专业秘书业务技能和综合素质培训.ppt

专业秘书业务技能,综合素质培训,和,Whatisasecretary（assistant)?,Whatdidyoudobeforetwentyyears?Whatdoyoudotoday?WHY?,关于企业秘书（行政助理）,上级的一位特殊助手。可熟练地掌握各种办公室行政工作技巧，协助上级和部门处理职责范围内的各项事务，在各种场合下表现出自己的责任感。,他们是如何评价,秘书（助理）：我是上级的一位特别重要的助手，一位在所有重要的管理事项中被依赖的角色上司：他（她）是业务代表、客户服务、信息处理、质量控制代表，协调员等处理大量必要工作的角色。,对秘书（助理）综合素质及技能的要求（一）,良好的文字处理能力，字体优美，书写工整良好的口头表达能力，得体地应对电话能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）能严守秘密，谨慎地处理保密文件,综合素质及专业技能（二）独立工作能力强能准确理解上级意图能沉着处理紧急事件及时将企业的内外部信息传递给经理经理外出时能主动主持办公室工作知道何时征求上级意见和给上级建议能参与企业具体项目的开展,综合素质及专业技能（三）,良好的职业道德和强烈的进取心知错能即使纠正精力充沛良好的时间安排的能力善于与人沟通随机应变能力强有组织观念和团队精神与同事及上级融洽相处，并起协调作用,综合素质和专业技能（四）,求知欲强有一定的数学头脑回多种语言并能适应多国文化环境掌握先进计算机软件应用良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速,企业秘书（助理）的特殊性,既主动又被动既专业又事务既内敛又表象既宏观又为微观,对企业秘书（助理）职位的特别要求,职业操守永远要恪守的原则1、忠诚感2、责任心3、敬业精神行为风格（态度）走向成功的决定因素1、分寸和得体2、礼貌和谦虚3、敏感和自制客户需求永远是你要关注的焦点,什么是职业意识？,本我,表现中的我,别人眼中的我,衡量职业能力的标准,投入与承诺,知识与技巧,公文(文献）管理,企业文献：记录与企业经营管理有关、具有参考价值的信息或知识的载体。范围：企业在经营活动中形成的，具有参考价值的各类公文、收发信函、会议文件、电子文件、财务报表、媒介报道、企业刊物、录象带、录音带、荣誉赠品、实物载体形式：印刷型；缩微型；声像型；电子型；多媒体,管理的第一步骤整理与配套,目的：保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于立卷、保管和使用。如：将一个问题、一个会议、专项工作、一次活动、一个案件所形成的所有资料集中，对不完善的要补充完善，无法完善的要注明。,管理的第二步骤立卷与储存,一、立卷的目的便于查找、使用、追踪,立卷原则,二、立卷方法按问题的特征立卷按作者特征立卷按时间特征立卷按名称特征立卷按通讯者特征立卷按地区特征立卷保留一个组合案卷,保证文件（流转）系统有效率的技巧（一）,来文清楚发文清楚对上司处理、跟踪的事项清楚对本部门文件的走向清楚对企业各部门文件的形成程序清楚公文的处理程序,六清楚,保证系统有效率的技巧（二）,建立实用的文献信息目录卡为自己建立一个个人文件系统基本保证文件夹中的文件是整理过的常用的文件夹易于移动每个文件夹中的文件不宜过多有效运用立卷的装具卷柜、卷合、卷夹文献信息目录卡,及时发现卷内文件的问题或外借未归等定期清理无用的文件，准备一个垃圾处理箱原件一定有备份保证上司阅文有效率的要领有效运用表格收发文本、传阅卡、互见卡、外借卡、专门事项跟进处理表,保证系统有效率的技巧（三）,会议管理,会议成本=（2ABT）+其他费用A=与会者的平均工资（以小时计）的3倍B=与会人数T=会议时间（以小时计）,确定会议的目标主题是否形成决议确定会议的形式例行会议专题会议座谈会议确定会议的议程主持人与会人员程序资料,会议的准备要领,确定开会的时间最好的时间最差的时间选择开会的地点交通费用,会议前的细节准备,做会议费用预算协助上级或部门办理财务和行政审批手续起草、打印、分装会议文件和议程对外联系会务事宜下发并跟踪会议通知（或请柬）布置会场，准备录音、录象、投影等器材准备会务接待（交通、订票）为上级准备一份会议提示为自己准备一份会议备细节忘单大脑图企业周年庆典会议策划,会场礼仪,会标及席位卡的布置其他物品的摆放放与会者的礼宾顺序企业CI,会议进程管理,用恰当的形式公布会议规则做好会议记录及录音、录象等（表格）协助上级掌握会议时间和会场纪律协调人员编组协调会场服务和场外会务补充下发必要的会议文件控制会议费用整理并下发会议纪要作好会议善后、结算工作，做会务总结,时间及工作计划管理,时间是一度空间，在此空间内所有事物都在改变。公平不偏：时间面前人人平等；无法储存：时间只能供你运用不能供你储存；无法追回：在未发明“时间机器”前，时间是无法追回的；不能分割：时间与生活无法分开，我们的一言一行都在消耗时间。,为什么事情总是做不完？,远景模糊缺乏积极的态度任务过于繁重工作烦闷或不开心害怕面对最终的结果害怕冒险永远不做决定缺乏信心,建立有效的时间管理的概念,我们每个人都拥有一样多的时间，然而，并不是每个人都能用好时间，如何利用时间去创造最大的价值?是在单位时间内提高工作效率吗？可以将每天的24小时变成25小时甚至更多吗？效率与效能建立成效观念,时间管理的定义与内涵,选择你认为最有价值的事情，并承诺在指定时限内完成它“WHATTODOANDWHENTODO”时间管理的内涵选择管理决定命运的是你的选择选择便意味着主动,制变（PROACTIVE）VS应变（REACTIVE）,制变：自我负责与自我掌控主动选择+承担责任FLJGHTORFIGHT-是战还是逃？THEENEMYOFTHE“BEST”ISTHE“GOOD”永远寻找更大的发挥时间价值的方法,时间管理流程,设定并选择目标；找出对你来说最有价值或最重要的事项并先完成它；了解浪费时间的主要因素和如何限制它们；许下承诺，填写“时间记录”；识别出属于你自己的主要浪费时间的因素；设计出一套属于你自己的行动计划；在你每一天开始前预先作计划；,选择目标-管理时间第一步,BEGINWITHTHEENDINMIND以始为终成功的基础没有目标，生活中大部分活动是没有意义的，我们也没有好好组织自己和时间的动力，因为所有事情的价值是无法区分的；只有在了解到自己最需要什么，才能知道哪一个选择最有价值，哪一个选择最正确，我们才能真正把握自己的生活，在有限的时间内做有价值的事情,你认为以下什么最重要？,事业（工作表现、业绩、权利）个人（享受、社交、友谊、学习、自由）家庭（亲情）金钱设立您的目标,有效目标的七大特征,1、用正面词语组成2、符合“三赢”原则；3、具有挑战性；4、自己可以做到；5、可以衡量-有中途目标可供度量；6、有期限的，不可无休止的进行；7、成功时有满足感练习：目标的设定,优先矩阵时间管理第二步,分辩重要和紧迫，确定轻重缓急GETNUMBERONEDONEFIRST”-将最重要的优先完成最重要的：根据事项对你的价值排出优先次序；优先：必须为要完成的事情设定期限；完成：重视的是成果而非过程；,PARETOPRINCIPLE：80/20RULE,聪明的工作方式着眼于与你的目标有关的任务不单纯是工作描述罗列的任务抓关键事项：20%的投入（活动），可以有80%的收获为你的价值观、老板的价值观、组织的价值观而贡献,区别事情的优先秩序,重要性：影响面有多大，后果的严重程度紧急性：必须完成的时间的远近,紧急,重要,不紧急,不重要,1,2,3,4,选择管理应克服的观念按事项紧急与否安排优先次序,不同类型的问题采取不同的方法处理4DSDoitlaterDelegationDoitnowDontdoit,罗盘+时钟=时间管理,选择管理的技巧,时刻记住自己的目标把每（周）天要做的事情列一份清单找出与目标有直接关系的根据事情的重要性确定优先次序并安排所需时间根据事情的紧急性决定什么时间做从最重要的开始做每天都这么做每周末，检讨一览表推荐：每周工作计划书表,选择管理的障碍-对目标的实施,将长远分解成短期目标：三年的目标，一年的目标，本月的目标。将目标分解成事项；培养自律性，设立每事项完成的日期；订立进度表，加强对自己的承诺，每达成一个目标，给自己奖励。,自我控制时间管理第三步,你有这种现象吗？案头混乱和文件存放系统不足拖延（害怕失败、完美主义、厌倦）工作项目无序缺乏控制环境的能力不必要的交际,寻找一个最可靠的方法,设立足够的文件夹按文件立卷的原则分别存档，定时装订成册或移交；根据4D的原则处理所有文件；案头文件柜分待处理的和已处理的；尽量在案头少放文件；下班前花一点时间整理台案，把文件和物品放回原位。,拖延的心态,完美主义-管理永远无完美。从现在开始立即设定开展和完成工作的时限，立即就做，刻不容缓；厌倦-付诸更高的工作目标，完成工作后给自己奖励,害怕失败-必须面对的问题，失败是成功的必经阶段，若目标过于宏大，则拆分为中途阶段性目标和计划；吃大象原理,Value-Life,Vision-3years,Plan-yearmouth,Activity,保证每日工作有计划性的技巧,投放时间为自己的事项做计划，并订立切实可行的时间表实事求是地估算每项工作所需的时间允许计划有一定的弹性集中相同的事情一起做下班之前，检讨以下一览表推荐：每日工作一览表,在最合适的时间段内做合适的事情，以提高生产力,HIGH,LOW,89101112123456,ENERGYLEVEL,缺乏对环境的控制能力,不速之客接待方法ABC,用适当的方式接待不同的访客；设定谈话时间或直接告知对方你在忙；设定目的、明确要传达的信息；选择适当的渠道：电话/面谈/邮递/传真等；沟通简洁到题：结论原因。,WHYDOWEFEELUNCOMFORTABLESAYNO？,学会说“不”的五步曲聆听对方，理解和感受对方的想法找到合适的理由，以免被理解为借口及时说“不”，以免继续产生更大的误会提供可选择的方法，表示你的诚意,有效的沟通技巧,沟通的定义：人与人在互动的过程中通过某种途径或方式将一定的信息从发送者传给接受者，并获取理解的过程沟通的内涵：1、双方在意义上的传递2、意义必须被正确理解3、沟通的过程必须既获取事实，又分析传送者的价值观4、沟通的结果未必是达成协议,沟通的类型,单向沟通和双向沟通（是否有反馈）正式沟通和非正式沟通（沟通途径）言语沟通和非言语沟通（信息载体）人际沟通、组织沟通、跨文化沟通（沟通的主体）沟通效果：文字：7%语调：38%身体语言：55%当语言和身体动作相反时，你相信什么？,人际沟通,人与人之间的信息和情感相互传递的过程特点：1、双方有共同的沟通动机2、沟通双方都是积极的参与者3、沟通过程对双方产生影响4、沟通双方有相通的沟通能力动机1、归属2、实用3、探索,八点启示和相应技巧,一、双向沟通的先决条件是和谐气氛注重民族的文化背景和语言习惯重礼仪，多委婉；重自我交流，多心领神会和谐胜于说服,二、双方的共同信念越多，越会寻找共同点，尊重不同点主动接纳对方，不轻易怀疑，珍惜彼此关系三、一个人不能改变另一个人，只能改变自己尊重对方BVR，从对方BVR开始沟通给别人留空间尽量避免争辩,四、沟通的意义和效果取决于对方的回应不能单纯强调自己说得对注意让对方感受到他的重要五、对方是否理解了你的话，只有对方才能决定，不要假设用倾听了解别人，用倾诉被人理解让对方感觉到你了解他零距离，五同步,六、可以直接谈的不要经由第三者，包括通过媒介（信函、电话、电子邮件）七、凡事至少有三个解决办法，沟通的方式不能一成不变等待时机，迂回调节诉诸更高的动机，目标指向八、注意沟通环境的物理设置学会赞美,沟通的障碍,来自上级官僚作风，独断专行自我保护，愚民政策打断对方，阻塞余下信息过分注重条理，不善于理出有用信息心态不正，与下级争功案例研讨：我该怎么办？,来自平级或下级不善于将你变成我们总是希望对方先放弃惧怕权威，沟通不到位听信谣言，以讹传讹人际风格不同冲突个案研讨,人际风格的行为特征,以人为导向,以事为导向,外向,内向,四种人际风格的特征,表现型Expression典型特征、行为准则实践型Action典型特征、行为准则规划型Planning典型特征、行为准则关怀型Consideration典型特征、行为准则,四种风格的典型特征,表现型活力四射爱出风头喜好趣味乐观外向通权达变善于交际合群友善标新立异实践型独立自主成果导向讲求效率坦率果决任务挂帅掌控机会竞争性强强势指挥,规划型讲求逻辑贯彻始终一本正经有条不紊谨慎小心长于分析精打细算事实求是关怀型温和体贴信赖合作支持他人为人设想忠心耿耿尊重对方讲求道义乐观内向,EQ在沟通和人际关系中的运用,清楚认识和正确运用情绪去帮助自己了解和分享别人的看法和感受情绪正确处理情绪使自己变得快乐，获得成功,认识我们的情绪,真实可靠，无对错之分从来不是问题教我们在处理事情中学到什么是我们的能力，可以带来力量应该为我们服务，而不是成为我们的主人下列情绪可以启示我们什么（正面价值）？,愤怒,悲伤,后悔,紧张,痛苦,情绪处理技巧,自我情绪处理收藏压抑,心理治疗大师罗拔麦当奴说：“其实一个人的困扰，总是由不能够真实地面对自己内心的感觉