四、企业行政管理之档案管理.ppt

企业行政管理,之企业档案管理,企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,企业档案的含义,企业档案的分类,企业档案的分类,A企业管理性档案,一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。,二、件的含义,单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；,二、件的含义,正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；,二、件的含义,来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。,三、归档的主要步骤和要求,文件材料归档可分为11个步骤：,1、收集文件,把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。对不需归档的文件要进行剔除。要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。,2、区分年度,根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。具体如下：,2、区分年度具体如下：,一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。长远规划，放在文件内容针对的头一年。跨年度的会议，放在闭幕年。跨年度的案件，放在结案的一年。,3、划分期限,准确地判定每一份文件和每一组文件的价值保管期限分别定为：永久（无限期）、长期（1650年）、短期（15年以下）,4、文件装订,修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。,4、文件装订,装订采用左侧、下侧对齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。,不锈钢钉,三点一线装订,5、文件排列,由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构时间”或时间先后排列。由各部门分别整理归档的单位：先将归档文件按机构分开，再将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。,5、文件排列,统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。,6、文件编号,归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。,全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）,类别号：不同门类档案的代号，如管理性档案为A,期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期,年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。,机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。,件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。,不分机构编件号,分机构编件号,在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。,7、文件著录,把归档文件的有关项目录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。,必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）,归档文件目录,件号：以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。,归档文件目录,责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。,归档文件目录,文号：文件的发文字号，如“从府2005X号”,归档文件目录,题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“”号,归档文件目录,日期：指文件形成日期。,归档文件目录,页数：指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。,归档文件目录,备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。,8、填写备考表,盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。日期：填写归档的年、月、日。,9、文件装盒,将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）,档案盒背脊式样,已填好的档案背脊事例,10、打印目录,按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。“档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。,（1）目录夹封面,（2）目录夹背脊,（3）填写归档情况登记表,单位名称：公司,归档情况登记表,内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位领导人变化情况本年度管理性档案（文书）归档情况例如（见后）,（4）拟写归档说明,一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（、.）共有职工人。2、领导人变化情况任总经理任财务总监任技术总监三、本年度文书归档情况本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长100件，编号从100件；短期100件，编号1100。二四年月,公司二三年归档说明,归档文件目录,（5）打印归档文件目录,装订“档案目录”如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。,具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。,11、入库装箱柜,室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。,G企业经济合同管理类,经济合同档案是本企业对各类企业和客户授信活动中形成的，反映信用业务工作情况并且有保存价值的文件材料的总称。主要指企业的生产经营、销售合同及客户管理档案。根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。,合同材料的分类整理1可按合同形成的地区排列。2可按合同形成的时间顺序进行排列。3可按合同形成的内容种类进行排列。,类目标识编制：（1）适用中小型企业、合同材料不多：G11案卷号（顺序号）目录号（第1本目录）大类代字（企业经济合同管理类）,（2）适用大中型企业，合同、客户材料较多的,根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可增可减。,4.合同档案保