客户退租手续办理作业指导书.doc

北京亿世界物业管理有限责任公司 客户退租手续办理 作业指导书 文件编号：YSJKF-Z-07客服部运行手册1 目的： 为规范物业公司客户办理退租手续，明确各部门职责及内容，特制定本指导书。 2 适用范围： 物业公司各业务部门及财务部3 责任部门： 客服部、工程部、安保部4 工作程序：4.1客服部：4.1.1前台接收租赁部转来的客户退租申请及退租意见书；4.1.2客服部根据客户退租申请的退租日期，协调工程部、安保部、租赁部按约定客户退租单元验收时间； 4.1.3按照约定的验收时间，辖区管理员携带单元退房验收表及该单元入住时的物业单元接收记录、入住时现场现状照片到达验收单元； 4.1.4与工程部主管、安保部主管根据入住时的交接资料，对退租单元的各项设施、设备进行验收，并在单元退房验收表上签字确认； 4.1.5对于一次验房时发现需要整改的问题，由客户根据租赁协议的时限进行整改，整改后通知客服部组织各部门进行二次验房，直至合格； 4.1.6对于验收完毕的房间，留存承租保证金的复印件。辖区管理员将物业单元接收记录、入住时现场现状照片放回客户入住档案； 4.1.7根据留存承租保证金的复印件开具退款通知单（后附单元退房验收表），走退款签批手续； 4.1.8客户携带身份证明材料（个人：身份证原件及复印件、委托书及委托人的身份证原件及复印件，公司：营业执照复印件、法人身份证原件及复印件、委托书及委托人的身份证原件及复印件）、承租保证金原件于验收合格一个月后的周三或周五到客服部办理退款手续； 4.1.9辖区管理员留存客户身份证明材料复印件，将签批的退款单、单元退房验收表复印件发给客户并进行客户签收； 4.1.10客户持签批的退款单、单元退房验收表及身份证明材料原件到财务部办理退款手续; 4.1.11对上述文件按顺序进行整理、归档。（顺序为：客户退租申请、退租意见书、客户身份证明资料、单元退房验收表复印件、客户手续签收文件） 4.2工程部： 4.2.1接到客服部的通知，通知相关人员按照约定的时间到达指定地点； 4.2.2按照本专业，在查验房间时，提出发现的问题； 4.2.3负责查验问题的有偿的修复。 4.3安保部：4.3.1 接到客服部的通知，通知相关人员携带单元退还钥匙确认单按照约定的时间到达指定地点； 4.3.2按照本专业，在查验房间时，提出发现的问题；4.3.3负责退租单元钥匙的收回，并进行签字确认。 4.4财务部4.4.1负责退租单元费用的核对及退还；4.4.2负责退租单元相关票据的开具。5.工作流程图部门名称客服部流程名称客户退租办理流程层级概要客 服 部租 赁 部工 程 部安 保 部承 租 人AECD12B退款手续交予承租人到财务部办理退款依据租金保证金收据开具退款单，并办理退款签批手续结束相关表格汇总、归档通知客服部退房并提交租户退租申请及退租意见书726252423222开始管理员携带退租相关手续办理退租房屋查 验房屋查 验填写单元退房验收表并由安保部及工程部确认签字Y对房屋进行维修N确认签字