秘书部门与办公室管理.ppt

第二章秘书部门与办公室管理,第一节秘书部门的职能第二节办公室事务管理,1、秘书在哪里上班？秘书上班的地点叫什么？秘书上班地点与其他人上班地点有何不同？2、请举例说明单位与部门哪个大？“山农大”哪个是单位、哪个是“部门”？,一、大中型机关、企事业单位机构设置,第一节秘书部门（机构）的职能,大中型机关、企事业单位机构，一般都由三种类型的部门组成：决策层、职能部门、秘书部门,回答：秘书部门与职能部门的不同作用。要求：边听讲，边归纳记录,监事会,副总经理,总经济师,总经理助理,专家委员会,办公室,财务部,技术部,评审部,生产部,投资部,股东大会,董事会,总经理,广告部,大中型企业内部组织结构图,职能部门,决策层,办公室,秘书部门,常务董事、总裁或首席执行官（CEO）,股东大会是法律也是名义上的最高权力机构，每年在企业决算期间要召开一次大会，决定童要事项。但是企业实际上的权力机构是由股东大会选出的董事会，在股东大会休会期间，董事会纵览决策大权，每年一两个月开一次例会，董事会闭幕期间，由董事长负责董事会的日常工作，由总经理（或称总裁）经营公司的日常业务；总经理受聘于董事会，执行董事会的决议，管理公司的日常业务，接受董事会的监督检查，对董事会负责。,（办）,（办）,（办）,（办）,二级（中级）决策层：职能部门,一级（高级）决策层,秘书部门,企业组织架构图,常务董事、总裁或首席执行官（CEO）,由诸多行政部门组成泰安市人民政府决策层,泰安市人民政府机构设置,哪是最高决策层、职能部门、秘书部门？,又下设了低一级的秘书部门,政府每个部门里面还设置了低一级的秘书部门,山东农业大学,一、大中型机关、企事业单位机构设置,三种类型部门的职能：由主要领导人组成（如省、市、县委常委）。负责全局的决策、组织、指挥、管理工作。它是分工专管单位内部某一方面的具体业务性工作而设立的各种机构或部门，每一职能部门担负着整个单位职能的一部分，如财务部、销售部、财务部、人力资源部等它不承担任何具体业务工作，而在全局范围为决策层进行宏观管理处理信息、参谋咨询、综合协调、督促检查以及办文、办会、办事等等多项服务。这种综合性部门，一个组织内在同一级部门中只有一个，是典型的秘书机构办公室（厅）。,1、任意列举5个不同名称的职能部门。2、秘书部门与职能部门的不同作用。,一是决策层：,二是业务部门或主管部门、专职职能部门：,三是综合性部门或行政部，即秘书部门：,第一节秘书部门（机构）的职能,二、秘书部门的涵义秘书部门：一个单位内部设置的机构，是秘书日常办公的场所，即“办公室”。问：老师、院长、市长、总经理有无“办公室”？它们是“秘书部门”吗？三、秘书部门与办公室的关系什么是办公室？现代汉语词典对“办公”的解释：办理公事。“办公室”：（1）办公的屋子；（2）单位内部办理行政性事务的部门。规模大的叫办公厅。行政：单位内部的管理工作，即行使权力的工作结论：办公室（2）秘书部门：具有行政管理职能的综合性办事机构、服务部门。秘书部门与办公室有何区别？,第一节秘书部门（机构）的职能,狭义的秘书部门,秘书部门,办公室秘书处（科、室）文书科（室、处）信访室（科、处）信息科（处、室）政策研究、调研室,“秘书部门”与“办公室”在外延上的关系,三、秘书部门与办公室的关系,广义的秘书部门,秘书部门具体名称：泰安市政府秘书处，天元建设集团文书科，山东勇进股份有限公司信息科、档案室，史丹利化肥股份有限公司秘书科，水土学院办公室，教务处办公室，山东农业大学肥业有限公司行政科，杏林药业集团综合部；等等。,第一节秘书部门（机构）的职能,秘书部门：具有行政管理职能的综合性办公室。秘书部门与办公室的关系,秘书部门,办公室秘书处（科、室）文书科（室、处）信访室（科、处）信息科（处、室）,“秘书部门”与“办公室”在外延上的关系,三、秘书部门与办公室的关系,第一节秘书部门（机构）的职能,四、机关、企事业内部机构相互关系办公室从来都不是单独起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。不管是企业办公室，还是党政机关、事业单位的办公室。单位内部各部门、各个单位之间之间存在着“隶属关系”和“非隶属关系”。隶属关系：有领导与被领导的关系，即上下级关系、垂直关系行文（写、发公文）上，行下行文、上行文：决定、决议、通报、通告、通知等；报告、请示、意见等。非隶属关系：无领导与被领导的关系，即平行或平级关系行文上，行平行文：函、意见、议案。,第一节秘书部门（机构）的职能,单位内部各个部门之间的相互关系示意图,领导部门（决策层）,董事会WTO部长级会议常委高校党委或行政,秘书部门（办公室）,秘书科文书科档案室信息科机要室政策研究室信访科,人事（办）组织（办）财务（办）宣传（办）技术（办）生产（办）,职能部门（主管部门）,上下级（隶属）关系,上下级（隶属）关系,领导与被领导的关系,平级（无隶属）关系,有无管辖权限,单位内部各个部门之间的相互关系示意图,校党委（决策层）,校党委办公室（秘书部门）,校行政（决策层）,校务办公室（秘书部门）,（各职能部门）,（各职能部门）,平级关系,平级关系,隶属关系,各院党委纪委组织部（办）统战部宣传部农大报社（办）工会（办）团委（办）,各院行政（办）网教部（办）学工处（办）财务处（办）人事处（办）研究生处（办）科技处（办）教务处（办）总务处（办）,平级关系,图：单位内部各个部门之间的相互关系示意图,一个国家、地区机构设置及相互关系示意图,国务院办公厅职能部门省政府办公厅职能部门市政府办公室职能部门县政府办公室职能部门乡（镇）政府办公室职能部门村委会,党中央办公厅职能部门省委办公厅职能部门市委秘书处职能部门县委秘书科职能部门乡（镇）党委办公室职能部门村党（总）支部,无隶属关系,行政系统党务系统,无隶属关系,秘书部门在单位内部处于什么位置？与业务部门有何不同作用？,在这里我们看不到决策层,第一节秘书部门（机构）的职能,五、秘书部门的地位和作用,在这里我们看不到决策层,泰安市科技局,在这里我们看不到决策层,在这里我们看不到决策层,秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？,领导部门（决策层）,董事会WTO部长级会议市政府高校党委或行政,秘书部门（办公室）,档案机要调研信访,人事（办）组织（办）财务（办）宣传（办）技术（办）生产（办）,职能部门（主管部门）,上下级（隶属）关系,上下级（隶属）关系,领导与被领导的关系,平级（无隶属）关系,有无管辖权限,秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？,校党委（决策层）,校党委办公室（秘书部门）,校行政（决策层）,校务办公室（秘书部门）,（各职能部门）,（各职能部门）,平级关系,平级关系,隶属关系,各院党委（办）纪委（办）组织部（办）统战部（办）宣传部（办）学工处（办）工会（办）团委（办）,各院行政（办）教学基地（办）财务处（办）人事处（办）研究生处（办）科研处（办）教务处（办）总务处（办）,平级关系,本级领导,本单位专职职能部门、员工,本单位专职职能部门、员工,办公厅(室)处于管理系统中心，不是权力中心，而是信息中心起着上传下达、左右沟通、平衡协调、内外联络的作用这是任何业务部门不能替代的。,上级领导、部门,本单位员工,秘书部门地位示意图,兄弟单位、媒体、公众、客户,1、秘书部门处于从属地位领导机构的职能是决策和组织指挥，业务部门（职能、主管）的职能是具体贯彻、执行领导部门的决议，而秘书部门的主要职能是上传下达、左右沟通、内外联络、综合平衡协调，从而推动整个机构的正常运转。因此，与其他业务部门一样，秘书部门不是独立于领导部门、决策层以外的部门，它总是从属于、服从于的领导部门、决策层。但任何单位必不可少。但是，秘书部门与其他业务部门相比较，这种从属性、服从性更突出，与决策层的联系更紧密。因为，业务部门在自己的职责范围内有独立决策权，而秘书部门则没有。因为，秘书部门的工作，大部分情况下是涉及全局性的工作，常常是领导人或领导部门授意或交办的，常常代领导部门立言行事，是协助决策层进行宏观管理的核心部门，其管理职能更宏观，全局性更强。,第一节秘书部门（机构）的职能,五、秘书部门的地位和作用,2、秘书部门具有全局意义秘书部门在单位内部属于一个核心部门、领头部门、要害部门，已超越了各个职能部门业务职责范围而具有全局意义。它在全局范围内给领导提供帮助和服务，重点办理别的部门不能办、带有综合意义、涉及单位全局的事情；它虽然不承担任何具体业务工作，但它要从组织系统的整体利益出发，上下沟通联络，左右平衡协调。3、秘书部门具有“关口”、“窗口”、“门面”作用秘书部门从组织系统的整体利益出发，在全局范围内，代领导部门立言行事，决定了秘书部门是一个除机关领导人之外唯一了解全面情况的部门，是“核心要害部门”。秘书部门在内部又是唯一一个对内对外开放程度最高的部门。,第一节秘书部门（机构）的职能,五、秘书部门的地位和作用,4、秘书部门具有桥梁和纽带作用秘书部门处于领导与职能部门、与下级单位之间的枢纽位置，起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论内部职工向领导传递，还是外单位联系工作，一般都要先通过秘书部门来安排。如决策层向各业务部门传递信息，尽管也可以通过会议等方式直接将思想意图传递给各职能部门和下级机关，也可以直接听取各职能部门和下级机关的汇报，但是在更多的情况下，领导是通过秘书部门（办公室）用文件、电话等方式来布置工作，了解情况。即使是开会，会前准备、会间服务、会后文件起草和制作等等，也必须依靠秘书部门（办公室）来完成。,第一节秘书部门（机构）的职能,五、秘书部门的地位和作用,5、秘书部门具有“调节器”与“润滑剂”作用如果把一个公司比做成一个人：领导机构就是大脑（决策和组织指挥）；职能部门就是胳膊、腿（贯彻、执行）；秘书部门就是神经系统（传输信息、调节、平衡、联络、沟通）如果把一个公司比做成一台机器：领导机构即发动机；职能部门即不同的零部件，他们既相互制约，又需要相互协作；秘书部门即润滑剂与检修器，让各个职能部门与决策层之间协调运转。,第一节秘书部门（机构）的职能,1、与其他业务部门一样，秘书部门从属于、服从于领导部门或决策层，但与决策层联系更紧密，是协助决策层进行宏观管理的核心部门，其管理职能更宏观，全局性更强。2、秘书部门具有全局意义，超越了各个职能部门业务职责范围，在全局范围内给领导提供帮助和服务。3、秘书部门具有“关口”、“窗口”、“门面”作用。4、秘书部门具有桥梁和纽带作用。5、秘书部门具有“调节器”与“润滑剂”作用,五、秘书部门的地位和作用,回答：秘书部门与职能部门的不同作用。,1、秘书上任伊始，首先要了解一些情况：了解上司和公司上司的特点、习惯和喜好。给上司的工作创造便利是秘书的责任。要做到这一点就要熟知并适应他；公司的规章制度，以及上司对你的基本要求。庙不同，经也各有念法。不要光凭经验，也不能光凭想象，更不能任由自己的性子；公司的结构、分工、合作伙伴情况。理想的方式是：上司把相关人员召集在一起宣布和介绍一下。否则，秘书应该主动去拜访。情况来源：向上司询问；向前任秘书了解；向上司的副手请教。2、为了适应办公室工作的新环境：心中要有全局观念：尽快熟悉单位、上司和各职能部门一些情况及其上下左右隶属关系；熟悉和适应办公室里每人各自的岗位职责和任务以及人际关系；根据领导指示和工作安排，制定计划，并按计划完成；工作中多请示并及时汇报，遇到问题要虚心请教同事和领导；抓紧时间，多学习，努力提高自己的政治素质和业务水平。考题考什么？考的是：回答问题的思路是否全面、清晰、条理。,1、某跨国公司在国内公开招聘秘书的面试题：你如果被聘用，上任伊始，你最先准备做哪些事？2、公务员面试题：请谈谈如何适应办公室工作的新环境？,锻炼能力,提出问题分析问题解决问题,一、办公人员及办公制度管理,第二节办公室事务管理,国内外中小型企业办公室一般职责,1、办公室职责（属于办公人员及制度管理的一个方面）,第二节办公室事务管理,一、办公人员及办公制度管理,3、办公室规章制度。要了解办公室，除了了解其工作职责之外，还要了解办公室对完成任务、实现其功能所作的一些规定（企业文化的组成部分）。下面是某企业制定的办公室规章制度目录：,二、办公人员及办公制度管理,第二节办公室事务管理,2、办公室人员管理。有效地指挥和监督办公室的工作；制定办公人事政策；对办公人员进行培训、辅导、提升和酬偿,三、办公环境管理案例：网友急求办公室布局设计图：公司马上要搬厂房，位置选好了，办公区需要专业人士设计得好一点。要求是：经理办公室、财务室、样品室、前台接待区各1个，1个敞开的办公室。小公司预算不多，越省越好，原有办公设备仪器能用上；做完后的整体感觉是对来宾有吸引力，对上班人员感觉很舒服。因为现在的办公室就让人感觉不是很舒服，缺乏人气。1、办公环境管理含义：办公室内外环境布局合理，布置的整洁、美观、科学，创造一种和谐、舒心的氛围，以提高工作效率。2、空间环境布局与布置：布局：房间位置选址；内部布局：封闭式、开放式、综合式；布置：办公物品摆放方便、安全；办公设备布局合理；空气、光线、温度、湿度、整洁（整理办公室）；花草墙壁装饰；办公图示、公告栏安放,第二节办公室事务管理,办公室封闭式布局,办公室开放布局：完全开放式,可以布局成：半开放式布局,办公室半开放式布局,封闭式布局,半开放式布局,办公室开放与封闭合一式布局混合式布局,入口,办公室开放与封闭合一式布局混合式布局,三、办公环境管理案例：网友急求办公室布局设计图：公司马上要搬厂房，位置选好了，办公区需要专业人士设计得好一点。要求是：经理办公室、财务室、样品室、前台接待区各1个，敞开的办公室。小公司预算不多，省为越好，原有办公用具能用上；做完后的整体感觉是对来宾有吸引力，对上班人员感觉很舒服。因为现在的办公室就让人感觉不是很舒服，缺乏人气。1、办公环境管理含义：办公室内外环境布置的整洁、美观、科学，创造一种和谐、舒心的氛围，以提高工作效率。2、空间环境布局与布置：布局：房间位置选址；内部布局：封闭式、开放式、综合式；布置：办公物品摆放方便、安全；办公设备布局合理；空气、光线、温度、湿度、整洁；花草墙壁装饰；办公图示、公告栏安放。布置整理办公室3、办公环境管理原则：方便、整洁、舒适、安全、和谐统一。,第二节办公室事务管理,三、办公环境管理封闭式与开放式办公室布局。封闭式：即传统上的专人或二三人一个独立空间的办公室；开放式：秘书人员甚至包括主管或老板，集中在一个大的空间里办公，每人一个工作位置（专人办公桌椅、电话、电脑、文件资料存储柜或架等），且用屏风隔开；根据每人承担的任务确定位置；大家地位平等。两者的优缺点：,第一节办公室事务管理,三、办公环境管理,其办公模式：传统办公模式,办公室半开放式布局,传统办公模式：定点、定时坐班制；每人一套办公设备。优点：易监管、沟通，有归属感、团队意识强，不寂寞。缺点：占用空间、设备、成本高；路上时间多；交通压力大、污染重；摩擦、内耗多；不易调动、激发研发、技术、销售人员的积极性和创造力。,网络、计算机出现和企业管理理念的变化，传统办公模式被延伸，某些人在任何时间、地点都可以工作。产生了多种办公模式：在家、在异地上班、临时办公桌，远程工作、弹性上下班时间,办公室开放与封闭合一式布局混合式布局,无论哪种办公室布局,第二节办公室事务管理,一个单位有多种类型的员工：秘书、接待、人力资源、财会、销售、研发、技术、广告、生产、客服其中，有些可以或必须临时聘用、异地工作、在家上班即使在单位上班的员工，有些人未必8小时坐班，未必每人一套办公桌这也是办公管理的内容,三、办公环境管理4、正确选择办公模式案例：天地公司在本市经营销售电器产品已有一定规模，总经理例会讨论，决定将已有产品推广销售到市郊和边远地区，同时着手开发设计2款新型小家电产品。为适应企业发展需要，公司准备新录用一批销售人员和新产品设计人员。总经理希望行政助理高叶提出一个针对新录用人员工作特点的工作模式。他要求，一方面要考虑开源节流，另一方面还要发挥员工的最大能力，注重工作成果和质量。几天后，行政秘书高叶提交了一份建议报告，建议到市郊和边远地区进行销售的人员采用“弹性时间工作模式”（自己决定上下班时间）和“远程工作模式”（在家或在异地上班），建议新产品设计人员采用“兼职工作模式”或“定期合同制工作模式”（均为外聘人员），并详细说明了理由。,第二节办公室事务管理,节省费用；时间自由支配；用人灵活。但难监管、难保密,销售工作地点、时间不固定。难监管，缺归属感,不同办公模式优缺点比较办公管理内容之一,参考答案：1、在家工作模式优缺点（1）在家工作模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在单位的工作时数，而增加在家里的工作时数（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间、工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；员工也能减少交通费用（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。,2、其他工作模式（1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。（2）远程工作模式：通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系,背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。总经理苏明2007年3月5日,2、其他工作模式（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。,2、其他工作模式（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时明确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。,2、其他工作模式（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。,背景说明：你是宏远公司的秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。（15分）便条高叶：为了适应公司的发展，做到人尽其责，人尽其能，充分提高工作效率，公司拟改变原有的全体员工定点定时上下班的工作模式。请你协助我完成此项工作，并请重点说明如何选择办公模式、常见的新型办公模式的种类、选择办公模式应注意的问题。谢谢行政经理年月日,国家职业资格鉴定秘书三级实际操作试题,1.选择办公模式的程序深入调查现有办公模式面临的问题；根据调查结果确定相应的新型办公模式；根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度；先在部分部门试行取得经验，逐步推行新模式；不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失。2.常见的新型办公模式的种类在家工作远程工作虚拟办公室临时办公桌弹性时间兼职工作合同工作,参考答案,评分标准：1.本题总分为15分；2.选择办公模式的程序每点1分，共5分；3.常见新型办公模式每点1分，答出其中7点即可，本知识点满分共7分；4.选择办公模式应注意的问题每点1分，本知识点共3分；5.错字别字每3个扣除1分，最多扣除3分；4.考生言之有理可酌情加分，但总分不能超过3分。,参考答案,交叉工作项目团队3.选择办公模式应注意的问题应有企业领导根据需要认真研究、选择办公模式；办公模式的选择要慎重，一定要适宜企业经营和动作的需求，不能随风而动，赶潮流；新的办公模式实施前，要建立一套与之适应的管理措施，而不能用管理传统办公模式的方法来管理新的办公模式。,四、办公工作管理这是管理办公室的任务之一。包括：工作流程；处理突发事件；督促检查工作；制定工作计划；确定承办期限；对办公室工作评估等，以提高工作效率。1、改进办公室工作流程（工作环节）案例：天地房地产公司持有300多套住宅、100多家商业机构、6070处农场和地产的目录。这些目录全都登记在临时薄册上，按地产地址归档，并按业主姓名相互参见。目前主要困难是：由于公司没有资料整理的相关工作程序，使得推销员和顾客不能立即得到房地产的详细目录，影响了开展业务工作的效率。流程、思路或步骤：定义或确定问题所在（找出秘书工作中问题比较突出的流程或环节：耗时长？效率低？环节多？存档目录环节有问题）评价（问题严重程度？差距大小？）分析（寻找问题产生原因：类目不足或不科学）改进（提出改进目标、方案，即怎样是好的、怎么改进。思路：重新安排？修改？替换？合并？精简？）实施（实施方案并监控；如仍有问题，则重复上述步骤）。,第二节办公室事务管理,提出可能的解决方案：为所有目录制定一个标准分类法，根据这个目录重新整理房地产档案；形成纸质和电子两种档案（注意保密内容）；给每个推销员、内部员工每人提供一个副本；在现场存放一些目录副本，并准备一台联网计算机，供顾客查阅；编制和印发一些简明的目录索引或参考资料，让利用者不必翻阅大批档案，就能立即得到所需资料，以节省利用者的时间和精力；制定资料整理工作程序，要求在以后对登记项目时，按新的分类法和新的工作程序，随时登记归档；实施、检验、修正,“如何改进办公室工作流程”的答案,四、办公工作管理2、处理突发事件突发事件：与组织有关的突然发生的或不可预见的内部、外部事件，并带来危机，需要立即采取应对措施，尽力控制。包括：火灾、水患、地震、污染、中毒、疾病、疫情、事故、打架、失误、伤害、威胁、恐慌等危机事件（忧患信息：不可抗力、人为）总的处理原则：快速反应，采取措施控制事态的发展，并根据危机事件大小，寻求更大范围的支援（危机管理理论认为，任何突发事件均有4个阶段：突发期扩散期爆发期衰退期；如能及早发现、及时化解“突发期”，并能及时寻求当地政府帮助，既能减少消极影响，又能减低成本）；以人为本，保护人身安全和公众利益；公开透明，主动、及时向公众发布信息，防止谣言满天飞；采取补救措施，重塑形象，让危机变成转机属于信息传递工作。,第二节办公室事务管理,四、办公工作管理内部事故情况报告与记录：所有事故、火灾和其他带来危害的突发事件，都要报告和记录（即使其结果没有发生伤害或破坏）。报告给上司或安全主管；填写事故情况记录表和工伤情况报告表。两表填写项目与用途：事故情况记录表记录项目（总结教训、判定责任；存档）工伤情况报告表记录项目（工伤认定依据；存档20年）,第二节办公室事务管理,思考题：简述事故情况记录表和工伤情况报告表的区别,组织内部隐患记录及处理：安全检查（平时、值班）包括办公环境和办公设备两部分，并填写2个表：“隐患记录及处理表”是记录隐患，包括办公环境和办公设备两部分；“设备故障表”是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。,隐患记录及处理表,第二节办公室事务管理,四、办公工作管理突发事件预防（应对）措施：提前制定一份紧急情况处理程序，使之制度化；培训所有工作人员；张贴显示、宣传该处理程序；进行紧急情况模拟演练；明确各级管理人员的任务与责任；配备必要设备与资源；定期检查与更新设备。七、督促检查工作1、内容与特点内容。上级、上司要求要求贯彻落实的事项；大会、文件决定要求办理的事项；著名人士、新闻媒体、客户的批评、建议，需要答复的事项；下级单位的请示，需要答复和办理的事项均需要督促检查：以便贯彻落实、抓紧办理。故又称督办特点。复杂性：凡是列入督查的事项，均属于重要、棘手、影响大、有难度的事项；原则性：对有些督查事项，秘书要按政策、法规办理；时限性：按规定时间落实、办理，不拖、不推；权威性：秘书代表上司和单位意图进行督查，是行使和维护上司权力，一要维护权威，当断则断，二要协调服务。,第二节办公室事务管理,督办与催办有别：大小不同；频率不同,思考题：试述突发事件预防（应对）措施,五、督促检查工作2、督查工作原则与方法思考题：秘书怎样开展督查工作？应坚持的原则。实事求是原则：向上司汇报情况真实，处理事情不感情用事；主动性原则：既管布置又管检查，既传达又过问；分层次落实原则；时效性原则：要求按时按期完成；督查与帮办相结合原则。督查工作方法。书面督查：A.下发文件，明确主办、协办者的责任和办理期限；B.发督办通知单，上面有被督办单位、督查事项、办理和反馈时限要求等。与电话等其他督查形式比较，书面督查适用于：A.常规性（非临时性、非突发性）的督查事项（因书面传递速度慢）；B.涉及范围广的督查事项（省力）；电话督查：把督查事项、要求等，打电话告知。适用于：情况紧急、内容简单的督查事项，但要做电话记录，以便备查。上门督查：及时跟踪，面对面督查。适用于：上司亲自批示、交办的督查事项（约谈；专项督查）；会议督查：适用于：涉及部门多、情况复杂的督查事项；调研督查（专项）：层次高、案件热,第二节办公室事务管理,督办与催办有别：大小不同；频率不同,上司亲自批示、交办的督查事项：2011年4月中共福建省委书记孙春兰专门做出重要批示“我省也要广泛宣传和学习谢思惠同志的创业精神和经验，各级党委政府要加大对大学生创业的扶持力度”,五、督促检查工作督查工作程序（办事程序，与信访、文书处理程序有关）。上司交办事项督查程序：交办登记转办承办催办检查办结回告审核立卷归档。交办：上级、上司交给办理。其方式：批示、口头、文书、会议交办；个别、集体、公开、单独交办。凡交办事项，必办理。转办：对交办事项不必件件亲自处理，很大一部分是转交有关职能部门办理，由其承办。督察人员只负责催办、督查。转办需要有正式转办通知单，写明转办事项、办理意见、办结回告时限要求等。,第二节办公室事务管理,信访交办处理便函第号（主送机关或单位名称）：关于问题的来信（访）件，现交由你们处理。并希于年月日前将处理结果告诉我们。附件：1.2.信访办（公章）年月日,信访处理转办单第号（主送机关或单位名称）：（地方或单位名称）（信访人名称）来信（或来访），反映信访事项。现将该来信（或来访材料）随函转去，请按信访条例有关规定办理，并在60日内将处理意见答复信访人。附件：1.2.信访办（公章）年月日,五、督促检查工作督查工作程序（办事程序，与信访、文书处理程序有关）。上司交办事项督查程序：交办立项登记转办承办催办检查办结回告审核立卷归档。交办：上级、上司交给办理。其方式：批示、口头、文书、会议交办；个别、集体、公开、单独交办。凡交办事项，必办理。转办：对交办事项不必件件亲自处理，很大一部分是转交有关职能部门办理，由其承办。督察人员只负责催办、督查。转办需要有转办通知单，写明转办事项、办理意见、办结回告时限要求。承办：具体承担处理的部门或人员，即：对交办的事项，直接处理，不必转办。也称“自办”。承办期限：办文、办事、办会等都有时限规定（多为量化标准），处理问题必须按照规定执行。,第二节办公室事务管理,天地公司承办期限规定,思考题：天地公司的承办期限规定是否必要？它对企业经营产生什么影响？请明确分析出至少4条有益之处（对办公室管理的作用）答案：很有必要。因为它对企业经营产生如下影响：实行制度化管理，便于按章办事；量化标准有利于执行和监督检查；明确的承办期限规定，能够约束、规范与警戒员工的行为，有利于提高工作效率；有利于提高单位形象、信誉度。但缺少“奖惩制度”。,五、督促检查工作督查工作程序（办事程序，与信访、文书处理程序有关）。上司交办事项督查程序：交办立项登记转办承办催办检查办结回告审核立卷归档。（请用图示说明）交办：上级、上司交给办理。其方式：批示、口头、文书、会议交办；个别、集体、公开、单独交办。凡交办事项，必办理。转办：对交办事项不必件件亲自处理，很大一部分是转交有关职能部门办理，由其承办。督察人员只负责催办、督查。转办需要有转办通知单，写明转办事项、办理意见、办结回告时限要求。承办：具体承担处理的部门或人员，即：对交办的事项，直接处理，不必转办。也称“自办”。催办：对那些上司交办后又转交他人、他部门承办的事项催促、询问、检查。形式有：发文催办、电话催办、口头催办、当面催办等。催办时间：办结之前；办结未回告的。检查、办结、回告、审核与立卷、归档：检查评估办理结果、效果。对交办事项办理完毕，并书面或口头报告办毕结果。,第二节办公室事务管理,可见：催办是督办工作的一个环节,与“督查工作方法”比较。书面督查：A.下发文件；B.发督办通知单。电话督查。上门督查：及时跟踪，面对面督查。会议督查；调研督查（专项）：层次高、案件热,六、制定工作计划1、概念：“计划”是一个集合概念：规划、纲要、设想、要点、方案、打算、安排等，它们是计划的别称。计划属于事务文书。2、分类：从表达方式看，有文章式计划与表格式计划；从时间上看，有长期（整体发展）、中期（阶段性）、短期（具体项目）计划。长期工作计划称规划，至少2年期限，普遍为35年；短期计划为半年，至少1个季度的安排。另外，如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。说明它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般用“方案”或“安排”，项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。如培训方案。若考虑到要给下级执行中留有余地，这“方案”可变成“实施意见”，这“安排”也可变成“安排意见”。若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写；“刚要”与此相似，但它的原则性、政策性、指导性更强于“要点”。它们的区别在于：范围大小；时间长短；内容详略。,第二节办公室事务管理,案例：公司定于3月18日召开销售会议，时间为1天，参会人员预计50人，需要使用公司大会议室。会议要给每人发放一套会议文件，包括产品介绍、价格表和宣传资料等，并要准备会间小点心及饮料。行政经理要求秘书高叶制定一份会议筹备计划（请列个计划表）销售会议准备工作计划表（表格式计划：时间、进度计划表）2.28,结合鉴定教材187页“计划”一节看（自学）,分析：该计划表既可给自己（承办人）看，也可给相关人员看，其优点：有任务、有分工、有期限、有完成进度要求；承办人能够及时掌握分工、进度；分摊任务，减少劳动强度；用表格表达，直观，一目了然。,六、制定工作计划3、制定工作计划的方法思考题：制定工作计划要考虑哪些因素？无论哪种类型的计划，其内容必有：做什么（内容、任务）；怎么做（步骤）；何时做（完成；时间要求）；做到什么程度（目标）；谁来做（分工）；如何保证做好（措施）。清楚了解所做事情的内容、要求，明确其目标与任务（包括每项工作的内容、目标），并与组织总目标一致；按照事情自身的轻重缓急和相互关联程度，安排工作的先后次序（先安排重而急，再安排重而不急，后安排急而不重）；起草计划，写明计划目标、数量或质量要求、所需资源、完成日期、阶段要求等，并与同事商讨；按照优化组合原则，分配人力、物力、财力资源，明确责任人和所承担的任务；上报审批，反馈讨论、修改；将计划及时发送或通知有关部门或人员，实施计划。,第二节办公室事务管理,目标：是个人、部门或整个组织所期望的成果。如，减少业务所需费用，办事员由10人减为8人；年月底前完成草案编制；满意度80%以上；以大宗购买方式降低材料的价格为每支5元目标目的+标准，如，说一句话要有目的，做一件事也要有目的，但话达到什么效果，事做成什么样，要有标准、目标。,七、办公用品采购1、办公用品与设备采购程序：填写申请表部门主管签字财务主管签字（审批、落实经费）选择供应商（招标、选择）签订购供货合同入库登记（验收、填写入库单）支付货款（财务部门对照“三单一票”：订购单、交货单、入库单和发票，签字批准，支付货款）发放使用。招标采购程序：起草招标文件（含招标书、证明文件），交领导审定在媒体发布招标公告和招标书（招标货物名称、规格型号、数量质量报价要求、投标时间地点、联系方式和联系人等），接受投标报名，并在规定时间、地点接受投标书（含招标书、证明文件）确定入围供应商名单组织开标评标（由采购、使用、财务、审计等人员组成评标小组），选定中标单位签订供货合同：货物名称、型号、规格、数量、质量、交货与付款方式、违约责任等细节。（请用图示说明）,第二节办公室事务管理,七、办公用品采购2、采购预算方案制定简述采购预算方案制定原则与程序预算方案制定原则：真实性原则（以实际市场调查为依据，各项数据真实准确）；重点性原则（先保重点、急需项目，后一般项目）；目标相关性原则（采购的物品与办公活动的任务目标相关）；经济合理性原则（提高资金使用效率）。编制预算方案程序：确定采购费用的总额（根据实际需要、财力统筹安排）进行市场调研、询价（内部需求与产品、供应商；参照以前、别人、上网、直接询问商家）确定采购物品的种类、型号、规格、价格编制与方案（列出清单）征求意见，完善方案审批执行。（请用图示说明）预算方法：传统预算方法：依据上年度经费，再加上一定比例的变化（增减）；零基预算法：以零为基础而不是依据上年度经费的预算方法，即根据实际需要，重新审查每项采购的意义与效益，确定经费支出的优先次序和数额。两者各有优缺点。,第二节办公室事务管理,八、调配办公资源（资产管理）办公资源：办公设备、办公家具、车辆、会议室、招待接待室、图是资料等。办公资源管理：就是合理调配与利用办公资源，减少浪费与矛盾，提高使用效率和工作效率。由行政部门负责。办公资源档案、运行记录是进行管理的核心。依据档案记录，秘书就能有效地调配办公资源；办公资源管理软件，使管理工作计算机化，提高了调配与利用的效率。办公资源管理程序：摸清办公资源基本情况（名称、功能、数量、何处）对所有办公资源分类管理对办公资源建档，记录应用情况定期数据分析办公设备建档内容及其保留记录资料与存储方法：设备购买信息；去向信息；设备保修维护信息；设备操作指南；所有设备情况列表（文件夹、柜、计算机、磁盘、服务器上保存；复印放置设备旁，随时使用）简述办公资源管理程序与方法定期进行数据分析：是否有流失、变动、损坏；使用效率如何；运行状态如何；保养、维护、保修状况如何,第二节办公室事务管理,九、值班事务1、值班的含义值班：从广义上说是指工作人员在规定时间内轮流担任一定的工作。秘书值班：在办公时间之外以及节假日轮流担任一定的工作。秘书值班的目的：为了保持单位各项工作的不间断，使工作、活动不至于因节假日而中止；及时应对各种意外和紧急情况。秘书部门要保证在所有的时间里都要有人员值班。,第二节办公室事务管理,九、值班事务1、值班的含义2、值班的内容,整理办公室；印信使用和管理；接打电