星级秘书之培训分享.ppt

成为“五星级”的秘书迈向成功的第一步,人际沟通技巧黄金定律：用别人喜欢的方式对待他们！,沟通从了解开始，必要的了解才是良性沟通的开端。,首先，我们了解自己吗？,下面的一组小测试可以帮助我们客观的认知自己。,反方向的，我们也可以通过现象来认知、了解领导与同事。,与主管共事需知了解他的工作重心及紧急度了解他的风格了解他的工作方式了解他的人际网络理解他的工作压力保持良好的沟通对主管的地位及能力表示敬意,不同风格的领导和同事,如何与不同风格的领导和同事相处,作个双方传播的聆听者设身处地的沟通原则,沟通有两面大原则：自己充分表达意思，而且对方容易了解真义。听人说话，很简单，设身处地的倾听，却非易事。聆听、回馈与表达因而同等重要，用眼观察、用心体会，才能成为沟通能手。,层次最高的是：”设身处地的倾听“，一般人很少办到。,“聆听”也有层次之分,层次最低的是“听而不闻”，如同耳边风；,其次是“虚应故事”，“嗯.是的.对对对.“略有反应，其实心不在焉；,第三是“选择性的听“，只听合自己口味的；,第四是”专注的听“每句话或许都进大脑，但是否听出了真意，值得怀疑。,设身处地的倾听不只是理解个别的词句而已。据专家估计人际通仅有十分之一透过语句来进行，三成取决于语调与声音，其余六成则得靠肢体语言。所以了解式的倾听，不仅要耳到，还要眼到、心到；用眼睛去观察，用心灵去体会。,沟通不良的四大弊病价值判断对帝人的意见只有接受或不接受。追根究底依自己的价值探查别人隐私。好为人师以自己的经验提供忠告。想当然耳根据自己的行为与动机衡量别人的行为与动机。,捐弃成见异中求同,五星级的秘书之心得分享,“五星级”的秘书五心:省心能够让你的上司说不超过两次就能很好的工作，让他（她）省心放心让上司跟你讲很多事情，但上司不会担心外泄舒心让上司见到你的时候，让他（她）觉得愉快舒服静心在上司精神很紧张的时候，你能让他（她）平静下来优心你是不是有很强的工作能力，让你的上司能摆脱琐碎事务，看得更远，想得更深,做秘书的关键：心静如水，细心、用心1、不要界入太多的人际关系，2.、不要自作主张3、给的意见一定要是中立的，客观的，以问题为中心,主动报告事实，给出事情的两面性，对事不对人4、要站在老板的角度考虑问题，要理解你的老板5、老板不方便或不愿亲自出面处理的事你要去帮助6、体贴、理解你的老板，尽量帮助老板圆场，当老板知道是你的帮助，他会更加信任你7、处事得体（而不是圆滑），让老板很放心把事情交给你去做8、老板的目标就是你的目标，老板业绩也就是我的业绩,“我把我的荣誉留给老板，把功劳留给同事，我只用每月15日去领工资。”,个人的价值所在：你存在的理由1、你是不可缺少的2、你是不可替代的3、我做每一件事都要比别人做得好效率、敏锐、能力是个人价值的表现，也正是老板看重的,成长包括三个阶段：依赖独立（自己处理事物）互赖（互相信任、互相依赖）事物性工作管理性工作,DotherightthingDothingright在讲究效率的同时也要注重你的效益,秘书的专业技能:,公文写作格式:致:自:日期:主题:概括描述:原因:总结:1、符合公司文化、风格，条理清晰、目的明确2、将最重要的事情或决定、看法放在开头3、不要遗漏重要的人物4、每个公文在发出去以前仔细检查5、尽量少用形容词和概括性语言，多用名词、动词，更多的关注在事情、结果、原因、计划上,案例一,一天，经理收到一封来自公司大客户的投诉信，经理看完信后非常生气，把秘书叫了进来，边说边让秘书记录回信的内容，并让秘书立刻打印好后寄出去。,A是，好的。然后秘书回到自己的办公室，将信打印好寄走了B如果将信寄走对公司和经理本人都非常不利，秘书想到自己是经理的助理，有责任提醒经理，因此为公司的利益，哪怕是得罪经理也值得，于是对经理这样说：经理这封信不能发，把它撕掉算了！“C秘书不仅没有退下去打印，反而前进一步，提出忠告，请您冷静一点，给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有一点应该反省的地方吗？D当天快下班时，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理，”经理，可以将这封信寄走了吗？“作为秘书，你认为哪一种行为最正确？,小玲是生产部总经理JOHN的秘书，一直很勤奋。明天有一个很重要的集团年度规划的会议，按总裁秘书的安排JOHN要第一位发言，因为要准备开会的资料，小玲加班到深夜，第二天，因为复印机出了问题，没有及时把材料送到与会者手上。JOHN很生气，“你不是昨天就准备好了吗？”小玲觉得很委屈。会后小玲很沮丧，这时JOHN过来让小玲拟一份关于会议重要决议的文件，明天要发下去。刚好电话铃响了，家里来电伯父病了，让她下班后一定要去看望。10分钟后，小玲想起来关于那份决议文件的一些问题，但JOHN赶着出门没时间回答。看着桌面那堆文件，想起明天要交的那份决议，还有在医院的伯父，小玲不知如何是好。你能帮帮小玲吗？如果你是小玲，你会怎样做？,案例二,案例三,CAROL是部门总经理TINA的秘书，平时热心助人，是办公室公认最受欢迎的人，她经常要帮助TINA分派部门任务，负责部门各工作的督促跟进。集团年中会议将在下星期召开，各部门都必须交报告。TINA让负责不同职能的同事交报告与计划，并让CAROL收集后提交部门的总报告。但同事都说很忙，或者互相推搪，并让CAROL帮忙写，在CAROL苦口婆心的劝说下才勉强收到了一些提纲。时间紧迫，CAROL只好自己写。由于内容很多，还要向其他同事调用数据，好不容易把报告写好了，却迟了一天。TINA很生气：“他们不是早就交给你了吗，怎么现在才交？”CAROL很伤心地哭了！,案例四,这两天经理心情很不好