行政公文写作培训教材(PPT 56页)

行政公文写作培训,2014-6-20,主要内容,行政公文基础知识公文规范格式介绍公文基本语言要求企业常用公文（行政公文+应用文书）介绍：通知：应用频次最高通报：应用频次仅次于通知会议纪要、会议记录证明：收入证明、离职证明、任职证明、事故证明请示,第一部分行政公文基础知识介绍,一、行政公文基础知识,一、行政公文基础知识,文体特点：作者特定性：公文起草者是组织的代笔人，表达组织意志而非个人意志内容权威性：对问题的认识和结论是组织的集体认识，在内容上具有唯一权威性。体式规范性：行政公文有严格的公文体式，一般公文也有约定俗成的规范体式效力法定性：对全体成员有约束力行文程序性：发布程序有严格规则性，行文必要性决策落实作者初稿拟写责任领导审阅修改定稿加盖公章正式发布,第二部分行政公文规范格式介绍,二、公文规范格式介绍,7,公司文件,（文件份号）0001,机密一年,关于的通知,(主送机关/受文单位或部门）：（正文）,XXX办发2008XX号,特急,。,附件：1、份2、份,公司或部门印章二O一O年三月二日,（附注：）,主题词：,抄送：、,（印发单位）年月日印发,（共印XX份）,二、公文规范格式介绍文头部分,（一）文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“禾丰集团总部文件”（二）发文字号：由发文机关代字、年份、序号三部分组成。如：人力资源部2008014号注意：年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“”（三）签发人：上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）紧急程度：紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（五）秘密等级：是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为。如“机密5年”（六）份号：又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,文头包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、份号等项内容。文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。,二、公文规范格式介绍主文部分,二、主文部分标题,标题三要素：发文机关名称发文事由公文种类A、完整式：（发文部门+事由+文种），正式、规范，对外行文采用此种标题拟写法国家税务局关于加强批发扣税工作的请示B、省略式：（事由文种）具有固定文件版头的公文应省略发文机关关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知C、特殊式：（发文机关文种/标题就是文种）适用于内部文件，公文内容非重大事项梅州市交通局通告放假通知,二、主文部分标题,标题拟写注意事项：标题高度概括公文核心内容，避免标题与文件内容不符标题表述要准确、严谨，避免表意含糊或有歧义公文标题应避免字数过多，标题过长切忌选用文种不当：企业常用文种：决定、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函决定：对重大事项或重大行动做出决策安排通告：对外公布社会有关方面应该周知的事项信息通报：表彰先进、批评错误、通报情况的普发性下行文通知：最常用的下行文，适用范围广、指导性和时效性强等特点报告：陈述性公文，用于汇报情况，总结经验，提出意见或建议请示：上行文，向上级请求批示、批准批复：下行文，上级单位答复下级请示事项的公文函：平行文，不相隶属单位之间的商洽、询问、答复问题。,主送机关：公文的主要受理机关如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，如“集团各分子公司”、“各部门”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。,二、主文部分主送机关,关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定：（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。广东省人民政府一九九三年八月十五日,二、主文部分正文基本内容模式及结构模式,举例,依据,目的,文种承启语,事项,要求,公文制作的背景、根据,公文制发的目的,承上启下的句子,围绕主旨展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的措施,针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示；或用惯用语作结。,公文正文基本内容模块及结构模式,二、主文部分附件,附件：公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件必须写明所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：”）附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。,讨论：此制度的附件部分有哪些问题，应该怎样修改？,成文时间一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；要用小写汉字，将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。,二、主文部分发文机关、印章、成文时间,发文机关是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。,印章除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。,联合行文印章,二、公文格式文尾部分,第三部分行政公文基本语言介绍,1、庄重：是正式、严肃的行政公文的基本要求一般不使用口语、方言、土语，要用规范的书面语。你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了(来函收悉)专门写了这份函件答复你们(特此函复)攒钱（积累资金）太棒了（优秀、优异、优良）把钱装进自己腰包（中饱私囊）一般不用描写、抒情、比喻、夸张、反语、象征、借代等欢呼雀跃、鸦雀无声（比喻色彩）莺歌燕舞、柳暗花明（比拟色彩）气贯长虹、怒发冲冠（夸张色彩）笑容可掬、热泪盈眶（描写色彩）袅袅娜娜、羞羞答答、糊里糊涂、呆里呆气（摹状描写色彩）叽叽喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦、稀里哗啦（摹声描写色彩）啊、哦、嘿、哎呀（感叹抒情色彩）恰当地使用专用术语。,三、公文语言行政公文语言特点,三、公文语言行政公文语言特点,2、准确：能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。要认真分辨词类。要精心辨析词义。3、简洁：简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。实事求是，实话实说。叙事说理，开门见山。4、严谨：表述严格，意思明确无误，不晦涩，无歧义。选用含义确定、自己明白的词语。选通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语。,三、公文语言公文常用特定用语简表,三、公文语言公文常用特定用语简表,三、公文语言公文常用特定用语简表,演练：请指出该通知的语言及格式存在的问题,通知,第四部分企业常用公文介绍,四、常用公文通知,一、通知的适用范围：1、上级批转下级的公文；2、转发上级机关和不相隶属单位的公文；3、发布文件、规定3、传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项；4、任免人员；5、召开会议等,通知的构成要素,标题：发文单位+事由+文种“XX公司关于召开年度表彰大会的通知”主受文单位或部门：内部张贴或广播的周知性通知，可省略受文单位正文：缘由、事项、要求。根据通知类型有所差异落款：发文单位、时间，盖公章。上不压正文，下压日期。,一般要求一文一事，行文简单、清楚。通知为下行文，不能对上级发通知。但允许主送平级单位或互不隶属的机关单位。通知往往具有较强的时效性，注意发文效率问题。,通知写作的注意事项,关于做好“五一”黄金周期间安全生产工作的通知公司各部门、各单位：“五一”节即将到来，为认真做好“五一”黄金周期间各项安全工作，保持公司安全生产稳定形势,确保大家度过安全健康、欢乐祥和的佳节，现将做好“五一”长假期间安全生产工作的有关事项通知如下：一、机关各部门、下属各单位的一把手，是安全生产的第一责任人，在节日期间应亲自检查值班人员的落实情况。二、机关职能部门要及时掌握安全生产动态，及时识别安全风险，发生险情和突发事件及时启动应急预案，妥善处理，按规定向有关领导和上级机关报告。三、加强内部管理，落实值班制度。四、各部室、各单位要严格值班制度，做到尽职尽责，不脱岗、不离岗，做好值班记录，严格请示、报告制度，出现问题及时报告。要加强内部管理，对财务室、仓库、机房、电站等重点部位要加强值班力量，严守工作岗位，认真搞好监督检查和夜间巡逻检查，圆满完成节日期间安全生产工作任务。五、节日期间，各下属单位要安排专人昼夜值班，同时保证有一名领导同志在岗带班。六、为确保节日期间道路交通行车安全，总务中心要组织对所管车辆进行一次全面的安全检查，杜绝带病车上路。七、为确保应急情况指挥系统畅通，各单位请将节日期间值班人员名单及联络电话，于4月27日前报公司安委办。公司二六年四月二十五日,析评这是一篇事项性通知。正文先写行文背景，目的句之后用文种承启语引出应做的各项工作或应完成的事项。因事项较多，故采用分条列项的写法，包含了对具体工作的要求。,事项性通知的写法第一部分：开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。第二部分：主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。第三部分：结尾，多提出贯彻执行要求，可用类如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。,四、常用公文通知,事项性通知写作注意：（1）写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。（2）把主要的、重要的写在前面。（3）主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容，简要交代即可。（4）经常用条项式。分级序码的规范顺序是：一、（一）1.（1）,关于庆祝首届教师节开展游园活动的通知为了庆祝今年的教师节，更好地促进师生之间的友谊，我校定于月日晚时在(地点)举办游园活动。为确保此次活动的顺利开展，现将有关事项通知如下：一、参加游园活动者都必须是本校教职工，其他人员不得参加。二、必须听从工作人员的安排，服从工作人员的指挥，不得无理取闹，以免影响工作人员的正常工作。三、必须严格遵守各项活动规则，不准随便破坏游园活动的规定，如有这种情况应受到校纪处分。四、参加任何活动都必须排队，不准随意插队，不准在队列中故意拥挤。五、保护好一切活动器械，严禁私自拿或破坏。六、领奖时必须排队，不准不排队而领奖这种现象发生。七、工作人员必须严格要求自己，不得乱发奖票。以上规定，望大家自觉遵守，互相监督执行。对那些不遵守者，应给予校纪处分。特此通知。学校教师节游园活动筹备组(章)年九月九日,案例：,分析：（1）作者的写作思路有偏差。开展游园活动，除了写参与人员及有关注意事项外，本应着重讲清活动的时间、地点、内容、奖品等内容，但文章却未能着重写这方面的内容。（2）文章所写内容多数是限制性规定和监督措施。对于一个游园活动来说，写这些内容对参加活动者也显得不太尊重。（3）文章语言存在不精炼、不得体的现象。如“严禁私自拿或破坏”、“不准不排队而领奖这种现象发生”等。,关于庆祝教师节开展游园活动的通知全院师生员工：为了庆祝今年的教师节，增进师生员工的交往和友谊，学院定于九月十日晚7时举办有奖游园活动。为确保此次活动的顺利开展，现将有关事项通知如下：一、参与人员：本校师生员工。二、活动内容及地点：1、猜灯迷。地点：第三饭堂二楼2、脚踏石青路。地点：教学楼右侧怡心园3、吹气球。地点：文化广场左侧4、掰手腕。地点：第四饭堂三楼5、交谊舞。地点：文化广场中心三、活动要求：1、请参加各项活动者自觉听从工作人员的安排，遵守有关活动规则；2、注意爱护活动器械；3、请现场工作人员自觉遵守会场的各项规章制度。四、领奖须知：各项活动均设有游园奖品。凡在活动中得奖者请凭奖票在文化广场后台凭票领取奖品。特此通知。学院年月日,演练：请将此端午节放假通知修改成规范文本,各位领导、同事：大家好！现将总部2014年端午节放假时间安排通知如下：2014年6月2日(星期一)放假1天。请大家提前安排好相关工作，平安出行。预祝各位节日快乐！总部办公室2014.5.21,四、常用公文通报,通报适用范围：表彰先进批评错误传达重要精神或情况通报的分类表彰通报：在一定范围内表扬好人好事批评通报：在一定范围内批评错误，纠正不良倾向情况通报：多用于报道、传达重要情况或有关精神,四、常用公文通报,表彰性通报正文的一般写法：概述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹，怎么做及结果。对上述事件进行分析、评议，指出其典型意义。语言简明概括。说明表彰的决定。提出希望和号召。,批评通报正文的一般写法：通报原由，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚。对事故进行分析评议，重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害。说明处分决定。提出希望和要求。,市食品酿造公司关于食品厂司机擅自开车到北戴河游玩的通报公司所属各单位：今年8月8日晚，食品厂司机以磨合汽车为借口，擅自驾驶“630”食品防尘车并带上五人从分厂去北戴河游玩。10日8点抵达北戴河，至12日夜间12点才返回公司。行程六百多公里。的行为，违反组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，同时教育本人，经公司研究决定：对司机予以通报批评，扣发三个月奖金，并责令其上交全程所用汽油费。望各单位接此通报后，组织员工们及时学习、讨论，从中吸取教训，把各项工作提高到一个新水平。市食品酿造公司年月日,范例：,演练：请指出该通报的语言及格式存在的问题,处罚通报,四、常用公文会议纪要,一、会议纪要的适用范围：1、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。2、可作为内部文件适用，也可以作为正式的行政公文使用。3、可上呈，可下达。4、主要用于沟通情况、交流经验、事件备忘和指导工作二、会议纪要的特点：1、纪实性：如实反映，未讨论议题不能写进会议纪要。2、提要性：归纳、总结，记录主要事项，体现主要精神，而非有闻必录。3、约束性：要求与会单位和有关人员遵守、执行，具有一定约束力。,四、常用公文会议纪要构成与写作要求,一、标题“会议名称+纪要”组成，如“XX公司2013年度工作总结会议纪要”二、正文导语：会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。议决事项：写法一般有条项式、综合式和摘要式三种写法。三、落款会议单位和成文时间如会议纪要中已经交代会议时间、单位、参加人员等，一般省略落款部分，不写时间与机构不盖公章，不署名,四、常用公文会议记录,会议记录是在会议进行中完成的对会议组织状况和会议内容的原始记录。类别：摘要性记录与详细性记录摘要性记录：记录发言要点和议题、结论、决定决议、表决结果等，用于一般会议详细性记录：有言必录，必要时记下原话，只适用于极其重要的会议。会议记录的写作要求：快、准、全、清组成部分：会议的组织情况：会议名称、会址、时间、出席人、主持人、记录人等会议的内容：会议议题，发言情况，决议决定的内容，表决结果等,会议纪要与会议记录的区别,海城北方会议纪要,总部会议记要,演练：请指出下列两个案例的语言及格式存在的问题,四、企业常用公文请示,一、适用范围：向上级机关请求指示和批准。二、种类：1、请求指示的请示：这类请示，多涉及政策上、认识上的问题。2、请求批准的请示：是下级单位无权决定或处理的事项。多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题。,请示的写法1标题：包括发文机关、事由和文种，发文机关有时可以省略。不能写成“报告”或“请示报告”。标题中一般不出现“申请”、“请求”类词语。2、受文单位或部门请示是上行文，主送单位为一个，是请示事项的主管单位或部门。3、正文：（1）缘由：提出请示事项的理由、背景及依据。请示的缘由是请示的关键。写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级审批的态度问题。必要时要举事实，列数据。（2）事项：请求上级机关指示、批准的具体事项。要符合实