润源公司销售流程及票据管理办法.docx

甘肃润源环境资源科技有限公司 销售流程及票据管理办法 第一章 总则 第1条 为了进一步规范产品销售流程及票据管理，特制定本办法。第2条 销售产品：蒸压加气混凝土砌块、轻集料混凝土小型空心砌块、轻集料混凝土复合保温砌块、蒸压粉煤灰砖、混凝土路面砖（钢渣）、混凝土路面砖（盲道砖）、蒸压粉煤灰多孔砖（盲孔砖）、植草砖、水泥缓凝剂、建筑石膏粉、底层抹灰石膏、粉煤灰、高炉水渣、脱硫石膏、选后干渣尾渣、高炉干渣等。（一）销售票据：指在产品销售过程中体现产品交割的交接依据，包括销售订单、产品提货凭证、产品合格证、产品质量检验报告单、产品外发承运配送单、产品送货验收单、对账单、发票回执单、应收账款确认函等书面票据和电子凭证。（二）销售订单是指通过公司自动化系统（ERP）的电子订单，是由市场营销部核算员根据财务提供的客户交款额下达的产品销售订单。（三）产品提货凭证是由市场营销部营销室开票员根据财务部下达的销售订单办理的产品提货凭证。（四）产品外承运配送单是指各分厂发货室依据市场营销部下达的销售订单外发计划给承运商办理的产品配送票据。（五）产品送货验收单是指各分厂发货员依据产品提货凭证办理发货后，承运商与客户进行产品到货验收的签单，是统计结算承运商运费的凭证。（六）产品对账单是依据合同约定责任销售员与客户形成交易后，产品发货数量、品种以及形成货款等账目的核实单据，是明确双方账务及债权关系，与客户确认收货的凭证。（七）发票回执单是经公司财务出纳依据纳税人身份开具的增值税或普通发票送达客户，经客户确认签收票据的凭证。（八）应收款确认函是指每月（或年底）与客户发生供货业务后，客户因各种原因形成欠款（应收账款）供需双方对应收账款进行确认的凭证。第三条 本办法适用于公司产品销售过程中的流程及票据管理。 第二章职责第4条 市场营销部销售各流程环节职责划分 （一）市场营销部责任销售员、主管领导负责合同签订、合同变更、调价函的办理确认。（二）合同管理员，销售主管领导负责合同条款的审定、合同变更、价格调整后的审批办理，作为销售订单下达的依据。对自提合同客户需持有法人授权委托书的人员办理交款、产品提货事宜进行监督。（三）市场营销部开票员负责柜台零售及合同用户按（ERP）系统订单办理产品提货手续。（四）市场营销部的发货员负责按计划对产品配送、外发承运的安排，并跟踪和落实承运商业务人员办理提货后产品配送情况。（五）各分厂的发货员负责产品提货换票、产品提货凭证与装车对账，并对日发货情况进行（ERP）系统录入。（六）统计核算员负责承运商运输单据的核对、运费的结算及相关票据发放、留存和保管。（七）市场营销部责任销售员负责合同用户送货用户的对账。（八）财务部核算员负责按合同及审批凭证下达销售订单，负责客户入账资金的核实及货款的结算，并配合销售员核实客户应收账款的对账明细及相关票据的保管和归档。（九）各分厂现场管理员负责按照装车票品种、数量、编号安排装车。（十）各分厂发货员、司磅员负责产品过磅数量的确认。（十一）墙材分厂负责提供产品合格证，产品质量检验报告单。 第三章管理内容及要求第5条 销售订单办理（1） 销售柜台零售订单：按照收款凭证下达销售订单。（2） 订单办理 1、先款后货合同订单：依据合同签订条款中产品单价、数量收取货款，按照收款凭证下达销售订单。 2、按（月）量结算合同订单：依据合同签订条款中产品单价（数量）下达订单，每周、每月月底将付款情况书面通知市场营销部责任销售员、合同管理员、销售主管领导。若用户执行合同按月（量）付款，则由责任销售员、市场营销部主管领导书面签字通知财务部继续下达订单，若用户没有执行合同按月（量）付款，经市场营销部进行风险评价后确需继续发货的，由责任销售员填写临时赊欠发货审批表，经销售部门主管领导、公司主管经理、总经理共同签字后，书面通知财务部方可下达订单。3、 自提合同用户的销售订单办理：自提合同用户办理销售订单必须持有合同签订单位（个人）法人授权委托书的人员办理，其他人员代办自提合同用户销售订单时，由市场营销部开票员将代办人个人信息登记与责任销售员确认相结合，并将代办人身份证复印留存，作为提货办理凭证。第六条 合同变更或调价的办理（一）合同变更订单的下达：财务部按照变更后的合同下达销售订单，没有接到书面变更合同按照原合同执行。（二）调价后订单的下达：财务部接到公司定价委员会的价格调整通知后，按照通知的时间、价格、数量及相关要求执行。价格下调时按照调整后的价格下达订单；价格上调时，依据市场营销部合同客户产品销售价格调整通知客户回复函签字盖章后的价格、数量下达订单，如合同客户留有预付款按此条款办理。 第七条 产品提货凭证的办理 （一）墙材产品提货凭证的办理 1、墙材产品自提提货凭证的办理：用户于财务部交货款，财务收款后（目前市场部前台代收），市场营销部业务员下达销售订单，开具分子公司产品销售提送货单(酒钢门卫换临牌)、入厂、产品销售提货单。 2、墙材产品送货提货凭证的办理：用户于财务部交货款，财务收款后（目前市场部前台代收），市场营销部业务员下达销售订单，同时对分厂发货时下达送货计划。 （二）固废产品提货凭证的办理 1、固废产品自提提货凭证的办理：用户于财务部交货款，财务收款后（目前市场部前台代收），市场营销部业务员下达销售订单，时对分厂发货时下达销售计划。 2、固废产品送货提货凭证的办理：用户于财务部交货款，财务收款后（目前市场部前台代收），市场营销部业务员下达销售订单，同时对分厂发货时下达送货计划。第8条 票据留存（1） 墙材产品发货完毕后由现场管理员将当天产品送货验收单统计汇总后转由分厂作业区发货员，核算员依据送货验收（单发货室留存联）与发货报表对帐、粘贴装订，账目对应后按照公司自动化系统(ERP)逐一上账，上账后产品存根月底返市场营销部核算员存档。 （二）固废产品产品发货完毕后由现场管理员将当天产品磅单统计汇总后转由分厂作业区发货员，核算员依据磅单与发货报表对帐、粘贴装订，账目对应后按照公司自动化系统(ERP)逐一上账，上账后磅单月底返市场营销部核算员存档。第9条 产品外发承运配送管理产品外发承运配送单一式三联，白联由市场营销部计划调运员留存；粉联交由承运商业务人员到市场营销部开票员办理处办理产品提货凭证送货，产品外发承运配送单，由市场营销部开票员留存，月底整理装订后转交合同管理员留存，保存期限为5年，绿联交由承运商做帐使用。第10条 产品送货验收单 产品送货验收单一式五联，各分厂发货员开具送货验收单后留存黄联（5发货室留存），月底装订后交由市场营销部核算员留底，承运商司机持1-4联（白、粉、绿、蓝联）送货，用户收货验收后在1-4联上签字确认，用户留存4联（蓝联，收料单位留存）；用户签字确认完毕后的1-3联（白粉、绿联）由承运商司机带回；3联（绿联）由承运商业务人员粘贴汇总后到市场营销部核算员处核对作为结算运费凭证；1-2联（白、粉联）由承运商司机转交至发货实发货员汇总后交至市场营销部核算员；2联（粉联）由核算员交至责任销售员与用户对账使用，对账结束后装订交由改组负责人存档，留存期5年，1联（白联）由市场部核算员核对账目结算留存，留存期5年。第11条 产品对账单（一）产品对账单一式四联（白、粉、蓝、黄）：责任销售员与用户现场核对无误后双方在产品对账单上签字确认，用户留存第三联（蓝联）；责任销售员留存第二联（粉联），第一联由责任销售员转市场营销部核算员核对数量后交财务部，财务部月底进行装订，第四联由市场营部核算员留存。（二）产品对账单由责任销售员在市场营销部合同管理员处领取，责任销售员领取产品对账单后与市场营销部核算员转交的送货验收单2联（粉联）与用户对账。（三）发票的开具与领取：财务部出纳依据市场营销部主管领导签字的开票明细予以开具发票，并由销售部合同管理统一登记、签收、领取。经合同管理员建档后交责任销售员，责任销售员在领取发票10日后将客户签收的发票（增值税发票）、回执单返回合同管理员处，并由其归档。（四）市场营销部合同管理员对责任销售员每月形成的产品对账单、发票、发票回执单及月认证单据予以存档并建立电子档案，次月8日前责任销售员应将上述单据主动存档，并建立交接台帐。每年年底30日前应将年欠款客户（单位）应收账款确认函及业务票据全部留存市场营销部合同管理员，便于欠款清收和次年追缴。（五）以上单据的查询、调阅须经市场营销部部长、主管经理签字后方可调用。（六）销售票据按照“当月清、季度清、当年清”的原则，有问题立即提出整改。销售票据保管遵循“长期、有效”的原则，人员调整或调离时，首先要将各类票据交接清楚。第十二条 销售发票的管理（一）增值税专用发票及增值税普通发票开具原则：1、按照合同约定的客户名称开具发票;2、按照发货的实际数量和约定的价格开具发票的原则.;3、按照谁进款给谁开具发票的原则；4、严禁出现超开发票。（二）开票名称与合同约定客户约定的名称确需变更时，首先要签订补充合同进行客户名称的变更、确认之后方可按照变更后的名称开具发票。（三）非合同用户开票名称与进款人名称不一致，需要变更名称是，首先要有进款人出具变更开票名称的证明，之后经公司总经理审核批准后方可开具发票。（四）由责任销售员领走的发票，责任销售员要签字确认；发票送达客户后要将客户签字的回执单返回市场营销部存档。（五）向自提客户、柜台客户开具的发票，由对方业务人员在我公司财务开具发票底联上签字确认。（六）财务部建立发票开具、领用台帐。 第四章附则第十三条 相关考核参照公司专业管理考核细则执行第十四条 本办法最终解释权归市场营销部，本办法自发布之日起实施。附件：1、业务流程图 2、分、子公司销售产品提（送）货单 3、销售通知单样表 4、产品提货单样表 5、产品送货验收单样表 附件1：润源公司固废事业部销售流程图股份公司财务按照合同结算加工、处理、回供酒钢集团公司冶金渣处理分厂祥正公司钢铁料反馈反馈下单人落实通知接单人发货未付款已付款确认货款财务收货确认发货分厂产品准备制定发货计划录单了接单客户信息货款信息发货信息产品信息销售固废类产品墙材、脱硫类产品回供类产品对外销售产品当月结算当月挂账附件：2 分、子公司销售产品提（送）货单 流水号： 产品名称提货车辆车牌号码提货时间 年 月 日提货单签发人单位名称（分、子）公司附件：3酒钢吉瑞再生资源开发有限责任公司产品销售通知单供方单位（章）： 年 月 日用户名称产品名称计量单位供货方式单价（元）数量金额付款方式交款金额使用地点收货人及电话备注说明销售主管： 用户经办人： 发货员：附件：4酒钢吉瑞再生资源开发有限责任公司销售提货单供货单位（章）： 年 月 日