库存模块最终用户操作手册.doc

北京汇源饮料食品集团有限公司信息管理系统培训文档库存管理文档作者:牛文梅创建日期:2003-3-3确认日期:控制编码: ERP/SG/INV01 当前版本: 1.0 审批签字:拷贝数量_Oracle Program总监编写说明最终用户操作手册的每一章将按库存业务中涉及的基本操作类型来展开，包括以下两个方面：操作说明：简要叙述操作的背景、用途、注意点等。操作过程：简要叙述操作的步骤。使用对象最终用户操作手册适应于公司仓库管理员，以及其他需使用本系统相关功能的人员。目录编写说明2使用对象3一、ORACLE登陆界面介绍6二、库存项目录入及维护8操作过程8三、库存物资成本管理24四、定义物料的销售单价29操作说明29操作过程29五、杂项事务处理32操作说明32操作过程32六、库存事务查询44操作说明及步骤44七、客户退货处理53操作说明53操作过程53八、子库存之间转移物料55操作说明55操作步骤55九、组织间的转移（库存组织之间物资调拨）60操作步骤60十、采购物料接收62操作步骤62十一、库存盘点管理64操作说明及步骤64十二、其他80打开关闭库存会计期80总帐转账82十三、库存报表管理85操作说明85一、ORACLE登陆界面介绍1. 在桌面用鼠标双击Internet Explorer, 进入网络登陆界面2. 输入登陆地址：:8001, 出现如下Oracle界面 3. 单击Apps logon links, 进入用户登陆界面4. 单击Personal Home Page, 输入用户名和口令，单击“连接”，5出现Oracle主菜单界面：内容是此用户的使用权限，库存用户请选择“库存”模块，单击进入二、库存项目录入及维护本章主要介绍在库存系统中如何定义库存项目及库存项目的属性维护操作过程（一）进入库存模块操作界面进行物料值集和类别代码的设置：定义项目的大类、小类。1.进入库存界面，路径：设置/弹性域/键/值（定义大类、小类）查找到后，点击新增按钮，可以在新增行中输入所需添入的新类别，保存！小类的新增也是同理。2.在类别代码内物料类别组合。路径：设置/物料/类别/类别代码（类别组合）可以输入一种新的物料类别，保存。3. 在类别集内使类别组合生效。路径：设置/物料/类别集（二）、录入和维护库存物资介绍库存物资录入的三种方法，录入的内容。库存物资录入有三种方法：1、 手工录入（以汇源产成品为例）路径：N-项目 -主要项目在主层物料界面抬头部分录入物料编码、物料说明。主层物料界面下半部分是属性组。有三个属性组的属性为必需主要、库存、成本计算。主要属性组：基本单位必须录入，保存后，不能修改；物料状态默认为ACTIVE；基本单位转换通常选择标准与特定物料二者，以便相同物料在不同的计量单位之间转换；用户物料类型需要根据物料的具体类型来选择。库存属性组：库存物料、可储存、可处理、可保留选上，表示该物料是库存物料、可以储存、可以进行事务处理；因物料、成品要求使用批次控制和储存期限30天，所以我们要对这两项进行定义，而序列号和周期盘点未启用，这些选项可不选。物料清单：选标准即可；成本计算属性组：启用成本计算、库存资产值选上后，才可对物料进行成本计算。订单管理：选择客户订购、启用客户订单、可退回、可处理、要求RMA检验等内容即可。开票：选上可开票物料、启用开票，添好相应税码，销售账户等。2.复制自模板（或已经存在的某一中物料）路径：N-项目 -主要项目M-工具 -复制自在主层物料界面抬头部分录入物料编码、物料说明后，通过复制已定义的汇源产成品或汇源原材料模板，可以将主要、库存、成本计算等主要属性组的设置复制到新物料中。例如产成品康美125ML乐乐园，在工具复制自我们可以选复制自物料：汇源产成品模板，点“应用”和“完成”； 下面我们可以逐项查看一下相关的物料属性，以备补充一些内容：点击应用、完成。完成主层物料界面的录入后，有三个重要的设置为物料指定类别、为物料分配组织、为物料定义成本。1. 给已经输入的物料指定类别路径：M-工具-类别类别，即分类，指明物料属于哪一类物资。分配好后保存即可。2. 给已经分配类别的物料分配组织路径：M-工具-组织分配组织分配，将新定义的项目指定给相应的库存组织。即为物料分配组织使用权限。需要特别注意的是：项目的某些属性在不同的组织会有不同的定义，如项目的批次及序列号的控制，需要注意。在已分配域中，选择需要分配的组织，再按保存即可。三、库存物资成本管理介绍如何定义库存物资成本和更新库存物资成本，产生的会计分录。系统中提供了两种标准成本类型：待定和冻结，只有冻结类型的成本才是可用的。用户可以自定义成本类型。1、 定义库存物资成本库存物资成本由库存组织进行管理，即，存储在不同库存组织中的同一种物资可以按照库存组织定义成本。路径1：N-组织项目-工具-物料成本-新-成本 在新建界面，选择物料及成本类型，为待定类型。在成本界面，为物料定义成本要素、子要素、基准，在比率或数量栏中为物料定义标准成本。这里定义的物料成本为待定类型。对待定类型的标准成本，通过提交更新标准成本报表，可以将待定类型的成本转为冻结类型的标准成本。路径：N-成本 -标准成本更新 -更新成本录入相关参数点击提交。路径2：N-成本 -项目成本（通过非查找方法进入界面） B-成本在成本界面，为物料定义成本要素、子要素、基准，在比率或数量栏中为物料定义标准成本。这里定义的物料成本为待定类型。2、 更新库存物料成本更新成本一定要在当月会计期内完成，选择差异账户，为主营业务成本-差异，物料范围可以选择某一更新范围，之后提交请求。在库存数量为零的情况下，更新库存物资成本可直接修改冻结的标准成本。在库存数量不为零的情况下，更新库存物资成本，需先为物料定义一个待定类型的成本，再通过标准成本更新，更改其标准成本，此时，新标准成本的类型由待定改为冻结。路径：N-成本 -标准成本更新 -更新成本输入更新成本参数，提交请求。四、定义物料的销售单价操作说明到“定单管理系统”中设置“价目表”操作过程路径：设置/定价/价目表/价目表设置查找到：总厂财务价目表，点“新增”；在浅黄色行中输入：Item、Item Number、主要划钩，定义好了康美乐乐园的销售单价为1.5元，此物料建立完成。五、杂项事务处理本章主要介绍在库存系统中如何进行杂项事务处理。操作说明本操作适用于进行此类业务库存物品。本章的内容包含：1) .库存物料的出入库等杂项处理2) .库存查询.操作过程（一）、我们可以根据其来源进行杂项入库或生产入库，增加物料库存量。需要特别注意的是：在同一个库存组织中进行的工作将在同一个库存组织中完成，事物处理来源选择，在不同库存组织中进行的工作，项目的发出和接收需要进入不同的库存组织进行操作，事物处理来源选择。1、路径：事物处理杂项事物处理现在我们要杂项入库康美乐乐园150个，操作如下：在表中输入项目、子库存、数量、单位成本、批号、参考等内容按“批次/序列”，再输入物料的生产批次：我们可以根据实际的生产批次20030120为80个，20030121为70个，分别输入批次和数量，按“完成（Done）”保存，出现事物处理请求编号：100227，我们可以通过“视图请求”来查看请求的状态和结果按“查找”，请求100277的状态为“已完成”“正常”，按“查看输出”3、 通过路径：现有量现有量，查看康美乐乐园是否入库成功现有量：基于规定的计量单位显示项目的当前现有数量。对修订版本、子库存、定位器和规定的批次现有数量是特定的。可用量：根据规定的计量单位，显示转移的可用数量。可用数量为现有数量减项目所有保留。输入有保留的交易来源时，该数额可包括保留数额。可用数量包括根据当前交易来源的保留。可用数量专用于用户为转移规定的修订版本层次、批号、自子库存和自定位器。选择物料：康美125ML乐乐园，注意：组织为02汇源集团总厂，按“查找”。按“子库存”按“明细”进入如下界面，按“批次/序列”，可以看到有我们刚才入库的20030120批次的80个，20030121批次的70个，总共150个。由于原来库存中已经有20021101批次的640个，所以总数量为790个。注意：子库存为康美成品库，货位是04（二）、我们除了从“定单管理”中销售产品出库外，我们也可以根据实际业务需要进行“杂项发放”，即“杂项出库”。路径：事务处理 杂项事务处理输入物料、子库存：康美成品库、货位：04；然后点“批次/序列”，进入如下界面，点击鼠标左键查出你所要发货的批次，如20030120，30个，保存即可。出现请求号：100274，同样可以查看输出。再到现有量现有量，查看康美乐乐园是否出库成功可以看到20030120批次已经减少了30个，说明出库成功。六、库存事务查询操作说明及步骤1、进入操作屏幕，通过路径一：事务处理/物料事务处理，可以显示物料流转过程。2、输入查询参数，点击查找。（查询参数可以按需要组合）。3、可以按地点、在途、原因、参考、事务处理标识、事务处理类型等项查询相应信息。4、点击分配，可以查找该笔事务处理的会计分录。5、点击批次/序列，可以查询该笔事务处理的物料的批次或序列号（只有起用批号或序列号控制才有此信息）。例如对物料：康美125ML乐乐园查找，通过时间和物料编码组合查询；拖动滚动条可以看到更多信息：按到“事物处理类型”卡片，可以看到详细的事物处理类型的信息。路径二：事务处理事务处理汇总，即可以通过“事物处理汇总”查看我们今天对物料：康美125ML乐乐园进行的所有操作；可以用处理日期、物料编号、物料说明、子库存、类别集、成本组等多项内容的组合来查询；按“汇总”，可出现如下界面，了解目前康美125ML乐乐园的净数量、输入总数等内容， 再按“事物处理明细”此时可以按“批次/序列”，分别看到杂项发放与杂项接收的具体批次信息，路径三：现有量，可用量现有量 可以查询物料或子库存中所有物料的现存数量及相关信息。操作参考33页第2项。路径四：路径：事务处理-物料分配，可以查询会计帐户信息。在查找界面可输入查询条件，下面的条件可查询09-12-2001当天至查询时点的会计信息：图中标示部分是上述成品酒完工入库、转销售公司的会计分录。七、客户退货处理本章主要介绍在库存系统中接收客户退货的处理。操作说明本操作适用于所有库存物品。操作过程1、 进入操作屏幕，路径：事物处理/ 物料退货接收 2、点击客户卡片，输入处理参数：日期、RMA（退货单）编号等3、输入退回数量、退回地点、批次、原因、参考等，保存。八、子库存之间转移物料操作说明可以在当前组织所有子库存之间或同一子库存内的二个定位器之间转移物料。可以由资产向费用子库存以及由跟踪向非跟踪子库存转移。如项目有限制子库存列表，用户只可以在该列表的子库存之间转移。Oracle库存管理系统允许用户在执行子库存转移时使用用户自定义事务处理类型。路径：事物处理子库存转移，例如将康美成品库中的康美125ML乐乐园从康美成品库转移到PET成品库70个操作步骤 路径：事务处理/子库存转移进入后类型中点左键输入：库存子库存转移，按“事物处理行”输入物料、子库存：康美成品库、货位：04、终止子库存：PET成品库、货位：03输入要转移的数量：70个再按“批次/序列”，选择要转移的相应批次和数量，按“完成（Done）”出现“事物处理请求”：100294同样到工具请求下查看100294的状态以及输出结果（绿色行显示：待定，正常）等后台事物处理完成后，按“更新数据”，可看到：已完成、正常。查看输出内容如下：注：子库间转移无财务分录九、组织间的转移（库存组织之间物资调拨）操作步骤路径：事务处理-组织间转移填入事务处理日期、终止组织、类型等内容，按事务处理行进入界面，输入转移物料编码、来源子库存、终止子库存、批次、数量等，保存！十、采购物料接收操作步骤路径：N-事务处理-接收-接收在查找预期接收界面，录入查询条件采购订单编号，查找要接收的事项。在接收界面录入接收数量等信息，保存接收工作，系统对请求处理完后，即可通过物料事务处理、物料事务处理汇总查看物料已入库信息。十一、库存盘点管理操作说明及步骤介绍期末库存盘点的操作步骤1. 定义快照路径：N-盘点-实地盘点-实地盘-新建下一界面是实地盘点汇总界面： 点击新建，进入定义实地盘点界面：定义实地盘点：A输入实地盘点名称、说明。B选择调整审批要求。 始终：要求所有实地盘点调整批准。如果超出允差：提交批准超出正、负数量或值的差异计数。 从不：允许过账任何调整，不需要批准。 若选择如果超出允差，需输入正的和负的批准允差。 批准允差：Oracle 库存管理系统支持二种类型的实地盘点批准允差。对于每一类型，用户可规定正的和负的限额。在特别实地盘点标签计数分录造成超过这些极限的调整时，产生超过批准允差的实地盘点调整。根据定义实地盘点时选择的批准选项，该调整将提交或不提交批准。数量：输入系统跟踪现有数量及实际系统计数数量间的可接受正和负极限，表达为百分比。值：输入实地盘点调整总值的可接受正和负极限。C选择实地盘点规模决定实地盘点是否用于所有子库存或用于一个或多个特定的子库存。D指明是否允许动态货签决定是否可以动态输入人工创建的货签。如选择不允许动态标签分录，所有标签必须在使用前生成。见：生成实地盘点货签。下面以汇源康美成品库3月份实地盘点为例，进行实地盘点：保存定义实地盘点后，按快照按钮，或工具执行快照完成系统康美成品库现有数量快照。快照保存所有当前项目现有和成本。Oracle库存管理系统使用该信息作为所有实际库存调整的基础。为该实际库存输入的所有系统计数将与静态数量相比较。注意：Oracle库存管理系统在实际库存期间不停止库存处理。因此，必须协调实际库存快照及实际计数，并确保在计数其内容前，未在特定位置进行交易活动。冻结系统现有数量后，在实地盘点可以检查快照效果。可以看到是否完成快照已经打上钩。点击打开，进入定义实地盘点界面：效果：快照完成点选格已选择；快照日期已更新；货签按钮已允许。点击货签按钮，或M-工具生成货签可进入下一步骤-货签生成。注意：状态域只供显示。快照完成后，明细信息将在这里显示，所有其他域均不能更新。2、货签生成使用实地盘点货签记录库存物料的实际计数。实地盘点货签代表用来计数库存物料的实际批次货签。路径：N-盘点-实地盘点-货签生成进入界面找到相应的盘点名称，输入起始货签，货签编号可以是字母、数字符号，但只可以增加数字部分。注意：输入起始货签编号时，应确保包括货签可能有的数位总数目。例如，如货签编号可能高达5位数，希望起始编号为1时，应输入00001。点击生成按钮，创建货签编号和信息。请注意，该过程不会实际打印货签。（路径：N-报表ABC和盘点物理库存货签）点击生成按钮，创建货签编号和信息。使用实地盘点货签报表打印已生成的货签，生成货签报表：路径：报表-ABC和会计进入提交新请求界面：点击确定，在值列表中找到实地盘点货签 ，输入相关参数：提交请求查看并打印货签报表（空盘点表）：路径：M-视图-请求点击查看输出，工具-复制文件，在页面下最大化，通过文件-打印，可以将盘点表打印出来。3 货签计数在记录实际盘点数量后，必须为各货签输入数量。可查询货签以简化数据录入。路径1：N-盘点管理 -实地盘点-货签计数路径2：N-盘点 -实地盘点点击盘点按钮，进入实地盘点的货签盘点界面：a输入或查询货签编号，使用下列选项之一输入计数：1) 点击查找按钮。选择是或否查询所有货签。如选择是，则显示所有货签；如选择否，可单独输入货签编号或使用查询菜单中的查询功能，查询货签子集。2) 单独输入货签编号：可单独输入现有货签。输入货签编号时，系统显示该货签的物料信息。使用查询菜单中的查询功能：可查询匹配查询窗口输入的货签子集。可根据货签编号、物料、修订版本、子库存、定位器、批次和序列编号或货签状态查询。利用货签状态可查寻无效或遗漏货签。b.输入货签计数信息1) 输入货签计数数量、计量单位（UOM）和计数依据信息。可以生成报表实地盘点货签列表c作废实地盘点货签可失效实地盘点期间明确放弃的货签。作废货签允许考虑所有货签，因此，遗漏货签报表中显示的货签编号实际已遗漏。作废或取消作废单个实地盘点货签：a) 依照显示实地盘点货签信息的步骤。b) 选择希望作废的实地盘点货签。c) 选择或取消选择作废选项。d) 选择作废所有或取消作废所有按钮，作废或取消作废所有显示的实地盘点标签。录入实际盘点数量，保存：生成报表实地盘点货签列表路径同生成报表实地盘点货签时，提交请求，生成实地盘点货签列表，可打印；4.审批调整路径1：盘点管理-实地盘点-审批调整路径2：N-盘点-实地盘点按审批按钮进入审批实际调整汇总界面：用户可以查看、拒绝或审批等待审批的实地盘点调整。由该窗口可以查看的调整由定义的实地盘点审批选项决定。审批特别调整时，处理实地盘点调整程序将使盘点余额调整该数量。拒绝调整时，Oracle盘点管理系统不更改系统现有数量。查看当前物料和调整信息，从下列备用区域选择：调整：查看盘点物料、系统快照数量、调整数量、调整值和差异百分比等信息