XZ办公用品管理办法.doc

. 武汉光谷节能技术有限公司制度文件制度名称办公设备及办公用品管理办法制度编码OVE/ZD-ZH-XZ-01版本号A/V1.0颁布日期文 件 目 录1 目的2 适用范围3 管理职责4 办公设备及办公用品的采购5 办公用品的领用与分发或借用6 办公用品的保管与维护7 办公用品的调剂与核销8 附则文 件 附 件1 办公用品领用计划申请表2 办公用品请购单3 办公设备购置审批单4 办公用品、办公设备入库验收单5 办公用品领用记录表制定部门/人审核部门/人批准人批准日期1 办公设备及办公用品管理办法23 第一条 目的为了规范公司办公设备及办公用品的管理，合理配置资源，降低办公费用支出和避免浪费，特制定本管理办法。4 第二条 适用范围本办法中的所指办公设备及办公用品的范围具体包括：2.1、 办公设备：单位价值在2000元以上且使用年限1年以上，归口总经办管理的非生产性固定资产，如复印机、打印机、交换机、笔记本电脑、台式电脑、传真机扫描一体机、数码照相机、投影仪等；2.2、 办公家具：指办公桌椅、沙发、茶几、文件柜等，单位价值在2000元以下的列入低值易耗品管理，单位价值在2000元以上且使用年限1年以上的列入固定资产管理；2.3 3、低值易耗品：单位价值在500元以上2000元以下，使用期限1年以上，不足固定资产标准的办公用品，如移动硬盘、电脑配件、数码设备配件等；2.4 4、日常办公耗材：不在上述范围内的小型办公用品，如文件夹、文件架、计算器、笔记本、笔、打印纸、纸杯、钉书机、钉书针、固体胶、便签等。5 第三条 管理职责3.1 、总经办负责办公设备及办公用品的综合计划、采购、费用控制及其分发、保管、盘存和调剂。运营部负责办公设备、办公家具、低值易耗品的验收、使用台帐的建立、固定资产卡片的制作及固定资产的日常管理。3.2 2、财务部按照公司财务管理制度相关财务管理规定的规定，负责审核与办公设备及办公用品管理相关的内部控制流程的建立及实施情况，并负责办公设备及办公用品的财务管理工作。6 第四条 办公设备及办公用品的采购4.1、根据公司的具体情况，为了便于采购和管理，将公司的办公用品分为公共使用的办公用品及个人使用的办公用品。（1）公共使用的办公用品，指公司各部门共同使用的办公用品，如办公设备、设备耗材、办公家具、部分数码设备及相关配件等；（2）个人使用的办公用品，指员工由于工作需要个人单独使用的办公用品，如电脑、U盘、计算器、笔记本、文件夹、文件架、笔、橡皮、便签、信纸、订书机、订书钉、固体胶、剪刀等。4.2、计划与审批（1）公司办公用品的采购实行预算和计划管理。具体分为年度预算和月度计划。总经办在每年12月份向各部门征集下一年度办公设备和办公用品的购置明细，汇总分析后集中拟订公司全年的办公设备和办公用品预算金额并报财务部，待年度预算方案审议通过后执行。每月25日，总经办统计当月实际用款数，并汇总各部门办公费用累计执行数，计算出办公费用滚动结余数。同时，要求各业务部门申报次月计划数，汇总形成公司次月办公用品支出预算。公共使用办公用品以公司为单位采购时，原则上每月不超过200500元的额度，全年预算共计24006000元。个人使用办公用品（不含电脑、U盘、带函数功能的计算器），部门经理级以下员工按每人每月15元的预算标准执行，全年每人180元。部门经理按每人每月20元的预算标准执行，全年每人240元。部门经理级以上人员按每人每月30元的预算标准执行，全年每人360元。新入职的员工第一次领用办公用品原则上不超过50元（不含电脑、U盘、带函数功能的计算器）。办公用品预算年度内可滚动使用，未满年度预算额度的，不计入下年度滚动使用。（2）公司的采购计划每季度制订一次。每季度末月20日前，各部门根据实际需求，计划申请购买办公用品的，需填写办公用品领用计划申请表（附件1）；总经办根据各部门申请表汇总形成办公用品请购单（附件2）。计划申请购买办公用固定资产的，需填写办公设备购置审批单（附件3）。总经办应根据年度预算及实际工作需要，对各部门计划购置物品进行综合控制。资金计划审批通过，经总经理审核签批后，由总经办负责采购。（3）对于计划外的临时采购，公司原则上不予办理，确因工作需要急需采购时，如果采购金额在年度预算范围内的，由急需部门填写临时急需办公用品请购单（见附件3）或固定资产购置审批表，经本部门领导签字确认后，报总经办采购，确因工作需要在年度预算外的，年度预算外的办公用品采购事项，原则上不予受理。确需购买的预算外办公用品，由总经办根据公司财务管理制度预算与计划管理有关条款先进行年度预算的调整审批流程后，再办理有关采购的审批手续，审批通过后方可进行采购。4.3、办公用品、办公设备供应商的确定日常办公用品及耗材、办公家具和办公设备的采购应采取比质、比价、比服务的方式选择不少于三家的合格供应商，报总经理批准后与选定的供应商签定年度采购合同，合同中应明确采购物品的目录及相应报价、折扣率、折后价，结算方式采用按月度（或季度）结算，结算时供应商应向我公司开具增值税专用发票。 4.4、采购入库（1）为保证采购工作的公开透明，采购工作原则上应由2人同时经办。（2）采购完成后，经办人应及时办理入库手续，并完整填写办公用品、办公设备入库验收单（附件4）。所采购的物品到货后，按入库单的要求由经办人以外的资产管理人员进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在入库单上（一式二联一式四联）签字确认，并由总经办审核。其中一联留存做入库凭证并归档，另外一联交经手人做结算和报销凭据。经办人员应按公司财务报销管理办法的有关规定办理结算手续。7 第五条 办公用品的领用、分发或借用5.1、 办公设备、办公家具的领用办公设备、办公家具等固定资产入库后，相关部门领取时需在“办公用品、办公设备入库验收单（附件4）中“使用部门接收人”上签字确认，确定固定资产责任部门和具体管理责任人，办理领用登记手续。5.2 、低值易耗品、日常办公耗材的领用各部门人员来领取低值易耗品和日常办公耗材时需填写办公用品领用记录表（附件5），办理领用登记手续。8 第六条 办公用品的保管及维护6.1、 总经办应建立办公设备及低值易耗品管理台账，并定期与财务相应的资产记录进行核对。总经办应于每年度末组织相关人员对办公设备及低值易耗品进行清查盘点，做到账账相符、账实相符。如出现盘盈或盘亏应查找原因，并及时上报总经理。6.2 、公共使用的办公设备及办公用品全部由总经办统筹管理。各部门负责人为部门办公设备及办公用品的管理责任人，办公设备及办公用品的具体使用人即为直接责任人。各部门对于部门内共同使用的办公家具以及打印机、投影仪等办公设备，还应明确部门专职责任人。各部门及员工个人应自觉履行对分配给其使用的办公设备和办公用品的保管和维护的义务。6.3 、员工离开公司时，应将个人使用的办公设备、办公家具、低值易耗品、办公用品等归还公司，并有管理人及管理部门签字确认。办公用品在使用过程中如因直接责任人个人疏于管理等原因发生损坏、遗失等，则应按照该物品重置价格的50%进行经济赔偿。6.4 、总经办应定期对公司各部门共同使用的传真机、打印机、复印机、投影仪等大型办公设备进行维护和保养。办公用品在使用过程中出现突发故障时，各部门专职责任人或具体使用人应及时报告总经办，以便尽快安排专业人员对设备进行维修和维护。 9 第七条 办公用品的调剂和核销7.1 、按照合理节约、合理配置资源的原则和实际工作需要，总经办负责协调管理办公家具、办公设备等在公司内部的统一调剂，公司各部门及员工个人应积极响应并作好相关配合工作，而不得故意阻挠或拒绝调剂安排。7.2 、本办法范围内固定资产的核销，应严格按照国家及公司财务管理制度的有关规定执行。7.3 、报废低值易耗品及其他已核销资产，总经办清理汇总后，提出报废资产处置方案，报总经理审批后进行处理。7.4 、库存办公用品的自然损失由总经办每年提出报告，报总经理审批后，做一次性核销。10 第八条 附则8.1 、本规定由总经办负责解释，并进行修订。8.2 、本规定自颁布之日起开始施行。精选范本12. 附件1： 办公用品领用计划申请表办公用品领用计划申请表编号：JN-BGJH-20110101-001部门名称申请日期序号名称规 格单位数量使用人和用途请购原因：制表人： 部门负责人： 分管副总审批：附件2：办公用品请购单办公用品请购单编号： JN-BG-20110101-001申请部门申请人申请日期序号名 称数量规格型号计量单位预算 单价金 额使用人和用途总计请购原因：请购物品详细说明：经办人部门负责人分管副总审核总经理附件3： 办公设备购置审批单办公设备购置审批单 编号：JN-BGSB-20110101-001申请部门填表时间办公设备 名称规格或型号资金预算使用人员及用途详细参数与同类产品的比较选择结果经办人部门负责人分管副总审核总经理办公设备报销时必须附此审批单附件4：