秘书的层次和种类；,1,2,3,第二节秘书部门,第三节秘书工作,第一节秘书,第一节秘书,二、秘书工作的发展,三、不同领域的秘书,本节要点,一、秘书的含义,四、不同层次的秘书,了解秘书的含义，了解我国秘书和秘书机构的历史沿革，了解现代社会不同领域的秘书与秘书设置的层级。,秘书是秘书学理论的逻辑起点，是秘书工作的主体，是秘书理论与实践研究中的核心。,概述,一、秘书的含义,现代汉语词典定义：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。辞海定义：职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。,国际职业秘书组织定义：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。苏联：秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。上述定义：中国的侧重辅助性工作，被动性较强；而国外则主动性较强。,我国公务员制对秘书的定义：是国家工作人员（或称公务员）众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协调等能力为手段、围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋。,二、我国秘书性工作的发展,（一）远古秘书性活动1.原始社会秘书性活动从炎黄二帝到尧舜，我们的先祖已进入原始部落联盟时代。在这一时期，部落联盟首领身边的秘书性活动，大体有以下方面：纳言活动。负责听下言纳于上，受上言宣于下，具有上下沟通，调查研究职能；原始信访活动。采用“进善之旌”、“诽谤之木”、“敢谏之鼓”等形式，征求群众的意见和建议，这是我国信访工作之源头；,原始会务活动。这是我国秘书办会的起点；记言记行的史官活动。后世秘书办文由此发端；占卜预测吉凶的巫祝活动；原始文书活动。据尚书和史记记载，原始社会已有了“典”、“誓”、“诰”、“命”、“谟”等公务文书，即以书面文字记录的公务文件。由此也就有了文件撰拟、制作、传递、保管、提供利用等一系列办文工作。,2.夏商西周时期的秘书性活动,夏朝,商朝,西周,夏中央政权机构已有了左、右史负责记录国家重大事件和国王言行并掌管机要文档史料；遒人掌管王命的传达发布；秩宗及巫祝是国王与鬼神沟通“解释天意”的使者，主掌占卜、祭祀等活动，是夏王身边影响力最大的秘书性人员。,夏王朝已使用了政务文书。为后人所知的有甘誓，是夏王启讨伐扈氏时发布的檄文；胤征，是仲康命胤侯带兵征讨出征前发布的文书。“誓”是我国奴隶制国家最早的政务文书。,商朝的国家秘书性活动较夏朝有所发展：有太宰在商王身边总管庶务和机要；太史负责起草王命，发布公文，太宗负责宗庙祭祀事宜，太祝主持礼仪、会务，太卜掌管占卜和记录占卜情况等；史官有了分工；文书载体有了甲骨文书、金文文书和简牍文书；初创了秘书性工作的管理制度，确定了公文格式、文书档案管理制度；在商末出现了最早的秘书性机构太史寮。,出现了“卿事寮”和“太史寮”的分工，前者掌管政务，后者掌管文书、档案、法典及天文历法等；巫史分离，史官地位升高，巫地位降低，从“重神事”转向“重人事”；秘书性人员队伍扩大；专设“天府”作为收藏保管文书档案的机构，并实行了副本存档制度；加强了保密制度，国家文件档案进行严格保密；实施了采风调查制度以了解民情，调整国政；文书工作有了初步的规则和程序。,（二）春秋至秦汉的秘书性工作,1.春秋战国政权的秘书性工作这一时期各诸侯政权的秘书性工作伴随着变法图强和兼并争战的进程，出现了一系列新的变化：“士”的出现；采用了新的文书载体，简牍文书，重要文书还采用了缣帛为载体；,政务活动记录已形成制度，客观真实地反映事实真相，“书法不隐”；文书种类有所发展，出现了契券文书、外交上的盟会文书、诸侯国领土的图文等；在文件保密上形成了封泥制度，保密措施更为严格；拓宽了文书档案利用的范围。,2.秦汉政权系统的秘书性工作秦汉政权系统的秘书性工作，与春秋战国时代相比有了较大的变化：皇宫内与宫外行政的秘书性工作分开；秘书性机构和人员进一步拓大，分工更细，草拟文件、议政应对、祭祀礼仪、天文历法等，均有专门班子负责。,地方政府、监察系统及军队也配备了秘书性人员；统一了文字；书写材料和工具的进步；形成了更为规范的秘书性工作制度；形成了严格的档案管理及保护制度；对秘书性工作的管理加强。秦汉两代奠定了我国古代行政秘书性工作的基本框架。,（三）三国至明代前期的秘书性工作,在这一历史时期，出现过几度分裂割据，几度全国统一，行政秘书工作随政权更替变化很大（见表1-1）。,表1-1三国至明代前期的秘书性工作,（四）明代后期至清代的秘书性工作,清明两代的秘书工作较前代更为完备和规范。在明代，要求公文开门见山、直述事由、明白易懂，简化公文的种种措施取得了良好的效果。在清代，秘书工作的制度更为繁细和严格，特别对提本、密奏的处理制定了一套极为严格的程序，对违背程序和规定的进行严厉的惩处。明代后期及清代推行闭关自守的政策，也直接影响了外交秘书性工作的发展。,（五）我国近代秘书工作,1840年鸦片战争后，我国进入近代社会。这一历史时期，我国实现了古代尚未职业化的秘书性工作向职业化的现代秘书工作的转变。,1、晚清秘书工作,鸦片战争后，出现了不少对外公文，出现了技术文件档案和教育文件档案。,2、南京临时政府的秘书工作,孙中山先生为总统的南京临时政府之统府正式设置秘书处作为政府日常办事机构。各部委设承政厅，置秘书长一人，承总长之命，总理厅务并掌管机要文书，处理内外事务。承政厅设篡辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处，各置秘书一人，掌其事。南京临时政府的秘书工作，首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河。它对古代秘书性工作的改革，体现了反封建的民主思想，其形成的诸多改革成果，具有时代的创新性和民本性，并为后世所沿袭。,3、北洋政府时期的秘书工作,在争权夺利、政局动荡中，秘书机构各为其主，各辅其政，在智能范围、任务繁简、作用大小，乃至运作方式上都随所在机构权力消长而消长。由于秘书工作是为实施管理和统御及行使权力服务的，文件、档案和会议更是行使权力的重要工具，所以各统治集团都十分重视秘书工作。,4、国民党政府的秘书工作,这一时期，政府及国民党党务组织、军队的各级领导机关，都配备了比较完备的秘书机构；社会团体也有了自己的秘书工作，特别是规模较大的企业的秘书工作较前代有所发展，不少企业家和社会名流还聘有私人秘书。,5、战争年代中国共产党的秘书工作,1923年毛泽东任党中央秘书，负责起草文件、处理文件、会议记录和管理档案，成为中国共产党中央的第一任秘书。党的三大建立“秘书制”，推选毛泽东为中央执行委员会秘书，负责党中央机关的日常工作，实际上是党中央的秘书长。,抗日战争时期，中国共产党及根据地政府的各级秘书机构得到健全，形成了一系列秘书工作制度。解放战争时期，秘书工作大为加强，文电处理日趋完善、系统，中央机关文件处理形成一套完整的程序，进一步健全了行文关系、一事一报制度等。在文件保密、密码通讯、机关保密三个方面，形成了严格的制度，加强了保密纪律。,新中国建立前中国共产党的秘书工作与我国历史上一切剥削阶级政权的秘书工作有着根本不同，具体的体现为：服务对象不同；秘书人员的社会地位不同；工作成效不同。革命战争时期中国共产党的秘书工作，为新中国成立后的秘书工作奠定了坚实的基础。,新中国建立后，从中央到各级地方政府，从部队到各社会团体，普遍建立了秘书机构，配备了了各类秘书人员。党中央、国务院还颁布了一系列文件、法规、统一全国文书、档案制度，规范秘书职责，使秘书工作体系更加健全和完善，在社会主义革命和建设中发挥了重要作用。,（六）新中国建立后的秘书工作,三、现代秘书的类别,各行各业、各社会领域的各类组织都有秘书、秘书工作。,现代秘书的类别,四、现代秘书的层级,领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可按层次分类。不同层次的秘书既有参谋辅助、综合协调、沟通信息和提供公务服务等方面的共同之处，又有职能活动上的某些区别。,（一）官员秘书,官员秘书是以秘书命名的官员。如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。我国和其他国家高级官员和企业首脑身边，设有助理或特别助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘书长。也属于官员秘书。,（二）秘书部门负责人,秘书部门负责人是指各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公厅、办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等。秘书部门负责人是领导者身边的高级助手，是机关日常事务的具体组织者、设计者和推动者，是各种公务往来关系的沟通协调者（见下图）。,秘书部门负责人主要职责,（三）领导人的专职秘书,各国政界要员、企事业单位及社会体领导者，一般都配有专门为自己公务服务的秘书。这类秘书直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。,（四）高级秘书,高级秘书、中级秘书、初级秘书及见习秘书，是按秘书的业务能力和所承担的工作任务划分的。高级秘书往往是较重要的领导人身边的高级参谋和助手。如秘书部门负责人、助理、脑的专职秘书往往由高级秘书担任。,（五）中级秘书,中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。其筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。,中级秘书的特点,（六）初级秘书,初级秘书指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务。,第二节秘书部门,二、秘书部门的地位和性质,一、秘书部门的名称和组织形式,本节要点,三、秘书部门的职能和工作要求,一、秘书部门的名称和组织形式,名称：广义的秘书工作机构，如国务院办公厅、华夏银行总经理办公室狭义的秘书工作机构，如秘书处、秘书局等组织形式：分理制综理制注意问题：国务院台湾事务办公室临时秘书工作机构,二、秘书部门的地位和性质,1、地位：相对独立的工作机构，常常被称为“秘书工作机关”中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构，具有从属性，常常被称为“秘书工作部门”2、性质机密性辅助性综合性服务性,三、秘书部门的职能与工作要求,1、职能助手职能参谋职能枢纽职能协调职能保密职能公关职能,2、工作要求（1）明确职责、权限、目标和任务（2）制定秘书工作各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学安排工作程序（5）准确细致，切实无误（6）迅速果断，讲求时效（7）忠于职守，安于职分（8）加强教育、管理，不断提高素质和能力,秘书部门内部群体优化三个原则：1、异质结合2、合理分工3、密切合作课后作业：教材第15页案例分析季市长与他的秘书教材第17页案例分析交印,第三节秘书工作,二、秘书工作的作用和特征,一、秘书工作的主要内容,本节要点,三、秘书工作的基本原则,秘书算不上官，但是离官很近；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等，但秘书工作特征却是辅助的作用并须是提供服务，秘书工作的原则独特且又不变。,一、秘书工作的主要内容,（一）事务办理事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事务、临时交办事务及突发事。（二）中介沟通秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务（见下图）。,中介沟通,（三）文书工作,文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、保管、利用等文书档案的处理工作。文书工作在秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘书工作总量的三分之一。,（四）信息工作,秘书信息工作，是围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务。,（五）参谋辅助,秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补阙、纠正错误的建议和规劝。,（六）会务操办,秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整理工作和信息反馈工作等。,（七）综合协调,秘书综合协调，主要是指通过自身的职能活动，协助领导者维护组织内外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突，以实现组织有序运转。,（八）督促检查,督促检查是领导工作的职责范围。秘书主要是协助领导开展督促检查工作。除上述八个方面的工作外，还有领导办公室的整理、文献资料的准备、领导活动日程安排、领导公务出差服务等，均是秘书工作的内容。简言之，凡是领导者和领导机关需要的综合辅助和公务服务，都是秘书工作的内容。,(一)秘书工作的作用秘书是协助领导处理文件、掌握情况、决策和办理日常事务，其工作属于辅助性质，且他在机构中处于中心地位，具有枢纽的作用。,二、秘书工作的作用和特征,1、枢纽作用：秘书部门在涉外机关和企事业单位中处于中心位置，起着沟通上下，联系各方的枢纽作用。领导的决策要依靠秘书机构下达，大量的函件及信息要通过秘书机构审阅处理转达给上级裁决。,2、参谋作用秘书工作的辅助性本质决定其在管理过程中只能起参谋助手的作用。体现在决策前期信息资料的收集加工，决策中方案的拟定及信息资料的提供；决策后方案的落实和反馈等。,3、信息传递作用现代社会已进入信息时代，没有信息的快速、准确传递，其管理根本无法运转。秘书必须全面、准确、及时收集信息并对获取的信息进行科学的分析加工和综合整理，提供给领导以作为指导工作的参考。,4、协调作用现代社会事务的复杂性导致工作也是十分复杂化。要提高工作效率就必须协调处理各方面的关系，使上下左右形成一个有机体，心往一处想，劲往一处使，朝着决策目标形成合力，这样才能提高工作效率。,5、形象作用涉外秘书有“关口”和“窗口”之称。“关口”，是指在一个涉外机关和单位中，涉外秘书部门要把文字、用印、保密等关口，“窗口”，是指外宾、外商前来联系工作，洽谈业务，商办事情过程中与秘书接触所体现出来的工作作风和形象。,（二）秘书工作的特征,秘书工作的特征，是指某些领域的秘书工作和某些秘书行为中表现出的特征。秘书工作的总体特征是“辅助决策、综合服务”；秘书工作的具体特征是在秘书工作实践中形成的。它是一个结构有序的系统，可用下图表示。,秘书工作的特征,图中所表示的秘书工作特征，从基本特征，扩展到秘书工作中人、事、空间、时间、主要关系、工作效果体现六个方面的特征。要想做好秘书工作，充分理解和把握其特征是十分必要的。,三、秘书工作的基本原则,“第一要保密，第二要准确，第三要迅速”这是周恩来总理早年对我党机要工作同志提出的工作原则，后来成为了一定时期我国党政秘书工作的基本原则。随着改革开放，经济机构日益增多，企业秘书和为个体秘书应运而生，这三项基本原则也