北京汽车制造厂有限公司会议管理制度

北京汽车制造厂有限公司 会议管理制度 2004 年月日 目录 第一章 总则 . 1 第二章 会议管理部门 . 1 第三章 会议管理 . 1 第四章 考核规定 . 3 第五章 附则 . 3 第二章 总则 第一条 目的 为规范北京汽车制造厂有限公司会议管理制度，缩减会议规模，提高会议管理效率 ,保证会议质量，更好地提升公司经营管理水平，特制定本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于公司 级会议的管理，事业部级的会议管理规定参照本办法执行。 第三条 会议体系及会议设计： 公司会议管理体系设置两个层次 ,即公司级和事业部级。其中公司级会议设置经营决策委员会会议、执行委员会会议、专业工作会议、部门类会议（公司会议管理体系图见附件一）；事业部会议设置管理类会议和执行类会议（事业部会议管理体系图见附件二）。 第三章 会议管理部门 第四条 综合管理中心为公司会议的归口管理部门，主要负责 : (1) 公司级和事业部会议管理制度的制定和控制； (2) 公司年度（中）经济工作会议的牵头组织工作； (3) 公司总部管理工作会议的会议通知、议题及会议资料整理、会 议记录、会议纪要等管理； (4) 事业部管理类会议纪要的收集与管理； (5) 公司级会议纪律、会议效果评价和会议组合调整等工作； (6) 负责有关会议精神的宣传 (7) 负责公司级会议的服务 第五条 会议的组织与管理 各会议组织单位负责各自会议的准备、会议过程管理、会议纪要、会议决议项调度等，相关会议议题、会议材料、会议纪要等报综合管理中心备案。 第四章 会议管理 第六条 公司会议管理体系的设计和调整 : 由公司综合管理中心负责定期对公司当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审，分年度和半年度对公司会议管理体系进行优化调整，各单位应严格按照公司设置的会议方案安 排 相关会议。会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、主持人等 ；会议时间原则上不作调整，各单位应提前做好准备，若因特殊原因需调整或需临时召开的会议，由会议组织部门提前提出，综合管理中心平衡，公司执行总裁或总裁审批后方可调整。 (每季度更新 会议安排表 ， 同时在公司内部网站上发布 ） 第七条 会前准备 (1) 会议通知及会议议题征集： 会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员 , 根据会议类别提前 2 4 天下达正式参会通知，并同时向参会人员征集议题。 (2) 会议议题及资料准备 : 议组织部门应按会议功能对征集的议题进行把关、控制，杜绝 非相关议题入会，同时会议组织单位还应对会议材料提前调度、商讨，对资料的可用性初步判断 (3) 会务准备 : 为确保会议能顺利进行，由会议组织部门负责协调有关单位或人员准备好会场。 第八条 会间管理 (1) 会议纪律：参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织单位和主持人请假，严禁无故旷会。会议组织部门在会议开始前，应首先检查和核对与会人员，并将到会（未到会）人员情况简要告知会议主持人。会议期间，参会人员必须关闭通讯工具。 (2) 会议记录：会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重 要发言材料。（附件五） 第九条 会后管理 (1) 会议纪要：会议结束后，会议组织部门要在 24 小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目 ； 会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关单位和人员 .有关会议纪要格式见 （ 附件六 ） 。 (2) 会议资料汇总与归档：会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并定期送公司综合档案室归档，归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。 (3) 会议宣贯 : 会议结束时，组织单位应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求。与会者也应准确、及时 的做好相关会议的宣贯、学习工作。 (4) 会议决议项催办：为落实会议决定，各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议，因特殊原因不能按时完成应提前向会议组织单位及项目指令人反馈；会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办、调度，并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总、报指令人审定。有关会议决议项 目调度反馈单格式见附件七。 第五章 考核规定 第十条 会议的考核与奖惩 (1) 不按公司统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议，各单位可拒绝参会，同时 罚款 会议组织部门负责人 （） 元 /次。 (2) 因会议准备不充分，影响会议效 果，达不到会议目的时，每次负激励会议组织部门 （） 元。 (3) 参会人员特殊原因不能参会时，应向会议主持人及组织部门请假，有无故迟到者 罚款（） 元 /次，旷会者 罚款（） 元 /次。 (4) 会议期间未关闭通讯工具，有扰乱会议秩序者 罚款（） 元 /次。 (5) 会议决议项不能按期完成，又无延期申请时，负激励责任人 （） 元 /次，并责令限期完成。 (6) 为便于模块管理，各单位应严格按本次会议管理制度规定的模板、格式组织相关会议，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等，有违反者 罚款 责任单位领导 （） 元 /次。 第六章 附则 第十一条 本制度由综合管理中心负责解释与 修订。 第十二条 本规定自下发之日起执行，此前公司下发的有关会议管理办法同时废止。 附件 附件一、北汽公司会议管理体系图 附件二、北汽事业部会议管理体系图 附件三、 公司级会议设置及议事范围 附件四、会议通知及议题征集单格式 附件五、会议记录格式 附件六、会议纪要格式 附件七、会议决议项目跟踪单格式 附件八、会议台帐管理 附件一、北汽公司会议管理体系图 年度经济工作会议 业务计划与绩效工作会议 专业工作会议 产品工程与生产技术协调会议 市场营销计划与控制会议 质量例会 采购例会 部门运行会议 战略计划与年度预算会议 人力资源会议 信息技术会议 经营决策委员会会议 执行委员会会议 经营决策委员会会议 每两月 每月 ( 每月 ) ( 每月 ) ( 每月 ) ( 每月 ) (每年 4月 ) 北汽公司会议管理体系图 业务协调控制经理办公会议 每月四次 附件二、北汽事业部会议管理体系图 北汽事业部部门运行会议体系 北汽营销业务管理会议 营销例会 北汽制造事业部会议 生产管理会议 经营管理工作会议 生产执行会议 采购例会 生产例会 生产准备例会 质量例会 营销管理会议 营销执行会议 营销计划与控制会议 附件三、 公司级会议设置及议事范围 会议类别 会议名称 主要议题 会议组织 参会人员 时间 主持人 议题准备部门 经营决策委员会会议 经营决策委员会会议 会议功能侧重重大决策 ：公司的经营方针、发展规划和决定年度生产经营计划；公司有重大人事调整的讨论、决策；公司重大工作项目调度、安排；决定公司内部管理机构设置；公司重大管理政策、管理制度调整的评审、决 策；公司管理体系、管理机制、业务管理模式及管理创新项目评审； 综合管理中心 总裁、 执行总裁、 事业部总经理、 计划财务中心总监、特约顾问、 议题相关部门总监 每三月 总裁 议题相关部门 执行委员会会议 年度经济工作会议 会议侧重统一思想、整合文化，落实年度任务 ：年度（中）经济工作报告；业务计划和业务收益工作报告；汽车产业运营（技术创新、质量、营销等）报告；标杆管理经验介绍；表彰优秀部门、个人等 综合管理中心 公司职能部门经理以上； 事业部科长以上；相关优秀员工 每年1、 7月中旬 执行总裁 议题相关部门 业务计划与绩效工作会议 会议侧重于工作的执行、考核与监控： 督促工作计划的落实与评审部门与事业部绩效考核；核心业务流程评审；业务管理模板评审、推广；资产、资金计划与控制报告；业务收益控制报告 综合管理中心 总裁、执行副总、 总监、事业部总经理、计划财务中心总监、与会议所议相关人员 每月 执行总裁 经营绩效部、经营战略部、计划财务中心 业务协调控制经理办公会议 会议侧重于 日常 工作的业务协调与控制 综合管理中心 总裁、执行副总、 总监、事业部总经理、计划财务中心 总监、会议相关人员 每周 执行总裁 相关部门 专业工作会议 产品工程与生产技术协调会议 重大开发、技术创新项目评审安排；新业务技术改造及生产技术准备情况协调、决策；生产资源评价和调整、配置；生产成本控制、生产率分析 技术工程中心 执行总裁、公司技术、制造事业部技术等部负责人 每月 技术工程中心总监 技术工程中心、事业部制造部 质量例会 质量指标完成情况、质量趋势分析、评估；重大质量问题剖析；重大质量工作项目计划安排 质量管理中心 执行副总；公司技术、质量、制造事业部质检、技 术、采购等部门负责人 每月 质量管理中 心总监 采购例会 有关采购管理政策、采购资源评估、分析；事业部就采购要素（质量、价格等）出现问题进行协调； 零部件工程部 执行副总；采购相关部门负责人 每月 零部件工程部经理 技术工程中心、生产采购部 市场营销计划与控制会议 市场营销计划与控制报告（市场业务计划、价格、网络、实物资产、品牌等）；各业务营销作业问题分析、协调；季度业务计划调整安排，业务整合。 营销事业部 总裁、执行总裁、事业部总经理、营销事业部各部门经理 每月 营销事业部总经理 营销事业部、各分公司 部门运作会议 人力资源会议 公司人事管理、工资、绩效考核、及人员招 聘等工作的协调、调度；事业部人力资源管理工作评价。 相关部门负责人 不定 综合管理中心总监 信息技术会议 公司网络平台建设工作项目安排及协调、调度；信息化管理系统应用方案评审；信息系统应用培训、推广。 综合管理中心 有关职能部门负责人 不定 综合管理中心总监 战略计划与年度预算会议 公司次年度目标市场设计、评审；各事业部、中心次年度目标设计、评审；各系统、各 SBU的经营管理预算评审 经营战略部 总裁 、执行总裁、部门经理以上、相关评审单位 每年 12月 总裁 事业部、各中心 附件 四 ：会议通知及议题征集单格式 XXXXX 会会议通知及议题征集单 北汽 X 知 字 2004第 号 类别： 报告 申请 通报 通知 纪要 计划 会签部门 会议时间 ： 会议地点 ： 会议主持人 ： 参会人员 ： 会议议题 ： 1、 (固定议题名称列举 ) (发言人 ) 2、 (各单位提报议题 ) (发言人 ) 请参会人员将需会议通报或研究决策的议题及相关资料于 月 日 时前以电子邮件或书面形式（按会议组织单位要求格式和内容）反馈 XXXX部。 特此通知 批示： 批准 拟文 会议组织单位领导 会议组织人 主送：相关单位 抄报：相关领导 抄送： 答复： 批准时间： 200X 年 X 月 X 日 发放时间： 200X 年 X 月 X 日 附件五 ：会议记录格式 会 议 记 录 会 议 名 称 会 议 地 点 会议时间 自 年 月 日 时 至 年 月 日 时 出席会议人员 列 席 人 员 缺席人员 主持人 记录人 本记录 页 审核人 批准人 会 议 议 题 注：会议记录薄由办公用品管理部门统一印制。 附件六：会议纪要格式 XXXXX 会会议纪要 北汽 200X第 号 类别： 报告 申请 通报 通知 纪要 计划 会签部门 会议时间： 会议地点： 会议主持人： 参会人员： 会议纪要： 1、 2、 批示： 批准 审核 拟文 会议主持人 部门经理 会议组织单位 主送：相关单位 抄报：相关领导 抄送： 答复： 批准时间： 200X 年 X 月 X 日 发放时间： 200X 年 X 月 X 日 附件七： 会议决议项目跟踪单格式 会议决议项目跟踪单 项目内容 项目出处 会议第 X 次会议 责任人 指令人 完成时间 项目完成情况说明或延期（取消）申请说明：（附相关资料） 责任人签字： 时间： 年 月 日 验收部门意见： 责任人签字： 时间： 年 月 日 指令人意见： 1、项目完成情况： 完成 未完成（或不合格） 要求月日完成 2、延期： 不同意 同意 延期 至 月 日完成 3、其它意见： 指令人签字： 年