地产公司文管理制度.doc

分发号： 密 级：和骏制200549号文件管理制度第一章 总则第一条 目的为了使公司文件管理进一步规范化、制度化，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条 适用范围公司各类文件的管理均适用于本制度。第三条 定义公司各类文件，是指公司在经营管理过程中形成的具有特定格式的文字材料（包含纸质载体材料和电子载体材料），它是传递指令、沟通信息、档案管理的重要见证材料，是实现公司管理的重要工具和手段之一。第二章 管理职责第四条 公司文件实行统一管理，综合管理中心行政部是公司文件运转的归口管理部门，负责确定文件管理标准，规范文件运转程序；各中心为执行部门。第五条 综合管理中心行政部设专职文员负责公司文件（含内部文件与外来文件）的日常管理。各中心因业务需要设置专职文员须经公司总裁批准方可配备，其文件管理业务受综合管理中心指导与监督。各专职文员具体负责文件的收发、报审及处置，包括按照行文格式统一编排、审核清稿内容、确定发放范围、统一编号、印制、盖章、登记、分发等工作。第六条 文件拟稿部门即文件主办部门，是对文件报批内容确定及批准后执行的责任管理部门, 涉及文件内容修改或确定的部门及人员应本着务实、高效、协作的原则，积极沟通、主动协调。第三章 文件类别、格式及编号第七条 公司文件包含以下类别：请示、报告、通知、通报、纪要、决定（决议）、合同（协议）、制度、流程、函件、证明、授权委托以及制式表单等。第八条 公司所有文件应按照公司文件格式规定进行排版，详见附件一文件格式规定。第九条 公司文件应按文件编号规定予以编号，各类文件编号应确保其唯一性和易识别性，不得混淆。详见附件二文件编号规定。第十条 公司重大决定、重要通知、人事任免、各项制度、各种规定等须在全公司范围内宣贯、执行的文件一律以红头文件形式印发。以公司名义对外的函件除有特殊要求的用红头文件发放外，其余不用红头发放。第四章 文件的密级及受控管理第十一条 公司密级文件管理在一定时间内只限一定范围的人员知悉的文件时，需根据文件的性质、内容以及保密程度划分为绝密、机密、秘密三种密级。密级文件需加盖密级章。一、密级文件分类按照公司保密制度相关规定执行。二、密级文件的送阅范围由主办部门根据文件内容及涉及范围确定。三、密级文件的发送及回收规定：1、密级文件均采用专用簿登记并由专人发送。2、绝密级文件在采取传阅方式时，每人审阅时限为两天，特殊情况由发文部门酌情规定，并严格做好收发登记。3、密级文件均实行分发份数管理，以利回收。4、密级文件由归口管理部门负责建档、清理、回收。第十二条 公司内部受控文件管理 为保证各个环节使用文件的准确性、及时性和有效性，防止作废和失效的文件被误用，应根据文件的时效及用途进行文件控制，加盖受控章，控制发放范围，定期回收更新。一、受控文件分类：公司内部受控文件主要包括质量手册、程序文件和作业文件（如制度、制式表单、流程等），以及其他与质量管理体系和产品、服务质量直接相关的文件。二、受控文件的编制、发放与回收：受控文件由综合管理中心负责编制、修订、发放、建档、清理、回收，并采用专用簿登记。综合管理中心设专人负责在集团内部网站上更新、发布制度、流程、制式表单，以确保电子文件的有效性。第十三条 “密级”章及“受控”章的加盖一、“密级”章及“受控”章由综合管理中心行政部指定专人统一管理。二、各行文部门应根据文件的内容及性质，确定密级级别和是否受控，并交综合管理中心加盖相应级别的“密级”章和“受控”章。第十四条 根据文件性质和用途，文件可同时加盖密级章和受控章，此类文件发放均使用密级文件专用登记簿。第五章 文件的报审及发放第十五条 报审文件质量要求 报审文件由主办部门的主办人负责拟稿，准备相应附件、证明文件、说明文件，并附规定的审批单据后报批。一、文字部分要求：简明扼要，重点突出，点题清楚，文件名称正确无误。二、报表部分要求：数据准确、有明确的统计截止时间；每一份表格应有制表、审核人签名。三、附件部分要求：内容真实，复印材料清晰，不得拼凑剪接伪造。四、排版与格式要求： 1、主办人应在公司规定的报批单据上注明需要签批的部门或人员，并划去不需要签批的栏目。2、主办人应在报批单据和报批文件拟稿人处亲笔签字。3、主办人员对于有时限的文件，应分轻重缓急，在文件上显著标明，并提醒传递人员和签批部门及相关领导。4、报公司总裁和集团总裁签批的文件必须打印清稿，修改稿应作为附件一同上报。第十六条 文件传递规定 一、文件由专人进行单向传递，并建立收、发文登记簿及文件传递记录。在传递过程中，各文件传递人员应一对一的进行交接、签收，并记录收文和传出时间，确保文件传递准确、安全。文件登记簿及文件传递记录作为历史资料每半年交公司档案室存档备案。二、每天每个中心固定收文截止时间及传出时间为四次，具体为9：30、11：30、14：00、16：30，如遇急件，随到随传，确保文件传递的及时性。三、文件传递人员收发文件时应注意检查文件是否清洁完整、报批程序是否合理有序、签批是否符合权限、相关意见是否统一等，文件传递人员在任何环节发现文件有不符合本制度的情形，均应及时向主办部门文件传递人员提出建议和清退文件。四、需多部门（五个或五个以上部门）传阅签批意见的文件（如制度）可准备多份同时挂文件审批签进行传递，并将审批签汇总后报公司总裁。第十七条 文件签批规定一、公司文件签批实行部门负责制。各中心/部门根据专业分工及业务归口指定文件签批责任人，由其直接在规定范围的文件上代表本中心/部门签署意见，本中心/部门的其他人员不再进行签批。不能指定或未指定文件签批责任人的，由各中心/部门第一负责人签批。文件签批责任人为本部门文件签批的直接责任人，第一负责人为本部门文件签批的管理责任人，二者负有同等责任。二、各中心/部门文件签批负责人应本着高度的责任心认真履行职责，仔细审核，严格控制。文件签批时字迹工整，意见明确，言简意赅。对文件有异议的，可以在文件上进行修改，并在修改处签署姓名、日期。签批内容涉及金额或有选择方案（如施工单位、供应商）等文件时，应将同意的总额及所选择的方案在意见中注明。若对文件的核心内容（指文件涉及的时间、地点、人物、金额、处理方式、采取方案、主要权利义务、形成决议等）有异议的，视为对文件整体否定，应立即将文件退至主办部门，由主办部门协调落实相关问题后重新报批或沟通后请提出异议的审批人补签。在报公司总裁或集团董事局审批时，拟稿部门应保证各项审核意见均已统一并正确表述于文件中。三、公司文件分为：普通件、急件、特急件，由文件主办单位确定。普通件为常态文件；急件为如不及时处理，会影响下一个环节工作按期开展的文件；特急件为如不及时处理将严重影响公司名誉、造成重大经济损失的文件。主办单位应正确划分、慎重使用急件与特急件，自觉维护正常的文件签审秩序。各单位收到急件、特急件后，应在规定时间内答复并签返。需要研究而不能马上处理的，必须及时进行沟通，不得延误工作。四、公司所有红头文件均须报公司总裁审定签发，必要时根据公司权限规定报集团董事局备案(其中所有红头制度、办法、规定类文件必须报集团董事局备案)。第十八条 文件的发放一、红头文件只能以公司名义发放，其余部门不得自行印发。综合管理中心行政部是红头文件发放的归口管理部门，负责红头文件的编排和发放。二、非红头文件由拟文部门根据文件内容、性质逐级上报至最终权限审定签发。三、函件的发放：1、各单位拟写的对外函件经批准后，须编排为标准格式，并加盖公司印章。一般只准备两份原件（即盖有鲜章的函件），一份送对方单位，一份由对方签收后交综合管理中心档案室存档；若遇特殊情况，可酌情增加原件份数。2、送对方公司总部的函件由综合管理中心行政部负责发放；送对方公司现场办公地点的函件由各项目部内业负责发放；若对方公司在外地或有特殊要求时，可采用特快专递的方式邮寄函件，并将邮寄回执附于另一份原件后作为发函依据，交档案室存档。3、对外单位来函的回复必须以公司名义发送正式的书面回复，任何人不得在外单位关于技术经济方面的请示、报告等来函原稿上签署意见直接回复。第十九条 文件的宣传、贯彻一、公司文件的宣传与贯彻可采用培训、OA公布、开会学习、传阅、电话解答等多种形式，力求传达到人，注重实效。二、各单位收到文件后，由单位负责人确定该文件在本单位的宣贯方式并组织实施，对需要传阅的文件应按照文件规定的范围采用文件传阅单（HJBG-ZG-21）进行传阅，传阅工作由各单位指定专人负责，传阅完毕需将签字后的文件传阅单保存备查。三、领导外出参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应交行政部档案室立卷归档。第二十条 为确保公司文件的有效传达和使用，对有适宜性和时效性要求的文件，其归口管理部门应及时在OA上更新发布有效文件目录。第二十一条 文件主办部门及传文人员应根据文件报批中领导的批示意见，及时反馈信息，并及时督促、催办，避免文件滞留或漏办。第六章 文件的保管、交档和销毁第二十二条 各部门指定资料管理员一名，负责本部门文件资料的收集、整理、保管及交档。第二十三条 文件的保管及交档1、各类文件处理完毕后，文件主办部门资料管理员应对有保存价值、需列入公司档案管理的文件进行整理，及时移交档案室，具体归档要求按公司档案管理制度规定执行。2、仅对各中心业务开展具有参考价值的文件不需交档，由各单位妥善保管，并分类立卷，以便查阅。3、所有不需归档的文件由各中心根据以下保管期限进行保管，必要时根据使用情况自行确定保管期限，并定期整理，及时销毁过期或作废文件。各单位使用文件的保管期限：有效红头文件应长期保存；由各单位归口管理但不需归档的原件保存期限至少两年；各类复印件保存期限为一年。第二十四条 过期、作废文件的销毁文件过期或作废后，应进行整理，并填写资料销毁申请单（HJBG-ZG-35）。销毁复印件须报分管副总裁或分管总裁助理批准；销毁原件须报总裁批准。签批完成后应立即将申请单和需销毁资料交行政部档案室，由档案室组织进行销毁。第七章 罚则第二十五条 公司文件管理实行部门责任制，出现文件管理的差错，除追究直接责任人责任外，其所在单位负责人负管理责任，视情节处以相应罚款。第二十六条 各中心文件签批出现延时误时、签批意见不明确、事项落实不清楚、审核不仔细、签署错误意见等不负责任现象时，对责任单位处以100-2000元的罚款。第二十七条 文件编号混乱，收、发文登记及传递记录不清，造成文件签批滞后或去向不明，对责任部门处以100-1000元的罚款。第二十八条 文件保管不当，造成文件失踪、撕毁、污损，对责任单位处以500-50