国际交流出访团工作流程方案.doc

国际交流出访团工作流程目录项目规划工作材料准备工作宣传工作招生工作签证工作出团前期工作送团工作国外期间工作接团工作收尾工作总结工作项目规划工作一、联系国外活动安排的合作方，彼此沟通后，制定初步出访计划，了解出访所需成本。二、联系国内出访成员客户方，根据客户需要，调整初步出访计划，落实最终计划，包括出访时间、出访内容、出访人数、费用。三、与双方签订协议。材料准备工作一、制定工作流程表，做好项目说明和预算二、打报告给领导，说明项目情况三、根据我们的活动主题，印好宣传册；四、收集往期活动照片或者视频；五、列出签证所需列表和注意事项；六、请示领导确定带队老师，并为带队老师做好单位派遣函宣传工作一、将项目信息挂在中心网站上；二、向招生对象发放宣传册，往期资料，本次活动主旨、内容；三、请参加过的学生来做一次交流。招生工作一、填写报名表格，收取报名费；二、召开所有家长第一次准备会议，告之签证所需准备资料，并劝说小孩子近期不要有离开上海的计划，以免和签证日期冲突；三、收取签证资料；签证工作一、 申请签证办理、保险购买的现金；二、 拜访一次签证中心确认签证步骤，预约面签时间；三、 购买保险，预定机票，拿到住宿证明；四、按领事馆要求将所有签证材料备齐，每人一个文件袋；五、通知所有家长签证时间，地点，注意事项；六、带领家长孩子去面签，提前半小时到达做简单面签培训。出团前期工作一、跟进签证工作，随时留意签证结果；二、取回护照并打开检查，按要求准备好出入境材料（护照复印件、邀请函、机票预订单、派遣函等）；三、订做队服、横幅、营帽，购买统一背包，背包上做明显标志；四、安排好在国外期间摄影工作；五、根据不同活动的需求准备需要的特殊物资（画板、画笔、颜料、服装、道具等）；六、制作团员手册、团员备忘卡、医疗委托书；七、出发前全体家长会议（告知出发时间、地点、报平安方式；发放团员手册；收集团员身体信息、紧急联系电话和应该注意事项；签订医疗委托书；）送团工作一、和国外接待方接洽好接机时间、地点，接机人联系方式，告之接机牌内容以及带队老师联系方式；二、提前3小时到达机场；三、帮助团员开辟登机手续办理专道，统一办理，协调行李；四、托运好行李和拿好登机牌后，在机场与横幅留影；五、提早安排入关安检，拍下入关视频，可以让团员说说自己的心情；六、和送机家长道别国外期间工作一、带队老师拿到住房表，注意学生安全，做好协调，每天给国内发平安短信，电子邮件发送照片和信息；二、国内负责人每三天短信告之父母一次孩子情况，将照片和信息及时上传到微博；三、如有突发情况，积极和地接方负责人联络，解决问题。接团工作一、提前十分钟到机场，等待家长和团员们；二、安排好摄像事宜，拍下孩子们回来的感人场面；三、通知消签时间和地点；四、和家长沟通总结会相关工作收尾工作一、制作合照、光碟和证书；二、做好决算上报财务；三、结清所有款项；四、准备好给家长看的账目表；五、通知并召开总结会进行表彰，以及费用情况告知和发放发票；总结工作一、和带队老师讨论，得知此次活动具体情况后，写工作总结报告，归纳我们在活动中的