零星物资采购合同管理规范性研究论文.doc

零星物资采购合同管理规范性研究论文 摘要： 高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校按照学校教学、管理的需求依据一定的程序购买零星物资这种单次采购因价值小、计划性不强造成了人们对其重视程度不够加上相关内部控制制度的不完善使得采购合同管理的规范性有欠缺为充分发挥采购的零星物资的作用避免廉政风险应加强零星物资采购的合同管理明确合同履约责任完善内控制度建设提高零星物资采购合同管理的规范性 关键词：零星物资采购；合同管理；规范性；内部控制 引言： 近些年来国家为适应市场经济发展的要求培养应用型合格人才对高职院校办学加大了投资力度促进了高职院校的发展在政策的扶持下高职院校得到了更多建设资金在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多尽管高职院校按照政府采购法来执行物资采购但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题特别是零星物资采购合同管理的规范性不够制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用而且也容易产生廉政风险1高职院校必须认真研究采取有效措施来加强零星物资采购合同管理提高采购合同管理的规范性 1、高职院校零星物资采购的特点与方式分析 （1）高职院校零星物资采购的概念 高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买其单次采购的总费用一般不高于10万元这种采购的主体是高职院校采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等除了设备设施的采购外高职院校中的一些服务项目（如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等）也属于零星物资采购的范畴2 （2）高职院校零星物资采购的特点 高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴但是与一般的政府采购相比有着不同的特点 单次采购的物资价值小高职院校采购的零星物资大都是价值不大单次采购一般在10万元以下有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元这就容易造成投标方的投标兴趣不大特别是在设备及维修工程上参加采购的企业不多有时还会造成公开招标的失败 高职院校的零星物资采购计划性不强虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算其物质采购的资金需要在年度预算中体现但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定3这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求也就不好科学地安排零星物资的采购计划使得其采购的计划性不强 （3）高职院校零星物资采购的方式 高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小往往达不到政府采购法及地方采购规定中公开招标的标准；同时它又需要利用国家资金因此必须符合政府采购法的要求采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式4 2、高职院校零星物资采购合同管理存在的问题 （1）高职院校零星物资采购的合同管理 高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高但是长期累计的数量较多其最终形成的价值也是可观的例如一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了累计价值也较大为了对这些零星物资加强管理需要按照国家的法律法规和高职院校的制度对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理5以保证采购合同的合法性与规范性确保合同得到有效执行 （2）高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析 从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看采购合同管理在整体上欠缺规范性（如表1所示）高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因有以下几点： 重视度不够缺少对合同的统一管理由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强造成了人们对其重视程度不足认为能够买来使用即可忽视对其规范性管理在实际操作中缺少合同归口管理部门也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理 零星物资采购制度不够完善高职院校简单地遵循一般的政府采购法的规定来开展零星物资的采购工作往往造成不适应现实情况的难题6如选择公开招标方式进行采购因单次采购的合同价值太小供货商往往不愿意参与公开投标 对采购合同的前期准备工作缺乏管理高职院校缺少对零星物资采购的立项论证工作准备不足对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻合同要求不明确 采购合同的内部控制机制不完善高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系内部控制机制不规范管理职责不清合同风险控制不力对合同的审核存在漏洞对于影响重大或法律关系复杂的合同文本未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核 3、加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究 高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用以及院校的教学与科研工作而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容关系到校风、党风建设应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性 （1）高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作 高职院校应加强领导明确零星物资采购管理的归口部门为了便于实施统一管理可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作 （2）建立与完善零星物资采购的合同管理制度 从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标代理机构的意见集思广益对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购明确相关制度规定要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划并将其列入年度预算 （3）采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作 由高职院校的零星物资采购主管部门统一发布零星物资的采购公告实施统一公开招标以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低供货商投标意愿不强的弊端主动与供货商沟通交流合理选择采购方式根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式尽量避免采用单一来源的采购方式7 （4）采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度 高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门应认真履行内部控制职责加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作8在重要和价值较高的零星物资采购中监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为同时监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款要立即指出并要求相关单位及时予以整改以确保零星物资采购合同管理的规范性 （5）合同的归口管理 各高职院校的专业与发展历史不同管理机制也不一致所设立的部门也不相同这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同有的学校由校长办公室管理也有的院校由监察或审计部门管理为便于统一归口管理可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理；同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理组织对物资进校后的检查和验收并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与各部门均同意验收合格后方可按