日常事务工作流程(行政和财务类).doc

日常事务工作指引一、 办公用品领用1、 领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向前台提出申请，由行政助理统一领取并签字登记。2、 办公用品采购原则上由各部门主管向行政办提出申请，由行政助理统一汇总后集中采购，特殊物品的采购可由行政办指定专人负责购买。3、 行政办对各部门的办公用品每月统计一次，如某部门超出预计，行政办可暂停向该部门发放办公用品，并责成该部门主管加强本部门的办公物品的管理。4、 员工离职时，应认真清点办公用品并交还到行政办，填写交接清单后签字确认；行政助理及时将退还的办公物品登记入库。5、 公司办公用品原则上每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取的须上报给办公室主任签字确认。二、 传真、文件、信件、快递物品的收发1、 公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政前台及时分发到位。2、 行政前台收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。3、 公司所有文件、物品的收发管理工作均由行政前台统一负责处理。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及物品、特殊文件资料的快递等。 4、 收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。三、 名片管理1、 名片格式统一化，由行政办依据协会形象规划并联系印刷业务，具体操作可由行政办指定某部门负责。 2、 印制名片申请者须经部门主管签字后交由行政办指定专人负责印制，名片印制完成后，行政助理须及时发放到位。 3、 名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。 4、 各部门须建立其相关的名片册，以便本部门和协会的业务共享资源。 四、 公司物品申购流程1 各部门根据各自工作的实际情况业务需求，提出切实可行的申请要求（须填写物品申购单，内容具体翔实、理由充分），经部门主管签字确认后，上报到行政办审核并由总经理审批。2 行政办根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并提出解决建议和意见（调拨或购买）。3 物品采购原则上由行政办统一申请费用、组织购买，也可指定专人负责购买。购买过程遵循“价廉物美”的原则，注意设备的性能价格比，要求货比三家、厉行节约。设备采购结束后统一由行政办和该购买部门组织验收核查，行政助理及时进行登记入库后，再由使用部门登记领用，责任到人。4 办公设备的维修须先上报到行政办（需申请维修经费的须填写维修申请单），经专业人员认定故障后，由行政办审核并指定专人（或专业维修公司）负责维修。个人不得私自维修，否则相关维修费用不予报销。五、 合同管理及合同费用的支付流程1、 合同涉及相关费用的支出，须提前向财务部和行政办备案，所有合同须由总经理签字方可生效，否则财务部可以拒绝支付合同的相关费用。2、 经办人根据有效合同可向财务部申请相关费用支出（财务部须保留合同复印件）。3、 合同原件必须在行政办进行存档，行政助理根据合同性质进行分类并建档，以备日后查阅。六、 费用报销流程1、 经办人报销相关费用原则上须提供经审批的物品申购表或者有效合同复印件，否则财务部有权拒绝该费用的报销。2、 报销流程：经办人部门主管签字行政办审核（仅限行政类）财务部审核领导签字财务部出纳报销。3、 对原始票据的要求：l 所有票据：必须是合法的正式发票。l 特殊情况：收据（财政票据除外）及白条必须有总经理、财务总监于相应票据注明签字方予报销。l 撕票：当事人必须于票面注明车号车牌、起止时间和地点（市内短途除外），并经总经理、财务总监核准签字后方予报销。 l 罚款单据：公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。4、 发生的住宿、采购物料等费用必须注明金口公司名称，如发生填报有误，因此造成公司损失当事人需承担50%的责任。 5、 原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。6、 原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。 7、 除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。 8、 不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。9、 费用报销后，由财务部记入相关费用明细科目，按月上报总经理和董事长审核。费用报销流程图经办人填写报销单（按照财务报销制度填写报销单及粘贴单据）所有报销单需有部门主管签字认可并且应有证明人财务部专员（出纳）进行初审（按财务报销制度审核）行政部审核领导签字单据不合法或填写不正确的退经办人审核不通过行政类费用审核通过费用超标准或制度没涉及到的审核通过审核不通过出纳支付备注：1、 未涉及到的或与财务报销制度有关条款相抵触的，按财务报销制度执行。财务部 财务总监审核审核不通过业务类费用审核通过审核通过附：费用报销流程图费用报销流程图经办人填写