物流公司分仓管理制度.doc

精选资料 可修改编辑 批准：营销总公司总经理编号：FF/GL-YX-05-01-2013 审 核 营销总公司物流公司总 经理 修订状态：00 部门：营销总公司办公室 编写：阜丰集团营销总公司 阜丰集团 管 理 标 准 发 布 日期：2013.06.1 路径：标准管理标准阜丰集团营销总公司管理制度 名称：物流公司分仓（中转库）管理制度与流程 物流公司分物流公司分仓仓（中（中转库转库）管理制度与流程）管理制度与流程 1、目的：、目的： 为了规范物流管理体系，理顺物流运作流程，明确分仓（中转库）职责，明确 各相关部门岗位职能与职责，提高发货效率，更好的服务市场一线，特制定本管 理制度与流程。 2、适用范、适用范围围： ： 本制度适用于阜丰集团各个分仓（中转库）、分仓中转库库管、发货人员及 相关部门与人员。 3、 、职责职责： ： 责责任人或部任人或部门门 职责职责描述描述 集团营销总公司总经理 负责本制度规定范围内的批准、解释及特殊事项 处理 营销总公司物流公司总经理负责本制度的修订、解释、发布、实施、监督、存 档 集团审计管理部负责本制度规定的审计、存档工作 其他职能部室 负责与本制度有关的人力资源管理、财务管理等 部门管理文件的编制、审核、发布、更改等工作 精选资料 可修改编辑 各子公司 负责执行本制度各项规定，对本制度有修改建议 权，保存与本公司有关的文件和记录。 一、分一、分仓仓（中（中转库转库） ）货货物管理制度物管理制度 1.货物入库 1.1 货物接收：分仓（中转库）货物接收负责人（仓管员）在接到货物接收通知 时，提前通知分仓的代管单位准备货物的接收工作， 。分仓自己管理的提前做好 货物接收准备的相关事项，确保货物的顺利入库。 1.2 货物验收：货物到达准备入库时，仓管员根据生产公司经营部内勤提报 的发货明细，核对发货数量，如发现货物损、脏、缺、残、破等情况，立即通知发 货人发货公司经营部内勤及经理，抄送物流公司，并做好证据的收集。 1.3 货物入库：仓管员根据仓库空间，合理安排入库货物。入库货物要堆放合 理、整齐有序，必须做到规范、方便发货。 1.4 货物标示：货物入库后，要做好货物的标识工作，货物标牌的内容包括： 货物所属公司、货物数量、规格、进仓日期、批号等内容，并挂放在明显之处，以 便对货物的跟踪和了解。 2.货物保管： 2.1 货物储存保管：原则上以货物的特性、数量、产品名称、公司分区保管， 同一公司种类繁多的货物，做好标示。同时要做好货物的防潮、防雨工作。确保 货物安全。 2.2 仓管员要经常检查库存货物，检查货物是否出现被灰尘覆盖、被老鼠咬 破、被雨淋湿、出现返潮、发霉等现象，如出现以上情况，要及时汇报相关领导 (驻地味精糖销售部部经理及产品销售部经理)，及时处理，以免给公司造成重大 损失。 2.3 仓管员定期对仓库物资进行盘点，每天做好进出日报，建立货物明细表， 确保单证和货物相符。 2.4 仓库内严禁烟火，明火修补作业需经所驻地地销售部经理批准，采取措 精选资料 可修改编辑 施，隔离货堆，并要准备必要的消防器材。 2.5 严格做好防火、防盗、防潮措施，禁止非工作人员擅自入库。 二、分二、分仓仓（中（中转库转库） ）业务业务流程流程 1.收发货业务流程 1.1 货物调拔 1.1.1 销售部应根据市场情况设定各产品、规格的安全库存量、合理库存量， 合理制定、提报货物需求计划，保证分仓中转库库存充足。 1.1.2 各供发货公司经营部按发货计划将货物发至各分仓（中转库）。 1.1.3 集团营销总公司物流公司和各公司经营部应准确掌握分仓（中转库）的 库存状况，仓管（中转库）人员每天须将各品种、规格产品的到货数量、出货数量 及库存量编制成日报表通过 OA 系统上报，经营部每天将汇总情况通过 OA 发至 集团营销总公司物流公司相关人员。对公司仓库已发出而分仓（中转库）未收到 的在途货物，由发货公司经营部仓库单独建立台帐并列入当日库存报表中。 1.1.4 发货公司经营部应按销售部上月底提报的各种产品品种、规格的需求 计划准备货源，保证符合销售部需求品种、数量，确保及时到达。在货物发出后 应及时通知销售部，并将发运信息传真到或者以 OA 邮件形式销售部，随时与销 售部和分仓库管人员保持联系，以确认货物运输、到达情况。 1.2 分仓中转库接货 1.2.1 原则上能直接发至客户处的货物不入分仓（中转库）。 1.2.2 铁运集装箱货物到达车站时，仓管人员及相关人员需在现场接货，接 货前检查集装箱铅封是否完好。铅封完好的情况下接货、验货时如发现货物毁损、 缺少的，应立刻向发货公司经营部汇报并按经营部要求妥善处理。如铅封被破坏， 接货、验货发现货物毁损，应要求承运方出具证明，同时向发货公司经营部汇报， 与发货公司经营部配合按照运输合同规定处理。零担货物缺失、损毁处理办法按 照合同规定。 1.2.3 铁运车皮接货后，销售部经理、库管员、负责业务员根据该批货物流向 （客户到站自提、转入中转库）妥善安排货物运输发运。客户自提的要求参照中转 库发货客户自提的有关规定。货物发运完毕，销售部经理、库管员（负责业务员） 精选资料 可修改编辑 将接货流向情况（客户到站自提、转入中转库）按照公司统一格式书面上报销售 部及发货公司经营部。 1.2.4 对于直接发运到分仓中转库的货物，分仓（中转库）库管员应及时掌握 货物在途情况。货物到达分仓中转库时，仓管员须亲自开启铅封和锁，检查铅封 和锁的完好状况，如无问题开启卸货；如发现问题须及时提出异议，要求承运方 签字确认事实后方可卸货，并立即汇报销售部经理和发货公司经营部妥善处理。 1.2.5 卸货时，仓管员须要求装卸人员按库存规定堆放货物，并要求承运方一 起清点数量，并根据经营部传真的发运信息对货物的数量、规格等进行验收；若 有不符，应在字确认货物到达，办理入库手续，次日 9 点前传真至发货公司经营 部存档第一时间与发货公司经营部取得联系妥善处理。卸货完毕，库管员开具入 库单，两方（我方库管员、承运方）或三方（我方库管员、承运方、仓库代管方）核 实货物数量在入库单上签（工作流）。 1.2.6 对于海运集装箱不入中转库、直接由港口变更到客户仓库的货物，由供 发货公司经营部负责办理海运箱变更手续，费用由经营部和船运公司结算。发货 公司经营部到财务部开具发票及出库单，当日 18:00 前将提货联传真至中转库， 仓管员做好库转记录，登记入帐。 1.2.7 仓管员应按照公司规定的仓库管理标准实施仓库管理，保证帐物相符。 1.3 分仓（中转库）发货 1.3.1 分仓（中转库）管理员必须按各发货公司的发票提货联发货。 1.3.2 发售分仓（中转库）所属公司产品时，由所属公司经营部内勤办理产品 发货手续。发售其他公司产品时，由发货公司经营部办理发货手续；发货公司经 营部接到发货通知单时，首先确认产品销售价格是否符合公司的价格执行政策、 了解货源情况，在确认销售价格按照公司价格政策执行、货源满足要求的情况下， 办理出库手续。 1.3.3 发售分仓（中转库）产品时，产品的所属公司经营部内勤接财务部到款 通知后，填写“发货计划单”，注明客户名称、到款日期、发货数量、规格、单价，到 财务部盖章确认，报经营部经理批准后，到财务部开具发票，提货联原件由经营 部留存，并将销售数据录入微机。 1.3.4 发货公司经营部内勤将发票提货联传真至仓管员，仓管员根据发票联 精选资料 可修改编辑 系客户组织发货。 1.3.5 公司货源不能满足客户要货需求时，各经营部须立即向物流公司总经 理汇报，物流公司总经理协调解决，统一安排货物调配,按照公司制定的产品优先 原则执行。 1.3.6 仓管员在发货时要根据发票提货联核对货物规格、品种、数量等是否一 致，核对无误后，开具出库单。 1.3.7 分仓中转库发货采用客户自提的方式。需要送货到客户仓库的，需报 所属销售公司总经理批准，并如实录入分仓入库出库费用报表。运输发票费用、 吨位信息要和公司财务记录相符。 1.3.8 每批发货必须要求提货人或承运人签字认可，作为确认货物交付的依 据。当客户亲自到仓库提货时，如往公司汇款者为个人客户，应要求客户在出库 单上签字；如往公司汇款的为法人客户，应要求提货人提供该提货单位加盖公章 的提货证明及提货人本人身份证复印件，经与客户负责人电话确认后，要求提货 人在出库单上签字。当客户委托司机或其他人到仓库提货时，应要求提货人提供 客户出具的委托书及提货人的身份证复印件，对委托书中的委托事项、车号、提 货人姓名、提货品种、提货数量及委托期限等信息予以核对，再与客户电话确认， 并由提货人在出库单上签字确认。 1.3.9 分仓中转库需妥善保管货物收发凭证，每月底 5 日 18:00 前与经营部 进行对账完成，定期或不定期接受集团审计管理部审计。 1.4 车站港口到分仓中转库的运输 由车站、港口或码头到中转库的运输，销售部经理提前与配货站或物流公司 签订运输协议，报物流公司进行审核，并发至所属公司经营部备案。协议中应确 定从车站到分仓（中转库）的每吨运费和结算方式，并应明确规定货物运输途中 发生缺失、污损等情况由承运方负责。 2.票据发送 经营部内勤通知中转库发货后，应根据客户要求，发票开出后 3 个工作日内 将发票通过邮寄或业务人员捎带方式送至客户。 3.运输费及装卸费 分仓中转库发生的运输费、装卸费主要指从车站、港口或码头到分仓中转库 精选资料 可修改编辑 的短途运输、装卸费用。以上费用（以及分仓发生的租赁费）的洽谈由驻地味精糖 销售部经理与仓管人员共同负责洽谈，最终确认的洽谈结果报物流公司审批，报 费用报销地经营部进行备案。销售部经理认为需要调整费用的，也可以提出调整， 并开展洽谈，降低费用节约成本。 3.1 卸货时，仓管员必须要求承运方一起清点数量，卸货完毕，两方（我方库 管员、承运方）或三方（我方库管员、承运方、仓库代管方）核实货物数量无误后签 字确认，作为支付装卸费和运费的依据，货到付运费（指车站到中转库的运输）。 3.2 货物运出分仓中转库时，须有两名库管人员认真清点核对货物品种和数 量，作为支付装卸费的依据。 3.3 出库时的装车费用，必须在专用付款凭证的备注栏里记录好本车货的发 往地、车牌号、品种、数量等并由装卸人员、仓管员、承运人签字确认。 3.4 支付装卸费用，必须使用公司的专用付款凭证，由销售部经理签字后报 各地经营部进行费用支付，同时以 OA 形式报物流公司进行审批，物流公司 OA 审批通过后转经营部，经营部进行支付。 3.5 费用核销流程： 3.5.1 每月底分仓库管员将本月运输费用、装卸费用的付款凭证及物流承运 方开具发票的原件，经驻地销售部经理签字审核后，以特快专递方式寄回费用报 销地公司经营部。 3.5.2 经营部内勤核对分仓中转库运费、装卸费的吨位是否与实际相符，审核 无误后，报部门经理签字确认。部门经理签字确认后，经分管副总总经理审核批 准。 3.5.3 分仓库管寄送发票时，需将每份发票对应的报销明细，发送 OA 邮件至 物流公司，经物流公司审核后，转至各地经营部内勤、经理和分管副总。该明细 报表即分仓入库、出库费用表。需注明没分发票对应的费用。 3.5.4 经营部内勤持分仓中转库装卸费付款凭证、物流承运方开具的收据或 发票，按照财务处理要求依照所属公司规定。各公司须在 5 日内办理完毕。 3.6 车站、港口或码头到分仓中转库的短途运输费用和装卸费用（包括供发 货公司直接发客户处产生的短途运输等费用）及货物进入分仓中转库后产生的二 次运输、装卸费用由产品所属公司承担。 精选资料 可修改编辑 备注：以上修改的流程和我们会议室提出的办法相同。如果把发票寄到我们 这里，在寄到各地公司，耽误时间。 三、分三、分仓仓（中（中转库转库） ）仓仓管管员岗员岗位位职责职责 1. 仓管员（分仓管理员）主要工作职责： 1.1 遵守公司的各项规章管理制度，服从驻地销售部经理、所属生产公司经 营部经理的双重管理，按时完成销售部经理交办的有关分仓的各项工作任务。 1.2 根据库存、在途货物情况向销售部经理、业务员及时反馈信息，按照销售 部经理要求及时对货源进行调配。对调入的各类存货按供货公司分别建立进、出、 存手续，并登记帐目，对库存产品进行分类、分区域放置，保证货物的安全、清洁、 完整。 1.3 按照财务部开具的发票提货联组织发货，负责入库、出库单据的开具、保 管；负责分仓进货、存货、发货数量的清点、核对，确保准确无误；中转库出现货 物短缺，由仓管员全额赔付。库管员休班时，须与替班人员进行库存盘点和账物 交接。 1.4 协助销售人员做好客户往来帐目的核对，做好详细的记录并留存。 1.5 每旬对仓库库存进行盘点，月底盘点要与各公司财务部进行帐务核对，并 将盘点结果传真至所属公司财务部，发现问题及时上报。 1.6 按营销总司的相关规章制度，及时、准确、高效向驻地所在销售部、各公 司经营部填报各类报表、提供各类信息，为公司货物的正确调配、物流工作的合 理计划做好有力保障，提供强有力的后勤保障和后勤服务。 1.7 按要求做好库存货物的安全防护工作，避免火灾、水灾、鼠咬、盗窃等发 生。 1.8 配合集团、营销总公司及各生产公司的各项监督检查和审计工作的顺利 进行。 1.9 按照公司财务相关制度及要求，设置客户发票登记台帐，序时登记、跟踪 财务部对客户开具发票的传递情况。 1.10 包装破损、脏乱的货物，要查明原因及时上报，必要时做好录像、拍照 等方式的证据，以便处理。对于破损的货物，销售部经理审定能更换包装物销售 的，要向公司申领包装物；对于破损严重、无法更换包装物的货物，仓管员要妥善 精选资料 可修改编辑 保管，及时上报发货公司经营部，驻地产品销售部经理。根据发货公司处理意见 及时妥善处理，对处理过程做好记录并由经办人、负责人签字备案，以备审计部 门审查。临近有效期的货物，要及时上报公司经营部，按照主管领导批示处理。 2、岗位要求： 2.1 高中或中专以上学历，仓储、物流管理及其他相关专业，有一年以上仓储 管理经验。 2.2 具有一定的企业仓库管理知识，熟知本企业的企业文化，以及产品的生 产工序和用途。 2.3 具有一定的办公自动化技能和会计基础，能够较熟练运用各种账务报表， 工作认真负责，责任感强， 2.4 具有一定的沟通能力和应变能力，能及时而正确的处理突发事件， 对仓库环境和产品存储情况了解，能掌握灭火器材的使用。 2.5 身体状况良好，无传染性疾病，并具有正规医疗部门开据的健康证 明。 四、分四、分仓仓（中（中转库转库）巡）巡查员查员/稽稽查员岗查员岗位位职责职责 1、分仓巡查员/稽查员岗位职责： 1.1 不定期对各分仓（中转库）库存进行巡查，主要巡查其对公司相关制度的 执行情况，是否存在违规等行为，对于存在违规情况要及时上报公司相关领导， 及时处理。 1.2 不定期对各分仓（中转库）的货物进行盘