直营制度.docx

西安寰宇商贸有限公司直营制度为提高寰宇商贸有限公司各项工作高效完成，完善直营部门现行管理规范，特制定此制度，通过小步快跑试错迭代，实现组织及个人共同成长。一、销售部职能1.1年度销售计划，进行目标分解，并执行实施；1.2建立完整顾客资料档案，保持与顾客之间的双向沟通；确保销售人员离职后顾客不丢失；1.3收集市场产品信息，根据市场情况随时调价；1.4重点客户维护好客户情感；1.5配合财务部，统计、催收和结算回款；1.6销售人员需每月和财务进行回款和未回款对账，（需财务出具相应数据）确保销售人员不出现漏账现象。二、销售部工作程序2.1、客户2.1.1核心：OTO、餐饮、烟酒店2.1.2客户开发，稳健为主，转介绍客户或者新店为核心开发策略。2.1.3系统客户资料建立，需要客户名称，单位名称，联系电话。2.1.4烟酒店现结、餐饮老客户滚结、OTO账期结账.2.1.3系统客户资料建立，需要客户名称，单位名称，联系电话11位手机号码。新建立客户当月内完成资料填写，月底30前行政抽查。2.2订单2.2.1前一个工作日业务人员制作销售单，销售单项目填写齐全，系统日期为实际出库日期，有特殊情况的在摘要处写明情况，做完销售单后请认真核对，检查无误后通知财务人员审核，（核对品项，数量，金额，价格，部门，人员名称）每月五次修改订单配额。（单位及直营四联单，财务一份，库房一份，销售一份，客户一份。）2.2.2由财务系统审核（财务不在由潘建华暂代、潘建华不在由李宗员暂代），谁审核谁出单。2.2.3空调订单口头报备采购，采购协调后紧急订单，需要自行提货并要购货单，提货后提货数字有变化需要OA系统修改调货数字。回到公司后拿购货单或者填写入库三联单交库管，库管交采购办理采购入库，销售单补单最迟次日完成。2.2.4代建订单，OTO自提，业务不再由采购或者出纳代为处理，查看网络订单，代做制作销售单，到库房提货。当天销售回来找代做人拿销售单留存，后期对账。2.2.5 OTO自提业务1%的费用，一般不让自提。以配送为主。2.2.6需要新品，需要做OA系统提交新品申请单，采购查收7天内报价，销售人员核实毛利，客户确定后按需采购。紧急采购当天回复。2.3订单修改2.3.1出入库单有错误应找财务说明原因进行更改。2.3.2出库单数量、金额错误的，如没有链接下游单据，可以找财务反审核后进行自行修改，当日完成订单修改审核（没有打印的，修改后再打印。已打印的交回手上所以联次进行作废，重新打印）。如果已生成下游单据或跨月，数量错误的应对原出库单数量进行增加或冲红。金额错误的（20元已上内含20元），无需更改，回款时出纳作为销售返利下账。金额错误较大的（20元以上）需采购冲红，重新做一张正确的出库单。2.4配送2.4.1配送工作，目前已自送为主。2.4.2大货提前一天报备行政（潘建华暂代），由公司配送和业务共同送达。2.4.3配送，需要当场验收，确定货物数量，并让客户在签收单签字或者办理入库单。2.4.4公司配送，配送人员各系统票据最迟次日交给业务。交接签字，附件8票据单2.4.5旺季饮料配送，尽量协调为直配，降低公司费用。一次奖励100元。2.5应收账款2.5.1餐饮账期时间最长30天。业务人员及时和客户沟通解决应收款问题，并及时向领导汇报，采取催收和暂停供货等措施。2.5.2特殊情况需到期日前OA系统账期延期，领导审批同意后延期，但延期最长不得超过30天。相关业务的人员暂扣提成，直到货款收回后再发放。2.5.3因公司发票原因导致的货款不能在账期日前入账，相关业务免责。2.5.4每笔应收款需要业务人员告知出纳下逐步下账，回款和销售单一一对应，不可以直接下总账。业务人员或者出纳下总账导致账务混乱需承担责任。2.5.5有扣点的，无对账的需要做OA系统帐扣申报单，有对账单的出纳直接下账。2.5.6下账时客户零头未给，10元以内出纳直接下账，10元以上通过OA申报。2.5.7烟酒店部分现金结算。2.5.8业务对账单据需要全部保留，存放专用保管单，分类目保管。丢失单据导致无法对账，需赔偿单据金额。隐瞒不报一经发现开除处理。（行政领取专用保管架）每月30前和行政人员复核单据数量。2.6死账2.6.1销售部业务出现的死帐由相关业务人员负责赔款。业务已经离职由交接人承担。2.6.2坏账如果是财务数据不准确，由财务人员负责差额部分损失，坏账按产品成本核实。2.7客情关系2.7.1业务人员必须及时掌握老板、财务、具体办事人员的资料，如果客户单位人事变动应及时更新客户资料。2.7.2客情工作（姓名，性别，年纪，职务，生日，爱好，家庭住址，孩子的生日）2.7.3每月2个客户生日，或者重要客户孩子生日，月会汇报。2.8发票及收据2.8.1客户发票按实际对账金额开票（货品、价格、数量、单位名称）等信息，开票前进行核对，减少错开发票的次数。一个月最多错开3张/人。2.8.2收据单，酒水流通随附单随身携带。收现金需要收据给客户开具收据。收据，酒水流通随附单用完后通过OA申请，行政领取。2.8.3开完发票，业务人员在发票登记本签字，注明开票日期，票号（票号填写齐全）、单位名称、金额、领票人签名。2.8.4开专用发票需要对方公司提供营业执照、开户许可证、一般纳税人资格证。2.9收款2.9.1现金：客户现金货款，金额在一万元以上当日交给出纳，以保证货款的安全。2.9.2转账：客户银行转账，业务人员需把准确转账信息以短信或者微信发给客户，让客户在办理转账时及时告知，业务并将详细信息转告出纳留意银行信息，落实回款。2.9.3对公：对公转账，业务人员需把准确对公信息以短信或者微信发给客户，让客户在办理转账时及时告知，业务并将详细信息转告出纳留意银行信息，落实回款。2.9.4支票：所收支票要详细审查，一定不能有重章、印章不清楚、票面脏或有污迹、墨水迹等，如果支票不合格，由直接责任人负责退换。2.9.5支付宝及微信：微信收款后，直接转给出纳。支付宝收款前，确定添加客户为好友，或者把准确的名称、邮箱、支付宝号需要反复核对，让客户在转款是填写你的名字，防止发错账户，货款遗失。2.10资金使用2.10.1领款单、（过账款、货款、垫付的费用等）过账款由经办人填写，填写要求：过账款附原始凭据、填写税点及税点金额，过账款数减税点金额，财务确认签字，经办人确定签字。2.10.2报销单、由经办人填写，填写要求附原始凭据（最好有发票，没有发票要有收据），填写代办部门，金额，事项，明细，日期，核销费用需要备注（核销二字，产品，明细，金额，核销时间）财务确认签字，经办人确定签字。2.10.3接待、礼品等预算金额需要提前给总经理申报，同意办理。2.10.4借款单填写要求：走网络OA，借款人填写，金额，事项，明细，财务确定，采购确定，总经理确定，出纳付款。出纳出单。2.10.5网络报销单，装卸费、运费、信用卡还款、借款单，填写要求：事项，明细，金额，合计。财务审批，总经理审核，出纳付款出单。2.10.6报销当月核报，过期作废。当月最后一天完成当月报销工作。2.10.7费用报销单及付款单要清楚写上是现金支付还是银行支付。2.11对账2.11.1销售人员需每月和财务进行回款和未回款对账，自己建立流水账在次月上旬和财务出具数据核对，确保无漏账、挂错账、下错账，未下账、回款等其他问题。有特殊情况及时汇报总经理。2.11.2餐饮账期及OTO账期，根据不同客户月对账或者周对账不同情况，确定对账时间，及时对账，错过对账导致资金延迟，需要承担责任。2.12库房要求2.12.1退库产品如有破损，经办人发起OA破损申请，库房审核，采购审核，财务复核。确定后采购破损处理，打印三联单。2.12.2原则上不可以有借条，特殊情况最迟次日完成补单，一个月5次/人借条上限。2.12.3进入库房时把文件袋、手提袋、公文包等放置指定地方，配合库管工作。2.12.4节假日出货，库管及总经理负责取货（李宗员暂代），做OA系统借货单，收假当日业务补单自行消白条，库管见单消条。2.13车辆使用2.13.1车辆使用：车辆用于配送为主，每日登记出行记录及公里数。2.13.2车辆维修：车辆有异样及时在OA系统申请维修，及时去指定修理厂维修。2.13.3车辆保养：根据使用公里数满5000公里保养，定期保养，过保养1000公里严罚车辆责任人。责任到人。2.13.4车辆爱护：外部和内部保持清洁，夏二周清洁一次，冬一月清洁一次。2.13.5特殊补助：业务编制问题导致停车费用较高，合计月停车一次性补发。2.13.6凡违反交通法规受到交警部门处罚，由车辆使用人当月处理、承担所有费用。当月未处理，公司通过第三方代为处理，一次违章代办费用为30元/个。2.14赠品及样品2.14.1赠品及样品以销售订单出库，金额为零，总经理审核。2.14.2赠品及样品以散货为先，无散货再拆零。2.14.3样品可以拿日期较差的。2.14.4未入库的样品，不用制作订单。2.15涨价及活动2.15.1行政发布OA调价单后，接到通知3天内通知客户完成，根据市场情况调价或者做活动，15天内制定活动方案或者涨价单，报总经理审批。30-60天内完成涨价工作。2.15.2行政发布OA产品活动单，接到通知6天确定活动方案或者不参加活动，报总经理审批，12天内活动开始执行。次月收集数据进行数据分析。为下次活动提供依据。2.16烟酒店2.16.1低价原则：畅销品毛利润一瓶5-10元左右。低价产品为一件20元左右。啤酒为一件25元左右。2.17行政要求2.17.1印章的使用:任何部门在启用印章前，均需与公司行政部办理OA领取手续。2.17.2部门领用办公用品必须填写OA“领用单”，由领用人提交，行政复核，行政部领取。2.17.3办公用品，电脑，打印机，桌椅板凳，文具，工具等出现问题，无法自行维修的，通过OA提交维修申报。2.17.4印刷品需求部门和行政沟通需求及时间要求，确定费用，报总经理，同意后OA提交申请，行政办理。2.17.5促销品采购及补货，由库管或者销售部门发起，沟通总经理确定后，OA提交，总经理审核，采购办理。2.17.6每周销售额黑板填写，每周一下班前完成。2.17.7每天24点前OA提交当天日报，隔日、后补按未提交处理。2.17.8当天发货的早9点前完成手头工作，9:00到库房开始领货。2.17.9日报要求（销售额、回款额及明细、费用及明细，工作安排及完成进度，领导交办事宜及进度，明日安排）三、会议制度3.1周会：3.1.1上周各项工作及进度，出现问题，完成情况。3.1.2上周周销售额、回款额、费用明细及总额。任务额完成比。3.1.3下周工作安排（人，事情，准备完成时间）。3.1.4数据要求准确无误。3.1.5周重点工作需要填写黑板，上周以完成任务擦掉。3.2月会： 3.2.1目标总额，月目标及完成比例。3.2.3本月销售额、回款额、费用及明细。3.2.4未回款客户数量，金额，时间。3.2.5业务达成情况的分析或未达成情况的分析。3.2.6本月出现问题，解决结果及完成情况。3.2.7下月工作安排。人、事、时间。3.2.8费用占销售的比例（所有费用包括返利，接待，赠品，油费，邮费等）3.2.9前20单品当月动销数据对比。品类动销比例。3.2.10数据要求准确无误。3.3年会3.3.1目标总额及完成情况，及完成比例。3.3.2全年费用分类明细，月，年合计，销售占比.3.3.3全年未回款总额，客户，数量，金额，账期。3.3.4全年销售回款率。3.3.5业务达成情况的分析或未达成情况的分析。3.3.6全年客情费用明细，月，年合计。3.3.7各项单品年动销数据和前年数据对比。3.3.8部门毛利率。3.3.9全年新增客户，及现有客户、数量。3.3.10全年老客户丢失情况汇总。3.3.11各项费用占比。3.3.12各车公里数、保养费用、维修费用、加油费用、同比全年.3.3.13个人迟到、未打卡、请假、加班。3.3.14客户资料汇总 3.4下年计划3.4.1全年任务计划，分解到月。（去年数字填写，加上今年增长比例就是每月可以完成的任务。）1月2月3月4月5月6月白酒红酒饮料烟草3.4.2根据预算费用及各项费用占比，算出全年各项费用.3.4.3全年新增客户数量。3.4.4全年