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行政 2011 第006号办公室管理制度一办公室管理条例第一章 总则第一条 为加强公司管理，遵守员工管理制度，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章 细则第二条 服务规范：1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第三条 办公秩序1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三章 责任本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。二、办公室物资管理条例第一章 总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。第二章 物资分类1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等3.管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；5.实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。第三章 办公用品物资采购1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：1)定点：公司定大型超市进行物品采购。2)定时：每月月初进行物品采购。3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。第四章 物资领用管理1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用5.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状第五章 公司物资借用1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿第六章 附则1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。 三、传真使用管理办法(一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。(二)、使用范围1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。2.使用范围包括本地、国内、国际传真。(三)、传真的接收管理1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。3.公司传真机应随时处地开机接由状态。(四)、传真的发送管理1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。3.传真原件留存行政部。(五)、附则传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。四、公司值班管理条例一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。二、管理体制由后勤部门排出值班表，并制定出值班制度三、管理要点和内容1).人员进出登记2).电话记录、处理、转送；3).领导交办任务。4）保证公司财产安全四.值班规定1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。五.接听值班电话应注意：1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；2.使用语言文明，切忌粗声粗气；3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；五、办公室安全管理制度1 各部门负责任人对部门员工做好日常性法制安全教育，做好办 公室内的安全防范工作。2 各部门人员应提高安全保卫意识，妥善保管好公、私现金及贵重物品，白天不得将贵重物品及存有现金的包，袋等随意置放在无关锁的地方，谨防失窃。3 严谨将现金及贵重物品存放在办公桌、橱柜内过夜。4 冬天在办公室内使用电取暖等设备，应注意安全，防止火灾、 触电等事故的发生。5 办公桌与门的钥匙应随身携带，不得转交他人使用。6 每天下班最后离室者应关好门窗、橱柜，并关闭所有电器，如电脑、饮水机 电暖气、空调、灯等电源。做最后检查方可离开。7 所有办公室每天由保安人员巡查两次，并且要有记录。8 所有办公室电脑、资料、文件等都要由各使用者保管好。办公室卫生管理制度为了加强卫生管理，创建安全、文明、整洁的工作环境，特制定本制度。1 个人衣着整洁，仪表干净。2 讲究卫生，不随地吐痰，不乱倒残茶剩水，不乱丢纸屑。3 个人办公区地面洁净无垃圾，无灰尘，不堆放杂物。4 办公桌面整洁干净，物品摆放有序，个人物品须放到抽屉或柜 子里，桌面上除了水杯不得摆放任何食物。5 定期整理自己的桌子抽屉。6 每天开窗通风，经常保持空气清新，减少流行疾病发生。7 部门主管负责安排好人员轮流值日。值日人员自觉履行职责保持办公室全天卫生清洁，如因雨雪天气人员走动污染地面应及时进行清理。8 全体员工应自觉遵守卫生制度。人事部在进行制度考核时将对卫生制度执行情况进行检查，并列入考核结果。出差管理制度为了公司员工出差管理有序，严格控制费用开支，根据国家财政部有关规定及公司具体情况，特制定本规定。第一节出差一、本公司员工出差分为：1、市内出差：出差当日可能返回者。2、远途出差：出差必须在外住宿者。二、出差前应填写出差申请表，并到有关部门办理出差借款等手续。三、出差借款金额：出差人员必须提交出差事由及经费使用申请报告，由所在部门负责人签字后报主管副总经理审批。原则上每人每日不超过本人出差补助标准的总计。返回后三个工作日之内完成报销手续，并结清余款。未按时报销者，财务可于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。四、出差的审核决定权限如下：1、员工当日出差时由部门经理核准。2、长途出差：4日内由部门经理核准，4日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员由主管副总经理核准。第二节补助标准一、出差不得报支加班费，但假日出差另计。二、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际，需要延时外，应电话请示，不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。三、员工出差旅费，应据实提出收据，不得虚报。如有虚报除将其虚报款项追回外，并视其情节轻重，酌予惩处。四、市区内差旅费按以下标准包干使用(详见人力资源部相关规定)，在发放工资时一并发给，不再另行报销：五、远途出差差旅支付。(市外差旅费标准参见附表1)1、出差住宿、交通及餐费补助标准（单位：元/天）超标自付，欠标不补。2、远途出差需搭乘飞机的，需报经主管副总经理审批，原则上由公司行政部统一购买机票。集团车辆管理制度为规范集团车辆的使用和管理，特制定本制度。1集团车辆由行政人事部统一管理。2. 车辆用于工作需要，严禁办私事或外借给其他人使用；3晚10点第二天早7：30时间段内有出车任务的，驾车人可将车辆开回家中并妥善停放，除此外必须将车辆按集团指定地点停放；不按规定停放车辆者，所造成的后果由驾车人承担。4各部门用车须提前填写用车申请单，行政人事部按用车申请单递交先后顺序安排用车。特殊情况根据工作重要性临时作出调整。5驾车人经部门负责人签字后方可出车，出车后须填写行车记录。遇有特殊情况，驾车人可在告知部门负责人的前提下出车，事后由用车人补填用车申请单。驾车人在部门负责人不知悉的情况下出车，部门将给予相应处罚；6对于无法安排的用车申请，行政人事部应当尽快告知用车申请人，做好解释工作。7任何单位或个人无论何种原因借车，必须经部门负责人签字批准。8车辆发生事故，驾车人要立即报告交警、保险公司和行政负责人，不及时报告者，损失由驾车人负责；9做好出车和收车的检查，确保车辆正常行驶；10驾车人应保持良好的工作状态，严禁酒后驾驶；11驾车人不得无故关闭通迅工具，以确保遇到紧急情况联系畅通；12对车辆实行定点维修，车辆维修须先填写维修单，由部门负责人审批后方能送修，未经审批的，维修费不予报销。因特殊情况不能在定点维修单位修理的，由驾车人报告部门负责人审批处理。13每月应至少安排车辆进行一次吸尘、打腊、上光等维护工作，应做到车容整洁、车况良好。雨后、雪后、长途归来应及时清洗车辆，对车辆内部及发动机要定期清洗维护，以保持良好的车容状况。人事管理制度第一条根据国家有关劳动人事的法律法规、相关政策，为规范公司人事制度，特制定本制度。第二条 公司对员工实行合同化管理。所有员工都必须与公司签订聘、(雇)用合同。员工与公司的关系为合同关系，双方都必须遵守合同。第三条 公司劳动人事部负责公司的人事计划、员工的培训、奖惩；劳动工资、劳保福利等项工作的实施，并办理员工的考试录取、聘用、商调、解聘、辞职、辞退、除名、开除等各项手续。第四条 公司各职能部门、下属部门、企业，用人实行定员、定岗。 公司职能部门及下属公司、企业的设置、编制、调整或撤销。由总经理提出方案，报董事局批准后实施。第五条 下属公司、企业下属机构的设置、编制、调整或撤销，由经理提出方案，报总经理批准后实施。第六条 因工作及生产、业务发展需要、各部门、下属公司、企业需要增加用工的，必须按照招聘流程行使。特殊情况必须提前聘用员工的，一律报总经理审批。第七条 公司聘用的员工，一律与公司签订聘用合同。第八条 各级员工的聘任程序如下：1 总经理，由董事局主席提名董事局聘任；2 副总经理、总经理助理、总会计师等高级职员，部门主任及下属公司、企业的经理，由总经理提请董事局聘任；3 部门副主任、下属公司、企业副经理及会计人员，由总经理聘任；4 其他员工，经总经理批准后，由人事部门及下属公司、企业经理聘任。上述程序也适用于各级员工的解聘及续聘。第九条 公司内部若有空缺或有新职时，可能由内部晋升或调职，出现下列情形进行对外招聘。1 公司内部无合适人选时；2 需求量大，内部人力不足；3 需特殊技术或专业知识须对外招募人才时。第十一条 甄选员工任用之主要原则是应聘者对该申请职位是否合适而定，并以该职位所需的实际知识及应聘者所具备的素质工作态度、工作技能及潜质和工作经验等为准则，经所属部门考核合格任用。第十二条 新聘(雇)员工，用人单位和受聘人必须填写 雇用员工审批表 和 员工登记表 ，由用人单位签署意见，拟定工作岗位，经行政人事部审查考核，符合聘雇条件者，先签试用合同，经培训后试用三个月至半年。第十三条 新员工正式上岗前，必须先接受培训。培训内容包括学习公司章程及规章制度，了解公司情况，学习岗位业务知识等。员工试用期间，由劳动人事部会同用人单位考察其现实表现和工作能力。试用期间的工资，按拟定的工资下调一级发给。第十四条 员工试用期满15天前，由用人单位作出鉴定，提出是否录用的意见，经人事部审核后，报总经理审批。批准录用者与公司签订聘(雇)用合同；决定不录用者退回原单位。第十五条 临时工由各下属公司、企业在上级核准的指标内雇用。第十六条 公司按照 按劳取酬、多劳多得 的分配原则，根据员工的岗位、职责、蘑力、贡献、表现、工作年限、文化高低等情况综合考虑决定其工资。第十七条 员工的工资，由决定聘用者依照前条规定确定，由行政人事部行文通知财务部门发放。第十八条 公司按照国家有关规定为员工办理退休、待业等保险。员工享有相应的保险待遇。第十九条 公司执行国家劳动保护法规，员工享有相应的劳保待遇。第二十条 员工的奖金由公司、下属公司、企业根据实际效益按有关规定提取、发放。第二十一条 员工按国家规定享有年休假的，由劳动人事部会同各单位统筹安排员工休假。因工作需要不能享受年休假的，增发100日工资。第二十二条 公司有权辞退不合格的员工。员工有辞职的自由。但均须按本制度规定履行手续。第二十三条 试用人员在试用期内辞职的应向行政人事部提