应收帐款作业管理制度.doc

股份有限公司文件编号CW09版次A/0页码6/5文件名称应收帐款作业管理制度生效日期制定：审核：核准：1.0目的为加速资金流转，提高资金使用效力；降低应收款坏帐风险；建立审批机制和预防不良应收款的发生；合理利用信用政策促进销售；特制定本应帐款管理制度。2.0适用范围:适用于本公司内部所有应收帐款的管理部门。是指公司对外销售产品以及为客户垫付的各种费用而应向客户收取的款项，向个人和单位收取的其他应收款和债权，具体包括应收帐款、预付帐款和其他应收款。3.0 职责3.1 销售部:负责与客户的联络及催收货款3.3 货仓部:负责产品的保管、收发及登帐3.4 财务部:负责客户应收帐款核对及记帐4.0.工作流程4.1 业务接单4.1.1 依据公司要求与客户签订销售合同（或客户的采购订单），销售合同要明确销售价格，数量，是否为含税销售价格及信用期限，原材料的信用期限不能超过月结30天，产成品信用期限不能超过月结60天。对于小批量的销售合同依照公司的客户订单准入管理规定执行，如果客户有佣金则业务员同时需要填写客户佣金申请表交财务部门。4.1.2 经销售部审批确认的销售合同（或客户的采购订单）要将其转化为ERP系统的销售订单，销售订单要注明客户订单号、信用期限、数量、价格及税率,货品编码统一按工程部下发的BOM单填写。同时销售合同（或客户的采购订单）交财务部应收会计.4.1.3 销售部接到的订单如为超信用期订单,系统报警无法下单时应及时反馈给业务员. 业务员填写客户解警申请表经批准后交财务部应收会计进行系统解警,客服部在解警后下销售订单，客户解警申请表必须清楚填写与客户达成的收款计划，货款超期壹个月内由销售经理和财务部经理审批，超期壹个月以上需经总经理审批。4.1.4 PMC部根据审核后的销售订单下达生产指定单安排生产部生产。42 发货4.2.1 销售部根据销售订单制成销售送货单,销售送货单所写订单号、物料名称、规格型号、单位等要与销售合同（或客户的采购订单）一致,销售送货单一式五联，第一联仓库留存联，第二联财务记帐联，第三联客户签字回单请款联，第四、五联客户记帐联。4.2.2 客户对销货单的签收应符合双方的合同规定，要具备法律效力。销货单回签以盖章为准，或由客户有权签收人签名。销货单无论已何种方式提供给客户，销售人员均必须及时将客户签收的销货单取回。签回的原件由财务与原始“销货单”对比稽核，并由财务保管。4.2.3 客户退货 由于品质不良等原因造成客户退货时,货仓部根据审批后的客户退货处理表在ERP系统里录入红字（负数）的销售送货单减少销售出库数量，仓管员在红字销售出库单上签名确认收到客户退货.4.2.4 仓管员按发出实物及时登记仓库帐、卡. 财务部将“客户签回的销货单”状况录入ERP系统，进行钩稽核销。月末根据系统汇总出“客户未签回的销货单”，作为销售人员的考核指标，发送给销售部。4.3 对帐4.3.1 原则上以自然月作为一个完整的财务月度，对账周期按月进行。对账单由财务编制，并在每月5日前，以PDF文档形式打印，交销售人员确认后，由财务经理批准后使用财务章确认，并由销售人员传递给客户确认(可先以电子档与客户对账,再打印书面文本)。4.3.2对帐单表头应写明双方公司的名称、地址、联系人、联系电话、传真及哪月对帐单,表体为送货日期、送货单号、销售订单号、物料品名、送货数量、单价、金额，不含税单价及金额应特别注明。如为多页，应注明第几页共几页，每页合计金额及最后页的总金额。最后列明前期欠款、本期付款、累计欠款等。4.3.3 客户对账单的签收应符合双方的合同规定，要具备法律效力。原则上，对账单应有对方财务的签字，并加盖客户财务章或公章确认或由客户有权签字人签名。对账单无论已何种方式提供给客户，销售人员均必须及时将客户签收的对账单原件取回。签回的原件由财务稽核，并由财务保管。财务部将“每月对账单信息”整理后制表，根据销售人员返还的经客户确认的对账单进行钩稽核销。4.3.4采用传真及邮件核对.若经两种方式仍不能核对清楚,按双方约定的时间带上有客户相关人员签名及盖章的销售送货单及销售订单去客户公司对帐,直到双方确认为止. 对账中如有发货或退货时间与客户产生差异，应与客户进行沟通，对于跨月产生差异，按双方确认后的金额重新出具对账单（或列入调整事项）。4.4 发票的管理4.4.1 我司开出的发票为增值税专用发票,增值税专用发票金额为双方确认的月结对帐单货款金额，发票将在双方对帐确认后当月开出寄到或送到客户.开票单位、品名、数量和金额与送货单及销售订单要一致,如为不含税价格而要求我司开增值税专用发票,则要由业务员申请，销售副总审批,财务部视进项税额的实际情况同意是否开票及开票时间,另加收不得低于6%的税金。4.4.2开具的发票无论已何种方式提供给客户，销售人员均必须及时将客户签收的“发票签回单”取回。签回的原件由财务稽核，并由财务保管。4.3.6月末根据系统汇总出“客户未签回的对账单”，作为销售人员的考核指标，发送给销售部。4.3.7月末结账，财务部应报送“应收账款账龄明细表”。 应收账款账龄明细表包括的要素有：销售人员、客户、未到期款、已到期款、逾期一个月内的货款、逾期一个月以上两个月内的货款、逾期两个月以上三个月内的货款、逾期三个月以上的货款。按业务员分类将每一个业务员所跟客户的应收款明细表发给其业务员跟催货款。4.4 货款催收 4.4.1 已经发货还没有收取货款列为“应收款”。 应收款到期需要收款时,业务部到财务部签收收取货款的所需相关资料向客户收取货款4.4.1.1 如为没有开增值税专用发票应收款则只能收现金、个人支票及现金支票4.4.1.2 如为有开增值税专用发票应收款则可以收支票或采取银行转帐. 支票自出票日起10日内提示付款有效；超过提示付款期限的，付款人可以不予付款。出票日期数字和人民币金额必须大写, 大写数字写法：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。 现金支票有一定限制，一般填写“备用金”、“差旅费”、“工资”、“劳务费”等。 转帐支票没有具体规定，可填写如“货款”、“代理费”等等。 支票正面盖财务专用章和法人章，缺一不可，印泥为红色，印章必须清晰支票正面不能有涂改痕迹，否则本支票作废如果支票填写收款人名称时必须是收款公司的全称4.5超期应收款的处理，超期应收款是指已过信用期限还未收款的应收款。4.5.1 当月到期货款未能在本月底收回，财务部应在每月3日前将到期应收未收款明细表交销售部。4.5.2 到期货款超期在一个月内未收款，销售经理应与业务员一起在一个月内收款解决。4.5.3 到期货款超期在两个月内以上未收款，销售经理应与销售副总经理一起在一个月内收款解决。4.5.4 超期应收款未能依上列4.5.3解决，该辖区销售经理或销售副总经理将其未能回收的原因及对策，以书面提交总经理核示。4.6 销售业务员在销售产品和清收账款时不得有下列行为，一经发现，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者移交司法部门处理。4.6.1 收款不报或积压收款。4.6.2 退货不报或积压退货。 4.6.3 转售不依规定或转售图利。4.6.4 代销其他厂家产品。4.6.5 截留，挪用，坐支货款不及时上缴。4.6.6 收取现金改换承兑汇票。4.7 应收账款交接4.7.1 销售业务员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接。4.7.2凡销售业务员调岗的，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接，交接未完，不得离岗，交接不清的，责任由移交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。4.7.3 凡销售业务员离职的，应在30日前向企业提出申请，经批准后办理交接手续，未办理交接手续、交接不清而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给企业造成损失的，将依法追究法律责任。4.7.4 销售业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保，若在个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的则不予办理离职手续4.7.5离职销售业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。4.7.6 “离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，保存在移交人一份，接交人一份，企业档案存留一份。4.7.7 销售业务员接交时，应与客户核对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向销售经理反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。4.7.8 销售业务员办交接时由销售经理监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追究其民事、刑事责任。4.7.9 应收账款交接后个月内应全部逐一核对，无异议的账款由接交人负责接手清收。 交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接交人负责。4.8 收款记帐 4.8.1 业务员要及时将收款结果告之应收会计和出纳，转帐方式出纳及时查询银行收款记录确认，是支票的要及时到银行进帐，进帐三天之内银行帐上没有记录的要主动询问银行原因。4.8.2 当天的款项收支出纳要当天登记完毕银行日记帐及现金日记帐。4.8.3 应收会计根据收款记录登记应收帐款明细表5.附则：5.1本制度由公司财务部负责解释。5.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。5.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 6.0附件 表单名称 6.1 销售合