如何把会议开得有效率

高效会议管理培训之如何把会议开得有效率？,2,课程目标,了解会议的常见步骤，组织、主持、参与会议了解会议沟通的关键技巧与关键问题处理了解会议管理及沟通的常用方法与相关工具模板了解会议管理与沟通的最佳实践,3,日程及时间安排,PartII会议步骤、内容及练习14:00-14:50,PartI会议综述及利弊谈13:45-14:00,PartIII关键会议技巧与关键问题处理15:00-16:30,PartIV会议模板及工具介绍16:40-16:50,PartIIV会议管理与沟通最佳实践16:50-17:15,PartIIIV总结17:15-17:20,休息10分钟,休息10分钟,答疑及其他10分钟,4,日程,PartII会议步骤、内容及练习,PartI会议综述及利弊谈,PartIII关键会议技巧与关键问题处理,PartIV会议模板及工具介绍,PartIIV会议管理与沟通最佳实践,PartIIIV“如何将会议开得有效率？”总结,5,算算看，你有多少时间在开会？,盘点你的会议成本，看一下正常情况下你一周内会：开几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会Delay多少工作？,6,会议的定义,商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定。,7,会议的种类与性质,谈判会议用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论达成一致或谅解。报告会议信息往往是单向流动，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。解决问题会议要求充分发挥参会人员的主观能动性，使问题得以有效的解决。制定决策会议只限于特殊人员参与，组织严密。参与者必须深刻理解决策并对决策承担责任收集、发布、交流信息会议发布消息，发表意见，了解对消息、意见的反应。此类会议鼓励讨论与提问。,其实，企业的会议经常是几种会议的整合。,8,为什么要开会？,开会的常见原因：资讯传达与监督员工达成决议与解决问题开发创意激励士气巩固主管地位,会议的价值：从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”以及“会议开支是否控制在最低程度”是关键,9,为什么要开会？开这么多会？,现代企业面对更为激烈的竞争，需要市场导向，随时开会决定与调整行动方针一家公司的开会效率与执行力，决定了该公司的竞争力企业压力大，员工压力也大，工作时间也长，为什么要开这么多的会？,10,开会也可以赚钱,日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日元成本未来三年预计还可省下三百亿日元所以有效开会，稳赚不赔精准计算会议成本：会议成本=人数x时间x薪资单价会议报酬率=会议成本：会议效益,11,算一算我们今天的会议直接成本,计算我们今天的会议直接成本,12,某高科技公司之会议开销,13,会议的利弊,小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理解决问题,工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客户,但开会也让你,开会让你,14,正确认识会议,许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无结果的会议感到厌烦十分，想方设法“逃会”许多组织认为，只要对会议进行有效的控制，会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效。事实证明，有效地开会是可以学会的！,15,日程,PartII会议步骤、内容及练习,PartI会议综述及利弊谈,PartIII关键会议技巧与关键问题处理,PartIV会议模板及工具介绍,PartIIV会议管理与沟通最佳实践,PartIIIV“如何将会议开得有效率？”总结,16,会议的五大步骤及其内容,会前准备,会议开始,会议进行,确定会议目标和希望达成的结果决定是否召开会议准备背景资料确定会议日程邀请适当的出席者准备场地，保障会议顺利开始,宣布会议目标、主题、讨论日程确定会议记录人员制造积极沟通的气氛,按照日程进行讨论，防止偏离主题积极启发、引导，把握讨论方向处理冷场和冲突,会议总结,跟踪执行,根据会议纪要和个人发言进行总结形成决议和待议开放问题提出行动计划,监督会议决议的执行并及时控制跟踪待议问题,组织者/主持人,参与者,理解会议目标、主题、讨论日程积极思考，准备沟通,主动思考问题，积极表达看法鼓励他人发言，仔细倾听他人发言,根据会议主题和日程进行准备按时出席会议,总结补充,执行会议决议并及时反馈继续思考待议问题,1,2,3,4,5,17,会议练习,准备10分钟实战20分钟总结10分钟,18,会议成功与失误讨论,19,日程,PartII会议步骤、内容及练习,PartI会议综述及利弊谈,PartIII关键会议技巧与关键问题处理,PartIV会议模板及工具介绍,PartIIV会议管理与沟通最佳实践,PartIIIV“如何将会议开得有效率？”总结,20,会前篇,21,会议准备阶段各角色的责任与义务,组织者/主持人,确定目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类、资料、用品、器材等,会议秘书,检查会场情况、确认会议时间、通知参会人员、准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设备,与会者,明确会议目的、议程及自己在本次会议上要担当的角色、研究问题准备自己要在会议上的要表明的观点与论证材料,22,高效率会议准备技巧,有效会议准备的5W1P：WHY为何召开、目标是什么？WHAT什么内容？WHO何人参加？WHEN何时召开？WHERE何处召开？PREAPRING如何准备？,23,高效会议准备技巧为何召开？及会议目标？,会议目的信息共享增强承诺信息传播解决问题和做决策,24,什么内容？,25,高效会议准备技巧何人参加？,会议规模（3M例子）解决问题和做决策：5人问题识别或鼓励创意：10人相互研讨和培训会：15人信息发布会：30人正式的发表或汇报会：不限,26,高效会议准备技巧何时召开？,27,高效会议准备技巧何处参加？,会议地点您的办公室下级的办公室单位会议室外面的会议室会议中心城外的会议场所,28,一对一会议,（3）,（1）,（2）,高效会议准备技巧座位安排,29,大型会议,（3）,（2）,（1）,高效会议准备技巧座位安排,30,高效会议准备技巧如何准备？,会前6项准备：先决定会议希望达成的结果想想会议是否有必要召开邀请适当的人员出席准备背景资料设定会议纲领及时间表预先设想可能的冲突,31,高效会议准备技巧其他,将会议所需资料提前发给与会人员参会人员时间确认，及会前的再确认准备各种可能的风险与例外准备会后的落实问题,32,典型的会议准备问题及其处理技巧讨论,33,典型的会议准备问题及其处理策略,召开没有必要的会议,寻找可替代途径，如建立更为合理的决策机制，电话、邮件咨商，会议合并，偶尔取消一两次试试，委派代表参加等取消不必要的例会，甚至所有例会，将议程合并到急需时才开甚至所有多少人以上的会议，都得上级批准,目标不明确,组织者/主持人一定要多问自已为什么开会制定制度一定要在会议通知上写名本次会议的成本制定会议通知模板，“会议目的”应是必写项目，如不写就可以不参加,议程安排不当,根据目标确定议题根据议题的重要性排定先后次序注意议题及发言的时间安排,其他准备问题,时间安排不当：决策人不能出席，会议冗长人员安排不当：无关人员参会，会议规模不当（人数与沟通管道成几何级数增长）地点选择不当：出现因设施、场地大小、干扰、交通等因素导致达不成目标重要会议没有有效的计划，会前没有将相关资料发给参会人员，参会人员没有准备没有考虑到会中的各种风险与例外，没有考虑到会后的执行,34,会中篇,35,开会阶段各角色的责任与义务,组织者/主持人,创造和谐的气氛、宣布开会、控制议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、宣布闭会,会议秘书,记录会议备忘录、与会人数和名单、应采取的行动、具体实施人员和实施的时间与期限,与会者,聆听他人的观点、积极发表自己的见解、关注正在讨论的事项、与主持人默契配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使会议充满生气，从而达致会议目标,36,会议主持人的九大技巧,营造和谐气氛照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度掌握会议节奏和控制会议,37,与会人员的十大关键,发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易于接受说话要自信在要点处可稍加大音量注意倾听,38,一个会议中最重要的三件大事是什么？,39,一个会议中最重要的三件事是什么？,会议效率时间形成决议达成预定目标或修改目标、形成具体的行动计划与会者的积极参与积极贡献、创新,40,会议中的效率技巧举例,准时开会会议中指定专人控制时间不要令与会者太过舒适严格按议程进行，而且要按重要次序进行不要偏离主题太远避免干扰及时总结达成的议案准时结束会前算会议成本,最重要的是哪一条？,41,与会者积极参与的法宝,会议守则（一个公司的制度、甚至文化）吸取“头脑风暴”的精华主持人保持中立如非必要，让领导远离会议不预设立场、鼓励发言，会议结束前总结并决议（台湾中国商银总经理蔡友才）大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意（奥美广告前董事长，庄淑芬）园形会议室，鼓励“没大没小”（智邦科技副总林子超）每一位员工都有表达不同意见的义务（麦肯锡）,42,会议规则示例,仔细倾听他人发言主动思考问题在哪里为他人打气并提议（案）贡献如何“打胜仗”的智慧互相咨询讨论根据事实先做做看,43,HP动脑会议墙上的动脑原则,因为没有人像每一个人一样聪明，所以：一、不要想过头二、脑袋大接力三、给自己海阔天空的想像四、保持动脑不断电,44,吸取“头脑风暴”的精华“头脑风暴”三阶段,介绍问题如组员感到困惑，可做一简单练习,指定一人在看板记录所有见解鼓励组员自由提出见解,会后以鉴别的眼光讨论所有列出的见解也可以让另一组人来评价,明确阐述问题,主持人在看板上记录,小组成员提出见解,会后评价,规则一：不许评价要到评估阶段才能评,规则二：异想天开！说出想到的任何主意,规则三：越多越好！重数量而非质量,规则四：见解无专利！鼓励综合数种见解或在他人见解上进行发挥,45,吸取“头脑风暴”的精华“头脑风暴”规则,规则一：不许评价要到评估阶段才能评规则二：异想天开！说出想到的任何主意规则三：越多越好！重数量而非质量规则四：见解无专利！鼓励综合数种见解或在他人见解上进行发挥,46,形成决议的关键技巧,决策的方式：多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意最后十分钟：善于总结会上将每次形成的结论用“白报纸+海报架”写下，并再次确认将会议纪要在会议将结束时，向与会人员再次确认结论与行动计划有决议，也一定要有行动计划及时间表,47,形成真正的决议,开会中经常会遇到的现象刚刚开始的时候，每个人用的都是自己最好的想法，声音积极而又杂乱经历了一番艰苦激烈的讨论过程；在共识达成之前，产生过多种解决问题的方式；迫于时间和其他压力，最终互相妥协，达成“统一”的解决方案。统一解决办法产生之后，个人会怎么看？执行起来效果如何？,48,个人思维的狭隘性与团队沟通的障碍,两个例子所谓“换位思考”横看成岭侧成峰,49,你看到了什么？,50,狭隘思维的弊端,从自身的角度进行考虑；从片面的角度进行考虑；情绪会影响思维的效率和判断的客观性，造成对抗容易引起个人之间的对抗，引起“顶牛”对“人”而不对“事”指出错误可以有利于进一步提高；容易引起争论，破坏关系缺乏建设性、计划性和创新“你把一个洞挖得再深也不能变成两个洞。”,B：不！这个建议行得通！,A:这个建议行不通！,建议,51,如何摆脱狭隘和局限？,同一个时间同时从一个角度和侧面进行思考“同位思考”“协同思考”正反馈与负反馈落井下石与锦上添花,52,讨论：思考和说服有多少种方式？,你是怎么说服人的？以理服人晓之以理，动之以情事实胜于雄辩对立统一，一分为二,正面,负面,态度,感性：动之以情,一分为“二”,53,吸取“头脑风暴”的精华“头脑风暴”之后,合并问题（解决方案）的同类项对问题（解决方案）进行排序组合问题（解决方案）评论问题（解决方案），认证问题（解决方案）的可行性,54,形成决议的步骤,提出动议处理动议修改动议形成决议,对照“六顶思考帽”与“头脑风暴”,55,会后篇,56,会后执行阶段各角色的责任与义务,组织者/主持人,对本次会议进行回顾与总结、汇报会议的决议、督导会议决议的执行,会议秘书,把备忘录整理成文、核对必要的事实与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一致意见、散发备忘录,与会者,努力完成会上所分派的任务,57,会后最重要的三件事是什么？,58,会后最重要的三件事是什么？,行动项的落实决议执行开放议题的落实,59,会后的一些关键技巧,偶尔令与会者对刚刚结束之会议作即席而不具名的考核。考核表中至少应包括下列各项：会议之目标是否清晰?议程与有关资料是否在开会前适当的时间收到?会议是否准时开始与准时结束?倘若会议不是准时开始与准时结束，那是为了什么?会议是否按议程所制定的次序进行?会议之目标是否被达成?如有必要分配工作并决定其期限，则这些事是否被做好?在全部会议时间内，有多少百分比的时间不被有效利用?为什么?会议记录应尽快作成，精简完备之会议记录应在二十四小时之内，或至迟在四十八小时之内派发给有关人士为杜绝与会者之无故缺席、迟到、或早退，可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席迟到或早退，一并承报给相关人员解散已达目的的各种委员会,60,日程,PartII会议步骤、内容及练习,PartI会议综述及利弊谈,PartIII关键会议技巧与关键问题处理,PartIV会议模板及工具介绍,PartIIV会议管理与沟通最佳实践,PartIIIV“如何将会议开得有效率？”总结,61,会议常用模板,为什么要用模板？,提高技能：含方法提高效率：标准化、规范化减少差错：避免遗漏项强化督查：关键事项的文字确认，行动计划的提醒.,62,会议模板及工具介绍,会议模板会议管理程序（方法）模板会议CHECKLIST模板会议通知模板会议签到模板会议纪要模板软件工具mindmanager的介绍,63,会议管理程序模板示例,会议原则会议议程会议分类会议流程会议变更流程配套模板,64,日程,PartII会议步骤、内容及练习,PartI会议综述及利弊谈,PartIII关键会议技巧与关键问题处理,PartIV会议模板及工具介绍,PartIIV会议管理与沟通最佳实践,PartIIIV“如何将会议开得有效率？”总结,65,产品（业务）周期越来越短，开会需求也越来越随机主流一：行动会议只要有需求，随时随地都可开会主流二：虚拟会议利用电话，开跨国会议利用电话，开行动会议利用视频，开远程会议,现今最“酷”的会议,New!,New!,66,IBM如何开会？,实例：IBM网上预约会议室与会人士先想清楚讨论提纲、要开多久正式会议会议时间延长，会出现警示音提醒在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了公司的竞争优势,效率,效率,效率,67,宝洁如何开会？,“会议速决，决后速行”P&G事前议程规划清楚利用资讯系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明目标与议程把事情说清楚，Alliance!申请一个专门的网络空间，将资料归档开设“会议”档案，决议内容、执行人、行动时间清清楚楚事后记录明白，会议记录成为行动方案,68,CEO如何开会？,So-net李岳