财会电算化管理制度.doc

财会电算化管理制度 1.目的：为加强财会电算化管理管理特制定本办法 2.适用范围：本规定适用于公司及分子公司 3.财会电算化软、硬件的购置 3.1电算化软件的购置、使用运行、升级换版、二次开发等由公司财务部统一负责组织实施并须符合下列条件： 3.1.1购入软件应进行可行性论证和方案设计在充分考察适合公司情况的基础上经财务主管领导批准方可添购； 3.1.2购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的、且售后服务好和技术支持保障科技含量高的软件； 3.1.3未经批准不得使用外来软件（包括应用软件和系统软件）；不准对购入软件进行随意修改对外拷贝； 3.1.4二次开发软件要经公司财务部领导同意、财务主管领导批准后方可实施且仅限于对原始数据的利用和深加工不得修改原始数据二次开发的软件应达至财政部发布的会计核算软件基本功能规范的相关要求 3.2电算化硬件的购置 首先由财务部根据工作需要提出硬件需要量申请再由公司信息部进行选型和市场价格调查的工作选择性价比好商品质量高的品种和售后服务好的商家签订合同经公司领导批准后购置 4.计算机上岗要求 4.1专职计算机操作人员经专门培训并取得合格证后才能上岗操作兼职操作人员可逐渐达到这一要求 4.2各财务部使用的计算机只能用于本公司未经公司财务部批准不得对外使用 4.3为保证系统的正常、安全运行杜绝各种非法舞弊行为防止造成系统内数据的破坏保证数据正确性和运行效率对上机操作人员规定： 4.3.1系统操作员、数量录入员、数据审核员由财务负责人根据业务需要确定； 4.3.2系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他由财务负责人批准的有关财会人员有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统； 4.3.3与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统 4.4严格操作规则 4.4.1原始凭证需经有关领导审核并按有关财经法规填制记帐凭证凭此进行账务处理； 4.4.2记帐凭证必须经专职审核员审核后才能录入微机数据录入人员应严格按照凭证输入数据不得擅自修改凭证数据如发现差错应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或系统管理员已输入计算机的数据在登帐前发现有错可按凭证数据进行修正如在登帐之后发现有错必须另做凭证以红字冲销录入计算机最后由复核员调正并在机内签字记帐才能进行； 4.4.3当月机内数据必须全部记帐完毕方可由指定人员进行结帐； 4.4.4除了系统维护员之外其他人员一律不得直接打开库进行操作不得随意增删修改数据、源程序和库文件结构； 4.4.5出纳人员、软件开发人员不得担任现金和各类银行帐的原始数据录入工作更不允许进行系统性操作； 4.4.6系统软件、二次开发的文档资料均由财务负责人指定专人保管未经许可不得擅自复制、修改和出借； 4.4.7存档的数据软盘、帐表、凭证各文档资料等由档案管理员按规定进行复制、核对、保管；机内数据必须每天双备份；月未根据需要将明细帐打印归档（如现金、银行存款、结算中心往来帐等）年未必须将当年所有的明细帐打印出装订成册归档； 4.4.8系统维护人员必须按有关的维护规定操作； 4.4.9各操作人员在上机时应认真登记姓名、系统时间、业务时间等操作员必须对自己的登机口令保密以便帐务系统自动对其上机操作进行流水登记财务部负责人定期检查此上机记录以作为责任划分的依据；操作人员必须严格按操作权限操作不得越权或擅自上机操作；必须认真登记凭证数据摘要及有关附件信息保证会计信息的全面完整； 4.4.10每次上机完毕应做好所需的各项备份工作以防止发生意外事故； 4.4.11严禁使用来历不明的软盘或光盘上机操作严禁非法拷贝工作外购软盘使用前必须先进行防病毒的检查 5.软件升级的审批程序 5.1由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告 5.2公司财务部经理审查申请报告、信息部论证其可行性、公司分管领导审批 5.3原程序清单存档 5.4手续完备后实施软件升级 5.5软件升级后使用变更通知 5.6进行软件升级后的试运行 5.7根据运行的情况总结并升级文档资料 5.8发出软件升级后正式运行通知 5.9软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档文档主要包括以上修改或更新的提请人、审批人、维护人的姓名维护时间修改时间修改的原因修改的内容修改后的现状等 6.财会电算化档案管理 财会电算化档案主要是打印输出的各种帐簿、报表、凭证存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作电算化财会档案一般包括以下内容： 6.1会计凭证、会计帐簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据财务部必须加强会计档案管理工作的领导建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度 6.2记帐凭证由人工统一登记编号经审核人员审查后录入微机定期汇总按类装订成册专人保管帐表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管 6.3每月形成的帐簿、报表都应按月打印按科目、类别立卷装订成册年底送财务部档案室集中管理 6.4会计档案一律以纸质形式保存同时以磁质形式保存会计档案磁质档案一般应保存2到3份保存时限至少为五年其他各类文档的保存期限及销毁手续应按会计档案管理方法的规定保管期限进行保管 6.5会计档案必须做