付款结算审批制度.doc

文件编号：ZCPX-FKJS-001 中材萍乡水泥有限公司付款结算审批制度（第1版)受控状态：受控 非受控受 控 号：2010年09月25日发布 2010年 月 日实施起 草 人: 财务部 审 核 人: 批 准 人: 起草日期:2010.09.25 审核日期: 2010.09.25 批准日期 付款结算审批制度1目的：加强公司对货款结算、费用报销及货币资金的管理和控制，规范一切对内、对外的支出结算行为，明确公司支付结算流程，防范付款过程中的差错和舞弊，确保付款业务的真实性、合法性、合理性、正确性。2范围：适用于经公司账户及公司现金之对内、外的一切付款和结算行为。3审批相关概念的界定3.1本公司的付款审批权限由总经理办公会专门授权决定。并下发付款审批权限表执行。3.2各审批人依据付款业务的性质及金额的大小，在自已的权限范围内进行审批。3.3审批性质为三类：审核、核准和批准。 审核：指相关部门对开支的真实性、必要性、合理性、合法性、正确性提出意见。审核分部门审核和财务复核。部门审核即经办部门经理审核和部门分管副总审核，财务复核即财务会计复核和财务部负责人复核。核准：指对款项支付的时效性，考虑资金的流动性，对付款的支付能力和支付时间所进行的确认和承诺。同时，核准也是对之前审核的再次准同。核准分财务部负责人核准和总会计师核准。批准：是指有权批准人，依据付款的内容，并考虑部门和财务的“审核”意见及“核准”意见后进行批准，“批准”相对“审核”和“核准”具有最高监督权和否决权。个别重大事项，还需经济活动审定领导小组以及总经理办公会讨论通过，并形成会议纪要。3.4审核、批准、核准的责任性质审核：经办部门审核人对付款内容的真实性、付款的必要性、合法性、合理性、正确性负部门审核责任。财务复核人对付款的合规性、合法性、完整性、正确性负财务审核责任。核准：财务部门核准后即承诺了付款的能力和时间。其应当对付款的时效性负责。任何审核、核准人签字后，即对之前所有审核负认同及连带责任。批准：有权批准人对付款行为负最终监督责任。3.5付款审批工作中所关注的重要内容业务经办在提交付款审批前，应当认真整理好相关附件单据，且应当将相关单据整理归类，须粘贴的先要粘贴好，并且业务经办人应当预先仔细阅读审核附件内容，主要关注发票有无过期，盖章有无遗漏，批准发票字迹是否清楚，增值税密码区是否清晰，联次是否齐全；合同付款期是否到期；相关要件是否齐全；货物已否收到；货物、劳务、工程验收是否合格；付款申请单据填写是否完整、正确；相关单据之间数据是否一致；预付款审核是否签定合同协议等。部门审核人主要关注业务内容是否真实发生；业务是否合规；单据上反映的业务流程和业务信息是否符合公司制度；关注此笔付款所针对的业务履行情况；并考虑是否付款对后续业务的影响等。财务审核主要关注单据是否真实、是否合法合规，是否齐全，是否具有时效；内容是否完整；单据之间内容是否一致；单据与付款申请单是否一致；付款申请是否符合国家法规和公司的财务制度；付款审批单据有无部门主管或部门分管副总审批签字等。3.6审批人签字后如无审批意见，则视同无异议同意付款。3.7公司对付款审批权限，从性质上和金额上对付款审批权限作出明确界定。附：付款审批权限表。付款类型金额级别业务部门财务部门总经理部门负责人分管副总会计财务部负责人总会计师欠货款支付5仟以下审核审核复核核准批准5仟以上审核审核复核核准批准货款预付5仟以下审核审核复核核准批准5仟以下审核审核复核核准批准差旅费5佰元以下审核审核核准核准批准5佰元以上审核审核核准核准批准行政性费用5佰元以下审核审核复核核准批准5佰元以上审核审核核准批准销售性费用审核审核核准核准批准制造性费用审核审核核准核准批准工资性支出审核审核核准核准批准福利性支出审核审核核准核准批准税金审核核准批准在建工程支出审核审核核准核准批准固定资产购置30万以下审核审核核准核准批准还贷利息支出审核核准批准4审批流程4.1付款业务应当经过业务经办、业务审核、财务审核、最终审批人批准四个程序。并严格按指定程序执行，否则财务人员有权拒绝支付款项或办理结算。对于少数简易情况付款可不按这五个程序而付款的，但须有授权部门或授权人明确的授权。4.2审批遵从先下级，后上级；先业务线、后财务线的审批方向原则。4.3审批具体流程：由业务经办人整理相关付款所必需的附件（如合同、发票等要件），并填写相关的付款批准单（如付款审批单、统一财务报销单、差旅费报销审批单）。业务经办人对照付款审批权限表，送交部门经理和部门分管副总进行审核。部门相关领导审核时，主要就付款业务的所依赖经济事实的真实性、合法性、合理性、付款的必要性进行审核。业务经办人将部门已审核签字的审批单及相关附件，送交财务部审核，对照付款审批权限表,送交财务会计、财务部负责人或总会计师进行审核。相关要件涉及增值税抵扣联的，将增值税抵扣联交财务部税务会计签收、留存。财务部主要就付款的合法性、真实性、完整性、时效性、正确性、合规性进行审核。财务审核时，一般应当签上财务账面余额等重要财务审核信息，以供上层审批领导参考。每月13日下班前，业务经办人将经财务审核后的审批单及附件，送交财务部负责人或总会计师进行付款核准，财务相关领导将依据资金周转情况和考虑其他情况，进行是否核准或暂缓核准。每月15日-16日二天（遇节假日顺延一天），财务部根据总经理批准后的付款审批单集中支付，过期当月不再支付。财务相关领导将财务部已审核并核准的审批单及相关附件，定期（每月一次）送交总经理进行批准。财务相关领导将批准后的审批单及相关附件送交财务会计，财务会计再次复核审批的完整性及单据的完整性，进行账务处理。涉及付款结算的，做完会计凭证后，转交给出纳办理。若此时复核有问题，应立即报告总会计师。出纳付款时，如是现金或相关票据，应通知原业务经办人领取现金或相关票据。并要求其在会计凭证上签收。领取票据的，应出具相关收据。出纳付款后，收到银行回单，应当将银行回单粘贴在审批单据上。且出纳应将付款情况及时报给财务部负责人和总会计师。5 付款审批的特别规定5.1费用性支出应同时遵从非生产性费用管理办法的相关规定。5.2关于公司员工借款的规定5.2.1员工因出差或为公司经办业务时，方可向财务部借款，因私不得借款。5.2.2员工借款原则上执行“前款不清，后款不支”的原则。5.2.3借款人员归还借款时，由出纳开据等额的收款收据证明其已还款。出纳应在收款收据上签字，并交财务部负责人加盖财务专用章。借款人员出差回公司或业务完成后，五个工作日内应到财务部报账。若报账后结欠部分金额，欠款逾期1个月的，财务部有权通知综合部在当月工资中扣回。5.3.4财务会计应于每月3日前，将上月末各员工的借款情况明细表，以内部信使的形式发向各借款人。财务部负责人于每月10日前，将上月末员工借款情况报总会计师审核、总经理审阅。5.2.5各部门原则上不得设立备用金，相关部门确需备用金的，须经公司总经理批准，并且备用金由申请部门专人保管。财务对备用金做账时，挂备用金专管人的账，视同备用金专管人个人借款。部门已设了备用金后，部门员工不得再向财务部借款。部门员工用款时，直接向备用金保管人申请。部门员工于财务报销领取现金后，应当及时向部门备用金专管人归还。5.3关于预付款的规定5.3.1合同协议规定有预付款的，方可办理预付款。没有订立合同协议，不予支付预付款。5.3.2对于没有合同协议，申请支付预付款的，业务经办做出明确的付款说明，部门领导和分管领导必须做出明确的审批意见,并对预付款的安全性负责。5.3.3经办人应在业务完成15个工作日内，应按规定收集相关单据，到财务部报账核销预付款。5.4关于在建工程付款的规定5.4.1在建工程应当按建造合同建立工程项目预算控制表，工程项目预算控制内容应当包括工程造价的主要内容、合同总金额、已付款总金额、已开发票总金额、工程完工进度、欠开发票总金额。经办人员申请付款时，应当附工程项目预算控制表。预付款按合同执行，进度款按合同约定的期间申报支付，临时性支出经指挥长特批后支付。5.4.2在建工程结算时，应当办理工程决算，原则上只有当办理完工程决算和收到所有发票后，才能申请支付最后一笔工程款。否则，财务有权拒支付最后一笔款项。6付款审批的要件6.1付款申请人付款时，根据付款性质分别填写付款审批单据，如付款审批单、统一财务报销单、借款单或差旅费报销审批单，并附相关要件。6.2付款审批要件付款类型审批单据要件差旅费报销差旅费报销审批单出差审批单、交通费、保险费、住宿费发票行政性报销统一财务报销单合同、发票、验收入库单销售性费用统一财务报销单合同、发票、其他合法票据制造性费用报销统一财务报销单合同、发票、入库单（磅单）工资性支出付款审批单工资计算明细表、工资计算分类汇总表、单项绩效考核汇总表个人借款借款单无运费支出付款审批单合同、运输发票生产性货物采购付款审批单合同、发票、入库单(磅单）、结算单、化验单预付款付款审批单合同或协议固定资产付款审批单合同、发票、固定资产验收单在建工程付款审批单合同、工程发票、工程预算控制表、竣工验收表关联公司拆借款付款审批单借款合同或协议、董事会决议或公司相关书面文件税金付款审批单税金缴款书、税金申报表员工社保付款审批单公司员工缴款清单明细表还贷利息支出付款审批单贷款合同、利息计算表7罚则：对不按以上制度执行的中层以下员工、中层、高管人员，分别酌情罚款至少100元、300元和500元。8本制度自2010年10月10日起执行。9附件格式付款申请/核销单、工程（预）付款审批单中 材 萍 乡 水 泥 有 限 公 司付款申请/核销单 年 月 日请款部门款项说明收款单位开户银行开户账号付款金额佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥:付款方式现金 现金支票 转账