采购计划管理和预算编制.ppt

Quality&Satisfy,采购计划管理和预算编制,采购计划和预算编制,重点掌握采购调查的意义及调查的主要内容采购计划的编制采购预算的编制物料需求计划的原理及编制过程,一般掌握采购计划的目的和内容采购计划和预算的影响因素,第一节采购调查,采购调查是为了更好地制定采购计划而进行的信息收集、分析工作。这是采购活动的第一步。采购调查一般包括:,一、价值分析,所谓价值分析就是指将所购物料所体现的功能与其成本相比较,力求找到成本更低的替代品，从而获得最大的投入产出比。,价值分析的内容是什么呢?,二、物料调查,物料调查有助于对一个主要的采购物料未来长期及短期的采购环境作出预测。这些信息构成了制定正确决策及现有的采购管理的基础,并且为最高管理部门提供了有关这些物料未来供应与价格的相对完整的信息。,物料调查所需要分析的内容,三、供应商调查,供应商调查可以分成两种，第一种是初步供应商调查,第二种是深入供应商调查。,(一)初步供应商调查,所谓初步供应商调查，是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品，能提供多少，价格如何，质量如何，市场份额有多大、运输进货条件如何。,(二)深入供应商调查,深入供应商调查,是指对经过初步调查后,准备发展为自己的供应商的企业进行的更加深入仔细的考察活动。,四、采购系统调查,二、采购市场调查方法,2.2.1询问法询问法的具体类型市场调查过程的控制,询问法的具体类型,面谈调查邮寄调查电话调查留置问卷调查,面谈调查的优缺点,面谈调查的_优点最具弹性回收率高有利于沟通面谈调查的_缺点成本高受地域影响比较明显受访者无法对问题进行过多的思考容易被访问员诱导,邮寄调查的优缺点,邮寄调查的-优点空间范围广费用低廉有利于受访者思考后回答问题邮寄调查的-缺点回收率低时间长问卷回答质量差,电话调查的优缺点,电话调查的-优点时间短受访问员影响小电话调查的-缺点无法展示产品不能深入访问不易取得受访者的合作,电话调查的发展,电话普及率达到40%以上,电话调查就是有效的随着生活与居住方式的变化,电话调查显得更为重要电话调查的方式传统电话调查电脑辅助电话访谈全自动电话访谈电脑柜调研电话号码的选择受访者确定替代样本的确定,电话调查的发展（1996年）,留置问卷调查的优缺点,留置问卷调查的-优点回收率高有利于受访者独立思考回答问题留置问卷调查的-缺点费用高空间范围小,2.2.2观察法,观察法的优缺点观察法的运用市场调查过程的控制,观察法的优缺点,观察法的-优点具有较高的准确性简便易行客观不存在沟通的障碍观察法的-缺点不够深入、具体费用高、时间长A,文案调查法,优点成本低节省时间指明实际调查的问题协助鉴定调查资料的准确性缺点不能对市场现状进行分析，资料有遗漏,二、采购需求分析,传统的方法：部门各自确定采购物料的方法并不是科学的采购，各部门容易从本位出发，只考虑短期的需求，无形增加采购成本，并且这种方法提供了腐败滋生的温床，层层上报的体系使得采购需求的汇总较为费时和困难。现在，采购人员使用合适的需求分析法对企业的整个生产流程中所需要的物料进行分析，确定物料的需求并使用经济的订货方法采购。,需求分析法1、统计分析法通常以月为单位编制采购计划，目前多数企业采用的方法。这种方法的优点是采购需求容易确定，采购任务容易完成；缺点是市场响应不灵敏，库存负担重，风险大。,1.采购申请单汇总统计,要求下属各个单位每月提交一份物料请购单，提出每个单位自己下月的采购品种和数量。然后采购部门对这些表进行统计汇总，统计出下月总的采购任务表，再根据此表制定下个月的采购计划。,优点,（1）操作简单。（2）容易完成采购任务。缺点（1）市场响应不灵敏。（2）库存负担重，风险大。,2.单位销售日报表统计,每天的销售就是用户对企业物资的需求。物料需求规律有两种表示方法：一种是时间函数法；一种是有序数列法。,2、推导分析法(MRP)将产品结构分解至最底层，根据生产计划确定物料需求。根据此方法确定的就是物料需求计划。,1.制定主产品生产计划,（1）主产品的生产计划在订货制生产企业，这个计划主要是根据社会对主产品的订货计划生成的，在库存制生产企业，这个主生产计划靠预测和经营计划而生成。,（2）零部件的生产计划在制造企业中，零部件的生产有两个用途：一是用于装配主产品；二是用于提供社会维修企业，对社会上处于使用状态的主产品进行维修保养。这里的零部件生产计划，主要是指社会维修企业所提出的零部件的订货计划。,2.制定主产品的结构文件,主产品的结构文件根据装配主产品需要的零件、部件、原材料等，哪些要自制，哪些要外购，自制件在制造过程中又要采购什么零件、部件、原材料等，逐层求出主产品的结构层次。每一个层次的每一个零部件都要标出需要数量、是自制还是外购以及生产提前期或采购提前期。所有自制件都要分解到最后的原材料层次，这些原材料层一般是最底层，一般都是需要采购的。,由这个主产品结构文件可以统计得出：为了在某个时间生产出一个主产品需要分别提前多长时间，采购一些什么样的原材料、零件、部件，需要采购多少等资料。把这些资料汇总成一个表，就是主产品零部件生产采购一览表。,3.制定库存文件,采购人员从仓库保管员处了解主产品零部件生产采购一览表中所有各个部件、零件、原材料的现有库存量以及消耗速率。经过整理得到一个主产品零部件库存一览表。,例：,某企业的主产品A由两个B和两个C组成。而一个B由一个D、三个E组成。一个D又由一个F加工得到，而C、E、F都是通过外购取得。主产品的结构文件，如图32所示。图中，A、B、C、D、E、F为产品名，括弧内的数字表示一个上级产品中所包含的本产品的件数，而LT表示提前期，单位为天。由主产品结构文件可以得到主产品零部件生产采购一览表，如下表所示。,主产品的结构文件图,主产品A零部件生产采购一览表,3、分类为管理的方便，企业经常将采购物品进行ABC分类：,类,类,类,累计采购数量（种类）,累计采购金额,采购物品的分类,ABC分析法的局限性ABC分析法只根据一种标准把项目划分为A、B、C三类，明显地忽视了其他的重要标准。运用ABC分析只能了解某一商对财务状况的相对重要性程度，并不能真正了解该商品对企业的重要性程度。,4、模块分类法（1）分类依据采购品对本公司的重要性：对生产、质量、成本、产成品市场的供应风险供应保障能力、供应商数量,（）分类,重要性,供应风险,试对上图进行解释，并举例说明。,战略采购品:指价值比例高、产品要求高，同时又只能靠个别供应商供应或者供应难以确保的物品。如：汽车的发动机、电视机的显像管、计算机的CUP等。,瓶颈采购品：价值比例虽然不高、但供应保障不力的物品。如：食品厂的某种添加剂、汽车的某种专用零配件,集中采购品：价值比例较高，但很容易从不同的供应商处购得的物品。如：基本的原材料、制成品、紧固件和涂料,正常采购品：价值低，有大量供应商的物品。如：办公用品,（3）分类的采购策略战略采购品：找到可靠的供应商并发展同他们的伙伴关系，通过双方的共同努力去改进产品质量，提高交货可靠性，降低成本并组织供应商早期参与本公司的产品开发。,集中采购品：降低采购成本，追求最低价格。集中采购统一同供应商谈判；采用招标的方式竞价。,瓶颈采购品：确保供应，必要的时候可提高一些价格，通过风险分析制订应急计划，与供应商改善关系以确保供应。,正常采购品：提高行政效率，采用程序化、规范化、系统化的工作作业方式，提高工作的准确性和效率。,分类的采购策略表,采购方式的选择:定量采购模型和定期采购模型的比较,二、商品采购预测,采购市场预测：就是指在采购市场调查所取得的各种信息的基础上，经过分析研究，运用科学的方法和手段，对未来一定时期内采购市场的变化趋势和影响因素所做的估计和推断。,采购市场预测的主要作用1、作为企业采购决策的前提。2、为企业编制采购计划提供依据。3、提高企业竞争能力和经营管理水平。,采购预测的程序,采购预测的方法,市场价格变化趋势预测主要内容：1、价格总水平预测包括国内和国际市场两个方面的价格预测。2、单项商品价格变化预测从以下四个方面考虑：供求关系的变化，商品成本变化，商品生命周期的发展和价格弹性的变化。3、价格体系变化趋势和国家价格政策变化,问卷调查设计,以工商学院大学生消费情况为主题，设计一份问卷。问卷题型，问卷结构自己自由设计。,任务2采购数量确定,1定期订货法2定量订货法3双堆法订货4MRP采购数量确定法,确定采购需求数量,定量订货模型1、定量订货法定义定量订货法是指当库存量下降到预定的最低库存量（订货点）时，按规定数量（一般以经济批量EOQ为标准）进行订货补充的一种库存控制方法。,图4-3定量订货模型图,2、基本经济订货批量（EconomicOrderQuantity，EOQ）,R=LTD/365式中：R是订货点的库存量；LT是交纳周期，即从发出订单至该批货物入库间隔的时间；D是该商品的年需求量。,但在实际工作中，常常会遇到各种波动的情况，如需要量发生变化，交纳周期因某种原因而延长等，这时必须要设置安全库存S，这时订货点则应用下式确定：RLTD365+S（公式4-7）式中，S是安全库存量。订货批量Q依据经济批量的方法来确定，即总库存成本最小时的每次订货数量。通常，年总库存成本的计算公式为：年总库存成本年购置成本+年订货成本+年保管成本+缺货成本（公式4-8）假设不允许缺货的条件下，年总库存成本年购置成本+年订货成本+年保管成本（公式4-9）即TCDP+DCQ+QH2（公式4-10）式中TC是年总库存成本；D是年需求总量；P是单位商品的购置成本；C是每次订货成本，元次；H是单位商品年保管成本，元年；(HPF，F为年仓储保管费用率)；Q是批量或订货量。,图4-4经济订货批量图,经济订货批量就是使库存总成本达到最低的订货数量，它是通过平衡订货成本和保管成本两方面得到。其计算公式为：经济订货批量（公式4-11）此时的最低年总库存成本TCDP+H（EOQ）（公式4-12）年订货次数NDEOQ（公式4-13）平均订货间隔周期T365N365EOQD（公式4-14）,3、定量订货法的应用,（1）定量订货法适用场合a.单品种物资；b.价钱贵、订货量大的物资；c.需求量变动大以及难以预测需求的物资；d.管理相对不费手续的物资。,（2）定量订货法的优缺点,a.优点：订货点、订货批量一经确定，则定量订货法的操作就很简单；当订货量一定，收货。验收、保管和批发可以利用现成的规格化器具和结算方式，可节省搬运、包装等方面的工作量；定量订货法充分发挥了经济订货批量的作用，可以是平均库存量和库存费用最低。b.缺点：要随时盘存，花费较大的人力和物力；订货模式过于机械；订货时间不能预先确定，所以难于加以严格的管理，也难于预先做出较精确的人员、资金、工作等的安排计划。此外，在实际工作中具体应用定量订货法时，还要注意它适用的环境条件。,表4-1定量订货法具体步骤,（二）定期订货法,1、定期订货定义定期订货法是按预先确定的订货时间间隔按期进行订货，以补充库存的一种库存控制方法。其决策思路是：每隔一个固定的时间周期检查库存项目的储备量。根据盘点结果与预定的目标库存水平的差额确定每次订购批量。这里假设需求为随机变化，因此，每次盘点时的储备量都是不相等的，为达到目标库存水平Q0而需要补充的数量也随着变化。,图4-5定期订货图,2、定期订货法的内容,2、定期订货法的内容（1）订货周期的确定订货周期一般根据经验确定，主要考虑制定生产计划的周期时间，常取月或季度作为库存检查周期，但也可以借用经济订货批量的计算公式确定使库存成本最有利的订货周期。订货周期1订货次数QD（年）（公式4-15）,（2）目标库存水平的确定,目标库存水平是满足订货期加上提前期的时间内的需求量。它包括两部分：一部分是订货周期加提前期内的平均需求量，另一部分是根据服务水平保证供货概率的保险储备量。Q0(T+L)r+ZS2（公式4-16）式中：T为订货周期；L为订货提前期；r为平均日需求量；Z为服务水平保证的供货概率查正态分布表对应的t值。,（3）定期订货的应用,定期订货法主要用于B、C类物资，即那些数量少、价值低、利润薄。因而不需要特别管理的物资的订货。对于这些多数的品种实行定期管理，可以最大地保障供应、保证受益、降低成本。,（三）定量订货法与定期订货法的区别,1、提出订购请求时点的标准不同2、请求订购的商品批量不同3、库存商品管理控制的程度不同4、适用的商品范围不同,任务三采购计划,二影响采购计划准确性的因素,（一）年度销售计划（二）年度生产计划（三）存量管制卡（四）用料清单（五）生产效率（六）物料标准成本的设定,采购计划的定义：是指企业根据市场变化的需要，通过各种渠道和方式，向其他企业采购原材料、零部件和产品，以保证计划期内生产或销售等活动正常进行的一种业务计划。采购计划包括两部分:采购认证计划和采购订单计划采购认证是对供应商的考察过程,三、采购计划制定程序,一）认证计划的编制,认证计划的四个环节,二）订单计划的编制,订单计划的四个环节,采购计划流程,准备认证计划,评估认证需求,计算认证容量,制定认证计划,准备订单计划,评估订单需求,计算订单容量,制定订单计划,认证计划执行完毕,市场需求生产需求采购容量,开发计划市场需求生产需求采购容量,认证计划,订单计划,一、采购认证计划,（一）准备认证计划（二）评估认证需求（三）计算认证容量（四）制定认证计划,（一）准备认证计划流程,接收开发批量需求,接收余量需求,准备认证环境资料,制订认证计划说明书,采购环境开发需求余量需求,认证计划说明书,1.在目前的采购环境中可以找到的物料供应2.新物料，是采购环境无法提供的,（一）准备认证计划流程,接收开发批量需求,接收余量需求,准备认证环境资料,制订认证计划说明书,采购环境开发需求余量需求,认证计划说明书,1.采购环境的供应量不足以支持物料需求2.采购环境容量在缩小,（一）准备认证计划流程,接收开发批量需求,接收余量需求,准备认证环境资料,制订认证计划说明书,采购环境开发需求余量需求,认证计划说明书,1.认证环境：认证过程的保证，靠技术支持2.订单环境：生产制造过程，主要是生产规模能力,（一）准备认证计划流程,接收开发批量需求,接收余量需求,准备认证环境资料,制订认证计划说明书,采购环境开发需求余量需求,认证计划说明书,1.物料项目名细、需求数量、认证周期2.开发需求计划、余量需求计划、认证环境等资料,（二）评估认证需求流程,分析开发批量需求,分析余量需求,确定认证需求,认证计划说明,认证需求,1.按需求环境：研发物品开发认证需求、生产批量物品认证需求2.按采购环境：环境内、环境外3.按供应商状况：直接供应物料需求、需要订制物料需求,（二）评估认证需求流程,分析开发批量需求,分析余量需求,确定认证需求,认证计划说明,认证需求,1.市场原因：通过市场及生产需求计划得到各种物品的需求量和需求时间2.供应商原因：通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间差别得到,（二）评估认证需求流程,分析开发批量需求,分析余量需求,确定认证需求,认证计划说明,认证需求,根据开发批量需求及余量需求的分析结果，确定认证需求。认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单量的采购环境。,（三）计算认证容量流程,分析项目认证资料,计算总体认证容量,计算承接认证量,确定剩余认证容量,采购环境认证需求认证信息,认证需求,是计划人员的一项重要事务，不同认证项目其过程及周期千差万别。,（三）计算认证容量流程,分析项目认证资料,计算总体认证容量,计算承接认证量,确定剩余认证容量,采购环境认证需求认证信息,认证需求,把采购环境中所有供应商的认证容量叠加，对有些供应商的认证容量需要乘以适当系数。,（三）计算认证容量流程,分析项目认证资料,计算总体认证容量,计算承接认证量,确定剩余认证容量,采购环境认证需求认证信息,认证需求,由于各种采购物品认证周期不同，一般是计算某一时间段的承接认证量,（三）计算认证容量流程,分析项目认证资料,计算总体认证容量,计算承接认证量,确定剩余认证容量,采购环境认证需求认证信息,认证需求,某一物品的所有供应商的剩余容量的综合总和物料供应商群体总体认证容量承接认证容量。认证容量是一个近似值,例1：某电视机厂去年生产的某型号电视机销量达到10万台，根据市场反应状况，预计今年的销量会比去年增长30%（为生产10万台电视机，公司需采购某零件40万件），公司供应某种零件的供应商主要有两家，A的年生产能力是50万件，已有25万件的订单，B的生产能力是40万件，已有20万件的订单，求出认证过程。,解：第一步：分析认证需求今年销售预测：10（1+30%）=13万件该种零件的需求量是：13（4010）=52万件第二步：计算认证容量A与B的供应量是：（50-25）+（40-20）=45万件52-45=7万件公司再采购7万件才能满足需要,（四）制定认证计划流程,对比需求容量,综合平衡,确定余量认证计划,制订认证计划,认证需求认证信息,认证计划,1.需求小于容量，则按照认证需求制定认证计划2.容量小于需求量，则制定采购环境之外的认证计划,（四）制定认证计划流程,对比需求容量,综合平衡,确定余量认证计划,制订认证计划,认证需求认证信息,认证计划,1.判断认证需求的可行性，通过调节认证计划尽可能地满足认证需求2.计算认证容量不能满足的剩余认证需求,（四）制定认证计划流程,对比需求容量,综合平衡,确定余量认证计划,制订认证计划,认证需求认证信息,认证计划,与采购环境之外的供应商制定认证计划,（四）制定认证计划流程,对比需求容量,综合平衡,确定余量认证计划,制订认证计划,认证需求认证信息,认证计划,1.认证物料数量开发样品需求数量检验测试需求数量样品数量机动数量2.开始认证时间要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间,例2：在例1中求出需求量是7万件，根据经验，检验测试需求数量为此批样件数量的0.1%，样品数量和机动数量分别为0.05%，要求在10月1日前完成认证。认证周期为10天，缓冲时间为10天，求开发认证时间。(认证时间一个月)认证零件数量=7+70.1%+70.05%+70.05%=7.014万件开发认证时间=30-10-10=10,二、采购订单计划,（一）准备订单计划（二）评估订单需求（三）计算订单容量（四）制定订单计划,（一）准备订单计划,接收市场需求,接收生产需求,准备订单环境资料,制订订单计划说明书,采购环境市场需求生产需求,订单计划说明书,1.必须熟知市场需求计划或销售计划。市场需求的进一步分解便得生产需求计划2.企业的年度销售计划在上一年末制订，据此制定季度与月度的市场销售需求计划,（一）准备订单计划,接收市场需求,接收生产需求,准备订单环境资料,制订订单计划说明书,采购环境市场需求生产需求,订单计划说明书,生产物料需求的时间根据生产计划产生，是订单计划的主要来源,（一）准备订单计划,接收市场需求,接收生产需求,准备订单环境资料,制订订单计划说明书,采购环境市场需求生产需求,订单计划说明书,1.订单商品的供应商信息2.每个供应商分摊的订单比例信息3.从下单到交货的订单周期4.最小包装信息,（一）准备订单计划,接收市场需求,接收生产需求,准备订单环境资料,制订订单计划说明书,采购环境市场需求生产需求,订单计划说明书,1.商品名称、需求数量、到货日期2.市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等,（二）评估订单需求流程,分析市场需求,分析生产需求,确定订单需求,订单计划说明,订单需求,首先了解生产需求的产生过程，其次分析需求量和要货时间,通过订单操作程序，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物料采购入库,（三）计算订单容量流程,分析项目供应资料,计算总体订单容量,计算承接订单量,确定剩余订单容量,采购环境订单需求订单信息,订单容量,订单容量含义包括两方面：一个是可供给的物料数，另一是可供给的到货时间,（三）计算订单容量流程,分析项目供应资料,计算总体订单容量,计算承接订单量,确定剩余订单容量,采购环境订单需求订单信息,订单容量,供应商在指定时间内已经签下的订单量,（三）计算订单容量流程,分析项目供应资料,计