档案管理_水利工程建设项目档案管理实务课件

水利工程建设项目档案管理实务,全省水利重点工程建设项目档案培训试卷解答,一、填空,1、水利工程建设项目档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有历史记录。,档案的定义：,档案法：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,科学技术档案定义：,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。,水利工程档案的定义：,水利工程建设项目档案管理规定（水办2005480号）水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,水利项目档案的定义：,江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定（苏水办20031号）水利项目档案是指经过鉴定、整理、归档后的项目文件。,项目档案的定义：,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件项目文件是项目档案的前身项目档案是项目文件的归宿,项目文件的定义：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目文件包括：项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。,（1）项目前期文件：开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。（2）项目竣工文件：由施工文件、竣工图、监理文件组成。项目施工文件：项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件项目竣工图：项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。项目监理文件：监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。（3）项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。,一套完整的项目档案组成：项目前期文件+项目施工文件+竣工图+项目监理文件+项目竣工验收文件,答案：1、水利工程建设项目档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录。,答案：2、档案工作保障体系包括：组织保障、制度保障、经费保障、设备保障、各项管理制度或措施的落实情况。（见水办2008366号评分标准）,答案3、项目法人应制定档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。（见水办2008366号评分标准）,答案：4、项目法人应落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。（见水办2008366号评分标准）,答案：5、项目法人在与设计、施工及监理单位签订有关合同协议时，同时提出归档要求，设立专门条款，明确规定有关单位提交相应项目档案的归档责任和档案的套数。（见水办2008366号评分标准）,答案：6、项目法人应按期上报建设项目档案资料管理情况登记表，省水利重点建设项目的建设单位应于开工6个月内按期向省水利厅档案室报送，所有未验收的项目，每年12月30日前均需再次向有关单位报送建设项目档案资料管理情况登记表。,答案：7、文件材料收集、整理：按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则。,项目文件的形成,1、文件的规范性：形文程序要规范（程序：拟稿、核稿、会签、办公室核稿、领导签发，发文稿纸要归档）；文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。,项目文件的形成,2、文件的原始性：归档的文件应为原件，原则上不得出现复印件。原件的份数满足归档需要,项目文件的形成,3、文件的有效性：文件内容应真实、准确；填写完整；数据可靠，文件中数据不得随意涂改；字迹清楚、图样清晰、页面整洁；签字盖章手续完备。时间真实，不能提前或滞后，不要作假。不得使用：复印件、电子签名和电子图章。,项目文件的形成,4、文件载体的质量：纸张材料：纸张的强度、厚度及规格符合要求。文字材料规格为A4，图纸标准图幅。（蓝、白）书写材料：文件的书写、绘图和签字要用耐久性强的书写材料，禁止用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。打印、复印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。特殊材料：电子、录音、录像文件的材质及存储格式应符合国家标准要求，并保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。,项目文件的收集,项目文件的收集工作是项目档案管理的重要组成部分，它是档案形成管理的首要环节，即是由文件材料转变为档案的起始点。,答案：8、建设项目文件的收集范围。凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。（参见苏水办20031号、DA/T28-2002）,答案：9、建设项目档案必须要有重要阶段、重大事件和事故完整的声像材料。（见水办2008366号评分标准）,收集方法：,1、依据归档范围表，对照查找收集（各种载体）。2、根据文件材料性质收集：按文件的前后联系查找；根据工程项目划分表，按单位、分部、单元工程或按专业划分来进行收集；按文件材料的编号查找；原材料进场报验与出厂证明、合格证、试验报告、台帐、使用清单；用装箱清单来收集设备文件材料；用图纸目录对照检查图纸是否齐全；监理通知与反馈；监理月报是否连续。3、实行文件登记，对文件流程进行控制。,答案：10、文件材料的准确性：反映同一问题的不同文件材料内容应一致。（见水办2008366号评分标准）,答案：11、竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符；竣工图图章签字手续要完备；监理单位按要规定履行审核手续.,答案：12、竣工图章使用不褪色红印泥，盖在图内标题栏附近空白处。,竣工图编制和整理,施工单位编制，总平面图与综合管线竣工图由项目法人编制，监理审核；不论是新出的竣工图还是用施工图（新）作为竣工图的都要逐张加盖竣工图章；签署竣工图章后进行扫描；图纸可不装订，规范折叠成A4幅面装入档案盒，每张图纸加盖“档号章”，每张图纸必须著录清楚，卷盒封面填写完整。,答案：13、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。,1、什么叫案卷？案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。2、什么叫组卷？组卷（组织案卷）是指在分类的基础上把具有共同特点或密切联系的文件组合成案卷的过程。3、什么叫立卷？立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。,分类,建设单位根据本工程项目的内容性质、档案的形成特点，以及数量的多少，把项目档案划分成不同的类别层次，从而形成一个具有内在从属关系和平行关系的不同层次的有机整体。,分类方案：,走马塘拓浚延伸工程张家港枢纽工程档案分类方案走马塘拓浚延伸（无锡段）工程档案分类方案走马塘拓浚延伸（张家港段）工程建设项目档案分类方案,组卷,组卷原则：要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。,组卷,“组卷合理”：案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷的厚薄要适中；便于利用和保管。,组卷,组卷方法：（1）按结构组卷；（2）按单位（单项）工程组卷；（3）按工序或阶段组卷；（4）按专业组卷；（5）按问题组卷；（6）按名称或文件性质组卷；（7）按地区组卷；（8）按时间组卷。,组卷,管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；施工文件按单项、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；监理文件按文种；设备文件按专业、台件等组卷；案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。,排列,管理性文件按问题、时间或重要程度排列。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。竣工图按专业、图号排列。卷内文件：批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；重要的在前，次要的在后。,答案：16、管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后。,案卷编目,案卷编目流程：编页码填写卷内目录和备考表填写案卷封面,答案：17、编写案卷页号时，单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角，背面在左上角编写页号。,答案：18、卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注组成。,填写案卷封面,案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称及其结构、阶段的名称和文件材料名称。案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称,规范的案卷题名，如：XXXX工程项目建议书请示及批复XXXX工程勘察、设计、施工、监理等合同协议XXXX工程土建与设备安装工程开工报告及施工组织设计XXXX工程河道1标（桩号9+50010+500）竣工图不规范的案卷题名，如：某某工程文件材料1某某工程文件材料2某某工程初步设计变更文件施工文件,注意事项：1、要简明、要完整，字数少于50字2、文件分类时就要拟好案卷题名3、成套项目档案中不能有相同的案卷题名，不要有（一）、（二）、（三）等字样,答案：14、案卷的起止日期：填写案卷内文件材料形成的最早和最迟的时间。,答案：15、工程档案的保管期限：分为永久、长期、短期三种。,案卷的装订,装订：案卷内不允许有金属物；用软卷皮，左对齐，下对齐，三孔一线。不装订：图纸、成套图样、印刷成册的案卷可不装订。图纸要规范折叠，每份文件材料的首页空白处加盖“档号”章；每份文件应在卷内目录上著录。,档号章,答案：19、单份文件归档时，应在每份文件首页上方加盖、填写档号章；案卷中均是图纸的可不装订，但应逐张加盖并填写档号章。,装盒,将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，或单卷入盒，卷盒封面的内容不需要填写。只填写脊背的内容。以件装订的案卷，应按卷内目录上的序号将文件顺序排列，装入档案盒中，卷盒封面内容要填写完整。,卷盒：,卷脊,档号标签：永久长期短期,卷脊上的案卷题名标签,归档与移交,各参建单位向项目法人移交，履行交接手续；建设单位负责汇总，案卷汇总和数据库数据汇总；打印项目全部档案案卷目录装订成册。,答案：20、各参建单位按单位工程或单项工程已向项目法人移交了相关工程档案时，应认真履行交接手续。,档案的保管,档案柜架标识清楚、间距合理；案卷上架，从左到右，从上到下，排列整齐；库房满足档案保管要求，“八防”措施到位；建台帐，按期报送年报；编制检索工具，提供有效利用；积极开展编研。,答案：21、档案人员应积极开展编研工作，要求编有（1）、工程项目简介、（2）工程建设大事记、（3）科研成果简介或汇编等3项以上编研成果。,答案：22、档案验收依据水利工程建设项目档案验收评分标准，对项目档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到7089.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。,二、简答：,1、简述水利工程建设项目档案管理的基本原则。答：实行集中统一管理，维护项目档案的完整、准确、系统、安全，实现档案的有效利用。,集中统一管理是建设项目档案工作的组织原则；维护档案的完整、准确、系统、安全是项目档案管理的基本要求；实现有效利用是项目档案管理的根本目的。,2、简述水利工程建设项目档案工作组织保障的内容。答:(1)明确有分管档案工作的领导；(2)明确有档案工作机构或部门、并配有专兼职档案管理人员；(3)建立由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关责任人。,3、简述建设项目（工程）档案应完整、准确、系统和安全的含义是什么？答：档案的完整指按照“建设项目文件归档范围”所确定的内容，将项目（工程）建设全过程中应该归档的文件归档，