秘书工作机构的职能与工作要求概论(PPT 99页)

第二章秘书工作机构的职能与工作要求,我国的秘书人员与秘书工作大部分存在于秘书工作机构之中，而秘书工作机构又统属在党政机关和企事业单位行政组织之内。秘书工作机构是行政组织的一部分，是为行政组织和行政领导服务的。,一、秘书工作机构的设置二、秘书工作机构的地位与性质三、秘书工作机构的职能与要求四、秘书部门和人员的管理,一、秘书工作机构的设置秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性的机构。在我国，中央、省、市县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都普遍设有秘书工作机构，规模较小的不设，但设秘书岗位，配备少量的秘书工作人员。,我国的秘书工作机构有广义与狭义两种：广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作,秘书工作机构组织形式也有两种：分理制：是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。,分理制（分部门分担职责任务的方式开展工作）如：大会秘书处（联络组、宣传组、文件组、后勤组等）综理制（机关不采用分部门分担职责任务的方式开展工作，办公厅（室）在机关秘书长（或办公厅主任）领导下，负责综合管理机关的一切日常工作。其下再设二级、三级机构，由其分担不同的职责任务）,1、秘书工作机构的设置原则（1）精简原则（2）纵向层次尽量少原则（3）横向幅度可适当加大原则,该原则是由秘书工作的特点和国家行政机关明文规定的。（P50）1951年7月26日政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公室主任和秘书工作机构的决定,1990年12月20日人民日报主办的讽刺与幽默上发表一篇机关人与事(作者乌世仁)的小品文：一些事没人干，一些人没事干。一些没事干的人盯着干事的人，议论干事的人，品评干事的人所干的事，使干事的人只想少干事，使干事少的人开始不干事。不干事的人总是不干事，总是干不了事。一些没事干的人总是没事干，一些干事的人总有干不完的事。一些没事干的人滋事闹事，让干事的人干不成事，干不好事；使简单的事变成复杂的事；使很快能办好的事变成长期也干不好的事。事情本不多，人多才多事。,2、秘书工作机构设置的程序（1）确定组织架构(定编、定岗)（2）规定职权职责（3）配备工作人员（4）制定规章制度,3、秘书工作机构的组织形式国家机关分为5个管理层级：（1）中央：办公厅局这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。,（2）省、自治区、直辖市，中央各部委：办公厅处这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。,（3）各市，省、自治区、直辖市所属厅、委：办公室科（4）各县及各市属局、委：办公室股（5）各乡镇及县属局、委：办公室。,这些办公室级别也不同。除了乡镇办公室为股级，下不再分设。再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能冠名为“办公厅”。有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。,社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。,中华人民共和国国务院即中央人民政府，是最高国家权力机关的执行机关，是最高国家行政机关，由总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长组成。国务院实行总理负责制。国务院秘书长在总理的领导下，负责处理国务院的日常工作。国务院设立办公厅，由秘书长领导。,总理李克强副总理张高丽刘延东（女）汪洋马凯国务委员杨晶（蒙古族）常万全杨洁篪郭声琨王勇秘书长杨晶（兼）,国务院办公厅（国办发200860号）：国务院办公厅设9个内设机构：秘书一局、秘书二局、秘书三局、国务院应急管理办公室（国务院总值班室）、督查室、电子政务办公室、人事司、行政司、财务司另外还有机关党委（负责机关的党群工作），离退休干部局(负责机关的离退休干部工作)。,2014年12月，为加强党内监督、深化党的纪律检查体制改革，中央决定，由中央纪委在中央办公厅、中央组织部、中央宣传部、中央统战部、全国人大机关、国务院办公厅、全国政协机关等中央和国家机关新设7家派驻机构，2015年3月25日至27日，中央纪委分别组织7名中央任命的纪检组组长任职报到。,国务院办公厅机关行政编制为519名（含两委人员编制、援派机动编制、离退休干部工作人员编制）。其中，国务院秘书长1名、国务院副秘书长9名（含兼职），司局级领导职数43名（含机关党委专职副书记2名、离退休干部局领导职数3名）。国务委员兼国务院秘书长（副国级）杨晶（国务院机关党组书记）：主持国务院办公厅（国务院机关党组）全面工作,国务院副秘书长（正部级）1尤权（国务院机关党组副书记）：负责国务院办公厅（国务院机关党组）常务工作，保障副总理李克强日常工作2焦焕成（国务院机关党组副书记）：主要负责国务院机关的后勤保障工作，兼任国务院机关事务管理局局长3张勇：国务院副秘书长、机关党组成员、国务院食品安全委员会办公室主任4舒晓琴：兼任国家信访局局长,国务院副秘书长（副部级）1项兆伦：国务院副秘书长、机关党组成员、温家宝总理办公室主任2丘小雄：保障总理温家宝日常工作，兼任国务院总理办公室主任（2011.6，国务院任命江小涓（女）为国务院副秘书长；任命丘小雄为国家税务总局副局长，并免去其国务院副秘书长职务。）3肖亚庆：保障副总理张德江日常工作4毕井泉：保障副总理王岐山日常工作5汪永清：保障国务委员兼公安部长孟建柱日常工作6丁学东,秘书一局办理国务院全体会议、国务院常务会议等会务及国务院领导同志内事活动、政府信息公开、文电收发运转和国徽印鉴管理、信息、档案、公文核稿、文印、机要通信和机要文件交换、办公厅保密、国务院公报和国务院大事记编辑等方面的工作。,秘书二局办理发展改革、工业和信息化、财政、人力资源和社会保障、国土资源、环保、住房和城乡建设、交通运输、铁道、水利、农业、商务、银行、审计、国资监管、海关、税务、工商管理、质量监督、检验检疫、统计、林业、旅游、气象、证券、保险、电力监管、扶贫、供销、贸促及港澳经济等方面的文电、会务和督查调研工作。,秘书三局办理教育、科技、国防、外事、政法、民族、监察、机构编制、民政、文化、卫生、人口计生、广电、新闻出版、体育、知识产权、宗教、参事、机关事务管理、港澳台侨、法制、地震、自然科学基金、妇女儿童、残疾人工作等方面的文电、会务和督查调研工作。联系全国人大、全国政协、军队、宣传、统战等方面的工作。承办国家科技教育领导小组的日常工作。,国务院应急管理办公室（国务院总值班室）负责国务院值班工作，及时报告重要情况，传达和督促落实国务院领导同志指示；组织开展应急预案体系建设，协助国务院领导同志做好有关应急处置工作；办理安全生产、信访以及国务院应急管理方面的专题文电、会务和督查调研工作。,督查室组织开展重大专项督查，承办与有关中央机关联合开展的督查工作；组织拟订国务院办公厅督查工作制度和工作规划，指导和协调国务院办公厅有关司局的经常性督查工作。,电子政务办公室负责国务院领导同志办公室和机关的政务信息化规划、建设、技术与安全保障，以及中南海北区有关会议、活动的多媒体技术服务；组织开展中央政府门户网站的建设、运行管理和内容保障工作；负责国务院办公厅联接各省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部门计算机网络的建设和管理工作。,人事司负责机关的人事管理、机构编制、教育培训和外事工作。,行政司负责国务院领导同志的服务事务和机关的后勤管理工作。,财务室（副司局级）负责机关财务、国有资产管理；制定机关政府采购工作相关制度，承办机关政府采购计划、合同审批工作，监督机关政府采购执行情况。,机关党委负责机关的党群工作。,离退休干部局负责机关的离退休干部工作。,二、秘书工作机构的地位与性质1、秘书工作机构的地位中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的工作机构。中央的秘书机构通常称之为“秘书工作机关”。它承首脑机关之命，有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权力。中央的秘书工作机构还有权制定秘书工作程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工作。其地位和作用见下图：,首脑机关,秘书机关,下级组织,下级组织,职能部门,职能部门,如：国务院由总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长组成。国务院秘书长在总理领导下，负责处理国务院的日常工作。国务院设副秘书长若干人，协助秘书长工作。国务院设立办公厅，由秘书长领导。（中华人民共和国国务院组织法）,中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构对领导部门或领导人的从属性更为明显。它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达命令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。通常被称之为“秘书工作部门”。其地位和作用见下图：无论是秘书工作机关或是秘书工作部门，其地位与下级组织和职能部门平级，但作用则高。,领导部门,秘书部门,下级部门,下级部门,职能部门,职能部门,基层组织和小型企事业单位，往往不设独立的“办公室”，只配一、二名专职或兼职秘书，作为主管的工作助手。他们往往与上司同在一个办公室，或在办公室外占一席之地办公，被称之为“秘书岗位”。,2、秘书工作机构的性质（1）机密性秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件（政治、经济、人事、商业、科技等），组织和参加各种会议（部分涉及机密）承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全保卫。,（2）辅助性相对于领导部门是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手。,（3）综合性相对于其它职能部门而言（行政机关的职能部门，或企业中的生产、技术、经营等部门），工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性。,（4）服务性相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其它部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务。,（5）中介性秘书机构负有上情下达，下情上达，左右通气，内外联络的职能，发挥着桥梁和纽带作用。秘书机构在内外关系中，尤其是信息传递中，中介作用相当突出。,（6）设置的普遍性秘书机构的设置不以机关单位的性质为转移，其基本职能也没有差异，只是秘书机构在运作过程中所涉及的专业和行业方面的内容有所不同而已。,三、秘书工作机构的职能与工作要求1、秘书工作机构的职能（1）助手职能无论是辅助决策、协助管理还是承办各种实务，无不体现了帮助领导工作的正常运转，起到领导的直接助手的作用。,第一，加强与人事、财务、计划、研究发展等职能管理型参谋机构的联系，从多侧面、角度分析研究问题；,第二，要与政策研究室等政策研究型参谋部门的密切配合，提高辅助决策的水平；,第三，加强与工程技术型参谋机构的联系与合作，增加辅助决策的科学性。,（2）参谋职能经常为领导想办法、出主意、提供信息、作出咨询。,（3）枢纽职能（沟通上下，联系左右）,（4）协调职能（沟通、协商以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一）,（5）保密职能（由于负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，因而）,（6）公关职能（在不设公关部门，没有专职公关人员的组织中。“广结良缘，内求团结，外求发展”）,（7）沟通信息职能,（8）管理事务职能,（9）办文办会、督促检查职能等,2、秘书工作机构的工作原则与要求明确职责、权限、目标、任务,制定秘书工作的各项制度和标准,分清主次，有条不紊,科学地安排工作程序,准确细致，切实无误,迅速果断，讲求时效,忠于职守，安于职分,加强教育、管理，不断提高素质、能力,3、秘书工作机构成员（秘书班子）,秘书班子成员的不同层次要求；秘书班子的群体优化。,秘书班子成员的不同层次要求：一个秘书班子里，可能有不同层次的众多秘书，高、中、基层的秘书人员所需要的知识和能力在结构和组合上有所不同。,秘书长：秘书长处于权力的核心范畴，在领导班子工作分工中，除第一把手和负责常务的副职外，是唯一从全局角度协调处理日常事务工作的人。不论哪一位领导成员分工负责的工作，都离不开秘书长的协调和服务。对内是机关“大管家”，对外又可代表领导机关处理问题。这种工作性质，造成了秘书长十分容易“越位”的客观条件。,“越位”的主要表现是：一、一手遮天。把领导班子的秘书长，变成一把手的秘书长，只对一把手负责，为一把手服务，而不服务其他同志。常常不经一把手的授权，就随意发号施令，擅自处理全局性的重大问题。甚至支使自己的上级副职领导，颠倒了领导与被领导的关系。,二、伸手太长。事事都想抓一把、插一手。对下面来的请示、报告，不是批转主管领导同志，而是直接处理；对分管负责同志已做了决定的问题，不商量，甚至不通报一声就擅自推翻。,三、嘴巴太快。走到那儿都指手划脚，发表“意见”。对一些重大问题，特别是有争议，不请示上级领导，也不和有关部门商量，就随意表态，甚至替别人下断语，做结论。,四、脑袋太尖。争座次、抢镜头，有名有利的活动削尖脑袋往里钻，上级部门召集分管领导参加的会，也千方百计往里挤。争着发表谈话，主持会议，以“钦差大臣”名义，四处“指导”工作等等。,“越位”的结果，是出力不讨好，搞乱了分工负责的秩序，造成了领导同志之间的相互猜忌，影响了同志间的团结和信任，给工作造成了新的困难。,发生“越位”的原因，从主观上检查，有的属于没有经验，不会工作，好心办蠢事；有的是对秘书长的职责认识有片面性，以为管事越多越好，是“责任心强的表现”；也有的是有意争权、揽权的思想意识问题。,如何防止“越位”？对思想意识有毛病的同志来说，要劝其加强学习和修养，防止私心膨胀，从根本上树立一心为公，全心全意为人民服务的思想。对工作经验缺乏，认识不到位的同志，则应从以下五个方面着手：,第一，给自己定好位。秘书长是参谋，不是司令，是“二传手”，不是“扣球手”。主要任务是传信息、提建议、搞协调，而不是做决策、下命令、当一线指挥。是决策的执行者，而不是拍板者。要极力当好服务员，尽可能避免当指挥员，多干为他人作嫁妆的活、少干替别人用权的事，拾遗补缺的活要积极去做，指手划脚的事要尽可能少做。,第二，给工作划好线。要明确秘书长的职责范围，哪些是可干的，必须干好的，哪些是不能干的。在一般情况下，要干好领导班子集体决策前的信息搜集和传递工作；统一和提高认识的参谋和协调工作；决策后的督办、反馈、协调、落实工作；领导班于的活动安排、机关后勤保障以及主要领导委托的工作。凡是一把手及其副职分工负责的工作，没有他们的授权，除紧急情况需果断处置外，是绝对不能替代的。同样，对同级、下级的权力也不能侵犯。总之，秘书长的工作，必须围绕领导的决策转，脱离了这个中心，就可能偏离工作方向。,第三，嘴巴要把好关。不利于大局的话不讲，不利于团结的话不讲，没有核实的情况不讲，不属于本职工作范畴的事，不要随便发表议论，更不要背后乱说。特别是十分敏感的干部任免，领导人之间的矛盾，别人工作的失误等，更不可透一点风，否则会影响整个领导班子的团结和威信。秘书长属于“消息灵通”人士,十分自然地成为人们探听、咨询、核实情况的对象。不清楚的事不能乱说，就是了解情况也不可随便议论，轻易表态。如对某项工作有意见，应和分管负责同志交换看法，意见实在统一不起来，应尊重对方的决定。,第四，精神上要充好电。作为秘书长应有强烈的责任感，不能有丝毫的权利欲。要有团结协作、热心服务的精神，不能有孤高傲物，高居人上的心态；要强化服务精神、平民意识，淡化职级观念。“领导”意识；不仅要做好长期辛苦忙碌、劳力费神、紧张工作的思想准备，还应做好为别人承担责任的思想准备。总之，工作要主动，信息要灵通，是非要清楚，头脑要冷静，心态要平和。应十分注意抓紧时间学习，注意知识更新，使思想保持活跃，头脑不断充实。还应重视锻炼身体，保持身体的康健和充沛的精力等。,第五，遇事多请示、多跑腿、多思考。秘书长的协调服务，面临四个层次:首先是为第一把手服务。安排工作计划和各项会议活动，要以一把手为中心，把一把手的活动先定下来，就可按轻重缓急安排其他工作。重大信息必须向一把手请示，不可越俎代庖；重要决策一定要为一把手当好参谋，做好准备。要和一把手保持密切联系，随时请示报告，并落实其指示。,第二个层次是为副职领导服务好。这是应特别重视的方面，也是最容易“越位”的方面。必须明确，秘书长不能只为一把手服务，要为整个领导班子、领导机关以及所属部门服务。不能眼睛只向上看，眼中只有一人，要在为一把手服务好的同时，顾及其他领导同志并协调好他们之间的的工作安排。一把手安排的工作，凡是涉及副职领导的，要向副职领导通报，并商量落实措施，切忌不向副职领导打招呼就自行办理。,第三个层次是为同级的部、委、办等服务。要注意平等待人，遇事主动配合，积极地为他们排忧解难，做好服务。切忌居高临下，把平级变成下级，实质上也是越位。,第四个层次是为基层服务。基层的问题凡是提到秘书长这里的，已不是一般的容易解决的问题。因此，一定要给以高度重视，绝不能上推下卸，拖拉扯皮。要抓紧时间，指定专人调查研究，搞清问题。与此同时，要向主管领导请示汇报，取得他们的支持。,办公室主任（1）办公室主任应当是一名指挥员。区分轻重缓急，抓好大事，突出重点，立足长远，重在建设。一是抓好带有方向性、普遍性、倾向性的问题。二是注意抓基础性、建设性、长远性的工作。三是注意统筹兼顾，突出重点，有计划、有步骤地开展工作，即要抓办公室的全面工作，又不能眉毛胡子一把抓，把自己陷入事务中。,（2）办公室主任应当是一位班长。一是要起表率作用。二是要能团结人，要能容人容事，宽以待人。三是要善于调动大家积极性。四是要有求实的作风。,（3）办公室主任应当是一名参谋助手。一是从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策。二是要从收发传递信息转变为综合处理信息。三是从凭老经验办事转变为实行科学化管