大中型会议承办制度.doc

*局大中型会议承办制度（内部材料）为进一步提高我局承办会议的质量和效率，促进承办会议工作程序化、规范化、制度化，特制定本制度。一、适用范围1、由我局承办的系统内（*）及系统外的大中型综合会议由办公室牵头，其他部门配合。2、业务性会议及业务部门承办的上级会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由局领导统一协调安排。二、会前工作1、成立组委会。根据会议内容及局领导意见，主办部门牵头成立组委会，并组织会务人员召开准备会议，明确工作职责，填写会议流程责任分工表（附后），主办部门负责制订详细的会议工作方案。2、发出会议通知。会议通知由主办部门发布，包括会议名称、时间、地点、会期、内容、与会人员范围。3、印制会议指南。会议指南由主办部门制定，办公室统一印制。内容包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、注意事项等。4、接、送站，订票。主办部门提前与代表联系到达车次（航班）时间及返程计划，安排车辆专人接送站。5、会务筹备。主办部门与办公室做好协调配合做好相关会务筹备工作。1) 食宿安排：根据会议类型确定酒店，预定代表酒店，落实用餐方式，摆放宴请座签。2) 落实会议室：会议室的选择预定，设计、布置方案。3) 印制证件：会议凭证、会标、引导牌、桌签、出席证、列席证、工作证、请柬、通讯录等。4) 设备：笔记本电脑、投影仪、照相机、摄像机、录音器、互联网等设备。5) 用品：签字笔、资料袋、笔记本、水果、矿泉水、湿巾等。6) 礼品：根据要求制定。6、会场布置。主办部门与办公室做好协调配合做好相关会场布置工作。1) 会场座位安排、主席台桌签摆放。2) 悬挂会标、摆放花卉。3) 保证照明、通风、录音、录像、投影、话筒、空调设备齐全、有效。4) 迎宾区入口处有醒目的引导牌。5) 签到区设置在会场路口处，要求干净、整洁，最好有台布。6) 咨询处桌子正上方悬挂印有“咨询区”的展示牌。7、会议预算。根据会议要求及安排情况编制详细的会议预算，报局领导审批。8、会前检查。主办部门在会议前检查、协调、落实会务筹备情况，发现问题及时解决。三、会中工作按照会议分工责任要求，主办部门做好以下工作：1、会前准备。做好会议文件、材料、会议用品的准备与分发工作。2、会前检查。会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场会标、桌签、灯光、音响、投影仪、茶饮等。3、会议招待。会议报到、就座、食宿安排、车辆使用等接待工作。4、核实人员。落实主席台领导、发言人是否到齐。5、会议记录、照相。认真做好会议记录和领导讲话、大会录音、录像、照相和多媒体演示等工作。6、会议值班。从报到当日开始到代表离会期间，实行24小时值班，及时联系解决各种可能出现的问题。四、会后工作主办部门要做好相关善后工作：1、安排离会人员退房、送站。2、信息整理。会议记录、领导讲话、代表发言、摄影图片等资料的汇总、整理。3、会议文件及用品的清理、收集、归档。4、宣传报道。向办公室报送与会议精神有关的信息和新闻图片，向各级媒体进行投稿。5、会议相关费用的结算工作。6、组委会进行会议组织工作总结。五、会议责任分工表会议责任分工表会议名称主办部门主持人承办部门协助部门会议时间会议地点事项内容责任人事项内容责任人会议通知会场布置桌椅摆放花卉布置会议材料起草摄影照相器材准备审阅视频、照片整理印刷、装袋、分发其他设备音响接、送站，订票安排接待车辆、司机投影接、送站，订票网络食宿安排预订酒店礼仪服务人员选定住宿安排表分工安排宴请安排茶水茶具、水果摆放会议室预定会议室会议报到设计、布置方案会议值班印制证件会议凭证、引导牌、