南京档案管理制度.doc

. 南京银茂微电子制造有限公司Nanjing SilverMicro Electronics.,Ltd.文件编号SM-QEF-HR-版本号页数实施日期V1.004南京档案管理制度制定审核批准分发至生产部PD品保部QA工程部PE财务部FD销售部SD综合部HR总经理GM部分内容来源于网络，有侵权请联系删除！.目录 目的2 适用范围2 管理责任2 文书档案归档制度2 附件2 文件修改状态一览表41.目的为加强公司档案管理工作，提高公司整体管理水平，使档案工作为公司的各项工作服务，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各员工各部门。3.管理责任 3.1公司各部门指定专人负责档案管理工作，公司及各部门、员工有保护档案的义务。3.2本制度第一责任人为各部门指定的负责人；第二责任人为负责人所在部门的部门经理。3.3负责人应保证经办文件的系统完整。工作变动或因故离职应将经办的文件材料向接办人员交接清楚。4.文书档案归档制度4.1归档范围 4.1.1本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、批示、项目立项、重要函件、经营合同等。4.1.2本单位过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有存在价值的文件（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、各个部门管理职能性文件、各个部门岗位职责等。4.1.3企业在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。 4.1.4其他可参考南京银茂微电子档案分类表4.2归档要求4.2.1具有保存价值的本单位正式收文、发文，除文件的正件外，还应包括它的附件。4.2.2归档的文书档案种数、份数以及每份文件的页数应字迹清晰、完整有效。4.2.3已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，各部门每季度应将归档材清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。4.2.4归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚， 并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。4.2.5存档文件必须为原件，至少2份（包括复印件）。 4.2.6每年六月份之前，各部门向综合部移交已归档完毕的上一年的各种档案，如有些材料还需使用，也应先归档后再办理借阅手续。4.3档案的管理4.3.1档案按一类、二类分类。先以类别区分，然后按业务项目等分类。档案分类应切合实际，如因材料较多，可增第三类。4.3.2每一档夹封面内页应设“目录表”，资料归档时依序编号。编号根据南京银茂微电子档案分类表表示方式如下A0-B1-XXXXXXXX，A为一类代号，B为二类代号,XXXXXXXXX表示为年月日。目录的编号，均以十进阿拉伯数字表示。4.3.3资料的保存期限除政府有关法令或者公司其他规章特定者外，依下列规定办理：（1）永久：公司章程、股东名簿、组织机构、各类财务文件、政府机关核准文件、不动产所有权状及其他债权凭证、其他经核定须永久保存的文件材料等。（2）长期：各种规章制度、合同合约、设计图纸、流程清单、项目文件以及其他经核定须保存3-10年的文件材料等。（3）短期。4.4档案的借阅 4.4.1借阅任何档案都需办理借阅手续，并填写借阅单。4.4.2根据公司实际情况，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案（已标注密级）和一般文书档案两种。4.4.3因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、主管副总经理签字后方可借阅，绝密类的文书档案除需经部门负责人、主管副总签字外还必须经总经理签字后方可借阅。4.4.4因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人签字后方可借出。 4.4.5借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向公司办档案室说明，归还时间禁止超过两天。4.4.6已归档的文件、图纸由于正常的生产活动需要进行补充或修改，由文件原部门提出申请，经部门负责人签字、主管副总审批合格后方可。 4.4.7借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改，否则将依照规定给予直接扣罚50-100元；如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。4.5档案的保管及销毁 4.5.1公司对所有文书档案实行集中统一管理，由公司综合部负责。4.5.2存放档案的地方应防火、防潮、防盗。