供应商主数据维护管理规定.doc

广州华凌空调设备有限公司供应商主数据维护管理规定No.K/ZD.ERP -2003121601 1.目的 为加强对SAP系统内供应商主数据维护的管理，保障供应商主数据维护的及时性、有效性，特制定本制度。2.适用范围 本制度适用于需要在SAP系统内维护的所有华凌空调供应商（包括国内供应商、国外供应商、一次性供应商）。3.流程 具体流程见供应商主数据维护流程4.管理职责4.1 相关业务部门（资材部、国际业务部、生产部、质检部）按照与供应商签定的供货合同提出新增（或更改）供应商申请。4.2 财务部根据供应商提供的资质确认材料清单确定供应商相关主数据。具体的资质确认材料有：营业执照复印件、税务登记证（国税、地税）复印件、银行帐号复印件。所有复印件均要求供应商盖章确认。4.3 数据处理中心负责创建（或更改）供应商主数据。5.管理规定5.1 新增供应商。相关业务部门（资材部、国际业务部、生产部、质检部）根据供货合同填写供应商主数据申请表，经部门负责人审核签名后将申请表提交财务部发票校验员。5.2 更改供应商。相关业务部门（资材部、国际业务部、生产部、质检部）根据业务需要填写供应商主数据更改申请表，经部门负责人审核签名后将申请表提交财务部发票校验员。5.3 所有申请表必需以纸介型式并附供应商资质确认材料提交财务部发票校验员签收。5.4 财务部审核供应商的资质确认材料和申请表，在收到该表当日内填写完毕申请表中涉及到财务的字段并将申请表提交到数据处理中心，同时留存供应商资质确认材料备案。5.5数据处理中心负责人核查供应商主数据申请表中所有字段是否无误，如无误则须在收到申请表当日将该表提交公司领导审批，审批后根据具体情况进行操作，同时留存供应商主数据申请表备案。5.5.1该供应商如为新增供应商，则数据处理中心在SAP系统内创建并维护该供应商。5.5.2 该供应商如在系统内已存在，则数据处理中心在SAP系统内更改此供应商 数据的信息。5.6一次性供应商的创建。5.6.1 一次性供应商创建的流程与一般供应商创建的流程一致，均需要公司领导审批后，数据处理中心才能创建。5.6.2 对于一次性供应商，由数据中心按相关业务部门（资材部、国际业务部、生产部、质检部）采购组在系统中创建，每一个采购组创建一个一次性供应商。业务员创建的每一张一次性采购订单，均可借用其所在采购组一次性供应商。但在每一张一次性采购订单上，必须正确填写该供应商地址。5.7在SAP系统内创建或更改的该供应商信息由数据处理中心检查，核查无误后，通知相关部门（业务部门、财务部）更改或创建的供应商的信息及相应的供应商编号。6.本规定自下发之日起开始施行。 编 制张远生2003.12.17标准化刘志福2003.12.17总经办贾广兵2003.12.18财务部严孝勇2003.12.17公司领导冯雁军归 档陈 静2004.01.04 NO：申请部门申请人申请日期申请类型 创 建 更 改 供 应 商 编 号 申请原因供应商类型 国内供应商 国际供应商 一次性供应商 广告商 安装单位 运输单位 仓储单位 集团往来 个人往来 其他业务部门一般数据名称国家地区语言城市电话地址传真邮政编码税务代码搜索项购货方编号说明(开户行及帐号)权限组采购数据订单货币付款条件供应商方案组销售员采购组国际贸易条件ABC标识基于收货的发票校验自动创建采购订单经理审核财务部门公司代码数据统驭科目排序码付款条件容差组经理审核数据处理