《管理者制定工作计划技能》宋德标老师2017-07-29

,先之教育,旅游服务业教育培训领军者,2017,中国杭州,管理者制定工作计划技能,在线视频制作体验课,讲师简介,TheIntroductionOfTeacher,宋德标,资深酒店运营专家,先之教育专家讲师多家酒店战略顾问中国酒店管理协会专家中国百强名师中国培训师华誉奖百强讲师国际注册饭店高级执业（职业）经理人清华大学酒店管理总裁班客座教授中国人力资源开发研究会特聘专家,目录,为何要制定工作计划1工作计划只是概述2制定工作计划步骤3计划是效率的保证4如何有效提高部门KPI5,目录,为何要制定工作计划1工作计划只是概述2制定工作计划步骤3计划是效率的保证4如何有效提高部门KPI5,为何要制定工作计划1,一、工作计划的意义在日常学习或工作中，计划是常用并意义重大的。一切有组织的活动，不管大小，重要与不重要，全局性的或是局部性的，都必须有计划。计划工作又是一切管理活动的前提，只有有了计划以后，人们才能开展其他的管理活动。,为何要制定工作计划1,一天的工作在于昨夜，而不是在今天早晨。今天晚上你就应该写好明天要做的工作事宜一月个月的计划在于上个月底，而不是这个月初。月底你就应该写好下个月你要做的一切工作事宜一年的计划在于年底，而不是在今年的年初。年底你就应该写好明年一切要做的工作事宜,一、工作计划的意义,为何要制定工作计划1,二、为什么常常不制定计划,没有习惯；习惯决定性格，性格决定命运。,做了也完成不了；说明计划不科学，或缺乏控制。,没有时间；如果你没有时间去筹划，就只有时间去后悔了。,计划不如变化快；做计划正是为了应对变化，提高预见性。,知难行易；正是检视自己执行力的时候。,不知如何做；本课程与你分享。保持对付上司的弹性。这太阳奉阴违了吧。,为何要制定工作计划1,三、制定计划有什么好处,1）预测未来，指明方向,有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。,2）提高成功的可能性,计划为目标的具体实现提供切实可行的方案，因此按照计划实施，则成功完成预期目标的可能性大大地提高。,3）提高工作效率,通过计划，实现对工作的轻重缓急进行安排，使得工作更加有效率。,目录,为何要制定工作计划1工作计划只是概述2制定工作计划步骤3计划是效率的保证4如何有效提高部门KPI5,工作计划只是概述2,计划工作是一座桥梁，它把我们所处的此岸和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一天堑。,一、什么是工作计划,工作计划只是概述2,一、什么是工作计划,1）围绕目标，要分析一下怎么能达成？,2）通过什么路径、什么方法、什么资源、什么时间来达成？,3）预达成目标，我该分阶段做些什么？,这实际上就是计划！,工作计划只是概述2,一、什么是工作计划,计划是为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署，即计划是实现目标的方案途径。,计划是一个统称，涵盖常见的规划、方案、安排、设想、打算、要点等。,工作计划只是概述2,一、什么是工作计划,规划,方案,安排,是具有全局性的、较长时期的长远设想。,是从目的、要求、工作方式到工作步骤等方面对专项工作做出全面部署与安排的计划。计划的特点？,是对短期工作进行具体布置的计划。,设想,打算,要点,是初步的草案性计划。,是短期内工作要点式计划。,是列出工作主要目标的计划。,工作计划只是概述2,二、工作计划的特点,普遍性,预见性,可行性,指导性,约束性,可变性,工作计划只是概述2,二、工作计划的特点,普遍性,由于人的能力是有限的，现代组织中的工作是如此复杂，即使是最聪明最能干的领导人，也不可能包揽全部计划工作。实际的计划工作涉及到组织或企业中的每一位管理者及员工，因此，上至高层管理者，下至基层管理者及员工。一个组织的总目标确定后，各级管理人员为了实现组织目标，使本层次的组织工作得以顺利进行，都需要制定相应的分目标和分计划。这些具有不同广度和深度的计划有机地结合在一起，便形成了一个多层次计划系统。因此，计划具有普遍性。,工作计划只是概述2,二、工作计划的特点,预见性,这是计划最明显的特点之一。计划不是对已经形成的事实和状况的描述。而是在行动之前对行动的任务、目标、方法、措施所做出的预见性确认。但这种预想不是盲目的、空想的，而是以为未来工作目标或实践活动为导向，以现有的条件为基础，以过去的成绩为依据，对对今后的发展趋势作出科学预测之后制定的。,工作计划只是概述2,二、工作计划的特点,可行性,可行性是和预见性是紧密联系在一起的，预见准确的计划，在现实中才真正可行。对未来的预测，应建立在客观实际的基础上，以现有的条件为基础。因此，以过去的成绩为依据来做出预测，并切忌盲目地、无根据地制订计划。这样才能使计划有可行性。,工作计划只是概述2,二、工作计划的特点,指导性,制定任何一项计划，必须明确在一定的时间内完成什么任务，获得什么效益。这也就成了工作的方向和依据。,工作计划只是概述2,计划一经通过、批准或认定，在其所指向的范围内就具有了约束作用，在这一范围内无论是集体还是个人都必须按计划的内容开展工作和活动，不得违背和拖延。,二、工作计划的特点,约束性,工作计划只是概述2,二、工作计划的特点,可变性,如果在计划执行过程中，客观情况发生了变化、就要适时地予以修订。所以计划既有指导性，也有可变性。同时，考虑到未来的变化，计划的制定还应有弹性，可以预测未来可能的变化，辅以备选的多套计划。所以，“计划没有变化快”这句话很有它的道理，但是它的意义不是叫你不要做计划，而是叫你做多套计划。以备选择。正所谓：计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。,工作计划只是概述2,三、工作计划的分类,工作计划只是概述2,四、制定工作计划的原则,举大而不遗细，谋远而不弃近。切莫忽略细节。,应表述清楚具体实施过程的每一个要素（5W2H）。,应对未来的不确定性，甚至要辅以其他备用计划。,目录,为何要制定工作计划1工作计划只是概述2制定工作计划步骤3计划是效率的保证4如何有效提高部门KPI5,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,目标分解,任务排序,确定方案,撰写计划,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,目标分解,计划的制定是为了完成具体的目标，而根据目标的时间跨度和范围不同，要将目标进行分解。即：若是长期目标，需要分成若干个短期目标；将大的团队目标分解成小的个人目标。这样，分解后的目标就为具体计划的制定提供坐标。,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,任务排序,为完成一项目标，均对应着具体的工作事项或任务。如，销售业务员一天需跑完两个客户，他需要完成电话预约、查询路线、准备出差资料、拜访客户、填写差旅或交通发票、撰写日程日志等事项。另外，他当天还有其他事情要处理，比如与其他客户对账、敦促公司发货以及个人手机话费充值等等。而这些事项，需要进行适当的排序，以促使当天的任务能够妥善完成。,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,任务排序,授权别人去做这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间，最好是授权处理或另约时间。,立即去做非常重视，并立即去做，直到问题解决或任务完成时止。,定出时间待会做这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。,打发时间时做先想一想：这件事如果根本不去理会，会出现什么情况呢？如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。,轻重缓急，要事第一,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,任务排序,追求效率，统筹安排,同样是一天，同样是一样的工作目标，有的人完成的就比别人的好，比别人的快，这是为什么呢？除了工作技能的娴熟之外，很重要的一个方面，就是高效率的人懂得统筹安排。我们都知道一个“先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量”的模型。类比到时间的统筹安排上；原则就是利用大块的时间处理“大块”的事情；利用琐碎的时间处理琐碎的事情；利用等待的事件兼做别的事情（比如在旅途中可以打电话或者构思计划）。,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,确定方案,对事项/任务排序以后，要对每个事项拟定具体、清晰的行动方案。行动方案的七大要素为“5W2H”，一般可以采用行动方案表的方式简要描述。,What做什么？事项清单？,Why为什么做？目的是？,Who谁去做？联系谁？,Where何地做？When何时做？何时完成？,How怎样做？实施战术？Howmuch所需资源？需多大代价？,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,确定方案,注：此表中，也有的要素可以适当省略，如“Why”。但也可以根据计划追踪的要求，再增加一栏“执行反馈”。,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,撰写计划,根据计划的重视程度不同，需要撰写不同类型的计划书。比如，简单的计划书，只需要上述的一个excel表即可，而正规一点计划书，通常都包括三部分：标题、正文、落款。,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,撰写计划,全称标题的简略。有的省略时限，如酒店营销方案；有的省略单位，如2017年度餐饮部工作要点；有的省略单位和时限，如部门员工技能培训工作计划。,文章式标题按照计划的内容或要达到的目标制定。如为实现本公司2017年创利5000万元而奋斗若计划尚未经批准，则在标题后或正下方注明其成熟度，如“草案”、“讨论稿”字样，并加上圆括号。,标题,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,撰写计划,主体是计划的核心内容。要求任务具体，目的清楚，落实到人，措施得力，时限明确等。,结语一般写希望和意见两项，也有的不写结语！如有结语，要有鼓动性，有号召力。,正文,制定工作计划步骤3,从目标到计划如何切入？,撰写计划,落款,落款一般包括制定计划的单位和日期两项。日期写在正文的右下方，一定要详写，包括年、月、日，如有必要，最后应加盖公章。,目录,为何要制定工作计划1工作计划只是概述2制定工作计划步骤3计划是效率的保证4如何有效提高部门KPI5,计划是效率的保证4,一、管理计划制定,计划制定要符合SMART原则S（Specific）具体的M（Measurable）可衡量的A（Attainable）可实现的R（Relevant）相关的T（TimeBase）有时间限制的,计划是效率的保证4,二、何为SMART原则,具体的“这个目标是否告诉上级具体的最终完成的是什么？”可考核的（考核标准）“上级知道如何衡量他的工作结果吗？”具有一定挑战性的“这个目标是否是具有挑战性的而又可以实现的？”具有相关性“各分目标要围绕总目标而定”时间性（完成时间）“该项工作应该在什么时间完成？”考核标准、完成时间作为目标的内容。设计在目标系列表格中,计划是效率的保证4,三、举例做个计划的五要素,计划是效率的保证4,四、实例分析,公司层级,部门层级,个人层级,公司战略目标BSC/SWOT,公司关键成功因素,公司关键指标,部门目标与策略,部门关键成功因素,部门关键指标,个人及岗位绩效目标,一个有计划的人，一定是行动敏捷的人一个有计划的团队，一定是高效率的团队一个有计划的企业，一定是有前途的企业,计划是效率的保证4,五、管理者凭什么管理,计划是效率的保证4,五、管理者凭什么管理,组织好部属,绩效管理,人员管理,团队管理,目标管理,计划管理,在职辅导,沟通,建立有效的工作关系,解决问题,授权,影响,激励,团队文化,绩效评估,员工职业生涯规划,计划是效率的保证4,六、计划管理是企业内部管理的重要手段,计划是对未来活动所作的事前安排、预测和应变处理。在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。计划工作的核心内容是目标的明确和计划的制订。为什么要做计划,“预则立，不预则废”计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。,计划是效率的保证4,七、有效地计划是一切成功的首要条件,计划是效率的保证4,八、优秀领导者之路,主动计划、实施、领导、控制本部门的工作，并推动公司的发展。不断改进部门内部的工作与流程，以求更有效率、更创新地完成工作。进行深入的绩效指导，根据人员素质和职能要求，应用合适的管理方法和激励。,计划是效率的保证4,八、优秀领导者之路,能力发展,目标管理技能训练,观念转变,领导者长期培训计划应用新的方法实践、参观学习,部门目标及工作计划制订员工目标设计及调整绩效体系操作绩效面谈、员工指导,计划是效率的保证4,八、优秀领导者之路,能力发展,目标管理技能训练,观念转变,领导者长期培训计划应用新的方法实践、参观学习,部门目标及工作计划制订员工目标设计及调整绩效体系操作绩效面谈、员工指导,计划是效率的保证4,部门年度工作计划的编制建议（一）,部门年度工作计划的编制建议（二）,计划编制的工具之一：鱼骨图（三）,计划编制的工具之二：问题树（四）,计划是效率的保证4,公司年度目标年度目标制订说明公司目标分解表,部门设备能力分析部门人员能力分析部门业务管理水平分析部门内部资源分析完成部门年度目标匹配度分析,完成业绩、成绩总结经验存在不足需加强地方,制订达成目标的策略制订细节的措施制订具体行动计划明确达成目标的假设前提资源及配合要求,部门年度总结,部门能力与资源分析,3、部门年度总结,3、部门年度总结,3、部门年度总结,3、部门年度总结,理解公司目标和方针,经营计划分项计划编制,部门年度工作计划的编制建议（一）,计划是效率的保证4,明确关键环节部门目标达成计划改进计划需加强地方,部门角色定位部门职能发展部门提高方面部门新年度打算,主要工作行动行动目的行动主要内容参与部门及负责人执行步骤及时间安排行动结果,人员需求计划资金需求计划技术支持计划技能学习计划,确定部门年度工作行动,部门年度规划,3、部门年度总结,3、部门年度总结,3、部门年度总结,3、部门年度总结,确定部门目标后,年度资源需求,部门年度工作计划的编制建议（二）,计划是效率的保证4,3、部门年度总结,3、部门年度总结,3、部门年度总结,计划编制的工具之一：鱼骨图（三）,计划是效率的保证4,3、部门年度总结,3、部门年度总结,3、部门年度总结,计划编制的工具之二：问题树（四）,问题,一级子问题,二级子问题,三级子问题,我们是否应该对采购支付政策进行调整,是否可以实现100的现款支付？,是否可以考虑增加10的其他支付方式？,实际的资金需求量有多大？,实际的资金需求量有多大？,可以增加的其他支付方式有哪些？,每一种方式实际的成本有多大？,当期的现金流入、流出有多少？,异常需求可能发生在哪些环节？,当期预计的净现金是否充足？,预计的资金来源还有哪些？,抹帐所影响的价格和品位代价？,短期贷款利率费用的代价有多大？,目录,为何要制定工作计划1工作计划只是概述2制定工作计划步骤3计划是效率的保证4如何有效提高部门KPI5,如何有效提高部门KPI5,一、达成/提高KPI的有效途径二、设立内部工作目标/KPI三、指导下属制定关键问题行动计划四、制定个人工作计划的日历五、寻求资源与配合六、用计划解决问题常见方法七、用计划解决问题的八、解决问题样板表,如何有效提高部门KPI5,一、达成/提高KPI的有效途径,如何有效提高部门KPI5,二、设立内部工作目标/KPI,如何有效提高部门KPI5,制定对策措施制定对策措施制定对策措施,二、设立内部工作目标/KPI,如何有效提高部门KPI5,三、指导下属制定关键问题行动计划,如何有效提高部门KPI5,四、制定个人工作计划的日历,如何有效提高部门KPI5,合理安排时间（1）形成工作任务检查表（2）工作日志检查法（3）,四、制定个人工作计划的日历,如何有效提高部门KPI5,合理安排时间（1）,1、为重要任务或同类任务建立工作时段2、有针对性地回避设立安静时间，随后进行回话3、在会议和个人约会中设立时间限制4、把优先权作为所有工作的基本原则5、尽可能只做那些确实关键的工作6、充分利用代理完成服务性工作7、将较大任务拆分为小部分进行8、与自己商定完成A等任务的期限9、尽早完成重点任务10、按效率高低波动，有针对性地规划,根据记录预算时间(例)周例会时间2H5S检查时间4H制订计划时间4H写报告6H没有计划，就不会利用时间,四、制定个人工作计划的日历,如何有效提高部门KPI5,形成工作任务检查表（2）,四、制定个人工作计划的日历,如何有效提高部门KPI5,工作日志检查法（3）,姓名,四、制定个人工作计划的日历,如何有效提高部门KPI5,你可以正当地要求公司提供资源和配合,但是你必须有足够的深入能说明需求迫切，也应该给上级做选择题：,提供你对解决问题的看法提供更多的信息和选择方案提供个人建议汇报适当的方针理由及思考经过,分析清楚问题的内容各种行动方案以及你的对复杂的问题分析你选择该项行动方案的提供数据与收益分析执行该项行动方案的预期结果，以及应变计划工作的进度报告,五、寻求资源与配合,如何有效提高部门KPI5,树立习惯和纪律采取简单方法应用高级工具,10050,问题比率,5个为什么3个C（问题、原因和对策）,系统的问题解决方法传统的质量控制工具,试验设计田口法,质量控制工具有助于改善业绩，但并非唯一的途径,经验证明，多数工作问题可用简单的方法予以解决。关键在于纪律性和实施。,六、用计划解决问题常见方法,如何有效提高部门KPI5,解决问题工作单，总结最重要信息，以说明6步法的每一阶段解决问题工作单（也叫质量控制陈述）质量控制陈述以规范方式说明解决问题流程的主要步骤。质量控制陈述也能在工作牌上显示。应随项目进展同步编写。应使用图表照片清楚说明主题和方法。最重要的信息显示在工作单或工作牌上；背景数据保存在活页夹内。行动计划用于说明目前工作，必须随时更新。使用7种质量控制工具是使相关的信息变得可视化的简单方法。,七、用计划解