档案管理实验报告_0

1 / 14 档案管理实验报告 电子政务实验报告 实验名称：档案信息管理 实验目的： 1）初步掌握档案信息管理的相关知识点 2）了解档案信息管理所涉及的角色，以及各角色所涉及的功能 3）了解档案信息管理的相关流程 实验准备： 档案信息管理是每个企事业单位必不可少的重要管理项目，例如行政档案、会议文件等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，作为重要的历史与决策依据。办公中形成的各类文件可直接归档到档案信息管理，并按档案信息管理 规范进行管理和利用，实现文档管理的一体化。 实战任务： 基础信息设置；系统配置项维护；系统用户设置；档案日志管理；档案收集管理；业务处理；技术处理；编研利用以及大厅用户注册；出库管理；档案检索；预警管理；档案大厅 实验要求： 通过在一个完整的电子政务系统上进行模拟操作档案信息管理，让实验者在模拟实践中体会电子政务给政府传统办公带来的巨大变革，掌握档案信息管理的操作技巧。 通2 / 14 过实践课程的学习，对电子政务形成感性认识，通过实际操作体验档案信息管理的基本功能，从而感受到实施电子 政务的重要性，并能够初步掌握实施电子政务的基本方法和策略。 实验内容与步骤： 任务一： 基础信息设置 1）档案馆信息维护 任务二： 系统配置项维护 1）档案性质定义 2）档案密级定义 3）档案组成形式定义 4）档案收集形式定义 5）馆藏地址定义 6）类别定义 任务三： 系统用户设置 1）角色管理 2）权限设置 任务四：档案日志管理 1）档案日志查询 2）档案日志删除 任务五：档案收集管理 1）档案收集 2）档案审核 3）档案编目 4）档案入库 任务六：业务处理 1）档案接收 2）档案保管 3）鉴定 任务七：技术处理 1）档案加密保护 2）档案微缩处理 3）档案数字化处理 任务八：编研利用以及大厅用户注册 1）档案编研 2）档案发布 3）档案借阅 4）主题管理 5）专题管理 6）事项管理 任务九：出库管理 1）档案转出 2）档案销毁 任务十：档案检索 1）档案检索 2）档案统计分析 任务十一：预警管理 3 / 14 任务十二：档案大厅 1）全文检索 2）借阅管理 3）统计查询 实 验结果： 通过对电子政务实践平台的模拟操作，熟悉档案信息管理的程序，认识电子政务具有提高政府办公效率、加快事务办理速度、提高办公协作程度、加强交流等各方面的优点。通过对档案信息管理的学习，解决了办公过程中信息传递和处理的瓶颈，而且使组织中每一成员都可能成为信息网络中的一个支点，使得组织内部信息为每个成员平等享有。 实验总结： 通过对档案信息管理模拟学习，我对电子政务有了更近一步的理解。在还没学习这门课时仅仅只知道电子政务这个名词，上完课后知道了什么是电子政务，现在上机模拟让我零距离的接触了电子政务的操作，让我对电子政务的实施与设计有了深刻的体会。通过这样的一次课程设计，简洁明了地让我理解了电子政务与传统政务的区别，不仅打破了时空限制，提高办事效率，提高行政的透明度，扩展社会服务功能，提供与公众便利的交流渠道使政府的工作变得更加高效、快捷和廉洁。在档案信息管理操作过程中我可以全方面多角度的了解每个模块较为独立，分工明确，都有其相对应的任务。总之，这次模拟实践，虽然在实践过程中遇到不少问题，但通过老师的指导和同学的帮助下还是客服了种种4 / 14 问题，得以顺利完成各项操作。同时这次实践也提 高了我的实际动手能力，在模拟过程中了解档案信息管理所涉及的角色，以及各角色所涉及的功能和档案信息管理的相关流程。 *学院 档案实习报告 实习名称：档 案 实 习 系别： 管 理 系 专业班级：文秘 0901 班 姓名： * 学号： 2016030804 指导老师：常 悦、徐馆长等 实习时间： 4 月 18 日 4 月 22 日 二一一年四月二十三日 关于在 *档案馆实 习的报告 前 言： 实习是每个大学生都会拥有的一段经历，它将课堂理论知识与实践相结合，使我们在实践中了解社会，学到很多在课堂上学不到的知识，让我们在实际中体会理论，运用理论，受益匪浅。同时，也开阔了我们的视野，使我们认识到将所学的知识具体运用到工作中去的重要性，通过对实习的专业知识的认识和运用，激发未来对所实习专业工作的热情，为以后进一步的走入社会打下坚实的基础。在实习前做5 / 14 好充足的准备，在实习期间以良好的心态用心实践、学习和领悟，来了解、适应当今社会，进而被社会接纳，维持生存，更好 的发展自己。 一、实习背景： 档案是一个部门或单位 各项工作的原始记录，对于形成单位和部门至关重要，因此，档案专业的学生通过实习将课堂上学到的档案知识运用到实际工作中，从中发现自己的不足，找到解决的办法，进一步提升自己的水平是非常必要的。同时，档案专业实习还可以发现问题，解决问题，为一个部门将来的工作提供决策和解决问题的依据。档案专业实习还是走向工作岗位，做好档案工作的前提。 此次实习是由 *学院管理系文秘教研室和 *区档案馆共同安排的。 一、实习 目的： 将课堂上所学到的专业知识运用到实际工作中，接受实际工作的检验，然后得到经验性的成果，用来更好的指导以后的学习和工作。即所谓的“理论来源于实践，更好的指导实践。” 通过实习，一方面，了解档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作，掌握档案管理基本方法和档案排列统计的方法，提高动手操作，整理制作能力，提高理论与实际相6 / 14 结合的能力。在之中认识到自己知识上的不足，并及时补充、完善和巩固知识，夯实基础。另一方面，深切体会和熟知档案管理的重要性及编制档案文件案卷目录检索工具的程序，提高配合协 作和组织工作的能力，培养独立分析问题和解决问题的能力，积累社会经验，为以后更好地进入社会中工作，做出铺垫。 二、实习时间： 2016 年 4 月 18 日 2016 年 4 月 22 日 三、实习地点： 开封市 *区 四、实习单位： *区档案馆 五、实习内容： 此次档案实习是一次很正规的实习，无论是学校和系里面的相关领导，还是我们的专业老师都非常重视。实习前常悦老师对我们进行了实习指导，实习指导包括实习的安排、注意事项、实习 的内容、实习要求以及分组等。通过常老师的讲解我们了解了实习任务的艰巨及在实习中可能发生的问题和遇到的难题，做好了心理准备和必要的措施。 我们小组被分到 *区档案馆，本档案馆是新搬过来的，各项设施还不太齐全，存储着 *区区委，人大，政府，政协及八乡各村的各类档案。我们实习的具体任务是：7 / 14 档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作。整理和编制区政府、区政府办文件案卷目录检索工具，即：卷内文件目录、案卷目录、全引目录工作。帮助查档者查阅档案。掌握档案管理基本方法和档案排列统计方法，归档章的使用，日期的具体写法及如何借出档案等工作。详细内容如下： 1、参观、熟悉档案保管的物质条件。即：保管档案的库房，档案的管理制度，档案装具，包装材料等。 *档案馆保存档案的库房分别位于一楼和四楼，我们实习工作的地方位 于一楼，环境安静，空气阴凉，初进入库房，感觉凉意阵阵，看到的只有档案箱和一张近门靠墙的桌子，档案箱成四排放置，没有档案柜和其他保存档案的物品，馆长徐老师为我们介绍说，由于刚搬进来，一些档案的整理和归档还不太到位，我们的工作即是把这些档案按照保管期限，发文机关，年份做下简单的整理。并且徐老师还告诉我们，档案在档案装具中的排列顺序和位于库房门口的档案的重要性，是为了防止意外发生时，能够最先抢救最有价值的。在徐老师的带领下，我们对档案的管理制度和档案的装具，包装材料有了简单的了解。并积极认真的完成了徐老师交付的任 务。在心里对档案馆和档案管理工作有了初步的认识。 2、 1988 年 *区 8 乡各村和集体永久性建房档案的拆分、立卷、整理、装订、归档工作。金明区 8 乡各村的永久性建房档案的整理工作，任务量大，是在确定保管期限为8 / 14 永久的前提下，按照年份，和各乡村的顺序，重新进行拆分、排列、整理、装订、归档。我们大家 12 个人，席地而坐，分工配合，两人一组，将各乡的档案分开来后，又进行了细分，即再把每一个乡所涉及的村、庄进行了分类排列，具体到各户。这样做是为了在明确了保管期限和年份的情况下，按照乡村和房主的名称顺序即可快速 的找到查档着的建房档案。在此基础之上，我们又按照每卷不超过 200 页的要求对排列好的档案进行了编号，各乡均初步整理出了档案若干卷。紧接着，我们又为已整理出的各卷编写了卷 内文件目录，填写了封面和备考表，并对其进行“三孔一线”的装订，归档。而后，我们又将整理出的不属于 8乡管辖的集体档案进行了分类、整理、装订、归档。至此，8 乡各村和集体的永久性建房档案已全部完成。 3、整理和编制了区政府、区政府办文件案卷目录检索工具即：卷内文件目录、案卷目录、全引目录等，及熟悉全总卷的内容与编写方法。由于档 案馆是新搬进来的缘故，一些档案的文件案卷目录检索工具出现了损失现象。为此，我们对区政府、区政府办的文件案卷和检索目录，重新进行了整理和其保管期限的鉴定，及时的修复和补录了损失的文件案卷目录，并进行了重新的整理、装订和归档。将区政府、区政府办的全宗，永久、长期、短期案卷，内的卷内文件目录和案卷目录到档案库房进行了重新的检查和核实，将缺损9 / 14 的部分及时的作出了修补，即手写和打印。各一式三份。在此基础上，编制了一份全引目录，并将余下的两份卷内文件目录和案卷目录分别进行了装订和归档。这项任务是整个档案实习任务中最为辛苦 和艰巨的，它的整理和编制不仅需要人力资源，还要求具备档案整理知识的工作人员能够吃苦耐劳，分工协作，密切配合，团结一心，互帮互助。最重要的是要有认真、细心、踏实的工作态度和对自己所做工作的高度负责的责任感。来促使这项工作的顺利开展和完成。我在这项任务中的收获也颇丰，不仅了解、熟悉了全总卷的内容，还理清了文件案卷目录检索工具之间的区别，及档案盒、案卷、文件的区别。还培养了积极主动，不怕脏苦，踏实肯干，团结一致的工作作风，并形成了在以后的学习工作中须具备的好习惯：耐心、细心和毅力，也增加了对本专业的热情，清晰了自 己的职业发展规划。 4、档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作及它们所包含的内容、要求、程序、方法等，掌握档案管理基本方法和档案排列统计方法，帮助查档者查阅档案等工作。在了解了全总卷的内容，参与编制 1988 年 *区 8 乡各村和集体永久性建房档案的拆分、立卷、整理、装订、归档和区政府、区政府办文件案卷目录检索工具等工作的过程中，将档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作及它们所包含的内容、要求、程序、方法，档案管理基本方法和档案排列10 / 14 统计方法等知识做了认真细致的回顾，复习和巩固，且还总结出了一些通 俗易懂的档案整理方法和未曾了解的细节性零碎的档案知识，便于更好且方便的掌握和理解档案知识。以及在整理过程中记录下来的一些档案事务的专业术语和不成文的规则。 以上工作我们都在馆长徐老师规定的时间内圆满的完成了，徐老师对我们的工作非常满意，还在我们临走之前和我们实习生一起合影了留念，且留下了联系方式，为以后 的学习和工作作出支持和帮助。 六、实习体会： 此次档案实习是成功的，也是快乐的，交到了朋友，也在实习中实现了理论和实践的结合，稳固了学到的档案知识，养成了冷静分 析问题，按逻辑解决问题的习惯。同时，也明白了很多道理，理清了许多人事关系，明白了自己关于学习、生活的思想误区，认识到了自己的缺点和不足，知道了档案工作者应具备的职业道德和专业素质，增加了社会经验，深入的了解了社会对本专业的需要，对自己的职业发展有了更好的规划。以及自己在以后的学习生活中应有的态度和方式。 七：实习建议： 档案实习是一项任务艰巨的工作，由于它的大部分工作都比较枯燥无味，需要工作人员的细心、耐心、一丝不11 / 14 苟的的对待，和具有对档案管理工作的高度热情，从而在实习中做好档案的整理 工作，及时的发现存在的问题并提出解决的建议。 存在的问题： 虽然 *档案馆已经是一个差不多的档案部门，存储了 *区各个部门和八乡各村的档案，并且成功协助了各部门和乡村人民的工作，但是其自身发展中难免会出现一些有待于进一步解决的问题。 1、档案馆工作量大：整理，装订、归档、编制目录工作等，工作人员短缺。 2、档案实习时间短，不利于把所学的档案知识熟悉一遍并融会贯通，更别提那些课本上未涉及到的知识点，实习中学习到的也只是凤毛麟角。 3、档案馆保管档 案的物质条件相对缺乏，各项设施不太齐备。随着社会经济的发展，人民生活水平的提高，会有更多的档案形成，而档案馆保存档案的物质条件不足会给档案的储存带来很大的困难。 4、档案馆已有的设施有待于更新，如：档案整理工作的桌椅等设施陈旧，不利于档案工作的进行。 5、部分部门移交档案的速度缓慢或者移交的档案不全，不利于档案工作的顺利进行。 解决的建议： 12 / 14 针对以上档案实习过程中发现的主要问题，及时的总结了一些解决的建议，以保证档案工作的顺利进行。 1、增加档案工 作人员，以减轻个人的工作量，做好后备力量的准备工作。 2、学校可以适当延长实习时间或增加实习次数，以加深同学们对各个环节档案工 课程名称：档案管理 指导老师： 学生姓名： 学号： 班级： 2016 年，在李雪莲老师的正确指导与帮助下，我们开始了为期一周的档案管理实训，在这一周的实训里，我们了解了系部办公室档案的保存方