公文写作技巧专业培训教程(ppt 74页)

北京锦融物业管理有限公司,公,文,作,写,公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的管理人员（不仅仅是助理、文员、秘书，而且包括全体管理人员），应当具有较高的公文处理能力和写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。,常见的公文格式：,公文的格式:,（1）发文单位标识（红头）（2）公文份数（3）保密等级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关（11）成文日期（12）印章（13）附注（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷时间,编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号，年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。,公文的格式:,成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。,公文的格式:,骑年压月，上大下小。国家行政机关公文格式规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,公文的格式:印章的使用,公司公文中常见问题分析,1、文种的误用,关于请吴总出席公文写作培训班开班典礼的报告,2、公文组成要素不全上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。缺附件说明。成文日期不全，如“二OO一一年一月”、“11年1月14日”等。,公司公文中常见问题分析,3、公文标题病误不伦不类的标题(如请示报告、任免决定的通知等)标题中乱用标点符号（常用的一个标点符号是什么）在小标题上用标点符号.顿号和逗号的错用。例：在目前项目多，人员少，工作重的情况下，公司号召全体员工转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。如关于在全公司开展“提高服务意识活动”的通知。,公司公文中常见问题分析,4、语言结构和文字方面问题a、段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如：一、二、，1.、2.、b、不合公文文体，出现描述性语言和套话。c、主语谓语搭配不当。如：高素质的生活（朝外）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）,公司公文中常见问题分析,为什么要做：即目的、意义或原因,怎么做：即方法、措施及注意事项,做成什么样：标准要求及考核奖惩,下行文,上行文,我们做了什么：要少写目的意义,怎样做的,做得怎么样：体会、效果和经验,公文的三个核心部分,决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、公报、指示、决议、条例、规定、命令（令）、议案、通告、公告,常见的公文格式,函,决定,意见,通知,通报,报告,请示,会议纪要,备案录,常见的公文格式：,通知,请示,报告,适用于向上级请求指示、批准。,适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问、议案。,适用于批转下级的公文，转发上级和不相隶属部门的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,意见,会议纪要,函,通报,适用于记载、传达会议情况和议定事项。,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,决定,常见的公文格式：,案例：图表的应用和观点总结,案例：图表的应用和观点总结,怎样写公文：,公文的形式与要求,导语要提笔入题正文要主题突出表述要正确无误篇章要条理清楚结尾要当断即断,怎样写公文：导语要提笔入题,根据式,“根据”“遵照”“按照”,目的式,“为”“为了”,原因式,用叙述句陈述制发公文的原因。,例文：根据*有关规定，结合公司实际，现就加强*管理，提出如下意见，请遵照执行。,例文：加强对*的管理，对于促进*发展，保证公司服务质量具有十分重要的意义。鉴于本年度管理工作中存在的问题,例文：为了深入开展*工作，促进*任务的圆满完成，现将*工作安排如下：,怎样写公文：导语要提笔入题,原因+目的,根据+目的,鉴于本年度管理工作中存在的问题，为了明年更好的开展工作,为全面做好明年的年度工作计划(目的)，根据*通知精神(根据),怎样写公文：正文要主题突出,公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么形式的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再重要也不能写。,引进外事工作高级管理人才,怎样写公文：表述要准确无误,向下级发出指示或批复也要切合实际，不能盲目指挥。,向上级汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。,与平级部门求得支持和帮助时，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。,传达政策规定不走样,反映客观实际情况不片面,前后文不自相矛盾,语言合乎逻辑，不致产生歧意,传达政策规定不走样反映客观实际情况不片面前后文不自相矛盾语言合乎逻辑，不致产生歧意具体数字、人名、时间、地点无错误立场、态度、观点不含糊其辞,怎样写公文：表述要准确无误,标准,通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。,一段式,大多数公文采用分段式结构。,分段式,一些规定、条例、章程等。,分条式,一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。,章节式,篇章要条理清楚：常用的结构形式,怎样写公文：结尾要当断即断,所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。,怎样写公文：,省委书记李鸿忠说，李娜勇夺法网女单冠军，打破了此项赛事一直由欧美运动员占据绝对优势的格局，意义非常重大，充分展示了李娜同志个人的竞技实力、作为一名中国共产党党员创先争优的不懈追求和中国新一代运动员的良好风貌，更是中国共产党领导下中国特色社会主义制度优越性和综合国力日益增强的一个体现，也是向党的90华诞敬献的一份厚礼。全省上下要进一步提高对李娜夺冠重大意义的认识，进一步增强爱国意识、感恩意识和民族自尊心、自信心，自觉向李娜同志学习，为祖国更加富强、湖北更加美好不懈努力奋斗。,公文的语言：,生动,庄重,严谨,简练,准确,公文写作语言的特点,怎样写公文：公文语言的特点,A：寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。,B：严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。,怎样才能使语言简练呢？,生动,庄重,严谨,简练,准确,公文写作语言的特点,怎样写公文：公文语言的特点,开头词：,根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；,引叙词：,前接、近接、现接、现经、并经、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；,称谓词：,本（我）办（部）、贵（你）处、该单位；,表态词：,应、应当、责成、同意、拟同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；,怎样写公文：公文语言的特点,询问词：,妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；,目的词：,批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；,综合词：,为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；,结尾词：,特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、贯彻执行、将*报告给我们。,怎样写公文：公文语言的特点,生动,庄重,严谨,简练,准确,公文写作语言的特点,怎样写公文：公文语言的特点,观点新颖,科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。,材料新颖,关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。,怎样让公文的语言更生动：,培训硬指标软任务,怎样写公文：正确的称谓,我（本）办我（本）部我（本）院我（本）校我（本）站,该单位该部门该院该所他们,你（贵）处你（贵）委你（贵）处你（贵）办你（贵）单位,如何使用,如何使用,如何使用,特指称谓,收文：直书其名使用全称发文：标题中使用全称,各项目、各部门：,上下文一致,怎样写公文：正确的称谓,各项目、各部门：根据国家房改有关规定，经公司研究，就加强业主管理问题，提出如下意见，请（你单位）遵照执行。,怎样写公文：正确的称谓,北京教育考试院通知,企业常见公文写作：通知的格式,标题,发文缘由,收文单位,通知事项、执行要求,结束语、日期、落款,1,2,3,4,5,通知标题的写作：,发文单位,事由,文种,省略,通知正文的写作：,会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知,怎样写公文：请示的种类,1、政策性请示一般是因政策问题而制发。如：关于望京项目有关验收问题的请示2、核准重大问题的请示涉及人事、机构等方面的问题。如：关于设立绿化部的请示3、事务性请示涉及日常工作中一些具体事项。例：关于丰富员工业余文化生活的请示,标题,请示缘由,收文单位,请示事项,结束语、请示日期,1,2,3,4,5,常见公文写作：请示的格式,撰写请示的注意事项,请示,下级主动请求上级给予批示或解答,下级根据上级要求和安排做出的书面汇报,事前请示,事后或进行中汇报总结,请求上级给予决定、批示,上级不予批复。特殊情况才予批转,请示,请示,报告,报告,报告,报告与请示的区别：,怎样写公文之报告：,报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为一上一下两大基础文种。,标题,概述情况,收文单位,详述情况,结束语、发文日期,1,2,3,4,5,常见公文写作：报告的格式,详述情况,概述情况,结束语,报告正文的一般写法,概述情况,用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。,工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、工作计划（意见或建议）,“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，如无不当，请予批转”。,详述情况,结束语,正文之后，另起一行空两格的位置,报告正文的一般写法,批评性通报,表彰性通报,情况通报,怎样写公文之通报：,常见公文写作：通报的格式,怎样写公文之工作总结：,本职工作,总结的基本结构图示及写法：,标题,开头,成绩和做法,经验教训,结尾,内容,前言部分,主体部分,经验或教训或存在的不足,工作方向或整改措施,总结的开头主要用来概述基本情况，作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。,总结的基本结构图示及写法：,标题,开头,成绩和做法,经验教训,结尾,内容,前言部分,主体部分,经验或教训或存在的不足,工作方向或整改措施,成绩做法、经验教训。篇幅大、内容多，注意层次分明、条理清楚。千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。,总结写作中的几个常见问题,1,2,3,综合性总结年年一个样，专题性总结放之四海而皆准,不能总结开展的特色工作，千篇一律,采取工作项目列举式，记流水帐,有点有面，点面结合不概括，不拨高,只讲成绩，不分析存在的问题，也不归纳经验和教训,报喜不报忧,综合性总结的具体写法,成绩表现在哪些方面，收获有多大，列出确切的数据和典型事例；概括基本做法，阐述成绩是如何取得的。也可归纳为若干条经验，进行深入的分析、论证，提升到政策与理论的高度，从中找出规律性的东西。,介绍工作过程、环境和基础，必要时交代一些背景情况。简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等，给读者以总体认识。,针对存在的问题和工作中薄弱环节，提出切实可行的改进措施和意见，并根据当前形势和任务，提出今后的工作打算和努力方向。,在陈述成绩、总结经验的基础上，找出工作中的矛盾和差距，对存在的缺点和问题进行认真分析，找出原因，引出教训。,专题性总结的具体写法,专题性总结，是就某一项工作的情况或某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻，针对性也较强，因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩，介绍做法和经验；简要提出今后工作改革的思路。,由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种构成。例如：行政人事部二一二年工作计划。,正文通常由前言、主体、结语构成。,ThemeGalleryisaDesignDigitalContent&ContentsmalldevelopedbyGuildDesignInc.,A标题,CGroup,B正文,在正文的右下方，写明制定计划的单位名称，或个人姓名，如果标题中已注明单位名称，此处只写年、月、日即可。,C文尾,工作计划的写作,由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种构成。例如：行政人事部二一二年工作计划。,由单位名称、计划内容和文种构成。,由计划内容和文种两项构成。例如：关于员工活动工作计划。,由计划期限、计划内容和文种构成。,例如：关于二一一年企业文化建设工作计划,例如：行政人事部内部服务作风整改计划。,工作计划标题的写作,征求意见稿,讨论稿,草案,初稿,工作计划标题的写作,由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种构成。例如：行政人事部二一二年工作计划。,正文通常由前言、主体、结语构成。,ThemeGalleryisaDesignDigitalContent&ContentsmalldevelopedbyGuildDesignInc.,A标题,CGroup,B正文,在正文的右下方，写明制定计划的单位名称，或个人姓名，如果标题中已注明单位名称，此处只写年、月、日即可。,C文尾,工作计划的写作,前言,主体,结语,工作计划正文的写作,一、计划的指导思想，即有关的方针政策和上级指示，实际工作发展的要求。,二、计划的总目标、总任务，即开展什么工作，解决什么问题，达到什么效果等。,三、对基本情况的总分析，即分析计划单位的各种主客观条件，有关的经验教训等,工作计划正文的写作：前言,准确鲜明,简洁凝炼,目标,措施,步骤,明确提出任务、指标和具体要求。写出任务的数量和质量要求。写作时可以分条分项，也可以列成表格，或将部分列成表格，作为附件处理。,主要步骤、方法、措施、分工及注意事项等。胸中有全局，将措施和办法考虑周到、具体，应职责分明，谁主管，谁负责，以便执行和检查。,计划正文的写作：计划的三要素,目标,措施,步骤,计划的三要素：,每一项都应有明确的时间要求，以使执行者既产生紧迫感，又能有条不紊地进行工作，如期完成预定目标。写作上应有条理，各个环节要互相衔接，环环相扣，切实可行。,标准,前言,主体,结语,工作计划正文的写作：结语,强调计划的重点；有的在最后强调一下注意事项；有的写一段希望和号召，以鼓舞士气。,标准,由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种构成。例如：行政人事部二一二年工作计划。,正文通常由前言、主体、结语构成。,ThemeGalleryisaDesignDigitalContent&ContentsmalldevelopedbyGuildDesignInc.,A标题,CGroup,B正文,在正文的右下方，写明制定计划的单位名称，或个人姓名，如果标题中已注明单位名称，此处只写年、月、日即可。,C文尾,工作计划的写作,在正文的右下方，写明制定计划的单位名称及日期。有的计划，在落款后面还要写出报、送单位以及有关人员。正文表述不便的有关的材料，可用附表和附图，如二装和财务计划中的指标和数字等，都可作为附件、附表、附图，放在最后。,工作计划正文的写作：文尾,一、把握